Digitale Archivierung von Dokumenten

Rechtsnormen erfüllen und Compliance einhalten

Das AMAGNO Dokumentenmanagement ermöglicht eine manuelle und automatische Archivierung von Dokumenten. Zusätzlich können Dokumente auch mit einem digitalen Stempel archiviert werden. Jeweils kann der gewünschte Archivierungszeitraum frei gewählt werden. Auch eine benötigte Rundung zum Jahresende ist möglich.

Nach der Archivierung ist es während des Aufbewahrungszeitraums nicht möglich, das Dokument zu löschen oder zu verändern. Damit sind gewollte oder ungewollte Manipulationen ausgeschlossen. Archivierte Dokumente sind jedoch jederzeit verfügbar, sowie manuell und maschinell auslesbar.

Die elektronische Archivierung ist ab dem 1. Januar 2017 gesetzliche Pflicht im Rahmen der GoBD. Unternehmen jeder Größe sind gesetzlich dazu verpflichtet steuerrelevante Dokumente elektronisch zu archivieren.

  • Archivierte Dokumente weiter jederzeit verfügbar
  • Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben
  • Schutz vor Manipulationen und Datenverlust
  • Deutliche Kostenreduzierung
Interaktive Dokumente - Archivierung
Siegel AMAGNO 420x298 - Archivierung

Gesetzliche Notwendigkeit seit Januar 2017

Ab dem 1. Januar 2017 ist die elektronische Archivierung nach GoBD für Unternehmen jeder Größe verpflichtend. Nur Unternehmen, die ausschließlich(!) mit Papierdokumenten arbeiten, sind befreit. Alle Unternehmen, die Dokumente auf dem elektronischen Wege verarbeiten, also z.B. Rechnungen per E-Mail erhalten, müssen die Rechnungen elektronisch vorhalten.

Anders herum ist es hingegen erlaubt, empfange Papierdokumente zu digitalisieren, verarbeiten und zu archivieren. Somit muss nicht ein analoger und digitaler Prozess gleichzeitig geführt werden. Das bisherige analoge Archiv kann vollständig digitalisiert und mit dem neuen elektronischen Archiv zusammengeführt werden.

Aber vorsichtig: Ob ein Unternehmen wirklich allen gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist immer von den individuellen Prozessen abhängig.

Möglichkeiten der elektronischen Archivierung

Das AMAGNO Dokumentenmanagement bietet grundsätzlich drei Möglichkeiten zur elektronischen Archivierung von Dokumenten. Manuell, automatisch und mit digitalen Stempeln.

Die Einstellung erfolgt in den Gruppeneinstellungen. Bei einer manuellen Archivierung kann jedes Dokument individuell mit einem Archivzeitraum versehen und anschließend archiviert werden. Wählt man die automatische Archivierung, werden alle importierten Dokumente für den vorher gruppenweiten Archivzeitraum automatisch archiviert. Die Archvierung mit einem digitalen Stempel dagegen, empfiehlt sich besonders für den Einsatz in Verbindung mit einem Workflow. Zum Beispiel die Archivierung während der Eingangsrechnungsverarbeitung.

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Altarchiv digitalisieren

Es gibt inzwischen einige Dienstleister, die sich auf die Digitalisierung von großen Altarchiven spezialisiert haben. Deutschlandweit holen diese Dienstleister große Aktenbestände ab, bereiten die Akten auf und digitalisieren sie mit Hochleistungsscannern. Mit einem Scanvolumen von bis zu 200.000 Blatt täglich.

Nach dem Scannen können die digitalisierten Dokumente unkompliziert direkt in das AMAGNO Dokumentenmanagement importiert und dort dauerhaft und sicher archiviert werden. Dank OCR-Erkennung sind die Akten vollständig indiziert und können im Archiv jederzeit aufgerufen werden.

Die alten Akten werden auf Wunsch vernichtet, bei dem Dienstleister gelagert oder auch an Sie zurückgeschickt.

Sie haben Interesse an der Digitalisierung Ihres Altarchivs? Kontaktieren Sie uns und wir stellen für Sie den Kontakt zu einem solchen Dienstleister her.

surface devices better - Archivierung

Digitale Archivierung im Detail

Mails schreiben, Rechnungen elektronisch versenden und Dokumente digital bearbeiten: Viele Unternehmen haben ihre Prozesse bereits der digitalen Transformation unterzogen und setzen auf die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Entwicklung. Das ist ja auch nicht verwunderlich, denn die Unternehmen sind durch die gewonnene Schnelligkeit wesentlich handlungs- und wettbewerbsfähiger. Wieso sollte dann nicht auch die Archivierung elektronisch erfolgen?

Doch was hat es eigentlich mit der elektronischen Archivierung auf sich?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sieht in der digitalen Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. Weitere Adjektive wie „kontrolliert“, „systematisch“ und „langfristig“ können mit der Archivierung außerdem in Zusammenhang gebracht werden.

