Blog von AMAGNO über ECM und DMS

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Qualitätsmanagement mit AMAGNO Dokumentenmanagement

Die Mehrzahl unserer Kunden startet mit AMAGNO in der Buchhaltung mit dem digitalen Rechnungsworkflow. Dort drückt der Schuh oft am stärksten, verlieren Unternehmen doch regelmäßig viel Geld allein durch das Versäumen von Skontofristen.

Umfassende Funktionalität für Qualitätsmanagement

Versionierung von DokumentenDie Verwaltung von Rechnungen stellt jedoch nur einen kleinen Bereich der möglichen Einsatzbereiche dar. Dabei ist AMAGNO ein gleichermaßen umfassendes wie flexibles Dokumentenmanagementsystem.

Sehr gut lassen sich zum Beispiel Qualitätsmanagement Lösungen in AMAGNO abbilden. Die extrem leistungsstarke Volltextsuche, die automatische Versionierung mit Änderungsverfolgung und die Möglichkeit beliebig viele Dokumente miteinander zu verknüpfen, prädestinieren AMAGNO für den Einsatz in jeglicher Prozessdokumentation zur Qualitätssicherung.

Beispiel: Qualitätsmanagement für Apotheken

Qualitätsmanagement mit AMAGNO in ApothekeApotheken müssen ein jederzeit zertifizierbares Qualitätsmanagement-System vorhalten und werden diesbezüglich von den zuständigen Regierungspräsidien streng kontrolliert. Findet der verantwortliche Pharmazierat ein unzureichendes System vor, kann das im Extremfall zur (mindestens vorübergehenden) Schließung der Apotheke führen. Des Weiteren wird in diesem gesundheitskritischen Bereich nicht nur ein Handbuch begutachtet. Vielmehr werden stichprobenartig alle Apothekenmitarbeiter auf das Wissen um sowie den Umgang mit dem jeweiligen Qualitätsmanagement-System überprüft. Weiterlesen »

Interaktive Dokumente im Dokumentenmanagementsystem

Bei AMAGNO steht die vollständige Ablösung toter Dokumente im Dokumentenmanagementsystem im Fokus. Die tägliche Dokumentenverwaltung hat sich in der Mehrzahl der Unternehmen seit Jahrzehnten nicht geändert. Auch nicht mit der Einführung von elektronischen Dokumenten. Denn auch diese werden, egal ob es sich um Belege, Lieferscheine oder E-Mails handelt, in aller Regel nur zusammenhangslos verwaltet, bearbeitet und archiviert. Immer noch ist es jedem Mitarbeiter individuell überlassen, Zusammenhänge und Relevanzen herzustellen. Laut einer aktuellen Studie verschwenden zehn Mitarbeiter in der Verwaltung dadurch rund 91 Arbeitstage im Jahr, nur um benötigte Dokumente wiederzufinden.

Interaktive Dokumente im Dokumentenmanagementsystem

Interaktive Dokumente im Dokumentenmanagementsystem

Zukünftig surfen Sie in interaktiven Dokumenten, Belegen und E-Mails. Dabei führt Sie das Antippen auf einen beliebigen Begriff, zum Beispiel einer Rechnungsnummer, zu allen korrespondierenden Dokumenten. Die umfassende Dateivorschau von AMAGNO zeigt Ihnen alle Dokumente großflächig und zentralisiert, lässt Sie Anmerkungen aufbringen und digitale Stempel platzieren, um die elektronischen Dokumente durch einen intelligenten Workflow zu führen. Weiterlesen »

Brother PDS-Serie für AMAGNO Dokumentenmanagement zertifiziert

Brother PDS-Serie zertifikatErneut haben wir eine Produktserie von Brother für die Verwendung mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement getestet und zertifiziert. Die Brother PDS-Serie beinhaltet vier Highspeed Duplex Dokumentenscanner und ermöglicht Scangeschwindigkeiten von bis zu 80 Seiten/Minute und 6.000 Blatt täglich. Neben dem 100 Blatt Vorlageneinzug verfügt das Gerät auch über einen Flachbettscanner, zum Beispiel für den Bücherscan. Der Ultraschalleinzug verhindert den gleichzeitigen Einzug von mehreren Vorlagen.

