Wie die Digitalisierung Kleinunternehmen verändert: Chancen, Möglichkeiten und Tipps

Wer sich ein wenig genauer mit Themen wie Digitalisierung und Transformation auseinandersetzt, stellt oft schnell fest, dass sich im Vergleich zu der Zeit vor der Corona Pandemie viel getan hat. Unter anderem haben Lockdown, Kontaktsperren und Ähnliches dafür gesorgt, dass sich unter anderem viele kleine und mittlere Unternehmen mit ihrer ganz persönlichen Digitalisierungsstrategie auseinandergesetzt haben.

Aber welche Auswirkungen hat die digitale Transformation eigentlich genau? Welche Technologien sind wichtig? Und wie können unter anderem auch kleine Unternehmen von einem gesteigerten Digitalisierungsgrad profitieren?

Warum sollten kleine und mittlere Unternehmen Ihre Digitalisierungsstrategie überdenken?

Viele kleine und mittlere Unternehmen, die die Herausforderung „Transformation“ nicht annehmen möchten, begehen aller Voraussicht nach einen großen Fehler. Möglicherweise stehen einige Verantwortliche, die ein KMU leiten, dem Thema etwas skeptisch gegenüber, weil das Wort „Digitalisierung“ über einen langen Zeitraum hinweg negativ behaftet war? Immerhin fürchteten viele Menschen, aufgrund von Digitalisierungsprojekten und einem hohen Digitalisierungsgrad, ihre Arbeit zu verlieren.

Hierbei geriet in der Vergangenheit immer wieder in Vergessenheit, dass die Digitalisierung etlichen Unternehmen Vorteile bietet – unter anderem auch dem Mittelstand. Immerhin kann die passende Digitalisierungsstrategie einem KMU ebenfalls dabei helfen, seinen Fokus neu auszurichten und Prozesse zu optimieren.

Was versteht man unter „Digitalisierung“?

Obwohl die Technologien, die mit Hinblick auf die Herausforderungen rund um Digitalisierung und deren Umsetzung relevant werden, teilweise sehr komplex sind, ist es vergleichsweise einfach, das Prinzip, das sich hinter der Digitalisierung verbirgt, zu erklären.

Hier geht es darum, ehemals analoge in digitale Daten umzuwandeln. Ein typisches Beispiel: In einem Büro, in dem es früh noch üblich war, zum Beispiel in den 1980er Jahren alles per Schreibmaschine zu tippen, gehört heute der Einsatz von modernen Technologien rund um Computer, andere Geräte und digitale Inhalte zum Standard.

Besonders auffällig ist es in diesem Zusammenhang, dass es die Digitalisierung in vielen Branchen in Deutschland geschafft hat, sich insofern durchzusetzen, als dass nahezu 100 Prozent erreicht wurden. In manchen Branchen sind die Digitalisierungspotenziale jedoch noch deutlich höher.

Digitalisierung: Betriebe können von modernen Tools profitieren

Wer sich als Verantwortlicher in einem KMU mit den Voraussetzungen und Informationen rund um die digitale Arbeitswelt auseinandergesetzt hat, erkennt schnell, dass es viel Zeit und Mühe kosten kann, die nötigen Technologien in die unternehmensinternen Prozesse zu integrieren.

Zahlreiche Firmen wissen daher moderne Lösungen zu schätzen, auf deren Basis sie nicht nur von rechtlicher Sicherheit, sondern zudem von einem gesteigerten Digitalisierungsgrad profitieren können.

Die Lösungen von Amagno überzeugen hierbei auf unterschiedlichen Ebenen. Über das All-In-One Dokumentenmanagement ist es möglich, verschiedene Arbeitsbereiche rund um:

• Dokumentenmanagement
• Rechnungsverarbeitung
• Vertragswesen
• Personalmanagement

Egal, ob im Kleinunternehmen, im Kleinstunternehmen oder im Mittelstand: Die Zeiten, in denen sich eine Abteilung noch über hohe Papierstapel ärgern musste, sind vorbei!

