KI im Rechnungswesen – Mehr Effizienz für Unternehmen

Spätestens mit der Einführung der E-Rechnungspflicht zeigte sich, dass KI im Rechnungswesen mittlerweile fest verankert ist. Hier geht es nicht nur darum, sich zum Beispiel mit der Nutzung bestimmter Tools die Arbeitsabläufe zu erleichtern, sondern gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie KI in der Buchhaltung dafür sorgen kann, dass ein Unternehmen effizienter arbeitet und wie KI Technologien dabei helfen können, die Automatisierung in diesem wichtigen Bereich voranzutreiben.

Buchhaltungsaufgaben mithilfe von KI optimieren: Das sind die Vorteile!

In der Vergangenheit haben bereits viele Anwendungsbeispiele aus anderen Bereichen gezeigt, dass Künstliche Intelligenz (KI) dazu in der Lage ist, zu lernen. Vor allem dann, wenn die KI-Technologien auf qualitativ hochwertige Daten setzen können, zeigt sich dieser Effekt auf besonders beeindruckende Weise.

KI in der Buchhaltung bietet gleich mehrere Vorteile. Besonders überzeugend sind in der Regel die folgenden Argumente:

1. Künstliche Intelligenz hilft dabei, verschiedene Vorgänge innerhalb der Buchhaltung zu automatisieren. Das bedeutet, dass beispielsweise die Analyse verschiedener Daten deutlich weniger Zeit als früher in Anspruch nimmt. Zudem sind die entsprechenden Systeme weitaus weniger anfällig für Fehler. Typische Arbeitsschritte, die mit KI in der Buchhaltung ausgelagert werden können, sind die Datenerfassung beziehungsweise die Dateneingabe und die Buchung.
2. Wer sich auf die Analyse seiner Daten verlassen kann, hat die Möglichkeit, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Eine moderne KI-Lösung ist in diesem Zusammenhang unter anderem auch dazu in der Lage, ein wenig in die Zukunft zu blicken und Anzeichen für etwaige Trends zu erkennen. Daher spielt sie auch im Bereich „Risikomanagement“ eine entscheidende Rolle.
3. KI in der Buchhaltung kann dabei helfen, das Cashflow-Management eines Unternehmens zu verbessern – unter anderem deswegen, weil die hierzu nötigen Daten schneller zur Verfügung stehen.
4. „Welche Kunden zahlen besonders zuverlässig?“ – Auch hier genügen ein paar wenige Klicks, um diese Frage zu beantworten. Daher kann KI in der Buchhaltung unter anderem dabei helfen, Kundenbeziehungen besser zu verstehen.
5. Insgesamt hilft Künstliche Intelligenz dabei, so gut wie alle Prozesse, die im Rahmen der Buchhaltung in einem Unternehmen eine wichtige Rolle spielen, zu optimieren. Die Tools übernehmen umfassende Aufgaben, entlasten die Mitarbeitenden und stellen wichtige Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung.

Aufgrund dieser und weiterer Vorteile war es nur ein logischer Schritt, KI Tools mit dem Bereich der E-Rechnung zu verbinden.

Wie kann man Künstliche Intelligenz (KI) und E-Rechnungen miteinander verbinden?

Wer E-Rechnungen und KI miteinander verknüpfen und maximal profitieren möchte, stößt schnell auf den Bereich der Automatisierung. Auf dieser Grundlage ist es für Buchhalter und Finanzteams unter anderem möglich, Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen. Hinzu kommt: Weil die Daten, die KI-Systeme liefern, in vielen Situationen sehr verlässlich sind, ergibt sich aus ihnen eine fundierte Grundlage für Entscheidungen. 

Die folgende Auflistung zeigt, welche Aufgaben KI im Rechnungswesen übernehmen kann. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Beispiele. Das bedeutet: Aufgrund der Tatsache, dass Künstliche Intelligenz dazu in der Lage ist, sich an bestehende Systeme anzupassen und immer mehr dazuzulernen, sind in Zukunft noch weitere Einsatzbereiche denkbar.

Eine Automatisierung im Bereich der Rechnungsprüfung

Sind alle Pflichtangaben enthalten? Ist die Rechnung formell richtig gestellt? Stimmen die berechneten Artikel und die Aufführung auf der Rechnung überein? Diese und weitere Fragen lassen sich schnell mithilfe von KI beantworten. Hieraus ergibt sich – gerade bei einer hohen Anzahl an Dokumenten, die zum Beispiel miteinander verglichen werden sollen – eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis.

