Die Digitale Personalakte mittels Software realisieren

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Die Aufgaben einer Personalabteilung sind stark datenorientiert. Neben der Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten gehört auch das Versenden von Mitteilungen zu ihren Verantwortlichkeiten. Mit der Zeit führt dies zu einer erheblichen Ansammlung von Dokumenten und Unterlagen in Ordnern und Schränken. Diese Anhäufung ist nicht nur schwer zu überschauen, sondern führt auch zu einer Verschwendung von Ressourcen wie Papier, Raum, Zeit und somit Geld.

Genau hier soll die digitale Personalakte Abhilfe schaffen. Kein Papierkram und endlich eine bessere Übersicht über alle Personaldaten.

Alles zur Digitalen Personalakte im Kurz-Überblick:
  • Die digitale Personalakte unterscheidet sich inhaltlich nicht von der analogen Personalakte.

  • In digitaler Form sind Personalakten um ein Vielfaches sicherer als in Papierform.

  • Durch die Umstellung auf digitale Personalakten können Aktenordner und oft auch Büroflächen eingespart werden.

  • Wer in seinem Unternehmen schriftliche Dokumente digitalisieren möchte, kann sich von einem professionellen Scan-Dienstleister unterstützen lassen.

  • Bei einer Digitalen Personalakte haben nur die Personen Zugriff, die dazu berechtigt sind.

  • Durch die Cloud-Technologie ist die Digitale Personalakte von jedem Standort im Unternehmen abrufbar.

  • Digitale Personalakten sind ein wesentlicher Baustein auf dem Weg zum papierlosen Büro.

  • Nur wenige Akten müssen nach dem Scannen noch in Papierform aufbewahrt werden, z.B. Arbeitsverträge, Aufhebungs- und Abwicklungsverträge.

In diesem Artikel schauen wir uns die digitale Personalakte genauer an und untersuchen auch, wie man diese mit der passenden Software effizient verwalten kann.

Legen wir direkt los!

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Variante der herkömmlichen Papierakte. Der inhaltliche Umfang ist identisch, der Unterschied liegt lediglich in der Form. Sie enthält wie die herkömmliche Akte alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen über den Arbeitnehmer.

Mit dem fortschreitenden Trend zur Digitalisierung greifen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen zurück, und zwar in allen Bereichen. Im Bereich des Dokumentenmanagements kommt der digitalen Personalakte eine Schlüsselrolle zu. Sie dient als zentrales Ablagesystem, in dem wichtige Dokumente wie Arbeitszeugnisse oder Bewerbungsunterlagen in digitaler Form gespeichert werden.

Was sind die Gründe für den Einsatz einer digitalen Personalakte?

Die Einführung der digitalen Personalakte zielt in erster Linie darauf ab, die Arbeit der HR-Mitarbeiter zu erleichtern. Der Grund dafür liegt in den erheblichen Nachteilen von Papierakten: Sie kosten nicht nur viel Zeit bei der Erstellung und Pflege sowie bei der Suche nach bestimmten Informationen in Aktenschränken, sondern nehmen auch wertvollen Büroraum ein. Oft sind Dokumente nicht mehr auffindbar, weil sie falsch abgelegt wurden oder gar verloren gegangen sind.

Digitale Personalakten bieten dagegen viele Vorteile. Sie sind weniger verlustanfällig, da sie zentral gespeichert werden. Außerdem ermöglicht die digitale Lösung die Automatisierung vieler Routineaufgaben, was die Effizienz der Arbeitsabläufe in der Personalabteilung steigert. Dadurch bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit für andere, wertschöpfende Tätigkeiten. Ein weiterer Vorteil digitaler Akten ist, dass sie keinen physischen Platz beanspruchen, da keine Aktenschränke erforderlich sind.

Kleines Beispiel für den Einsatz einer digitalen Personalakte

Wenn ein Mitarbeiter Kopien seiner letzten drei Gehaltsabrechnungen benötigt, muss er diese nicht mehr in der Personalabteilung anfordern. Stattdessen kann er die benötigten Dokumente direkt aus seiner digitalen Personalakte herunterladen.

Hochwertige Dokumentenmanagementsysteme integrieren eine solche digitale Personalakte nahtlos. Sie ermöglichen auch die Verknüpfung mit anderen Systemen im Unternehmensnetzwerk, wie zum Beispiel der Lohnbuchhaltung oder der Personalverwaltung. Das Ergebnis ist ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf Informationen mit nur wenigen Mausklicks ohne langes Suchen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung auf digitale Personalakten zu erheblichen Platz-, Zeit- und damit auch Kosteneinsparungen für das Unternehmen führt.

