Blog von AMAGNO über ECM und DMS

In unserem Blog lesen Sie Neuigkeiten oder unsere Meinung zu aktuellen ECM und DMS Themen oder der Digitalisierung.

Interview mit einfach.effizient. und AMAGNO in Discover Germany

Discover GermanyIn der März-Ausgabe von „Discover Germany“ finden Leser ein interessantes Interview zum Thema Digitalisierung. Jörg Högemann von der einfach.effizient. Unternehmensberatung und AMAGNO CEO Jens Büscher stehen Rede und Antwort.

Ein Auszug des Interviews:

For small and medium-sized German businesses, is there still potential to digitise day-to-day processes?

Jörg Högemann: “Small and medium-sized businesses have only just started or are about to start. If companies want to remain competitive, they will need to combine two basically contradictory strengths: they will need to digitise/automise repetitive tasks. The future job, on the other hand, is going to entail varied, non-repetitive processes that will ask for a flexible, cooperative workforce, which is able to solve potential problems and come up with its own ideas.”

Jens Büscher: “There is still huge potential as only about ten per cent of the companies have digitised their business processes yet. Digitalisation positively affects business performance. It makes processes much more transparent, delivers a high level of quality and, above all, generates legal certainty. Let’s also not forget financial advantages: the digital receipt of invoices, digitalised validation and clearance processes as well as automated booking processes may save up to 50 per cent of current costs; particularly if cash discounts are consequently made use off.”

Interview Jens Büscher und Jörg Högemann

Das Interview können Sie hier als PDF downloaden. Die komplette März-Ausgabe von Discover Germany finden Sie hier.

Digital Check – Wo stehen Sie auf dem Weg der Digitalisierung…?

Viele Unternehmen sind sich ihrer Sache beim Thema Digitalisierung ganz sicher. Sie nehmen die neuesten Programme und Devices zur Hand und rufen das neue Zeitalter aus. Ungebremster Datenaustausch und endlose Verfügbarkeiten nebst höchster Produktivität werden proklamiert. Ungeeignete Prozesse, fehlende Kompetenzen oder Risiken für Geschäftsmodelle werden dabei gekonnt ignoriert und mit der schier endlosen Modulvielfalt smarter Apps weggewischt.

Mitarbeiter verschwenden enorm viel Zeit auf der Suche nach Informationen.

Digital Check für Unternehmen auf der CeBIT 2017Dies hat zur Folge, dass Unternehmen und allem voran die Mitarbeiter sich einer unübersichtlichen Programm- und Gerätevielflat gegenübersehen und täglich um den schnellsten Weg zu ihren Informationen kämpfen. Wir sehen dabei regelmäßig Probleme im Unternehmen bzgl. der Softwarekosten. Diese sind in vielen Fällen weder transparent noch ist klar für welche Leistungen Zahlungen erfolgen. Nicht selten werden mit Wartungs- oder Servicekosten die ursprünglichen Softwarelizenzen innerhalb von nur zwei bis drei Jahren zum wiederholten Mal gezahlt. Parallel kommt hinzu, dass Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, Informationen zu suchen, zu validieren oder in Projektmeetings sitzen, weil das „Überraschungsmanagement“ im Projektmodul der Unternehmenssoftware nur unzureichend abgebildet werden konnte. Weiterlesen »

Qualitätsmanagement mit AMAGNO Dokumentenmanagement

Die Mehrzahl unserer Kunden startet mit AMAGNO in der Buchhaltung mit dem digitalen Rechnungsworkflow. Dort drückt der Schuh oft am stärksten, verlieren Unternehmen doch regelmäßig viel Geld allein durch das Versäumen von Skontofristen.

Umfassende Funktionalität für Qualitätsmanagement

Versionierung von DokumentenDie Verwaltung von Rechnungen stellt jedoch nur einen kleinen Bereich der möglichen Einsatzbereiche dar. Dabei ist AMAGNO ein gleichermaßen umfassendes wie flexibles Dokumentenmanagementsystem.

Sehr gut lassen sich zum Beispiel Qualitätsmanagement Lösungen in AMAGNO abbilden. Die extrem leistungsstarke Volltextsuche, die automatische Versionierung mit Änderungsverfolgung und die Möglichkeit beliebig viele Dokumente miteinander zu verknüpfen, prädestinieren AMAGNO für den Einsatz in jeglicher Prozessdokumentation zur Qualitätssicherung.

