Digitaler Rechnungseingang – Zukunft der Buchhaltung

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„Zeit ist Geld“ – das sagte schon Benjamin Franklin in seinem Essay „Advice to a Young Tradesman“ im Jahr 1748. Und auch heute, 275 Jahre später, scheint diese Aussage aktueller denn je zu sein. Denn je effizienter wir arbeiten und je weniger Fehler machen, desto produktiver und erfolgreicher können wir sein. Glücklicherweise gibt es mittlerweile Software-Lösungen, die uns dabei unterstützen können, unsere Prozesse zu optimieren und Kosten senken. 

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren viele Branchen revolutioniert und auch in der Buchhaltung macht sie sich durch immer mehr bemerkbar. Eine der wichtigsten Neuerungen ist dabei der digitale Rechnungseingang. Doch was verbirgt sich dahinter und welche Vorteile bietet er für Unternehmen?

 Die wichtigsten Vor & Nachteile des digitalen Rechnungseingangs im Überblick 

+ Eine höhere Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess. 

+ Schnellere Bearbeitungszeiten und eine Reduktion der Fehleranfälligkeit.

+ Effiziente Workflows und Kosten einsparung

Es sind jedoch Kosten für eine DMS-Software zu berücksichtigen.

Alt bekannt ist, dass Unternehmen ihre Rechnungen zunächst traditionell auf Papier ausdrucken, ehe sie sie manuell erfassen. Dabei muss die Rechnung zunächst sortiert, abgelegt und dann von einem Mitarbeiter manuell ins Buchhaltungssystem eingegeben werden.

Diese Prozesse sind zeitaufwändig und fehleranfällig.

Zudem können wichtige Informationen verloren gehen, wenn Papierrechnungen abhandenkommen. Der digitale Rechnungseingang automatisiert diesen Prozess, was ihn schließlich auch vereinfacht. Unternehmen erfassen ihre Rechnungen elektronisch und übertragen sie direkt ins Buchhaltungssystem oder in ein Dokumentenmanagement-System.

Dadurch entfällt das mühsame Sortieren und Abheften von Papierbelegen. Die erfassten Daten werden automatisch weiterverarbeitet, was die Bearbeitungszeit von Rechnungen deutlich verkürzt und auch die Fehleranfälligkeit minimiert.

Welche Probleme bringen altmodische Prozesse mit sich?

Wer weiterhin auf Papierrechnungen setzen möchte, muss sich damit abfinden, mit einigen Herausforderungen klarkommen zu müssen.

  1. Papierrechnungen sind nicht überall verfügbar. Wenn Sie zum Beispiel auf Geschäftsreise sind und eine Frage zu einer Rechnung bekommen, haben Sie keine Chance, auf eine Papierrechnung zuzugreifen – bei digitalen Rechnungen ist das anders.
  2. Unternehmen müssen ihre elektronischen Rechnungen genauso wie Papierrechnungen archivieren. Dabei gilt es, die Rechnungen als digitale Datei in ihrem Originalformat aufzubewahren. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungen über den gesamten Archivierungszeitraum gewährleistet ist. Eine zertifizierte Archivierungslösung kann bspw. Unternehmen bei der Aufbewahrung ihrer Dokumente unterstützen.

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Die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs – Effizienter Wind in der Buchhaltung

Der digitale Rechnungseingang bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über das Einsparen von Papier und Porto hinausgehen. So ermöglicht er beispielsweise eine höhere Transparenz und Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess. Der Status einer Rechnung kann jederzeit eingesehen werden, was für eine schnellere Abwicklung sorgt. Zudem wird eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ermöglicht, da die Informationen zentral und für alle zugänglich sind.

#1 Alle Rechnungen an einem Ort

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, alle relevanten Informationen zu einer Rechnung zentral zu speichern. Dadurch kann jedes Unternehmen jederzeit auf alle relevanten Daten zugreifen und beispielsweise bei Rückfragen schnell Antworten finden. Die Daten können auch für eine Analyse und Optimierung des Rechnungsprozesses genutzt werden. Hier kann ein digitales Dokumentenmanagement-System helfen, den gesamten Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren.