Wichtig ist aber in jedem Fall, dass Dokumente in der Form aufbewahrt und archiviert werden, in der sie eingegangen sind. Ein sogenannter „Medienbruch“, also die Umwandlung des Mediums, ist nur in Ausnahmefällen gestattet. Der Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017 von ibi research zufolge, archivieren nur sieben von zehn Unternehmen ihre elektronischen Eingangsrechnungen auch elektronisch. Mit Ablauf der GoBD-Übergangsfrist am 31. Dezember 2016, ist es seit 2017 jedoch für alle Unternehmen zur Pflicht geworden, ihre elektronischen und steuerrechtlich relevanten Dokumente auch digital zu archivieren. Rechnungen, die nun per E-Mail ins Haus flattern, dürfen seitdem nicht mehr ausgedruckt und in Papierform archiviert werden. Der Weg ins muffig dunkle Papierarchiv wird also künftig der Vergangenheit angehören.

„Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, sagt Frank Früh vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom). Doch, wer sich ein bisschen mit dem Thema beschäftigt, merkt schnell, dass die Angelegenheit gar nicht so komplex und intransparent ist, wie sie zunächst scheint.

Denn gibt viele gute Gründe, warum es sinnvoll ist, Akten elektronisch zu archivieren. 6 davon möchten wir Ihnen nicht vorenthalten:

1. Sicherung von wertvollem Unternehmenswissen

„Wissen ist Macht“ – diese scharfsinnige Floskel hat einen wahren Kern. Denn die gut qualifizierten Mitarbeiter bieten dem Unternehmen mit ihrem Know-how eine wichtige Basis für zukünftige Interaktionen. Dank der elektronischen Archivierung haben alle Berechtigten die Möglichkeit, schnell und einfach auf die gewünschten Informationen zuzugreifen.

2. Schutz der Unterlagen

Unternehmensdaten sind ein überaus wertvolles Gut und sollten einem besonderen Schutz unterliegen. Mit den entsprechenden Maßnahmen lassen sich die Daten durch (revisionssichere) Archivierung vor Manipulation, Diebstahl und Verlust schützen. Eine Rechteverwaltung legt fest, wer welche Dokumente in welchem Maße sehen und bearbeiten darf.

3. Einhaltung relevanter Fristen

Geschäftsunterlagen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Werden sie automatisch eingerichtet, können Fristen problemlos überblickt werden und bieten eine gute Möglichkeit, das Unternehmen bei einer Compliance-konformen Archivierung bestmöglich zu unterstützen.

4. Vermeidung von steuerlichen Nachteilen

Ob GoBD, Abgabenordung (AO) oder HGB: Es gibt einige gesetzliche Anforderungen zur Dokumentenarchivierung. Analog wie digital. Obliegt der Archivierungssoftware den rechtlichen Konformitäten, können Dokumente revisionssicher archiviert werden. So sind alle Informationen jederzeit auffindbar, sicher, vollständig, ordnungsgemäß und unverändert.

5. Haftungsrisiken minimieren

Durch die digitale Archivierung und gesetzlichen Standards wird die Suche nach Dokumenten nicht nur sicherer, sondern außerdem um vieles einfacher. Werden wichtige Dokumente benötigt, z. B. mit DSGVO-Relevanz, können sie sehr zeitnah abgerufen werden. Bei Haftungsfragen können Unternehmen genau belegen, wer was geändert hat und wie es archiviert wurde.

6. Kosten reduzieren

Papierablagen und -archive sind unfassbar teuer. Nicht nur hinsichtlich der Lagerkosten, sondern zusätzlich in puncto Arbeitskosten, wenn das Personal mit dem langen Suchen von Dokumenten beschäftigt ist. Außerdem gehört es mittlerweile bei fast allen Unternehmen unterschiedlicher Größe zum Standard.

Archivierung als Chance

Wenn die Unterlagen GoBD-konform sind und den entsprechenden gesetzlichen Regelungen entsprechen, akzeptieren Finanzbehörden die elektronischen Rechnungen und Belege; begrüßen sie es sogar. Manche Dokumente in elektronischer Form einzureichen, ist sogar Pflicht. Wichtige Urkunden und Verträge hingegen sollten Unternehmen sicherheitshalber in ihrem Original auf Papier aufbewahren. Dokumente wie notarielle Beglaubigungen, Bürgschaftserklärungen und Gerichtsurteile, mit ihren Wasserzeichnungen, Siegeln und Prägungen, akzeptieren Gerichte und Behörden nur in Papierform.

Unterlagen, die nicht dieser Art entsprechen, können nachdem sie gescannt bzw. in digitaler Form vorliegen, vernichtet werden. Damit alle Informationen der Unterlagen unleserlich und unbrauchbar gemacht werden, empfiehlt sich, die Dokumente mithilfe eines Schredders zu vernichten.

Wird den Spielregeln zur ordnungsgemäßen Buchführung Beachtung geschenkt, werden nicht nur Dritte vor Falschinformationen geschützt, sondern es steht der revisionssicheren, strukturierten und transparenten Aufbewahrung Ihrer Dokumente nichts mehr im Wege.

Amagno