Archivierung von Dokumenten

Rechtsnormen erfüllen und Compliance einhalten

Das AMAGNO Dokumentenmanagement ermöglicht eine manuelle und automatische Archivierung von Dokumenten. Zusätzlich können Dokumente auch mit einem digitalen Stempel archiviert werden. Jeweils kann der gewünschte Archivierungszeitraum frei gewählt werden. Auch eine benötigte Rundung zum Jahresende ist möglich.

Nach der Archivierung ist es während des Aufbewahrungszeitraum nicht möglich das Dokument zu löschen oder zu verändern. Damit sind gewollte oder ungewollte Manipulationen ausgeschlossen. Archivierte Dokumente sind jedoch jederzeit verfügbar, sowie manuell und maschinell auslesbar.

Die elektronische Archivierung ist ab dem 1. Januar 2016 gesetzliche Pflicht im Rahmen der GoBD. Unternehmen jeder Größe sind gesetzlich dazu verpflichtet steuerrelevante Dokumente elektronisch zu archivieren.

  • Archivierte Dokumente weiter jederzeit verfügbar
  • Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben
  • Schutz vor Manipulationen und Datenverlust
  • Deutliche Kostenreduzierung

Archivierung elektronischer Dokumente

Möglichkeiten der elektronischen Archivierung

Das AMAGNO Dokumentenmanagement bietet grundsätzlich drei Möglichkeiten zur elektronischen Archivierung von Dokumenten. Manuell, automatisch und mit digitalen Stempeln.

Die Einstellung erfolgt in den Gruppeneinstellungen. Bei einer manuellen Archivierung kann jedes Dokument individuell mit einem Archivzeitraum versehen und anschließend archiviert werden. Wählt man die automatische Archivierung, werden alle importierten Dokumente für den vorher gruppenweiten Archivzeitraum automatisch archiviert. Die Archvierung mit einem digitalen Stempel dagegen, empfiehlt sich besonders für den Einsatz in Verbindung mit einem Workflow. Zum Beispiel die Archivierung während der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Digitaler Posteingang Eingangspostverarbeitung mit DMS

Gesetzliche Notwendigkeit seit Januar 2017

Ab dem 1. Januar 2017 ist die elektronische Archivierung nach GoDB für Unternehmen jeder Größe verpflichtend. Nur Unternehmen die ausschließlich(!) mit Papierdokumenten arbeiten, sind befreit. Alle Unternehmen die Dokumente auf dem elektronischen Wege verarbeiten, also z.B. Rechnungen per E-Mail erhalten, müssen die Rechnungen elektronisch vorhalten.

Andersum ist es hingegen erlaubt, empfange Papierdokumente zu digitalisieren, verarbeiten und zu archivieren. Somit muss nicht ein analoger und digitaler Prozess gleichzeitig geführt werden. Das bisherige analoge Archiv kann vollständig digitalisiert und mit dem neuen elektronischen Archiv zusammengeführt werden.

Aber vorsichtig: Ob ein Unternehmen wirklich allen gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist immer von den individuellen Prozessen abhängig.

Elektronische Archivierung

Altarchiv digitalisieren

Unser Technologiepartner Smart-Store hat sich auf die Digitalisierung von großen Aktenbeständen spezialisiert. Deutschlandweit holen die Kollegen große Aktenbestände ab, bereiten die Akten auf und digitalisieren sie mit Hochleistungsscannern. Mit einem Scanvolumen von bis zu 200.000 Blatt täglich.

Nach dem Scannen können die digitalisierten Dokumente unkompliziert direkt in das AMAGNO Dokumentenmanagement importiert und dort dauerhaft und sicher archiviert werden. Dank OCR-Erkennung sind die Akten vollständig indiziert und können im Archiv jederzeit aufgerufen werden.

Die alten Akten werden auf Wunsch vernichtet, bei Smart-Store gelagert oder auch an Sie zurückgeschickt.

Archivierung Smart Store