Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?

Die digitale Rechnungseingangsverarbeitung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Rechnungen umgehen. Durch die Automatisierung des Scannens, Erfassens und Verarbeitens eingehender Rechnungen werden relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch von der Software erkannt und in eine elektronische Form übertragen. Die Anbindung an Datev und andere Buchhaltungslösungen sowie die automatische Auslesung von Belegen, sorgen für eine reibungslose Integration.

Rechnungen, die per Post oder E-Mail eintreffen, können einfach bearbeitet und die Daten auf Knopfdruck in verschiedenen Formaten exportiert werden, um eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen.

Der elektronische Rechnungsfreigabeworkflow ermöglicht es den Benutzern außerdem, für die Freigabe ihrer Rechnungen mit digitalen Stempeln zu arbeiten. Kommen neue Dokumente in der Anwendung hinzu, werden sie per Mail darüber informiert. Mit Blick auf den Datenschutz und die Datensicherheit erfüllt ein digitaler Rechnungseingang, bzw. die dafür verwendete Software zusätzlich die hohen Ansprüche der GOBD-Konformität und ist mit dem höchsten buchhalterischen Zertifikat Deutschlands („IDW PS 880“) zertifiziert.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in digitaler Form übermittelt wird. Ein bekanntes Format hierzulande für elektronische Rechnungen ist das ZUGFeRD-Format, auch bekannt als Zentraler User Guide für das elektronische Rechnungsformular Deutschlands. Dieses standardisierte Format unterstützt Unternehmen dabei, ihre digitalen Rechnungen so zu erstellen und zu übertragen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und Europa entsprechen.

Auch die XRechnung ist ein Synonym für Standardisierung und Effizienz in der elektronischen Rechnungsstellung. Sie unterstützt insbesondere den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen und ermöglicht so eine schnelle und effiziente Übermittlung von Rechnungsinformationen.

Digitalisierung von Papierrechnungen

Papierrechnungen bleiben auch 2023 für viele Unternehmen noch eine echte Herausforderung. Um eine effektive Verwaltung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, sie umgehend nach Empfang zu digitalisieren. Dokumentenscanner oder das Outsourcen an einen Scandienstleister wie Dropscan können eine zeitsparende Lösung sein, um Papierrechnungen effizient zu verwalten und zu digitalisieren.

Rechnungen rechtskonform archivieren

Die rechtskonforme Archivierung von Rechnungen ist von großer Bedeutung, um geltenden Gesetzen in Bezug auf die sichere Aufbewahrung von Finanzunterlagen gerecht zu werden. Diese Dokumente müssen über einen bestimmten Zeitraum zugänglich, unveränderbar, gut lesbar und vor Verlust oder Schäden geschützt sein. In Deutschland gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen gibt es einige wichtige Aspekte zu berücksichtigen. So sollten elektronische Rechnungen, die digital eingehen, auch digital archiviert werden. Rechnungen, die per E-Mail gesendet werden, sollten zusammen mit der E-Mail selbst aufbewahrt werden. Papierrechnungen, die per Post zugestellt werden, können eingescannt und dann digital archiviert werden, solange das Format lesbar ist, wie z.B. TIFF oder PDF/A. Nach dem Archivieren kann die originale, analoge Rechnung entsorgt werden.

In welchen Bereichen und Branchen kommt eine digitale Rechnungsverarbeitung zum Einsatz?

Kurzgesagt: in allen erdenklichen. Hauptsächlich findet die elektronische Rechnungsverarbeitung in jenen Unternehmen Einsatz, in denen viele Rechnungen verarbeitet werden müssen und eine effiziente und sichere Verarbeitung erforderlich ist. Je strukturierter dieser Prozess ist, desto schneller und erfolgreicher lassen sich eingehende Rechnungen überprüfen und genehmigen. So sind die Finanzwirtschaft, der Einzelhandel, die öffentliche Verwaltung, das Gesundheitswesen sowie die Fertigungsindustrie nur einige Branchen, die aufgrund ihres hohen Rechnungsaufkommens von der elektronischen Rechnungsverarbeitung profitieren können, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Übermittlung von elektronischen Rechnungen per E-Mail

Die Übermittlung von Rechnungen per E-Mail bietet eine bequeme Lösung für den schnellen und effektiven Empfang von Dokumenten. Es ist jedoch wichtig, dass der Empfänger hierfür seine Zustimmung erteilt. In vielen Fällen kann diese Zustimmung stillschweigend gegeben werden, aber aus Höflichkeit ist es ratsam, den Empfänger über eventuelle Änderungen im Übermittlungsverfahren zu informieren.

