Digitale Rechnungseingangsverarbeitung bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber dem traditionellen, manuellen Prozess. Durch den Einsatz eines digitalen Rechnungsworkflows können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz verbessern, sondern auch von zahlreichen Mehrwerten profitieren. Die folgenden sechs sind dabei besonders hervorzuheben:
Digitale Rechnungsverarbeitung
Digitale Rechnungs-verarbeitung
Erfahren Sie in dieser Übersicht alles über digitale
Rechnungsverarbeitung. Was versteckt sich hinter dem
Begriff, welche Vorteile bietet es und worauf sollte man
bei der Einführung achten?
Weshalb eine digitale Rechnungsverarbeitung Sinn macht
Rechnungen sind allgegenwärtig und ohne sie wäre unser Wirtschaften schier unmöglich. Doch vor allem kleine und mittelständische Unternehmen verarbeiten ihre Eingangsrechnungen oft noch in Papierform. Kaum zu glauben, dass in unserem Büroalltag rund 60 bis 70 Prozent des weißen Wunderwerkes im Papierkorb landet. Erschwerend hinzu kommt außerdem die Tatsache, dass wir tagtäglich rund zwei Stunden damit beschäftigt sind, nach wichtigen Unterlagen, Dokumenten und Informationen zu suchen. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern belastet auch unnötig den Geldbeutel. Als kleiner Helfer könnte die digitale Rechnungseingangsverarbeitung vielen Papierbergen dieser Welt den Kampf ansagen.
Inhaltsübersicht
- Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?
- Welchen Zweck verfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung?
- Welche Vorteile bietet ein digitaler Rechnungsworkflow?
- Wie kann KI in der Rechnungsverarbeitung unterstützen?
- Mit welchen Integrationen kann man arbeiten?
- Wie kann Amagno bei der Rechnungsverarbeitung helfen?
- Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Eine digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen spart zum einen Zeit und gewährleistet darüber hinaus eine nachvollziehbare Bearbeitung.
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Digitale Rechnungsverarbeitung
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Was ist eine
digitale Rechnungsverarbeitung?
Die digitale Rechnungseingangsverarbeitung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Rechnungen umgehen. Durch die Automatisierung des Scannens, Erfassens und Verarbeitens eingehender Rechnungen werden relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch von der Software erkannt und in eine elektronische Form übertragen. Die Anbindung an Datev und andere Buchhaltungslösungen sowie die automatische Auslesung von Belegen, sorgen für eine reibungslose Integration.
Rechnungen, die per Post oder E-Mail eintreffen, können einfach bearbeitet und die Daten auf Knopfdruck in verschiedenen Formaten exportiert werden, um eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen.
Der elektronische Rechnungsfreigabeworkflow ermöglicht es den Benutzern außerdem, für die Freigabe ihrer Rechnungen mit digitalen Stempeln zu arbeiten. Kommen neue Dokumente in der Anwendung hinzu, werden sie per Mail darüber informiert. Mit Blick auf den Datenschutz und die Datensicherheit erfüllt ein digitaler Rechnungseingang, bzw. die dafür verwendete Software zusätzlich die hohen Ansprüche der GOBD-Konformität und ist mit dem höchsten buchhalterischen Zertifikat Deutschlands („IDW PS 880“) zertifiziert.
Ab spätestens 2028 ist zwischen Unternehmen in Deutschland das Kapitel „Papier“ oder „Scans“ beendet. Ab dann gilt die Elektronische Rechnungspflicht auf Basis von EN 16931 Formaten. Dies hat viele Vorteile für Unternehmen, z.B. eine perfekte Datenqualität statt Abtippfehler oder OCR Erkennungsprobleme.
Zusammenfassung
„Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?“
Kurz gesagt ist die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen ein automatisierter Prozess zur schnelleren und verbesserten Bearbeitung von Rechnungen. Mit ihrer Unterstützung und den zahlreichen Funktionen können Rechnungsdokumente elektronisch erfasst und relevante Informationen automatisch erkannt werden.
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Worauf Sie achten und was Sie vermeiden sollten
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Welchen Zweck verfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung?
Bei der Bearbeitung von Rechnungen kommen so manche Unternehmen ganz schön ins Schwitzen. Entweder ist der Prozess sehr träge, intransparent oder fehleranfällig. Nicht selten kommt auch alles zusammen.
Der digitale Rechnungseingangsverarbeitung verfolgt das Ziel, eben diese Schwachstellen durch einen klaren und strukturierten Workflow zu optimieren. Dies umfasst beispielsweise die Übertragung, Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen sowie deren Integration in die verschiedenen Anwendungen des Unternehmens.
