16. April 2019

Digitaler Rechnungsworkflow – Fluch oder Segen?

Digitaler Rechnungsworkflow – Fluch oder Segen?

Rund 3,2 Milliarden Euro kostet Deutschlands Mittelständler das Lochen und Ablegen von Papierbelegen jährlich. Das ergab eine Studie des Statistischen Bundesamtes. Miet- und Haltungskosten der Lager- und Archivräume sind in den Kosten noch nicht inbegriffen.

Erschwerend hinzu kommt die Tatsache, dass die Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) seit dem 1. Januar 2017 die Langzeitarchivierung von geschäftlichen Unterlagen verpflichten. Wer also seine Dokumente bisher ausschließlich analog archiviert hat, muss dies nun auch auf digitalem Wege erledigen. Da scheint es doch sinnvoll, beide Archive zusammenzuführen, um Kosten und Zeit zu sparen und vor allem die Nerven zu schonen.

Anhand eines fiktiven rechnerischen Beispiels möchten wir Ihnen zeigen, wie sich ein Rechnungseingang analog und digital unterscheidet, welche Folgen die unterschiedlichen Vorgehensweisen mit sich bringen und wie kostbare Zeit gespart werden kann.

Laut einer Statista-Umfrage sind Mitarbeiter rund zwei Stunden täglich mit dem Suchen und Finden von digitalen und gedruckten Dokumenten beschäftigt. Nehmen wir das als Basis und gehen von einer täglichen Dokumentensuche von 120 Minuten und Brutto-Lohnkosten von 60 Euro pro Stunde aus, ergibt sich folgendes Rechenbeispiel:

Sina verzweifelt 300x200 - Digitaler Rechnungsworkflow - Fluch oder Segen?

120 Minuten * 220 Arbeitstage = 26.400 Minuten im Jahr /60 (Stunden) /8 (Ein Arbeitstag) = 55 Arbeitstage.

Bei 440 Arbeitsstunden (55 Arbeitstage á 8 Arbeitsstunden) und Lohnkosten von 60 Euro pro Tag kostet die Dokumentensuche 26.400 Euro pro Mitarbeiter im Jahr. Bei 10 Mitarbeitern kommen dabei rund 264.000 Euro für das Suchen und Finden von Dokumenten zusammen.

Doch wie genau unterscheidet sich der analoge vom digitalen Rechnungseingang und welche Kosten entstehen dabei? Um diese Frage zu beantworten, haben wir beide Workflows einmal gegenübergestellt und eine fiktive Kalkulation aufgestellt:

Der analoge Rechnungsworkflow im Überblick:

1. Rechnungseingang

Die Rechnung geht über verschiedene Eingangskanäle wie Post, Fax oder E-Mail ein, wird geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Zahlungsfristen und Skonti werden auf der Rechnung notiert. Für den Weg zum Postkasten, zum Fax oder für den Ausdruck der Rechnung kostet dieser Schritt dem Zeitkonto 5 wertvolle Minuten. Das macht 5 Euro pro Rechnung.

analog 3.2 - Digitaler Rechnungsworkflow - Fluch oder Segen?

2. Rechnungsverteilung

Nun geht die Rechnung auf die Reise zur zuständigen Stelle. Sie in den Postkorb einzusortieren und an die richtige Stelle zu übergeben nimmt ungefähr 5 Minuten in Anspruch. Dem Kostenkonto schlägt das mit 5 Euro zu Buche.

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3. Sachliche und rechnerische Prüfung

Um die Richtigkeit der Rechnung zu prüfen, sind oft mehrere Stellen involviert. Da die Rechnung von A nach B wandert und dort geprüft wird, dauert dieser Prozess ungefähr 10 Minuten. Umgerechnet sind das 10 Euro pro Rechnung. Hin und wieder bleiben Rechnungen im täglichen Geschäft liegen, weil sie entweder vergessen werden oder die Bearbeitung im täglichen Geschäft untergeht. Versäumte Fristen sind die Folge. Dieses Worst-Case-Szenario wurde in der Kalkulation allerdings nicht berücksichtigt.

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4. Genehmigung und Freigabe

Ist die Rechnung geprüft, wird sie zur Genehmigung und Freigabe an eine weitere Stelle weitergeleitet. 2 Minuten braucht es im Schnitt, Rechnungen zu genehmigen und freizugeben. Pro Rechnung entstehen dabei Kosten in Höhe von 2 Euro. Auch in diesem Schritt geschieht die Bearbeitung oftmals nicht sofort. Im Worst Case bleibt die Rechnung bis zum letzten Zahlungstag liegen. Das hat zur Folge, dass der Workflow unterbrochen und die Rechnung direkt zur Zahlungsstelle gebracht werden muss. Bei unserer Berechnung bleibt dieses Szenario jedoch unberücksichtigt.

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5. Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung

Nach der Freigabe landet die Rechnung in der Zahlungsstelle. Dort wird sie dem richtigen Konto und dem Zahlungsziel zugeordnet. Dieser Prozess, aber auch die anschließende Buchung und Zahlungsanweisung nimmt weitere 2 Minuten in Anspruch; was wiederum 2 wertvolle Euro je Rechnung bedeutet.