Rechnungen aus digitalen Portalen abholen

Während der Versand von digitalen Rechnungen per E-Mail mittlerweile relativ weit verbreitet ist, verweisen auch zahlreiche Anbieter zum Abruf der Rechnungen auf ihr Kundenportal (z.B. Amazon oder Google). Spezialisierte Anbieter wie GetmyInvoices oder Invoicefetcher verbinden sich mit über 1.000 Portalen, rufen die Rechnungen automatisiert in lesbarer Form ab und übertragen diese in den elektronischen Rechnungseingang.

Gut zu wissen!

Der digitale Rechnungsworkflow kann oftmals nicht nur die klassische Eingangsrechnungsverarbeitung abbilden, sondern bietet eine ganzheitliche Lösung mit vielzähligen Möglichkeiten. Begonnen beim Erfassen von Rechnungen, über die Klassifizierung von Rechnungsdetails, das Prüfen und die Freigabe mithilfe von digitalen Stempeln bis zur Übergabe der Buchungsdetails mittels Schnittstelle an entsprechende Buchungssysteme. Auch vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten mit Dateitypen wie XML, TXT oder CSV lassen sich an externe Anwendungen übergeben.

Zusammenfassung

„Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?“

Kurz gesagt ist die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen ein automatisierter Prozess zur schnelleren und verbesserten Bearbeitung von Rechnungen. Mit ihrer Unterstützung und den zahlreichen Funktionen können Rechnungsdokumente elektronisch erfasst und relevante Informationen automatisch erkannt werden.

Welchen Zweck verfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung?

Bei der Bearbeitung von Rechnungen kommen so manche Unternehmen ganz schön ins Schwitzen. Entweder ist der Prozess sehr träge, intransparent oder fehleranfällig. Nicht selten kommt auch alles zusammen.

Der digitale Rechnungseingangsverarbeitung verfolgt das Ziel, eben diese Schwachstellen durch einen klaren und strukturierten Workflow zu optimieren. Dies umfasst beispielsweise die Übertragung, Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen sowie deren Integration in die verschiedenen Anwendungen des Unternehmens.

Ganz im Gegensatz zur manuellen Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht die digitale Rechnungseingangsverarbeitung, die eingehenden Dokumente effizient und sicher zu bearbeiten. Durch den hohen Automatisierungsgrad lassen sich Prozesse beschleunigen und Fehler vermeiden. Stundenlanges Suchen nach Rechnungen gehört damit der Vergangenheit an. Anstatt dessen bleibt mehr Zeit, um sich wirklich wichtigen Themen zu widmen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung ist die Sicherheit. Denn durch die Verwendung von digitalen Genehmigungsprozessen und die Speicherung von Daten in sicheren Cloud-Systemen werden Rechnungsdaten besser geschützt.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Rechnungsworkflow?

Digitale Rechnungseingangsverarbeitung bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber dem traditionellen, manuellen Prozess. Durch den Einsatz eines digitalen Rechnungsworkflows können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz verbessern, sondern auch von zahlreichen Mehrwerten profitieren. Die folgenden sechs sind dabei besonders hervorzuheben:

Zeitersparnis

Automatisierte Verarbeitung beschleunigt den Rechnungseingangsprozess erheblich, da manuelle Schritte entfallen und Daten automatisch erfasst werden.

Kostenreduktion

Bis zu 80 Prozent der Kosten lassen sich durch die Digitalisierung von Eingangsrechnungen einsparen.

Flexibilität

Digitale Rechnungsworkflows passen sich den Bedürfnissen der Unternehmen flexibel an. Die digitale Verarbeitung ermöglicht, Rechnungen von jedem Ort und zu jeder Zeit zu bearbeiten.

Transparenz

Eine digitale Rechnungsverwaltung bietet Einblick in den Status jeder Rechnung und ermöglicht eine einfache Überwachung des Rechnungsworkflows.

Effizienz

Digitale Rechnungseingangsverarbeitung optimiert den Rechnungsworkflow, indem Daten einfach organisiert, gespeichert und verwaltet werden können.