Mit den passenden Strategien in der Hinterhand fällt es leichter, den Herausforderungen, die mit dem Thema „Digitalisierung“ verbunden sind, zu begegnen. Die entsprechenden Daten werden in der Amagno Business Cloud Lösung abgespeichert und können bei Bedarf innerhalb weniger Augenblicke abgerufen werden.

Weitere Chancen für die Arbeitswelt: Wie Digitalisierung deutschen Unternehmen helfen kann, weitere Geschäftsmodelle zu entdecken

Die Digitalisierung eines Unternehmens befindet sich in der Regel im Wandel. So ist es auf ihrer Basis und unter ihrem Einsatz oft möglich, mitunter neue Geschäftsmodelle zu erschließen. Das bedeutet: Wer Prozesse nicht nur optimiert, sondern einen Blick über den Tellerrand wagt, eröffnet sich selbst gegebenenfalls sogar neue Horizonte. Dementsprechend verwundert es nicht, warum unter anderem viele Experten nicht nur von der Digitalisierung, sondern vielmehr von einer digitalen Transformation sprechen, die sich in einem kontinuierlichen Wandel befindet.

Bereiche, die von den verschiedenen Entwicklungen in der Regel besonders stark betroffen sind, sind unter anderem:

• allgemeine Geschäftsmodelle
• die Organisation im Unternehmen
• individuelle Abläufe
• unternehmensinterne Prozesse.

Basierend auf den nötigen Strategien und der dazugehörigen Technologien haben Betriebe die Chance, das Maximum aus ihren Möglichkeiten herauszuholen.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung KMU und ihren Beschäftigten?

Weder Kleinunternehmen noch etwas größere Betriebe sollten mit Hinblick auf die Umsetzung ihrer Digitalisierungsmaßnahmen Kompromisse eingehen. 

Denn: Die Vorteile, von denen kleine und mittlere Unternehmen hierbei profitieren können, zeigen sich auf unterschiedlichen Ebenen.

Besonders überzeugend sind in der Regel die folgenden Argumente:

• Unternehmen, die Informationen digital speichern, sichern alle Daten an einem Ort. Besagte Daten können dann, auf der Basis moderner Cloud Lösungen, quasi von überall aus abgerufen werden. Hierzu braucht es nur ein entsprechendes Endgerät und eine stabile Internetverbindung.
• Die Mitarbeiter der entsprechenden Unternehmen haben die Möglichkeit, schneller auf Anfragen von Kunden zu reagieren und können dementsprechend ihren Kundenservice verbessern. Denn: Alle Daten, die zu einem Kunden wichtig werden, werden ganz einfach abgespeichert. Egal, bei welchem Ansprechpartner: Der Kunde wird optimal betreut.
• Die Digitalisierung eines Unternehmens ist mit einem hohen Maß an Effizienz verbunden. Besonders praktisch ist es in diesem Zusammenhang, dass sich zahlreiche Abläufe automatisieren lassen. Hier reicht in der Regel ein bestimmtes Ereignis, um weitere Prozesse anzustoßen – ohne, dass sich Mitarbeiter explizit einbringen müssten. Besondere Vorteile ergeben sich unter anderem im Bereich des Forderungsmanagements. Wer zum Beispiel Mahnungen automatisiert aus dem System verschicken kann, spart Zeit.
• Mithilfe unterschiedlicher Digitalisierungsmaßnahmen kann der Mittelstand seine Produktion mitunter deutlich vorantreiben und einzelne Schritte optimieren. Je besser die einzelnen Bereiche aufeinander abgestimmt sind, desto eher greift alles ineinander und desto eher lassen sich mitunter Kosten sparen.
• Digitalisierung spielt mit Hinblick auf Marketingmaßnahmen ebenfalls eine wichtige Rolle. So gut wie jedes Unternehmen setzt heutzutage auf eine aussagekräftige Homepage oder Newsletter. Hierbei handelt es sich um eine hervorragende Möglichkeit für KMU, sich aus der Masse der anderen Mitbewerber abzuheben – unabhängig davon, ob es darum geht, ein bestimmtes Produkt oder eine Beratung zu verkaufen.
• Zu guter Letzt können Maßnahmen aus dem Bereich der Digitalisierung einem KMU dabei helfen, nachhaltiger zu werden. Immerhin geht es hier nicht darum, Rechnungen und Verträge auszudrucken. Vielmehr handelt es sich bei einem wachsenden Digitalisierungsgrad um eine hervorragende Chance, dem Traum vom „papierlosen Büro“ ein wenig näher zu kommen.