#2 Automatisierte Genehmigung und Freigabe

Es erfasst nicht nur die Rechnungen, sondern kann auch die Prüfung, Genehmigung und Freigabe von Rechnungen automatisch steuern. So können Rechnungen beispielsweise automatisch an die zuständige Person zur Prüfung weitergeleitet werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

#3 Kein manuelles Mahnwesen mehr

Zudem kann man dem manuellen Mahnwesen ade sagen: Die Belege werden den Zahlungen automatisch zugeordnet. Bleibt eine Rechnung offen, informiert Sie das System rechtzeitig. So wissen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer genau, was noch bezahlt werden muss und was bereits erledigt ist.

So vermeiden Sie nicht nur Mahngebühren, sondern verbessern auch die Liquiditätsplanung in Ihrem Unternehmen: Dank des digitalen Rechnungseingangs werden Zahlungen also effizienter abgewickelt und damit die Liquiditätsprognosen zuverlässiger.

#4 Es wirkt dem Fachkräftemangel entgegen

Ein weiterer Vorteil, den man oft vergisst: Der digitale Rechnungseingang wirkt dem Fachkräftemangel entgegen. Wie soll das gehen, fragen Sie sich.

Mittlerweile ist es auch schwieriger geworden, qualifizierte Fachkräfte für die Buchhaltung zu finden. Wenn man nun das Rechnungswesen vollständig digitalisiert, lässt sich dieser Engpass zumindest bis zu einem gewissen Grad umgehen.

Das bedeutet, dass Sie dort, wo Ihnen die Fachleute fehlen, mit der neuesten Software unterstützt werden können. Der große Vorteil ist, dass die Software schnell aktualisiert werden kann, so dass Sie auch bei Gesetzesänderungen auf dem neuesten Stand bleiben.

Außerdem lässt sich die Verarbeitung von Rechnungen in einem digitalen Rechnungseingang leicht automatisieren.

Insgesamt bietet der digitale Rechnungseingang in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Die Arbeitsprozesse werden vereinfacht, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Fehleranfälligkeit minimiert. Zudem wird eine höhere Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess erreicht, was dazu beiträgt, dass Unternehmen in einem hart umkämpften Marktumfeld wettbewerbsfähig bleiben und Kosten sparen können.

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Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang?

Die digitale Rechnungsverarbeitung bezieht sich auf Dokumente, die das Unternehmen in digitaler Form erreichen. Die Anzahl der elektronischen Eingangsrechnungen könnte erhöht werden, indem eingehende analoge Rechnungen gescannt und damit digitalisiert werden. Dies ist wirtschaftlich sinnvoll, wenn der Rechnungseingangsprozess vollständig digitalisiert wird.

Digitaler Rechnungseingang Funktionsweise 1 560x363 - Digitaler Rechnungseingang - Zukunft der Buchhaltung

Wie ist der Ablauf in der Regel?

  1. Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen über elektronische Kommunikationswege in digitaler Form. Meistens als PDF-Dokument, das an einer E-Mail hängt.
  2. Die elektronische Eingangsrechnung wird in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert und dem Dokument wird ein Schlagwort zugeordnet.
  3. Die Rechnung wird auf elektronischem Wege in digitaler Form an die Stellen versandt, die eine Freigabe erteilen müssen. Bei mehreren Stellen kann dies parallel erfolgen.
  4. Die Freigabedaten werden elektronisch mit dem Dokument verknüpft und elektronisch an die Kreditorenbuchhaltung übermittelt. Eine Prüfung durch die Buchhaltung findet nicht statt, da die Daten bereits bei der Erfassung anhand hinterlegter Regeln geprüft wurden.
  5. Die Rechnungsinformationen werden mit der Rechnung verbunden. Das kann aufgrund von Schlagworten mit starker IT-Unterstützung geschehen. Software, mit deren Hilfe Inhalte von PDF-Dokumenten automatisch erkannt werden (z. B. Absender, Artikel, Mengen, Preise) werden immer leistungsfähiger und preiswerter.
  6. Die Rechnung wird verbucht. Auch hier können die digital vorliegenden Informationen zu einem Buchungsjournal verarbeitet und dem Kreditorenbuchhalter vorgeschlagen werden.

