DMS Vorteile – 11 gute Gründe für ein Dokumentenmanagement System

Der Umstand, dass sich viele Unternehmen mittlerweile für ein DMS System entscheiden, ist kein Zufall. Viele Verantwortliche und deren Mitarbeitende wissen die Vorteile eines DMS zu schätzen. Welche Aspekte hierbei besonders überzeugend sind, entscheiden Sie am Ende natürlich für sich. Die folgenden 11 Argumente zeigen jedoch, dass es definitiv sinnvoll ist, sich mit der Integration von Dokumentenmanagement Systemen auseinanderzusetzen – sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen.

Vorteil Nr. 1: Ein Dokumentenmanagement System bietet einen zentralen Zugriff auf alle abgelegten Dokumente

Wer sich für ein DMS entscheidet, nutzt eine besonders unkomplizierte Art der Dokumentenverwaltung. Denn: Wenn entsprechende Rechte vorliegen, haben die Nutzer:innen hier die Möglichkeit, die abgelegten Daten einzusehen. Sie müssen nicht viel Zeit in die Suche nach Informationen einplanen und profitieren davon, dass sich alles an einem Ort befindet. Die Grundlage hierfür bilden Cloud-Lösungen oder serverbasierte Systeme.

Vorteil Nr. 2: Eine unkomplizierte Suche

Egal, ob es darum geht, Rechnungen, Unternehmensdaten oder andere Details zu finden: Die nötigen Dokumente stehen in der Regel auf Knopfdruck zur Verfügung. Die Zeiten, in denen Ordner noch händisch durchsucht werden mussten, sind vorbei. Dank der Digitalisierung und der Möglichkeiten, die mit einer DMS Software verbunden sind, steht Effizienz und modernen Workflows nichts mehr im Wege.

Vorteil Nr. 3: Ideal für ein sicheres Dokumentenmanagement

Wer Daten ablegt, sollte auch immer auf das Thema Sicherheit achten. Eine moderne DMS Lösung überzeugt in diesem Zusammenhang durch eine gezielte Zugriffskontrolle (durch Benutzerrechte) und Verschlüsselungstechnologien. Das bedeutet, dass sich nur autorisierte Personen Zugriff verschaffen und Daten bearbeiten können.

Vorteil Nr. 4: Mehr Automatisierung im Unternehmen

Die Möglichkeiten, die die moderne Digitalisierung bietet, sind eng mit dem Bereich der Automatisierung verbunden. Wer schon länger im Bereich Dokumentenmanagement arbeitet, weiß, dass sich hier viele Abläufe, zum Beispiel rund um Genehmigungen, wiederholen. Und genau an dieser Stelle lässt sich Zeit sparen. Gleichzeitig bietet besagte Automatisierung die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen noch weiter zu optimieren.

Vorteil Nr. 5: Ideal für Unternehmen, die Remote Work anbieten

Genau an dieser Stelle kommt einmal mehr die dezentrale Speicherung von Daten zum Tragen.Viele Mitarbeitende schätzen es, remote zu arbeiten und ihre Aufgaben, die sie sonst im Büro erledigen würden, von zuhause auszuführen. Dafür braucht es ein überzeugendes Dokumentenmanagement, das unter anderem ermöglicht, Änderungen in Echtzeit zu sehen, sich abzustimmen und bei Bedarf Kommentare zu hinterlassen.

Diejenigen, die sich für ein Dokumentenmanagement System entscheiden, das es erlaubt, einzelne Versionen zu sehen, können Missverständnissen meist gut vorbeugen.

Vorteil Nr. 6: (In vielen Fällen) Weniger Kosten

DMS Vorteile zu nutzen, bedeutet in vielen Fällen auch, Kosten zu sparen. Wie hoch das Einsparpotenzial ist, das sich über den Einsatz einer DMS Lösung realisieren lässt, ist natürlich immer vom jeweiligen Einzelfall abhängig. Fest steht jedoch, dass der Einsatz von Dokumentenmanagement Systemen den Verbrauch von Papier erheblich senken kann. Somit lassen sich unter anderem Druck-, Lager- und Versandkosten sparen. Ergänzend hierzu brauchen die betreffenden Unternehmen weniger Platz zur Archivierung.