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6. Ordnungsgemäße Archivierung

In einem abschließenden Schritt wird die Rechnung sowohl analog als auch digital archiviert. Für die Archivierung benötigt ein Mitarbeiter weitere 5 Minuten, was das Konto mit weiteren 5 Euro für jede bearbeitete Rechnung belastet.

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Insgesamt rund 26 Minuten nimmt die vollständige Bearbeitung einer Rechnung in Anspruch. Pro Rechnung kostet der analoge Rechnungsworkflow somit ca. 26 Euro.

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Wie sieht es mit der digitalen Bearbeitung einer Rechnung aus? Ist sie tatsächlich kostensparender oder entstehen dadurch gar neue Kostenpunkte? Wir möchten Ihnen unseren digitalen Rechnungseingangsworkflow vorstellen und zeigen, wie lange wir von AMAGNO für die Bearbeitung einer Rechnung benötigen.

Der digitale Rechnungsworkflow im Überblick:

1. Rechnungseingang

Unsere Rechnungen erhalten wir entweder per Mail oder per Post. Flattert die Rechnung als Mail in unser Postfach, befindet sie sich bereits im Rechnungseingang von AMAGNO, da unser Mailkonto direkt mit dem DMS verknüpft ist. Erhalten wir sie postalisch, muss sie noch gescannt und in AMAGNO importiert werden. Im Schnitt kostet uns dieser Vorgang 2 Minuten, was 2 Euro je Rechnung entspricht.

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2. Rechnungsverteilung

Die Verteilung der Rechnung erfolgt bei uns ganz automatisch. Steht die Bearbeitung einer Rechnung aus, zeigt uns AMAGNO das in unseren Aufgaben an. Da wir hierfür nichts tun müssen, fallen bei uns in diesem Schritt weder Zeit noch Kosten an.

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3. Sachliche und rechnerische Prüfung

Auch die Zuordnung der Rechnung zur sachlichen und rechnerischen Prüfung geschieht dank AMAGNO bei uns automatisiert. Wir müssen also nur noch die tatsächliche Prüfung vornehmen. Da wir benötigte Dokumente in AMAGNO auch binnen Sekunden finden können, brauchen wir für die gesamte Prüfung auch nur knapp 2 Minuten. Dieser Prozess belastet also unser Kostenkonto mit rund 2 Euro pro Rechnung.

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4. Genehmigung und Freigabe

Steht in unseren Aufgaben eine Rechnung zur Genehmigung und Freigabe aus, liegt sie in dem digitalen Aufgabenkorb der zuständigen Stelle und wird von ihr abgenickt und freigegeben. Rund 1 Minute brauchen wir für die Genehmigung und Freigabe einer Rechnung. Also kostet uns dieser Prozess 1 Euro pro Rechnung.

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5. Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung

Da wir bei unserem Rechnungsworkflow viel mit Stempeln arbeiten, haben wir auch für diesen Prozess einen vorgefertigten Stempel. Den fügen wir mit nur einem Klick auf das Dokument. Da dieser Schritt rund eine halbe Minute in Anspruch nimmt, kalkulieren wir dafür Kosten von rund 50 Cent.

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6. Ordnungsgemäße Archivierung

Ähnlich wie bei der Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung archivieren wir unsere Dokumente mit nur einem Mausklick. Da dieser Vorgang keine weiteren Schritte bedarf, dauert die Rechnungsarchivierung bei uns knapp eine halbe Minute, was uns je Rechnung 50 Cent kostet.

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Um eine Rechnung mit AMAGNO vollständig zu bearbeiten, benötigen wir rund 6 Minuten. Unser Kostenkonto belastet die Bearbeitung einer Rechnung mit 6 Euro.

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Tatsächlich ist das Ergebnis verblüffend. Die Bearbeitung einer analogen Rechnung nimmt viermal mehr Zeit in Anspruch als ihr digitales Pendant. Hinzu kommt außerdem, dass der analoge Rechnungsworkflow wesentlich fehlerbehafteter ist. Rechnungen bleiben beim Kollegen liegen, gehen verloren oder Fristen werden versäumt. Läuft dieser Prozess jedoch digital ab, können Sie jeden einzelnen Schritt verfolgen, Sie werden an die fälligen Rechnungen erinnert und ärgerliche Fehler vermeiden.

Mit dem Einsatz eines digitalen Rechnungsworkflows sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit und kostbares Geld, sondern können sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren.

Sie möchten produktiver und effizienter arbeiten? Gerne berät Sie das AMAGNO Sales Team bei Fragen rund um den digitalen Rechnungsworkflow. Melden Sie sich telefonisch unter: Tel. +49 (0)441 309 123 45 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: sales (at) amagno.de. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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Jana Treptow
Jana ist Teil des Marketing-Teams und für redaktionelle Beiträge und die Betreuung des Blogs verantwortlich.

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