Automatisch kontieren lassen

Damit eine Rechnung innerhalb der Buchhaltung korrekt gebucht werden kann, braucht es eine korrekte Kontierung. Auch hier kann Künstliche Intelligenz behilflich sein. Die einzelnen Mitarbeitenden in den Finanzteams werden somit merklich entlastet und die Aufgaben, die im Rahmen des Buchungsprozesses anfallen, werden schneller abgearbeitet.

Eine weitestgehend genaue Vorhersage der künftigen Entwicklung

Viele moderne KI-Tools sind dazu in der Lage, finanzielle Entwicklungen – zumindest bis zu einem gewissen Grad – vorherzusagen. Hierzu nutzen sie die Daten der Vergangenheit. Wer dementsprechend wissen möchte, wann welche Zahlungen aller Voraussicht nach eintreffen werden, wirft einen Blick auf die entsprechenden Auflistungen.

Ein Blick auf die oben genannten Einsatzbereiche zeigt, dass es für Buchhalter und Finanzteams vor allem mit Hinblick auf Routineaufgaben möglich ist, sich zu entlasten. Und aufgrund der aktuellen Entwicklung und der mit ihr verbundenen Nachfrage ist es wahrscheinlich, dass sich hier in Zukunft noch viel verändern wird. Ziel dürfte es weiterhin sein, Tätigkeiten rund um Ausgabenmanagement, Finanzanalysen und Dateneingabe noch weiter in die Hände von KI zu legen, um sich auf andere Aufgaben fokussieren zu können.

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Worauf Sie achten und was Sie vermeiden sollten

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Worauf sollte man achten, wenn man KI in der Buchhaltung einführen möchte?

Die Einführung und der Einsatz von KI in der Buchhaltung müssen nicht kompliziert sein. Dennoch ist es natürlich wichtig, sich mit den entsprechenden Herausforderungen auseinanderzusetzen und – gerade bei der Implementierung – auf eine möglichst effiziente Strategie zu achten.

Die folgenden Tipps helfen, wenn es darum geht, Buchhaltungsprozesse rund um den Rechnungseingang zu digitalisieren und auf der Grundlage von KI für mehr Genauigkeit zu sorgen:

1. Die Qualität der Daten sicherstellen.
   Hierbei handelt es sich um eines der Details, die leider immer wieder vergessen werden. Damit Künstliche Intelligenz genau die Unterstützung liefert, die von ihr erwartet wird, ist es wichtig, sich auf qualitativ hochwertige Daten verlassen zu können. Dies bedeutet unter anderem, dass die entsprechenden Informationen gut lesbar und vollständig sein müssen.
2. Für eine unkomplizierte Integration sorgen.
   Die gute Nachricht ist, dass es kein Problem darstellt, KI-Lösungen im Nachhinein in die Buchhaltung eines Unternehmens zu integrieren. Damit genau das jedoch bestmöglich gelingt, ist es wichtig, auf Tools zu setzen, die mit dem bestehenden System kompatibel sind.
3. Mitarbeitende frühzeitig informieren und schulen.
   Durch den Einsatz von KI kann sich der Alltag eines Menschen, der zum Beispiel in der Buchhaltung arbeitet (und der die klassischen Buchhaltungsprozesse gewohnt ist) deutlich verändern. Daher ist es wichtig, sich Zeit für die Einführung der entsprechenden Systeme zu nehmen, Herausforderungen zu erkennen und den betroffenen Personen dabei zu helfen, ein gewisses Verständnis zu entwickeln. Die Mitarbeitenden sollten die Chance haben, die Themen, die sie interessieren, anzusprechen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass dem möglichst unkomplizierten Einsatz von KI in der Buchhaltung so gut wie nichts im Wege steht und Fehler von vornherein vermieden werden können.
4. Den Bereich Datenschutz nicht vernachlässigen.
   Selbstverständlich ist es unerlässlich, auch bei der Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen die jeweils aktuellen Vorgaben zum Thema Datenschutz zu berücksichtigen. Hierzu sollte auch der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens geschult werden.

Wie kann ein Dokumentenmanagement System im Rechnungswesen helfen?

