Die neuartige Dokumentenmanagement Software (DMS)
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Digitalisierung im Bauwesen - Wie ein DMS helfen kann!
Die Digitalisierung hat das Bauwesen grundlegend verändert und ein zentrales Werkzeug ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS bietet zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine effizientere Verwaltung von Bauprojektdokumenten wie Plänen, Verträgen und Berichten. Bauleiter, Architekten und Auftragnehmer können schnell auf die benötigten Informationen zugreifen, was die Projektsteuerung und Entscheidungsfindung beschleunigt.
Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten wird durch ein DMS unabhängig von ihrem Standort verbessert. Qualitätskontrolle und Dokumentation werden erleichtert und der Datenschutz ist gewährleistet. Die Einführung eines DMS führt zu Kosteneinsparungen und hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und Normen im Bauwesen. Die Digitalisierung steigert die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Bauunternehmen und ist heute unverzichtbar.
Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.
Warum Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen im Bauwesen einführen sollten
Es gibt einige technische Lösungen, die teilweise bereits im Einsatz sind und Unternehmen im Bauwesen bei der Digitalisierung weiterhelfen. Eine der wichtigsten Lösungen stellt das Dokumentenmanagement-System (DMS) dar.
Ein DMS ermöglicht das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen.
In vielen Branchen werden häufig sensible Daten verarbeitet. Ein DMS kann dazu beitragen, die Sicherheit dieser Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten.
Die Aufbewahrung von Dokumenten in physischer Form nimmt oft viel Platz in Anspruch. Ein DMS kann dazu beitragen, den Platzbedarf zu reduzieren, indem es eine digitale Speicherung ermöglicht.
Ein DMS kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen, indem es beispielsweise den Workflow von Dokumenten unterstützt. Dies kann dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
Unternehmen müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein DMS kann helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es die dokumentierte Aufbewahrung und Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht.
Die Einführung eines DMS kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger physischer Speicherplatz benötigt wird und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.
Wie Amagno Ihnen dabei hilft, Ihr Unternehmen im Baugewerbe innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren
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Für welche Einrichtungen und Unternehmen im Baugewerbe sich Amagno eignet
Die Amagno Business Cloud ist ein beliebtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für eine Vielzahl von Einrichtungen und Unternehmen im Bauwesen geeignet ist.
Bauunternehmen profitieren erheblich von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es erleichtert die zentrale Verwaltung von Bauprojektdokumenten, verbessert die Kommunikation zwischen den Teams und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Subunternehmern. Durch die elektronische Archivierung werden aufwendige papierbasierte Prozesse vermieden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
In Architekturbüros sind Pläne, Entwürfe und Zeichnungen von zentraler Bedeutung. Ein DMS vereinfacht die Organisation und den Zugriff auf diese Dokumente erheblich. Architekten können schneller auf Informationen zugreifen und Änderungen nachverfolgen, was die Effizienz und Qualität ihrer Arbeit steigert.
Bauingenieure verwenden ein DMS, um technische Spezifikationen, Berechnungen und Berichte zu verwalten. Dies ermöglicht eine genauere Dokumentation von Bauprojekten und erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen Baufachleuten. Die digitale Archivierung trägt dazu bei, historische Daten leichter verfügbar zu machen und zukünftige Projekte zu optimieren.
Bauträger koordinieren die verschiedenen Aspekte eines Bauvorhabens von der Finanzierung bis zur Ausführung. Ein DMS unterstützt sie bei der Dokumentation von Genehmigungen, Verträgen und Finanzdokumenten. Es verbessert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Entwicklungsprozess und trägt zur erfolgreichen Umsetzung von Bauprojekten bei.
Zahlreiche Integrationen, die amagno bietet
Amagno ist Teil Ihrer Softwareinfrastruktur, bestehend aus vielen Lösungen wie Warenwirtschaft, Auftragswesen, Finanzbuchhaltungen und Fachapplikationen. Damit alle Lösungen perfekt zusammenarbeiten, sind möglichst einfache und standardisierte Integrationen und Integrationen notwendig.
Wir liefern Ihnen dazu zahlreiche, sofort verwendbare, Möglichkeiten mit – an Stelle des teuren Modulchaos anderer Lösungen.
Das sagen unsere Anwender aus dem Bauwesen
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Warum ist die Digitalisierung im Bauwesen überhaupt wichtig?
Auch in der deutschen Baubranche ist die Digitalisierung voll im Gange, zwar nicht so schnell wie in anderen Branchen und Ländern, aber umso wichtiger ist es, jetzt schon damit anzufangen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Vor allem, wenn man bedenkt, welche Vorteile eine gute Digitalisierungs-Strategie mit sich bringt:
Steigerung der Effizienz: Durch ein erfolgreiches Digitalisierungskonzept lassen sich viele Abläufe und Systeme im Bauwesen automatisieren und das Managen von Bauplänen, Zeitplänen, Rechnung und weiteren Dokumenten deutlich vereinfachen.