In diesem digitalen Prozess entfallen vor allem die analogen Transportwege zwischen der Buchhaltung und den freigebenden Stellen. Ein zusätzlicher Nutzen ergibt sich, wenn die Schlagworte aus dem DMS zur Unterstützung der Buchungsarbeit genutzt werden können.

Die besten Kanäle für den digitalen Rechnungseingang

Die Wege, auf denen sich Rechnungen in einen digitalen Workflow integrierten lassen können, sind sehr zahlreich. Sie variieren je nach den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens. Die klassischen Kanäle für den Rechnungseingang möchten wir Ihnen im Folgenden ein wenig näher vorstellen.

E-Mail – die gängigste Methode

Die Verwendung von E-Mail zur Übermittlung von Rechnungen ist eine der häufigsten Methoden. Unternehmen können E-Mail-Adressen angeben, an die Lieferanten und Dienstleister Rechnungen senden können. Diese Methode ist einfach und unkompliziert und eignet sich für Unternehmen, die nicht allzu viele Rechnungen verarbeiten müssen. Der digitale Workflow liest diese E-Mails automatisch ein und sortiert sie in die richtige Kategorie ein.

Online-Portale – eine sichere Alternative

Einige Unternehmen nutzen auch OnlinePortale, auf denen Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen direkt hochladen können. Diese Portale können eine sicherere Alternative zur Übermittlung von Rechnungen per E-Mail sein und bieten gleichzeitig eine bessere Kontrolle darüber, wer Zugriff auf diese Informationen hat. Durch das Sammeln aller Rechnungen an einem zentralen Ort können Unternehmen sicherstellen, dass die Verwaltung und Archivierung erleichtert wird.

Scannen – eine nützliche Methode für nicht digitalisierte Unternehmen

Unternehmen können auch Papierrechnungen scannen und in einen digitalen Workflow hochladen. Mithilfe eines Scanners konvertiert man dabei die Rechnungen in digitale Formate, welche anschließend weiterverarbeitet werden können. Diese Methode ist besonders nützlich für Unternehmen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind.

EDI – effektiv bei großen Mengen an Rechnungen

EDI (Electronic Data Interchange) ist ein automatisierter Prozess, bei dem elektronische Dokumente zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Lieferanten und Dienstleister können Rechnungen über ein EDI-System an das Empfängerunternehmen senden. Diese Methode ist besonders effektiv für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen verarbeiten müssen. Durch die Automatisierung des Prozesses können Fehler minimiert und Zeit gespart werden.

Restful APIs und SaaS Integrationssysteme: Sie machen nahtlose Integrationen möglich

Moderne Schnittstellen wie Restful APIs und SaaS Integrationssysteme/Portale bieten eine praktische Möglichkeit, verschiedene Anwendungen und Systeme miteinander zu verbinden und automatisch Daten auszutauschen. Auch im Rahmen der Rechnungsverarbeitung können diese Schnittstellen eine wichtige Rolle spielen, um den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren.

Restful APIs stellen dabei eine standardisierte Schnittstelle zur Verfügung, über die Daten zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden können. Damit lassen sich beispielsweise Rechnungsdaten aus einem Rechnungssystem automatisch in ein Buchhaltungssystem übertragen. APIs sind insbesondere für jene Unternehmen hilfreich, die ihre Prozesse automatisieren und verschiedene Systeme nahtlos miteinander verbinden möchten.

SaaS Integrationssysteme und -Portale wie Zapier und IFTTT bieten ebenfalls eine einfache Möglichkeit, verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander zu verbinden. Durch die breite Palette an Integrationen mit verschiedenen Anwendungen und Diensten können Rechnungsdaten beispielsweise automatisch in ein Buchhaltungssystem importiert werden, nachdem sie über einen Online-Rechnungsservice empfangen wurden. 