Sicherheit

Die automatische Datenerfassung vermeidet menschliche Fehler, senkt die Verlustquote und sorgt für höhere Genauigkeit.

Was gilt es rechtlich bei der Verwendung von elektronischer Rechnungsverarbeitung zu beachten?

Bei der Verwendung von elektronischer Rechnungsverarbeitung sollten einige rechtliche Bestimmungen beachtet werden, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt verarbeitet und archiviert werden. Es kann ratsam sein, sich an einen Rechtsanwalt oder eine andere fachkundige Person zu wenden, die über die rechtlichen Anforderungen informieren und Hilfestellung leisten.

Das E-Rechnungsgesetz ist beispielsweise eine wichtige gesetzliche Regelung in Deutschland, die den Übergang zu einer modernen, digitalen Verwaltung fördert. Es regelt den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung und soll dadurch das Verwenden von Papierrechnungen reduzieren.

Ab dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die bestimmte Mindestanforderungen erfüllen müssen, um sicherzustellen, dass sie leicht lesbar und verarbeitbar sind. Dem E-Rechnungsgesetz liegt die EU-Richtlinie 2014/55/EU über den elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung zugrunde. Mit der Umsetzung dieser Richtlinie soll eine einheitliche rechtliche Grundlage für den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb der gesamten Europäischen Union geschaffen werden.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für digitale Rechnungen?

In vielen Ländern gibt es spezielle Gesetze und Vorschriften, die die elektronische Rechnungsverarbeitung regeln. Dazu gehören beispielsweise das EU-Recht über elektronische Rechnungen sowie das Umsatzsteuergesetz. Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten die länderspezifischen Gesetze und Vorschriften beachtet und eingehalten werden.

Hierzulande wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) beispielsweise die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erlassen. Sie regeln die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung.

Die GoBD spielen eine wesentliche Rolle bei der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, insbesondere bei der Archivierung dieser Dokumente. Um eine rechtssichere Verwaltung der Rechnungen zu gewährleisten, ist es von größter Bedeutung, alle Anforderungen der GoBD sorgfältig zu berücksichtigen. Die Einhaltung dieser Anforderungen hat bei der Archivierung digitaler Rechnungen höchste Priorität.

Dem Begriff „Revisionssicherheit“ kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Denn er garantiert, dass die Rechnungen auf eine sichere und nachvollziehbare Art und Weise archiviert werden. Durch eine gründliche Umsetzung aller GoBD-Anforderungen können Unternehmen sicher sein, dass ihre Rechnungsarchivierung revisionssicher ist und sie rechtlich auf solidem Fundament stehen.

Wie müssen digitale Rechnungen archiviert werden?

Es ist wichtig, elektronische Rechnungen so zu archivieren, dass sie jederzeit zugänglich und lesbar sind. Dies ist besonders wichtig, um rechtliche Anforderungen wie die Vorlage von Belegen im Falle einer Prüfung zu erfüllen. Noch wichtiger ist jedoch, die Rechnungen genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Gemäß der Aufbewahrungspflicht müssen Geschäftsdokumente in Deutschland mindestens 10 Jahre in und in Österreich mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden.

Gut zu wissen: Seit dem 1. Juli 2011 können elektronische Rechnungen in Deutschland dank Änderungen des § 14 des Umsatzsteuergesetzes, die im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes vorgenommen wurden, auf gleicher Stufe mit traditionellen Papierrechnungen stehen. Diese Entwicklung zeigt das wachsende Vertrauen in die Technologie und unterstützt die digitale Transformation in der Rechnungsstellung.

Was sollte mit Blick auf den Datenschutz beachtet werden?

Elektronische Rechnungen enthalten oft sensible Informationen wie Bankverbindungen und persönliche Daten. Es ist wichtig, dass nur autorisierte Personen auf die Rechnungen zugreifen können und dass die Übertragung und Speicherung der Daten sicher erfolgen. Außerdem empfiehlt es sich, regelmäßig die Datenschutzrichtlinien zu überprüften und zu aktualisieren.

Inwieweit sind bestehende Vertragsbedingungen davon berührt?

Erhalten Unternehmen elektronische Rechnungen von Vertragspartnern, wie bspw. Lieferanten, ist es wichtig, die Vertragsbedingungen zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Hierbei sollte man insbesondere auf die vereinbarten Formatvorgaben für die Rechnungsstellung und Übermittlung achten.