Die Brother PDS-Serie verfügt lediglich über einen USB 3.0 Anschluss und ist damit nicht netzwerkfähig. Dennoch gibt es diverse Möglichkeiten gescannte Dokumente direkt an das AMAGNO Dokumentenmanagement zu senden. Entweder per Direktansprache aus dem AMAGNO Client heraus oder über den Brother Button Manager via E-Mail Import, Shared Folder oder per FTP.

Brother PDS-Serie für die Digitalisierung des alten Aktenarchivs

Brother PDS-Serie Dokumentenscanner zertifiziertÜber einen Shared Folder im Netzwerk lassen sich sehr gut größere Datenmengen nach dem Dokumentenscan in AMAGNO importieren. Eine sicherer FTP Upload eignet sich besonders für die AMAGNO Business Cloud oder für den Import auf einen eigenen Server, der in einem Rechenzentrum gehostet ist. Auch wenn die Dokumentenscanner der Brother PDS-Serie keine Netzwerkscanner sind, lassen sich so sehr bequem digitalisierte Akten und Dokumente in AMAGNO importieren.

Gerade aufgrund der hohen Scangeschwindigkeit sowie dem großen Vorlageneinzug eignet sich die PDS-Serie sehr gut für die Überführung alter Aktenbestände in eine digitale Form.

Schlechte Quittungen und Belege scannen.

Mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement können Unternehmen weitestgehend ohne Papier auskommen. Jedoch lässt es sich nicht vermeiden auch weiterhin Papier zu empfangen. Dazu gehört nicht nur die übliche eingehende Briefpost, sondern auch diverse Quittungen und Belege. Während einer kürzlich stattfindenden Produktpräsentation kam die Diskussion auf, wie gut unser Dokumentenmanagementsystem mit Quittungen und Belegen in extrem schlechter Qualität zu recht kommt.

Quittungen und Belege scannen: Keine Volltexterkennung ist perfekt.

Belege scannen DokumentenmanagementGrundsätzlich kann der Beleg in einem schlechten Zustand sein. Jedoch muss das Schriftbild immer noch grundsätzlich erkennbar sein und je mehr Bestandteile fehlen oder unkenntlich sind, desto höher ist auch die Fehlertoleranz. Keine Volltexterkennung ist zu 100% genau, aber bei einer perfekten Vorlage sind die Ergebnisse der OCR-Erkennung in der Regel zu 99% richtig.

Zeit für einen kleinen Praxistest: Wir haben einen einfachen Beleg der Deutschen Post ordentlich zerknüllt, unter den Wasserhahn gehalten und anschließend an die Heizung zum Trocknen geklebt. Das Ergebnis ist schon relativ erschreckend, aber wir wollen es uns auch nicht zu einfach machen.

Dünne und kleine Belege sind von Scannern schwierig einzuziehen.

Generell sind dünne Belege für Dokumentenscanner nicht einfach, denn die modernen Scanner müssen immer einen Kompromiss zwischen Qualität und Geschwindigkeit eingehen. Hinzu kommt, dass bei dünnen Papieren und kleinen Formaten der Einzug die Vorlage schnell schief einzieht. Bei schrägem Schriftbild kommt die Volltexterkennung schnell an ihre Grenzen. Je größer und je kräftiger das Papier ist, desto besser und zuverlässiger kommen Dokumentenscanner mit schlechten Belegen zurecht.