Diese Integrationen sind insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen nützlich, die eine einfache Möglichkeit suchen, verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander zu verbinden, ohne über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen zu müssen.

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Hat der digitalisierte Rechnungseingang auch Nachteile oder Risiken?

Einerseits muss man natürlich mit wiederkehrenden Kosten für das DMS rechnen. Diese richten sich meistens nach Anwenderzahl und Funktionsumfang.

Andererseits besteht ein kleines Risiko, wenn die Beteiligten den vollständig digitalen Prozess ablehnen. Die Beteiligten sind nicht nur die Buchhalter. Beteiligt ist jeder im Unternehmen, der Bestellungen auslösen und Rechnungen prüfen bzw. freigeben kann. Fehlt hier das Verständnis für digitale Prozesse, führt dies zu erhöhtem Aufwand bei der Nutzung der digital angebotenen Prozesse und damit zu Problemen bei der Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen.

Diesen wenigen Herausforderungen stehen jedoch viele Chancen entgegen.

Was sollte eine Software für digitale Rechnungseingangsverbeitung mitbringen? 

Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Teil des Finanzprozesses in einem Unternehmen. Eine Softwarelösung sollte deshalb in der Lage sein, detaillierte Analysen und Berichte zu generieren, um Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten. Durch eine umfassende Reporting- und Analysefunktion kann eine Eingangsrechnungsverarbeitungs-Software weitere Vorteile bieten. So können beispielsweise Einsparpotenziale aufgedeckt werden, indem Ausgabenstrukturen analysiert und optimiert werden. Auch eine verbesserte Lieferantenbeziehung kann durch die schnelle Bearbeitung von Rechnungen und die Einhaltung vereinbarter Zahlungsfristen erreicht werden.

Für eine erfolgreiche Eingangsrechnungsverarbeitung ist es zudem wichtig, dass die Software in der Lage ist, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren. Die Software sollte nicht nur mit der steigenden Anzahl von Rechnungen und Geschäftsvorgängen umgehen können, sondern auch sicherstellen, dass dies zu keiner langsamen oder ineffiziFaenten Verarbeitung der Daten führt. Eine gute Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung sollte daher über eine hohe Skalierbarkeit verfügen und in der Lage sein, die Leistung bei Bedarf zu erhöhen.

Insgesamt ist eine Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung eine wichtige Investitionfür Unternehmen, die Zeit und Kosten sparen möchten. Die oben genannten Anforderungen sollten bei der Auswahl einer solchen Software berücksichtigt werden. Eine gute Softwarelösung sollte in der Lage sein, den Prozess zu automatisieren, die Datenerkennung zu optimieren, flexibel und anpassungsfähig zu sein, eine sichere Archivierung und Berichterstellung zu ermöglichen und mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren.

Fallstudie, von einem unserer Kunden welcher bereits auf den digitalen Rechnungseingang setzt! 

Die Schlotter GmbH & Co.KG ist seit über 150 Jahren Ansprechpartner für Land- und Gartentechnik. Neben dem Verkauf von Landmaschinen und Geräten steht bei dem 32-Mann-starken Unternehmen außerdem ein umfassender Service der Maschinen im Fokus ihrer Arbeit.

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Anforderungen

Da das Unternehmen vermehrt Rechnungen in digitaler Form erhielt, bestand das Hauptziel der Firma Schlotter in der Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen, ohne für die weiteren Prozesse unzählige Duplikate zu erzeugen und sie nochmals ausdrucken zu müssen. Dieser Workflow sollte mittels digitaler Stempel, Notizmöglichkeiten und Verschlagwortung von Begriffen optimiert werden.

Auch der Informationsaustausch zwischen Abteilungen in unterschiedlichen Gebäudekomplexen bedeutete durch die Einhaltung der „typischen“ Hierarchieebenen eine deutliche Verzögerung dieses Workflows. Darauffolgende Prozesse führten eine weitere Verzögerung mit sich, was durch die fehlende Transparenz das Versäumen von Fristen mit sich brachte.