Unternehmen, die elektronische Rechnungen erhalten, sollten eine zuverlässige Überprüfungsmethode einführen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden und alle wichtigen Informationen korrekt dargestellt sind. Dies kann durch eine gründliche manuelle Überprüfung oder durch den Einsatz fortschrittlicher Rechnungsverarbeitungssysteme erreicht werden.

Zusammenfassung

„Was muss rechtlich bei der digitalen Rechnungsverarbeitung beachtet werden?“

Um bei der Verwendung elektronischer Rechnungsverarbeitung sicher unterwegs zu sein, gilt es, einige rechtliche Bestimmungen zu beachten, wie bspw. das EU-Recht und Umsatzsteuergesetz. Auch sollten elektronische Rechnungen so archiviert werden, dass sie jederzeit zugänglich und die darin enthaltenen sensiblen Daten sicher gespeichert sind, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Schließlich ist es wichtig, die Vertragsbedingungen von Vertragspartnern zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Mit welchen Schnittstellen kann die digitale Rechnungseingangsverarbeitung verbunden werden?

Schnittstellen sind wichtige Komponenten in der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung, da sie es ermöglichen, Daten zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen auszutauschen. Durch die Integration von Schnittstellenlösungen können Unternehmen die Effizienz und Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse erhöhen, indem sie Daten wie Rechnungen, Lieferanteninformationen und Zahlungsdaten automatisch erfasst und verarbeitet. Weiterhin können Schnittstellen auch eine bessere Datenanalyse ermöglichen, indem sie es dem Unternehmen erlauben, relevante Informationen schnell und einfach zu extrahieren und zu verwenden.

Die drei wohl bekanntesten Schnittstellenlösungen im Bereich der Verarbeitung digitaler Rechnungen sind wahrscheinlich DATEV, SAP und E-Invoicing-Systeme wie beispielsweise invoicefetcher.

DATEV ist führender Anbieter von Schnittstellenlösungen für die Buchhaltung. Die Anwendung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren, indem sie Daten direkt aus ihren ERP-Systemen extrahiert und in ihre Buchhaltungssoftware importiert.

Als ein weit verbreitetes ERP-System stellt diese Lösung eine Vielzahl von Schnittstellen für die Rechnungseingangsverarbeitung bereit. Der direkte Import ihrer Rechnungsdaten aus dem SAP-System in die Buchhaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, kostbare Ressourcen zu sparen.

Mit E-Invoicing-Systemen wie invoicefetcher lassen sich Rechnungen einfach und bequem elektronisch in Dokumentenmanagement-Systemen übertragen und dort übersichtlich verwaltet werden. Tschüss, Papierchaos, hallo Effizienz!

Zusammenfassung

„Wie können digitale Rechnungen an andere Systeme übergeben werden?“

Über entsprechende Schnittstellen können digitale Rechnungen aus E-Mails oder Kundenportalen in ein Dokumentenmanagement-System importiert werden. Im Anschluss an die Rechnungseingangsbearbeitung, können dann Belegbilder und -daten an andere Systeme, wie beispielsweise eine Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Wie kann Sie Amagno bei der digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützen?

Innerhalb einer Dokumentenmanagement Software wie Amagno, lassen sich digitale Geschäftsprozesse abbilden. So kann beispielsweise eine Rechnung den gesamten Rechnungseingangsprozess durchlaufen – angefangen bei der automatischen Erfassung der Rechnungsinhalte, über die Weitergabe an die entsprechenden Mitarbeiter, Übergabe der Buchungsdaten an externe Software (z.B. DATEV) und der abschließenden rechtskonformen Archivierung. So lassen sich die manuellen Bearbeitungsprozesse typischerweise um bis zu 80% reduzieren. Darüber hinaus wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, wo sich das Dokument gerade befindet und welche Änderungen durchgeführt wurden.

Entdecken Sie die Möglichkeiten

• Automatische Erfassung der Rechnungsinhalte
• Dokumente in Sekunden finden
• Stempel und Anmerkungen aufbringen
• Übergabe der Buchungsdaten per Mausklick
• E-Mail Benachrichtigungen (z.B. für Skonto)
• Zertifiziert nach IDW PS 880

Amagno Blog

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