Die Vorteile einer digitalen Personalakte ím Überblick

  • Zeit- und damit Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Personalakten

  • Teure Archivflächen werden überflüssig; zusätzlicher Raumgewinn im Unternehmen

  • Prozessoptimierung erfolgt abteilungsübergreifend

  • Analysen für weitere Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen auf Knopfdruck möglich

  • Hohe Sicherheit durch intelligentes Rechtesystem

  • Vereinfachte Verwaltung von Aufbewahrungspflichten

  • Versionierung von geänderten Dokumenten

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass elektronische Personalakten einen schnellen, sicheren und effizienten Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterdaten ermöglichen. 

Die Flexibilität bei der Gestaltung von Struktur und Inhalt der digitalen Personalakte ermöglicht es Personalverantwortlichen, die Aktenführung optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Mit der Einführung einer elektronischen Personalakte leisten Unternehmen einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung ihrer Prozesse, verbessern ihre Wettbewerbsfähigkeit und schaffen eine solide Basis für zukünftiges Wachstum.

Wie sieht die digitale Personalakte aus?

Digitale Personalakten umfassen alle Dokumente, die auch in herkömmlichen Personalakten auf Papier zu finden sind. Diese Dokumente sind für das Arbeitsverhältnis von wesentlicher Bedeutung, wobei das Unternehmen selbst festlegt, welche Dokumente dies genau sind. Einige Dokumente sind jedoch standardmäßig in allen digitalen Personalakten enthalten:

Neben Dokumenten enthält eine Personalakte auch Notizen. Diese stammen in der Regel vom Geschäftsführer, dem Abteilungsleiter oder den Kollegen aus der HR. Alles in allem enthält eine digitale Personalakte nur jene Informationen, die ein Mitarbeiter auch einsehen darf. Schließlich hat der Mitarbeiter das Recht, Einblick in seine Personalakte zu nehmen. In einer Personalakte finden sich unter anderem folgende Dokumente, Unterlagen und Einträge:

  • Abmahnungen

  • Schul- bzw. Unizeugnisse

  • Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Foto)

  • Gehaltsentwicklung

  • Gesundheitsausweis (bei Beschäftigung im Lebensmittelbereich)

  • Mitarbeiterbeurteilungen

  • Lohnsteuerkarte

  • Personalstammdaten (Adresse, Geburtsdatum, etc.)

  • Kopien von amtlichen Urkunden

  • Sozialversicherungsnachweis

  • Zwischen- und Endzeugnisse

  • Weiterbildungsnachweise (Zertifikate, Teilnahmebestätigungen)

  • Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag)

  • Beförderungen

  • Schriftverkehr

  • Polizeiliches Führungszeugnis

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Bei der Erstellung digitaler Personalakten werden Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt:

  • Digitalisierte Daten können über Schnittstellen aus anderen Systemen übernommen werden, sofern das neue System mit den bestehenden Anwendungen kompatibel ist.

  • Papierdokumente werden gescannt und in die digitale Personalakte eingefügt. Bei diesem ersten Schritt kann der Anbieter der digitalen Personalakte Hilfestellung leisten.

  • Handschriftliche Dokumente werden ebenfalls gescannt und ggf. mit Schrifterkennung (OCR) aufbereitet, bevor sie in die digitale Akte eingefügt werden. Dies ermöglicht eine durchsuchbare Digitalisierung auch handschriftlicher Dokumente.

  • Neue Dokumente werden von Anfang an für die digitale Personalakte erstellt und direkt in das Dokumentenmanagementsystem eingespeist.

Die Umstellung auf die digitale Personalakte vereinfacht somit das Dokumentenmanagement erheblich, spart Ressourcen und erhöht die Sicherheit im Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten.

Wie kann man am leichtesten von der Papierakte zur digitalen Personalakte wechseln?

Im Rahmen des digitalen Dokumentenmanagements trägt die Umstellung auf digitale Personalakten dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter, einfacher und damit standardisierter zu gestalten. Die Digitalisierung der Akten verbessert – wie bereits beschrieben – die Organisationsstruktur und ermöglicht ein schnelleres Auffinden der gesuchten Informationen. Durch die Beantwortung einiger wichtiger Fragen im Vorfeld wird die Einführung der digitalen Personalakte zu einem einfachen Unterfangen. Die folgenden Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte helfen Ihnen, diesen Prozess Schritt für Schritt erfolgreich umzusetzen.