Was erwarten Kunden von modernen Unternehmen?

Aufgrund der Tatsache, dass es mittlerweile zahlreiche Unternehmen in Deutschland gibt, die Teil der digitalen Bewegung geworden sind und dementsprechend hohe Standards erfüllen, haben zahlreiche Kunden hohe Ansprüche. 

Zudem wissen etliche Verbraucher nicht nur eine transparente Preisstruktur und die mit ihr verbundenen Angebote zu schätzen. Es gibt durchaus noch weitere Faktoren, die den deutschen Kunden wichtig sind, wenn sie sich an Unternehmen aus dem Mittelstand wenden. Werden die jeweiligen Ansprüche nicht erfüllt, haben viele kein Problem damit, zur Konkurrenz zu wechseln.

Eine individuelle Beratung

Nicht jedes Produkt und jeder Prozess ist selbsterklärend. Auch Stammkunden haben hin und wieder Fragen, in deren Zusammenhang sie nicht lange auf eine Antwort warten möchten. Unternehmen, die es hier schaffen, schnell zu antworten, können sich vom Rest der Mitbewerber abheben.

Regelmäßige Rückmeldungen

Zahlreiche Kunden wissen ein hohes Maß an Transparenz zu schätzen. Egal, ob es darum geht, in Erfahrung zu bringen, wann ein Paket eintreffen wird oder welcher Bearbeitungsstatus gerade aktuell ist: Wer die entsprechenden Informationen schnell selbst (oder über den Kundenservice) abrufen kann, findet oft schnell das, was er sucht und dürfte sich zu einer hohen Wahrscheinlichkeit beim nächsten Mal wieder für das betreffende Unternehmen entscheiden.

Verschiedene Zahlungsoptionen

Nicht jeder besitzt eine Kreditkarte. Umgekehrt ist nicht jeder dazu bereit, seine Bankverbindung über das Internet anzugeben. Dementsprechend gilt es, im Idealfall möglichst viele Menschen abzuholen. Auch hier helfen die Möglichkeiten der Digitalisierung weiter. Wo es früher noch nötig war, ausschließlich vor Ort einzukaufen und in bar zu zahlen, sind die Optionen deutlich vielseitiger geworden.

Zuverlässigkeit und eine gute Erreichbarkeit

Egal, ob Kunden teure oder vergleichsweise günstige Produkte kaufen: Ein Unternehmen sollte immer zuverlässig sein. An dieser Stelle wird eine gute Erreichbarkeit relevant. Oder anders: Es muss keine Schande sein, einen Liefertermin zu verschieben. Wichtig ist es jedoch, den Kunden auf dem Laufenden zu halten.

Schritt für Schritt zum digitalen Ergebnis: Wie wird der Mittelstand digital?

Aktuelle Unternehmensdaten verschiedener Betriebe zeigen, dass bereits viele Unternehmen den Weg in Richtung Digitalisierung eingeschlagen haben. 

Doch keine Sorge! Auch, wenn Sie sich im Zuge Ihrer täglichen Arbeit noch keine Gedanken darüber gemacht haben, in welcher Form Sie Ihr Umfeld digitaler werden lassen können, ist es natürlich noch nicht zu spät! Die folgenden Schritte zeigen Ihnen auf, wie Sie am besten – unabhängig von der Branche – vorgehen.