Beispiel: Qualitätsmanagement für Apotheken

Qualitätsmanagement mit AMAGNO in ApothekeApotheken müssen ein jederzeit zertifizierbares Qualitätsmanagement-System vorhalten und werden diesbezüglich von den zuständigen Regierungspräsidien streng kontrolliert. Findet der verantwortliche Pharmazierat ein unzureichendes System vor, kann das im Extremfall zur (mindestens vorübergehenden) Schließung der Apotheke führen. Des Weiteren wird in diesem gesundheitskritischen Bereich nicht nur ein Handbuch begutachtet. Vielmehr werden stichprobenartig alle Apothekenmitarbeiter auf das Wissen um sowie den Umgang mit dem jeweiligen Qualitätsmanagement-System überprüft. Weiterlesen »

Interaktive Dokumente im Dokumentenmanagementsystem

Bei AMAGNO steht die vollständige Ablösung toter Dokumente im Dokumentenmanagementsystem im Fokus. Die tägliche Dokumentenverwaltung hat sich in der Mehrzahl der Unternehmen seit Jahrzehnten nicht geändert. Auch nicht mit der Einführung von elektronischen Dokumenten. Denn auch diese werden, egal ob es sich um Belege, Lieferscheine oder E-Mails handelt, in aller Regel nur zusammenhangslos verwaltet, bearbeitet und archiviert. Immer noch ist es jedem Mitarbeiter individuell überlassen, Zusammenhänge und Relevanzen herzustellen. Laut einer aktuellen Studie verschwenden zehn Mitarbeiter in der Verwaltung dadurch rund 91 Arbeitstage im Jahr, nur um benötigte Dokumente wiederzufinden.

Interaktive Dokumente im Dokumentenmanagementsystem

Interaktive Dokumente im Dokumentenmanagementsystem

Zukünftig surfen Sie in interaktiven Dokumenten, Belegen und E-Mails. Dabei führt Sie das Antippen auf einen beliebigen Begriff, zum Beispiel einer Rechnungsnummer, zu allen korrespondierenden Dokumenten. Die umfassende Dateivorschau von AMAGNO zeigt Ihnen alle Dokumente großflächig und zentralisiert, lässt Sie Anmerkungen aufbringen und digitale Stempel platzieren, um die elektronischen Dokumente durch einen intelligenten Workflow zu führen. Weiterlesen »

Brother PDS-Serie für AMAGNO Dokumentenmanagement zertifiziert

Brother PDS-Serie zertifikatErneut haben wir eine Produktserie von Brother für die Verwendung mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement getestet und zertifiziert. Die Brother PDS-Serie beinhaltet vier Highspeed Duplex Dokumentenscanner und ermöglicht Scangeschwindigkeiten von bis zu 80 Seiten/Minute und 6.000 Blatt täglich. Neben dem 100 Blatt Vorlageneinzug verfügt das Gerät auch über einen Flachbettscanner, zum Beispiel für den Bücherscan. Der Ultraschalleinzug verhindert den gleichzeitigen Einzug von mehreren Vorlagen.

Die Brother PDS-Serie verfügt lediglich über einen USB 3.0 Anschluss und ist damit nicht netzwerkfähig. Dennoch gibt es diverse Möglichkeiten gescannte Dokumente direkt an das AMAGNO Dokumentenmanagement zu senden. Entweder per Direktansprache aus dem AMAGNO Client heraus oder über den Brother Button Manager via E-Mail Import, Shared Folder oder per FTP.

Brother PDS-Serie für die Digitalisierung des alten Aktenarchivs

Brother PDS-Serie Dokumentenscanner zertifiziertÜber einen Shared Folder im Netzwerk lassen sich sehr gut größere Datenmengen nach dem Dokumentenscan in AMAGNO importieren. Eine sicherer FTP Upload eignet sich besonders für die AMAGNO Business Cloud oder für den Import auf einen eigenen Server, der in einem Rechenzentrum gehostet ist. Auch wenn die Dokumentenscanner der Brother PDS-Serie keine Netzwerkscanner sind, lassen sich so sehr bequem digitalisierte Akten und Dokumente in AMAGNO importieren.

Gerade aufgrund der hohen Scangeschwindigkeit sowie dem großen Vorlageneinzug eignet sich die PDS-Serie sehr gut für die Überführung alter Aktenbestände in eine digitale Form.