Ganz im Gegensatz zur manuellen Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht die digitale Rechnungseingangsverarbeitung, die eingehenden Dokumente effizient und sicher zu bearbeiten. Durch den hohen Automatisierungsgrad lassen sich Prozesse beschleunigen und Fehler vermeiden. Stundenlanges Suchen nach Rechnungen gehört damit der Vergangenheit an. Anstatt dessen bleibt mehr Zeit, um sich wirklich wichtigen Themen zu widmen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung ist die Sicherheit. Denn durch die Verwendung von digitalen Genehmigungsprozessen und die Speicherung von Daten in sicheren Cloud-Systemen werden Rechnungsdaten besser geschützt.
"Amagno ist ein ganz hervorragendes System, das sehr viel Zeit und Mühe spart. Wenn heute jemand anruft, können wir ihm direkt Antworten auf seine Fragen geben, ohne erst einen ganzen Vormittag mit der Suche des richtigen Dokuments beschäftigt zu sein."
Zusammenfassung
„Welchen Zweck verfolgt die digitale Rechnungsverarbeitung?“
Die digitale Rechnungseingangsverarbeitung trägt maßgeblich dazu bei, die Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Mit dem Verabschieden manueller Rechnungsprozesse starten die Unternehmen nicht nur erfolgreich in das Zeitalter der automatisierten Rechnungsverarbeitung, sondern gestalten ihre Workflows und Prozesse außerdem effizienter und sicherer.
Welche Vorteile bietet ein digitaler Rechnungsworkflow?
Zeitersparnis
Automatisierte Verarbeitung beschleunigt den Rechnungseingangsprozess erheblich, da manuelle Schritte entfallen und Daten automatisch erfasst werden.
Kostenreduktion
Bis zu 80 Prozent der Kosten lassen sich durch die Digitalisierung von Eingangsrechnungen einsparen.
Flexibilität
Digitale Rechnungsworkflows passen sich den Bedürfnissen der Unternehmen flexibel an. Die digitale Verarbeitung ermöglicht, Rechnungen von jedem Ort und zu jeder Zeit zu bearbeiten.
Transparenz
Eine digitale Rechnungsverwaltung bietet Einblick in den Status jeder Rechnung und ermöglicht eine einfache Überwachung des Rechnungsworkflows.
Effizienz
Digitale Rechnungseingangsverarbeitung optimiert den Rechnungsworkflow, indem Daten einfach organisiert, gespeichert und verwaltet werden können.
Sicherheit
Die automatische Datenerfassung vermeidet menschliche Fehler, senkt die Verlustquote und sorgt für höhere Genauigkeit.
Automatisierter Posteingang und sekundenschnelle Prozesse
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Wie kann KI in der Rechnungsverarbeitung unterstützen?
Neben der beendeten Papierablage ab 2028 im Zuge der E-Rechnungspflicht, werden weiterhin immer noch Daten von den Mitarbeitenden manuell erfasst. Beide Formen sind in produktiv und unnötig.
Künstliche Intelligenz (KI) setzt sich derzeit sehr stark bei der Erfassung von Belegdaten durch. Viele Anbieter bieten externe Werkzeuge, um eintreffende Belege so zu trainieren, dass die Daten automatisch erfasst werden. Oftmals ist dies nur auf auf wenige Formate eingegrenzt. Durch den Einsatz moderner Large Language Modelle (LLM) kann auch dies weitestgehend entfallen. LLMs sind durch ihr bereits antrainiertes weltweites Wissen in der Lage, fast alle Unternehmensdokumentarten zu identifizieren und die wichtigen Unternehmensdaten zu extrahieren.
Der Einsatz von Technologien dieser Art, wie Amagno.AI, erlauben es ohne weitere Aufwände, Fachkompetenz und ohne Expertenwissen, Daten von fast allen Dokumentarten automatisch zu erfassen. Dies multipliziert nochmals die positiven Effekte der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung.
Mit welchen Integrationen kann die digitale Rechnungseingangs-verarbeitung verbunden werden?
Integrationen sind wichtige Komponenten in der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung, da sie es ermöglichen, Daten zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen auszutauschen. Durch die Integration von Integrationenlösungen können Unternehmen die Effizienz und Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse erhöhen, indem sie Daten wie Rechnungen, Lieferanteninformationen und Zahlungsdaten automatisch erfasst und verarbeitet. Weiterhin können Integrationen auch eine bessere Datenanalyse ermöglichen, indem sie es dem Unternehmen erlauben, relevante Informationen schnell und einfach zu extrahieren und zu verwenden.
