Input Management – Definition, Aufgaben, Vorteile & Software

Ein Unternehmen erhält täglich viele verschiedene Arten von Informationen. Dabei handelt es sich nicht nur um Briefe und E-Mails, sondern auch um Mitteilungen, die über soziale Netzwerke, Online-Formulare oder andere vom Unternehmen eingerichtete Kontaktkanäle eingehen. Es ist wichtig, dass all diese Informationen erfasst und für die weiteren Arbeitsabläufe zugänglich gemacht werden. Dieser Prozess der Informationsaufbereitung wird als Input Management bezeichnet.

Warum ist gutes Input Management wichtig und wie können Softwarelösungen Abhilfe schaffen und den Prozess des Inputmanagement optimieren? Diese Fragen klären wir in diesem Beitrag!

Warum ist Input Management wichtig?

Effizientes Input Management ermöglicht es Unternehmen, Informationen schnell zu verarbeiten und umzusetzen, wodurch die Reaktionszeit auf Kundenanfragen verkürzt und die interne Effizienz gesteigert wird. In Zeiten des digitalen Wandels ist es für Unternehmen unerlässlich, große Datenmengen effizient zu verarbeiten und daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.

Es handelt sich dabei also um ein Organisationskonzept, keine Technologie. Es bildet die Basis für die Optimierung der Informationsversorgung aller Involvierten und den ersten Schritt in einem ganzheitlichen «End-to-End»-Ansatz.

Input Management ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Dokumentenmanagement– und Enterprise Content Management (ECM)-Systeme. Diese Systeme sind darauf ausgerichtet, Input zu erfassen, digital bereitzustellen und anschließend zu archivieren. Idealerweise ist Input Management als Modul in solche Systeme integriert.

Vorteile des Input Managements auf einem Blick:

Steigerung der Erfassungsqualität: Maschinelle Datenextraktion reduziert die Fehlerquote und wertet die Arbeit der beteiligten Mitarbeiter*innen – von der Datentypist*in bis zur Prüfer*in – auf.

Automatisierung der Metadatenanreicherung: schnelleres Auffinden von Informationen und bessere Zuordnung zu nachgelagerten Prozessen und IT-Systemen

Erhöhung der Bereitstellungsqualität durch Eliminierung von Fehlleitungen: Vermeidung von Irrwegen und Kenntnis des Bearbeitungsfortschritts

Beschleunigung der Bereitstellungsprozesse Verkürzung der Durchlaufzeiten von Dokumenten

Eliminierung von Medienbrüchen durch zentrale und digitalisierte Informationsbereitstellung: Benötigte Informationen können zentral abgelegt und an beliebigen Stellen zur Weiterverarbeitung durch Mitarbeitende und Systeme bereitgestellt werden.

Flexibilität bei der Definition und Erfassung von Geschäftsvorfällen: Schnelle Anpassung von Prozessen und Abläufen bei Veränderungen

Kostenreduktion / Gewinnmaximierung: Flexibilität in den Abläufen, Beschleunigung der Informationsbeschaffung und -weitergabe, Vermeidung von Eingabefehlern führen zu einer signifikanten Reduktion der Prozesskosten.

Welche Aufgaben hat das Input Management?

• – Es soll eingehende Dokumente bei Bedarf digitalisieren und anschließend bearbeiten.

• – Es soll sicherstellen, dass die Dokumente an die richtigen Stellen im Unternehmen verteilt werden.

• – Es soll die Qualität überprüfen und die inhaltliche Richtigkeit der Dokumente.

• – Es soll eine zuverlässige Ablage der Dokumente sicherstellen.

• – Es soll strukturierte und unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen erfassen.

• – Es soll Dokumente zur Weiterverarbeitung digital erfassen.

Laut einer Studie von IT-Business sind rund 36 % aller Dokumente in Unternehmen noch in Papierform vorhanden. Gleichzeitig landen in unserem Büroalltag rund 60 bis 70 Prozent des weißen Wunderwerkes im Papierkorb. Diese Dokumente müssen vorher digitalisiert, verfügbar gemacht und entsprechend archiviert werden. Input Management bietet hier eine Lösung, indem Papierdokumente sofort digitalisiert und in den Systemen bereitgestellt werden.