Kosteneinsparungen: Durch automatisierte Arbeitsschritte und Einsparungen von physischen Archiven lassen sich Zeit und andere kostspielige Ressourcen sparen. Darüber hinaus lassen sich die Kosten in einer voll digitalisierten Umgebung besser steuern und kontrollieren.
Steigerung der Qualität: Digitale Abläufe lassen sich einfach optimieren und erfordern keine großen Ressourcen, um sie weiter anzupassen. Diese stetige Anpassung auf neueste Technologien und Verfahren führen zu einer dauerhaften Verbesserung der Qualität.
Dokumentation und Compliance: Digitale Abläufe erleichtern vor allem in der Baubranche, die stark von Vorschriften und Gesetzen reguliert ist, die Einhaltung der Bestimmungen. Es kann auch schneller auf Änderungen von Vorschriften reagiert und die Prozesse angepasst werden.
Kommunikation: Ohne lästige Papiere lässt sich auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen leichter gestalten und es kann von überall auf allen wichtigen Informationen zugegriffen werden.
Wettbewerbsfähigkeit: Die Digitalisierung ist ein wichtiger Trend in der Baubranche. Unternehmen, die sich dem nicht öffnen, könnten den Anschluss verpassen und weniger wettbewerbsfähig werden, da zukünftige Systeme eine Digitalisierung voraussetzen könnten.
Digitalisierung kann die Baubranche insgesamt verbessern, indem sie effizienter wird, Kosten einspart, nachhaltiger arbeitet und die Qualität der Bauprojekte steigert. Unternehmen, die in digitale Lösungen investieren, haben gute Chancen, in einer zunehmend digitalen Welt erfolgreich zu sein.
Fallstudie: Digitalisierung bei PEPER & SÖHNE
Die 2013 gegründete Peper & Söhne GmbH ist ein Familienunternehmen mit einem breiten Tätigkeitsspektrum im Immobiliensektor, darunter die Entwicklung und Verwaltung von Gewerbeimmobilien sowie das Management von Beteiligungsportfolios. Das Unternehmen hat sich in der Bau- und Immobilienbranche mit der Zeit einen Namen gemacht und ist stetig gewachsen.
Status Quo
Das schnelle Wachstum des Unternehmens und die Abwicklung größerer Projekte führten zu einem erhöhten Rechnungsaufkommen. Der analoge Rechnungsworkflow führte zunehmend zu Verzögerungen, Intransparenz und Dokumentenverlusten. So entstand der Wunsch nach einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die internen Prozesse optimieren und mobiles Arbeiten ermöglichen sollte.
Peper & Söhne suchte gezielt nach einem regionalen DMS-System mit einem persönlichen Ansprechpartner, einer zukunftsorientierten Roadmap und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Die Softwarearchitektur sollte flexibel sein, um individuelle Anpassungen in Eigenregie zu ermöglichen. Weitere Anforderungen an die DMS-Software waren digitale Workflows, effiziente OCR-Fähigkeiten und die nahtlose Integration einer Datev-Schnittstelle.
Die Umsetzung
Amagno begann mit der Digitalisierung der Buchhaltung und des Posteingangs. Wichtige Dokumente wurden in den Posteingang der Mitarbeiter importiert, um einen schnellen und gemeinsamen Zugriff zu ermöglichen. Die Rechnungsdaten wurden über eine Schnittstelle (XpergoHUB) an Datev übergeben.
Während der Einführung der Software wurde der ständige Kontakt zwischen den Projektverantwortlichen bei Peper & Söhne und dem Projektmanagement bei Amagno sehr geschätzt, da so Fragen und Probleme schnell gelöst werden konnten.
Für die Zukunft plant Amagno die Integration der Personalabteilung, der Immobilienverwaltung und weiterer Abteilungen, um alle Unternehmensbereiche in einer einzigen intelligenten Dateiablage mit individuellen Workflows in Amagno abzubilden.
„Amagno bringt bei Peper & Söhne die Digitalisierung auf ein neues Level.“
Amagno überzeugte Peper & Söhne mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und attraktiven Optik. Die Software-Roadmap zeigt großes Entwicklungspotenzial, was dem jungen Unternehmen gefällt.
Die moderne Oberfläche und Flexibilität von Amagno ermöglichen Peper & Söhne Einsparungen bei Betriebskosten und Arbeitszeit, und sie bewegen sich zunehmend in Richtung Digitalisierung. Die mobile Oberfläche erlaubt die Freigabe von Rechnungen von überall aus, fördert flexibles Arbeiten und verkürzt Prozessdurchlaufzeiten.