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Schritt 1: Bedarfsanalyse und Planung

Beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse der spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Identifizieren Sie die rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen, die für die digitale Personalakte relevant sind. Legen Sie Ziele fest und erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Zeitrahmen, Budget und Verantwortlichkeiten.

Schritt 2: Auswahl eines DMS-Anbieters

Evaluieren Sie verschiedene Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) im Hinblick auf Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme und Datenschutzstandards. Wählen Sie einen Anbieter, der sowohl eine revisionssichere Archivierung ermöglicht als auch Unterstützung beim Import und der Kategorisierung von Dokumenten bietet.

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Schritt 3: Rollen- und Berechtigungskonzepte definieren

Definieren Sie klare Rollen und Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Personaldaten der Mitarbeiter haben. Dies ist entscheidend, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Schritt 4: Digitalisierung von Personalakten

Entscheiden Sie, ob die Digitalisierung intern oder durch einen professionellen Scan-Dienstleister erfolgen soll. Berücksichtigen Sie dabei den Umfang der zu digitalisierenden Akten und die technischen Voraussetzungen. Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Dienstleister datenschutzkonform arbeitet und eine hohe Qualität der Digitalisierung sicherstellt.

Schritt 5: Umsetzung und Testphase

Nach der Auswahl des DMS und der Digitalisierung der Personalakten beginnen Sie mit der Implementierung des Systems. Führen Sie umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Funktionen wie gewünscht funktionieren und die Daten korrekt übernommen werden. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung einer elektronischen Mitarbeiterakte?

Die Sicherheit sensibler Daten in Personalakten, sei es in Papierform oder in einer HR Software, hat höchste Priorität. Um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf diese Informationen haben, müssen digitale Personalakten durch zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Dies gilt insbesondere auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalbereich. Unsere Anforderungen an Softwarelösungen in Bezug auf Verschlüsselung, Datenübertragung und Zugänglichkeit sind daher besonders hoch. Durch die Implementierung verschiedener Benutzerrollen, Zugriffsrechte und Protokolle wird ein Höchstmaß an Sicherheit für die Personaldaten erreicht.

In Deutschland sind die Anforderungen an den Umgang mit elektronischen Daten in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geregelt. Diese Anforderungen umfassen die Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Daten.

Bei der Digitalisierung von Personalakten kommt es darauf an, dass die eingesetzten Verfahren alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen. Wie das am leichtesten geht, steht im nächsten Abschnitt!

Wie kann eine DMS-Software bei der digitalen Personalakte helfen?

Bei der Digitalisierung von Personalakten spielt eine DMS-Software eine entscheidende Rolle, da sie es Unternehmen ermöglicht, ihre Personalverwaltung effizienter und sicherer zu gestalten. Durch den Einsatz einer solchen Software können Personalakten elektronisch gespeichert, verwaltet und jederzeit schnell abgerufen werden. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch und spart physischen Speicherplatz, sondern verbessert auch die Zugänglichkeit und Sicherheit der Daten. Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen die gezielte Suche nach Dokumenten, während Berechtigungseinstellungen sicherstellen, dass sensible Informationen nur autorisierten Personen zugänglich sind.

Darüber hinaus unterstützt eine Dokumentenmanagement Software die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, indem sie eine sichere Archivierung und das rechtzeitige Löschen von Daten ermöglicht. Insgesamt trägt die Digitalisierung der Personalakte mit einer DMS-Software zur Effizienzsteigerung und zur Verbesserung des Datenschutzes bei und ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für die moderne Personalverwaltung.

Häufige Fragen und Antworten zur elektronischen Personalakte

Auch nach einer Kündigung dürfen Personalakten nicht sofort vernichtet oder gelöscht werden. Ehemalige Beschäftigte haben auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein gesetzliches Einsichtsrecht in ihre Personalakten. Dies beruht auf der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Innerhalb dieser Frist können ehemalige

Bestimmte Informationen, die die Privatsphäre der Mitarbeiter betreffen, sollten nicht in die digitale Personalakte aufgenommen werden. Dazu gehören persönliche Angaben wie

  • Hobbys

  • private Reiseziele

  • Beiträge in sozialen Medien

  • persönliche Vorlieben

  • Politische Ansichten

  • Religionszugehörigkeit (sofern nicht für steuerliche Zwecke relevant)

  • Medizinische Aufzeichnungen oder Behandlungsdetails

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