Schlechte Quittungen scannenIn unserem kleinen Praxistest kam der große Dokumentenscanner von Brother mit einem mehrfach gefalteten längeren Kassenbon aus dem Baumarkt gut zurecht. Schlechter jedoch mit dem bereits erwähnten Beleg der Deutschen Post. Diesen konnten wir jedoch sehr gut mit dem mobilen Scanner von plustek digitalisieren. Der Einzug ist hier, bauartbedingt, deutlich simpler und auch langsamer.

Nach dem Import des Scans ist das Ergebnis überraschend.

Belegerkennung mit VolltexterkennungNach dem Import in das AMAGNO Dokumentenmanagement war das Schriftbild überraschend klar. Mit der Tastenkombination STRG-ALT-V lässt sich eine kleine Infobox zum jeweils ausgewählten Dokument aufrufen. Hier ist klar erkennbar, dass alle relevanten Informationen vom Beleg erkannt worden. Lediglich beim Begriff „Bruttoumsatz“ wurde das „z“ durch ein „e“ ersetzt. Bei dieser Vorlage aber ein tolerierbarer Fehler.

Ein Tipp: Um schlechte Quittungen und Belege zu scannen sollte die Scanauflösung möglichst 600dpi betragen. Ein noch besseres Ergebnis wird geliefert, wenn nur in S/W gescannt wird.

Alte Dokumente und Akten scannen und archivieren. Was kostet das?

Eigentlich wäre folgende Frage besser: Alte Ordner und Akten scannen und archivieren. Was spart das an Kosten ein? Aber der Reihe nach.

Unternehmen müssen Geschäftsdokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote oder Belege, zehn Jahre lang aufbewahren. Schon bei kleineren mittelständischen Unternehmen kommen mit den Jahren enorme Papiermengen zusammen. Die gilt es sicher für zehn Jahre zu archivieren. Entweder geschieht das in einem gesonderten Raum oder in Aktenschränken direkt an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter. Oft kommen derart große Papiermengen zusammen, dass nur die jüngeren Akten in Ordnern im Büro aufbewahrt werden können. Ältere Dokumente werden dann gesondert gelagert.

Die Kosten für ein analoges Archiv für alte Akten und Dokumente.

Kosten für ein ArchivIn erster Linie denkt man bei den Kosten für die Archivierung an Miet- und Nebenkosten für Räumlichkeiten, um dort die alten Akten und Dokumente aufzubewahren. Diese Kosten sind auch nicht zu vernachlässigen, schwanken jedoch je nach Region und Unternehmen. Werden eigene nicht benötigte Lagerhallen oder Räume genutzt, fallen nur sehr geringe Kosten an. Hat ein Unternehmen einen angemieteten Sitz im städtischen Umfeld, können die Kosten für die benötigte Fläche schnell einen beachtlichen Umfang erreichen.

Ein gerne vernachlässigter aber oftmals wesentlich schwerwiegenderer Kostenfaktor der Archivierung ist die geringe Auskunftsfähigkeit des Unternehmens. Bei Rückfragen zu Vorgängen müssen die Mitarbeiter in schlecht durchsuchbaren Netzlaufwerken oder eben sogar in Unmengen von Aktenordnern die entsprechende Information suchen und hoffentlich auch finden. Das Zusammentragen von verschiedenen InformationenZeitverschwendung bei Suche nach Dokumenten aus verschiedenen Bereichen (Einkauf, Fachabteilung, Buchhaltung etc.) raubt dem einzelnen Mitarbeiter enorm Zeit. Und hält sogar im Zweifelsfall noch weitere Kollegen von Ihren Kernaufgaben ab.

Laut einer aktuellen Studie verschwendet jeder Mitarbeiter rund 20 Minuten täglich mit der Suche nach Dokumenten. Bei Kosten von 60 Euro je Arbeitsstunde (Lohnkosten, Arbeitsplatzkosten etc.) kommen da schnell horrende Summen zusammen. In einem mittelständischen Unternehmen mit 10 Mitarbeitern in der Verwaltung ergibt sich folgendes Rechenbeispiel: Weiterlesen »