Umsetzung

2016 startete die Schlotter GmbH & Co.KG zunächst in der Buchhaltung mit fünf Nutzerlizenzen und wurde anschließend nach erfolgreicher Testphase auf alle Abteilungen des Unternehmens ausgeweitet. Mit zunehmender Akzeptanz der Mitarbeiter freuen sich nun alle Beteiligten über die Arbeitserleichterung, den Mehrnutzen und die gewünschte Prioritätenverlagerung durch Amagno.

Bei ihrem aufwendigen Rechnungs-Workflow arbeitet Schlotter Land- und Gartentechnik mit unterschiedlichen Stempeln und Magneten, um so die Transparenz zu ermöglichen und die internen Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Amagno Punktet

Mit vielen namenhaften Dokumentenmanagement Lösungen hat sich das Unternehmen vor der Einführung betraut gemacht. Doch keines war so flexibel, modern, anpassungsfähig und erweiterbar wie das magnetische Dokumentenmanagement Amagno. Besonders in Hinblick auf die Stempel und Magnete konnte Amagno schlussendlich bei der Schlotter GmbH & Co.KG punkten. Mittlerweile passt sich nicht nur das DMS an die Prozesse an, sondern auch die Prozesse an das digitale Management der Firma. Nicht zuletzt durch die Umsetzung der gewünschten Features hat das Unternehmen deutlich gewonnen.

Digitaler Rechnungseingang: Warum sich ein Blick nach vorne lohnt

Die Bedeutung des digitalen Rechnungseingangs wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Vor allem in Zeiten, in denen der Wettbewerbsdruck steigt und die Digitalisierung in vielen Branchen eine immer wichtigere Rolle spielt, kann die Optimierung des Rechnungsprozesses ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen sein. Eine Möglichkeit, den Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren, bietet die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister. Dieser unterstützt bei der Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems, welches eine zentrale Speicherung aller relevanten Daten ermöglicht, und einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.

Die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs liegen auf der Hand: Eine höhere Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess, schnellere Bearbeitungszeiten und eine Reduktion der Fehleranfälligkeit. Mit der Möglichkeit, Daten jederzeit und zentral abrufen und analysieren zu können, können Unternehmen zudem ihre Workflows effizienter gestalten und Kosten einsparen

Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es ratsam, sich bereits heute mit dem Thema Digitalisierung des Rechnungsworkflows auseinanderzusetzen. Unternehmen sollten sich dieser Chance bewusst sein und gezielt darauf hinarbeiten, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und sich im harten Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu behaupten.

Die Zukunft der Buchhaltung und des Rechnungswesens liegt zweifellos in der Digitalisierung, und wer sich frühzeitig darauf einstellt, kann langfristig wettbewerbsfähig bleiben und Kosten sparen.

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Häufige Fragen zum digitalen Rechnungseingang!

Ja, moderne Systeme für den digitalen Rechnungseingang können sowohl elektronische Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen verarbeiten. Fortgeschrittene Lösungen nutzen Technologien wie OCR (Optische Zeichenerkennung), um Daten aus gescannten Dokumenten zu extrahieren.

Die Umstellung erfordert in der Regel die Einführung einer speziellen Softwarelösung, die das Scannen, die Erkennung und die digitale Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht. Wichtig ist dabei, interne Prozesse anzupassen und Mitarbeiter entsprechend zu schulen.

Zu den Vorteilen gehören schnellere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler, Kosteneinsparungen und mehr Transparenz. Darüber hinaus erleichtert es die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und unterstützt umweltfreundliche Praktiken durch die Reduzierung des Papierverbrauchs.

Der digitale Rechnungseingang leistet einen positiven Beitrag zum Umweltschutz, indem er den Papierverbrauch und damit den Ressourcenverbrauch reduziert. Dies hilft Unternehmen, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.

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