Wie sieht ein typischer Prozess im Input Management aus?

1) Input: Der erste Schritt ist der Eingang eines Dokuments. Dies können z.B. Rechnungen oder Lieferscheine sein.

2) Erfassung & Digitalisierung: Zunächst werden alle eingehenden Informationen gesammelt. Dies kann sowohl in digitaler Form (z. B. E-Mails, Online-Formulare, gescannte Dokumente) als auch in physischer Form (z. B. Briefe, Faxe) erfolgen. Die in Papierform vorliegenden Dokumente werden nun durch Scannen oder OCR (Optical Character Recognition) bzw. ICR (Intelligent Character Recognition) in eine digitale Form überführt.

3) Qualitätskontrolle und Validierung: Die erfassten Daten werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Dabei kann es sich um die Überprüfung der Datenintegrität, der Einhaltung von Formatvorgaben oder der Korrektheit der Eingabe handeln.

4) Klassifizierung: Die erfassten Daten werden nach verschiedenen Kriterien sortiert und klassifiziert. Dies kann automatisiert durch Software erfolgen, die z.B. Schlüsselwörter erkennt oder Dokumententypen unterscheidet.

5) Weitergabe: Im letzten Schritt erfolgt die Weiterleitung an nachfolgende Anwendungen wie z.B. ein Dokumentenmanagementsystem oder an die zuständige Person im Unternehmen.

Zu den Werkzeugen, mit denen ein Input Management System arbeitet, gehören

Scan-Software: zur Digitalisierung von Papierdokumenten

OCR-Technologie: wandelt Bildinformationen in lesbaren und durchsuchbaren Text um

Klassifizierungswerkzeuge: kategorisieren Dokumente auf der Grundlage ihres Inhalts und ordnen sie den entsprechenden Dokumentenklassen zu.

Extraktionswerkzeuge: extrahieren regelbasiert Daten aus Dokumenten und legen sie strukturiert ab

Integrationen zu nachgelagerten Systemen: Informationen und Ergebnisse werden an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben

Workflow: Aufgaben können automatisiert ausgeführt werden

Reporting: Analysewerkzeug, das die Performance eines Prozesses ermittelt

Wichtig: Dieser Prozess hängt von der spezifischen Organisation und ihren Anforderungen ab und kann daher in der Praxis variieren.

Typische Herausforderungen die Unternehmen beim Thema Inputmanagement haben

Unternehmen stehen beim Thema Inputmanagement oft vor einer Reihe von typischen Problemen. Die große Menge an eingehenden Dokumenten in einem Unternehmen kann zu Herausforderungen führen. Gerade im Posteingang bzw. in der Posteingangsstelle entstehen durch die Vielzahl der eingehenden Briefe und Informationen Herausforderungen. Die Mitarbeiter müssen die eingehende Post häufig manuell erfassen, was einen enormen Zeitaufwand bedeutet und sich auch auf nachgelagerte Prozesse auswirkt. Hinzu kommt die Komplexität der verschiedenen Eingangskanäle.

Die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden beschränkt sich heute nicht mehr nur auf traditionelle Methoden wie Briefe, Telefonate oder E-Mails. Dank des Internets und der Verbreitung von Smartphones findet ein reger Austausch über soziale Medien statt. Kunden und Unternehmen interagieren beispielsweise über Posts auf Plattformen wie Instagram und LinkedIn. Zudem ermöglicht das Smartphone, das fast jeder immer bei sich trägt, unkompliziertes Fotografieren und Filmen. So können beispielsweise Fotos von Rechnungen oder Aufnahmen von Verkehrsunfällen direkt per E-Mail an die Bank oder Versicherung geschickt werden.

Wie kann Software beim Inputmanagement helfen?

Die Verwaltung und Organisation von Dokumenten erfolgt häufig mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Software (DMS). Diese Software unterstützt die geordnete und regelkonforme Ablage von Dokumenten an einem gemeinsamen Speicherort. Insbesondere bei der digitalen Rechnungsfreigabe oder der digitalen Rechnungsautomatisierung kann ein DMS unterstützen.