Verantwortliche in Unternehmen, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, das Rechnungswesen zu optimieren, haben in einem modernen Dokumentenmanagement System (DMS) die passende Lösung gefunden. So ist es auf der Grundlage eines DMS möglich, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung bis zur Archivierung – effizient zu verwalten.

Die jeweiligen Lösungen sind dazu in der Lage, alle relevanten Dokumente wie:

• Rechnungen
• Verträge
• Belege digital zu erfassen und zu speichern.

Der manuelle Aufwand, der ansonsten für Tätigkeiten, wie die Dokumentenablage und -suche aktuell geworden wäre, entfällt. Dank der zentralen Speicherung der Rechnungen, zum Beispiel auf der Basis einer Cloud-Lösung, können alle Mitarbeiter des Rechnungswesens schnell auf Unterlagen zugreifen – unabhängig davon, ob sie sich gerade an ihrem Arbeitsplatz oder im Homeoffice befinden.

Hinzu kommt: Ein DMS ermöglicht die Implementierung von Workflows. Auf dieser Grundlage kann unter anderem eine automatische Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten sichergestellt werden. Die einzelnen Arbeitsschritte werden somit nicht nur schneller ausgeführt, sondern erweisen sich auch insgesamt als transparenter. Zu guter Letzt sorgt die digitale Archivierung für eine rechtssichere Aufbewahrung der Dokumente und erleichtert es den Unternehmen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

KI, die Buchhaltung und ein Blick in die Zukunft

Spätestens die Einführung der E-Rechnungspflicht und die mit ihr verbundenen Prozesse dürften dafür gesorgt haben, dass sich viele Unternehmen fragen, welche Vorteile Künstliche Intelligenz, KI-Tools unter anderem auch im Bereich der Buchhaltung mit sich bringen können. Auch Kleinunternehmen sind von der Digitalisierung betroffen.

Schnell zeigt sich, dass es möglich ist, viele Aufgaben mithilfe einer Automatisierung noch weiter zu optimieren, Zeit zu sparen und so letztendlich auch die Mitarbeitenden zu entlasten. Unter anderem aufgrund:

• der Zeitersparnis, die mit dem Einsatz von KI im Rechnungswesen verbunden ist
• der Möglichkeit, mithilfe der KI-Systeme und der Automatisierung Fehler zu vermeiden
• der Chance, Entwicklungen schneller zu erkennen und fundierte Entscheidungen treffen zu können,

ergibt sich für Unternehmen, die hier frühzeitig ansetzen, ein gesteigerter Wettbewerbsvorteil. Daher ist es definitiv sinnvoll, sich frühzeitig mit dem Thema „Digitalisierung“ auseinanderzusetzen, Routineaufgaben auszulagern und Buchhaltungsprozesse zu optimieren. 

Wer das Potenzial, das KI-Systeme gerade im Bereich der Buchhaltung mit sich bringen, erkannt hat, stellt schnell fest, dass es hier nicht nur darum geht, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Vielmehr spielt KI in der Buchhaltung für all die Unternehmen eine wichtige Rolle, die Prozesse optimieren, Aufgaben auslagern und die Herausforderungen der Zukunft gezielt angehen wollen.

Amagno Business AI hilft Ihnen weiter, wenn es darum geht, Dokumente und Prozesse auf moderne Weise zu verwalten und produktiver zu werden.

FAQ

Wie genau funktioniert die automatische Datenerfassung durch KI?

Die automatische Dateneingabe durch KI basiert auf dem Einsatz fortschrittlicher Technologien wie Machine Learning (ML), Deep Learning, Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR). Die entsprechende Technologie sorgt dafür, dass Daten aus unstrukturierten Dokumenten erkannt und zusammengetragen werden.

Wie sicher ist die automatische Dateneingabe durch KI?

Die automatische Dateneingabe durch KI gilt als vergleichsweise sicher. So sind die verschiedenen Systeme dazu in der Lage, Daten kontinuierlich zu überwachen und zu analysieren, um potenzielle Bedrohungen frühzeitig zu erkennen. 

Warum setzen so viele Unternehmen auf KI in der Buchhaltung?

Nicht nur aufgrund der E-Rechnungspflicht nutzen immer mehr Unternehmen die Möglichkeiten, die mit KI-Tools verbunden sind. KI-Systeme helfen dabei, die Effizienz zu steigern, übernehmen viele Aufgaben und erleichtern die Arbeit auf der Grundlage einer überzeugenden Genauigkeit und (oft) niedrigen Kosten.