Vorteil Nr. 7: Compliance Vorgaben lassen sich leicht umsetzen

Ein Dokumentenmanagement System hilft Unternehmen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten und Dokumente revisionssicher zu archivieren. Wichtige Details, die hierbei eine nicht zu unterschätzende Rolle spielen, sind unter anderem die automatische Protokollierung und Zugriffskontrollen. Letztendlich können sich die Verantwortlichen auf diese Weise vor rechtlichen Konsequenzen schützen und zudem die Basis für Audits und/ oder Steuerprüfungen schaffen.

Vorteil Nr. 8: Dokumentenmanagement Tools können vor Datenverlust schützen

So gut wie jeder weiß, wie ärgerlich es ist, wenn wichtige Daten auf einmal – warum auch immer – nicht mehr vorliegen. Wie praktisch, dass die Vorteile eines DMS unter anderem auch automatische Backups umfassen. Auf diese Weise kann dem Verlust von Daten, der zum Beispiel durch technische Defekte oder menschliche Fehler hervorgerufen wurde, oft gut vorgebeugt werden. Im „schlimmsten Fall“ liegt die letzte Version (vor der jeweiligen Speicherung) vor. Über die entsprechenden Funktionen ist es dann möglich, frühere Dokumentenversionen wiederherzustellen und Änderungen nachzuverfolgen. Das Ergebnis: Eine transparente Dokumentenhistorie und umfangreiche Rekonstruktionsmöglichkeiten.

Vorteil Nr. 9: Eine (meist) einfache Integration in das bestehende IT-System

Hier können unter anderem auch Unternehmen profitieren, die mit Hinblick auf ihre Dokumentenverwaltung nicht „bei Null“ starten möchten. Denn: Viele moderne Dokumentenmanagement Lösungen lassen sich nahtlos in andere Unternehmenssoftware-Varianten, wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme, integrieren.

Wenn die Daten aus den entsprechenden Unterlagen zwischendurch immer wieder automatisch synchronisiert werden, lassen sich viele Prozesse vereinfachen. Letztendlich werden auf diese Weise auch die Mitarbeiter entlastet, die nicht mehr von einer Datenbank zur anderen wechseln müssen, sondern alle Informationen immer griffbereit haben. Eine spannende Lösung also, wenn es darum geht, die Arbeitszeit so effizient wie möglich zu nutzen und die Produktivität zu steigern.

Vorteil Nr. 10: Modernes Workflow Management kann auch umweltfreundlich sein

Mittlerweile gibt es einige Studien, aus denen hervorgeht, dass es zahlreichen Unternehmen wichtig ist, möglichst nachhaltig zu agieren. Und genau das kann sich auch mit Hinblick auf das Thema „Archivierung“ widerspiegeln. Immerhin sorgt ein geringerer Papierverbrauch dafür, dass der ökologische Fußabdruck kleiner wird. Gleichzeitig sinkt der Energieverbrauch, wenn wichtige Unternehmensinformationen „nur noch“ abgespeichert und nicht mehr ausgedruckt werden, da es weniger Drucker, Archive und Aktenvernichter braucht. 

Vorteil Nr. 11: Eine skalierbare Verwaltung von Unterlagen

Mit Hinblick auf die Ablage von Dateien, das Speichern von Rechnungen und die Archivierung von Unternehmensdaten kann es sich definitiv lohnen, langfristig zu planen. Es macht auf jeden Fall einen Unterschied, ob Sie sich für einen DMS Anbieter entscheiden, der dazu in der Lage ist, Sie über mehrere Jahre zu begleiten oder ob Sie ein System wählen, das vielleicht morgen schon wieder veraltet sein kann. 

Im Idealfall sollte ein Dokumentenmanagement System dazu in der Lage sein, mit seinen Anforderungen zu wachsen. Das bedeutet vor allem, dass es flexibel erweiterbar sein sollte. Wer neue Mitarbeiter, Speichererweiterungen oder zusätzliche Funktionen problemlos integrieren kann, kann die Vorteile, die ein DMS bietet, oft noch besser nutzen.

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