Nehmen Sie Ihre aktuellen Prozesse unter die Lupe

Im ersten Schritt sollten Sie sich Gedanken darüber machen, inwieweit ein Teil Ihrer Arbeitswelt möglicherweise schon digital geworden ist. Danach zeigt sich schnell, wo noch Luft nach oben ist.

Legen Sie Ziele für Ihr Unternehmen fest

Welche Ziele möchten Sie bis wann erreichen? Möchten Sie Ihre Buchhaltung mithilfe digitaler Lösungen optimieren? Oder lieber im Bereich „Personal“ anfangen? Unternehmen, die einen genauen Plan erstellen, können etwas mehr Struktur in ihre Digitalisierungsmaßnahmen bringen.

Begeben Sie sich auf die Suche nach den passenden Lösungen für Ihren Anspruch

Mittlerweile gibt es einige praktische Lösungen, die sich an Unternehmen aus dem Mittelstand richten. Amagno setzt in diesem Zusammenhang hohe Standards. Hierbei handelt es sich um eine All-In-One Lösung, die es Ihnen ermöglicht, verschiedene Bereiche zu digitalisieren und miteinander zu verbinden. Gleichzeitig sorgen individuelle Einstellungsmöglichkeiten dafür, dass Sie das Tool auf der Basis ihrer persönlichen Standards nutzen können.

Involvieren Sie Ihre Beschäftigten

Hierbei handelt es sich um einen Punkt auf der To-Do-Liste, den viele Unternehmen aus dem Mittelstand leider unterschätzen. Dennoch gilt natürlich, dass alle Beschäftigten, die in den jeweiligen Bereichen tätig sind, wissen sollten, was sie tun. Dementsprechend gilt es, Mitarbeiter in die entsprechenden Abläufe zu integrieren und ihnen aufzuzeigen, wie sie die entsprechenden Tools nutzen können.

Moderne Digitalisierung basiert auf vier Säulen

Moderne Digitalisierungsmaßnahmen sind mittlerweile zu einem wichtigen Bestandteil der Wirtschaft geworden und dementsprechend nicht mehr wegzudenken. Dennoch und trotz komplexer Systeme ist es möglich, die Bestrebungen rund um automatisierte, digitale Abläufe auf vier Hauptbereiche beziehungsweise Hauptziele herunterzubrechen:

• der Fokus auf den Kunden
• Technologien, die Prozesse merklich erleichtern
• die Analyse von Daten und Informationen, die dabei hilft, besser zu werden
• ein hoher Anspruch an das Thema „Sicherheit“.

Kleinunternehmen und Unternehmen aus dem Mittelstand können gut beraten sein, sich diese Ziele immer wieder vor Augen zu führen und sollten gleichzeitig im Hinterkopf behalten, dass Digitalisierung ein Marathon und kein Sprint ist. Daher ist es umso wichtiger, up-to-date zu bleiben.

Fazit

Wenn der Mittelstand digital wird, gilt es, verschiedene Faktoren zu beachten. Zweifelsohne bieten moderne Technologien zahlreiche Vorteile – nicht nur den jeweiligen Unternehmen, sondern gleichzeitig auch ihren Kunden. Hier treffen optimierte Abläufe, eine individuelle Beratung und ein hohes Einsparpotenzial direkt aufeinander.

Wer die Vorteile der Digitalisierung optimal für sich nutzen möchte, sollte sich und seine Mitarbeiter nicht nur sensibilisieren, sondern natürlich auf die passenden Tools setzen können. All-in-one Lösungen, wie zum Beispiel unsere Amagno Business Cloud, helfen dabei, so gut wie alle Abläufe eines Unternehmens, die sich digitalisieren lassen, unter einem Dach zu vereinen, Daten innerhalb kurzer Zeit abzurufen und somit die hohen Ansprüche der Kunden zu erfüllen.

Zudem sorgen hier regelmäßige Updates dafür, dass sich kein Nutzer selbst mit neuen Vorgaben rund um Sicherheit, Speichern und Co. auseinandersetzen muss.