Die drei wohl bekanntesten Integrationenlösungen im Bereich der Verarbeitung digitaler Rechnungen sind wahrscheinlich DATEV, SAP und E-Invoicing-Systeme wie beispielsweise invoicefetcher.
DATEV ist führender Anbieter von Integrationenlösungen für die Buchhaltung. Die Anwendung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren, indem sie Daten direkt aus ihren ERP-Systemen extrahiert und in ihre Buchhaltungssoftware importiert.
Als ein weit verbreitetes ERP-System stellt diese Lösung eine Vielzahl von Integrationen für die Rechnungseingangsverarbeitung bereit. Der direkte Import ihrer Rechnungsdaten aus dem SAP-System in die Buchhaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, kostbare Ressourcen zu sparen.
Mit E-Invoicing-Systemen wie invoicefetcher lassen sich Rechnungen einfach und bequem elektronisch in Dokumentenmanagement-Systemen übertragen und dort übersichtlich verwaltet werden. Tschüss, Papierchaos, hallo Effizienz!
Zusammenfassung
„Wie können digitale Rechnungen an andere Systeme übergeben werden?“
Über entsprechende Integrationen können digitale Rechnungen aus E-Mails oder Kundenportalen in ein Dokumentenmanagement-System importiert werden. Im Anschluss an die Rechnungseingangsbearbeitung, können dann Belegbilder und -daten an andere Systeme, wie beispielsweise eine Buchhaltungssoftware übertragen werden.
Wie kann Sie Amagno bei der digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützen?
Innerhalb einer Dokumentenmanagement Software wie Amagno, lassen sich digitale Geschäftsprozesse abbilden. So kann beispielsweise eine Rechnung den gesamten Rechnungseingangsprozess durchlaufen – angefangen bei der automatischen Erfassung der Rechnungsinhalte, über die Weitergabe an die entsprechenden Mitarbeiter, Übergabe der Buchungsdaten an externe Software (z.B. DATEV) und der abschließenden rechtskonformen Archivierung. So lassen sich die manuellen Bearbeitungsprozesse typischerweise um bis zu 80% reduzieren. Darüber hinaus wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, wo sich das Dokument gerade befindet und welche Änderungen durchgeführt wurden.
Entdecken Sie die Möglichkeiten
- Automatische Erfassung der Rechnungsinhalte
- Dokumente in Sekunden finden
- Stempel und Anmerkungen aufbringen
- Übergabe der Buchungsdaten per Mausklick
- E-Mail Benachrichtigungen (z.B. für Skonto)
- Zertifiziert nach IDW PS 880
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Digitale Rechnungsverarbeitung in der Praxis
In 2 Wochen zur effizienten Rechnungsverarbeitung
Masterplast Nonwoven
(Industrie)
Durch digitale Rechnungsverarbeitung Skonto-Fristen einhalten
Sierra Madre
(Handel)
Häufige Fragen zur
digitalen Rechnungsverarbeitung
Kann ich elektronische Rechnungen manuell prüfen und ggf.
korrigieren?
korrigieren?
Ja, elektronische Eingangsrechnungen können manuell überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Auch manuelle Korrekturen lassen sich vornehmen. Wichtig ist dabei jedoch, alle Änderungen zu dokumentieren und zu überprüfen, ob die Korrektur korrekt ist, bevor die Rechnung verarbeitet wird.
Wie wird die Verarbeitung von digitalen Rechnungen personell korrekt zugeordnet?
Um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen von den richtigen Personen verarbeitet werden, kann ein berechtigungsbasiertes Zugriffssystem verwendet werden, das nur berechtigten Benutzern erlaubt, auf die Rechnungsdaten zuzugreifen und sie zu verarbeiten.
Wie gewährleistet das System, dass digitale Rechnungen nicht verloren gehen?
Um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen nicht verloren gehen, kann ein zuverlässiges Archivierungssystem verwendet werden, das Datensicherheit und Datenredundanz bietet. Aber natürlich ist es auch wichtig, regelmäßig Backups der Rechnungsdaten zu erstellen, um im Falle eines Ausfalls oder einer Störung schnell auf die Daten zugreifen zu können.
Wie wird sichergestellt, dass digitale Rechnungen vollständig und genau verarbeitet werden?
Um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen vollständig und genau verarbeitet werden, kann ein automatisierter Verarbeitungsprozess verwendet werden, der Rechnungen automatisch überprüft, genehmigt und in das Finanz- oder Rechnungswesensystem überführt. Darüber hinaus kann ein systematisches Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen gründlich überprüft und genehmigt werden.
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