xRechnung

Das wichtigste in Kürze

Die E-Rechnungspflicht kommt! Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im Business-to-Business-Bereich (B2B) verpflichtend. Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument, das den gleichen Inhalt und die gleiche Rechtswirkung hat wie eine herkömmliche Papierrechnung. Um den Datenaustausch zu standardisieren, gibt es in verschiedenen Wirtschaftsräumen – wie zum Beispiel in der Europäischen Union – entsprechende Regelungen.

Die xRechnung ist ein Beispiel für einen solchen Standard. Was es mit diesem Rechnungsformat auf sich hat, wird in diesem Beitrag näher erläutert.

Was ist die xRechnung?

Die xRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das insbesondere im öffentlichen Sektor in Deutschland verwendet wird. Das Format wurde entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern zu standardisieren und zu vereinfachen.

Sie basiert auf einem semantischen Datenmodell, das die strukturierte und einheitliche Übermittlung von Rechnungsinformationen ermöglicht. Das Format basiert auf XML und legt genau fest, welche Daten in einer Rechnung enthalten sein müssen und wie diese strukturiert sein müssen. Dazu gehören typische Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferantendaten, Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuerinformationen.

Um als xRechnung anerkannt zu werden und damit dem Standard zu entsprechen, muss eine Rechnung die folgenden vier Kriterien erfüllen:

Struktur der Rechnung: Die Rechnung selbst darf kein eingebettetes Objekt sein, kann aber andere eingebettete Objekte enthalten, wie z.B. rechnungsbegründende Dokumente.

Schemagültigkeit: Die Rechnung muss eine gültige Ausprägung der in der Norm EN 16931-2 definierten XML-Schema-Definitionen sein. Das heißt, sie muss den technischen Spezifikationen dieses Schemas genau entsprechen.

Einhaltung der Geschäftsregeln: Die Rechnung muss alle spezifizierten Geschäftsregeln einhalten und technisch korrekt nach dem xRechnung-Standard implementiert sein. Das bedeutet, dass alle Prozesse und Abläufe den Anforderungen dieses Standards entsprechen.

Verwendung von Informationselementen: Alle in der Rechnung verwendeten Informationselemente müssen exakt gemäß ihrer semantischen Beschreibung im xRechnung-Standard verwendet werden. Das bedeutet, dass jedes Element entsprechend seiner definierten Bedeutung und Funktion verwendet werden muss.

Diese Anforderungen stellen sicher, dass die xRechnung nicht nur technisch korrekt ist, sondern auch inhaltlich den Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch entspricht.

xRechnung Format – Wie ist die xRechnung aufgebaut?

Rechnungsempfänger-Daten

  • ✔ Leitweg-ID
  • ✔ Name des Rechnungsempfängers
  • ✔ Anschrift des Rechnungsempfängers
  • ✔ Kontaktdaten des Rechnungsempfängers

Rechnungssender-Daten

  • ✔ Vereinbarte Kennung (Kreditorennummer)
  • ✔Umsatzsteuer-ID
  • ✔ Kennung der Rechtsform
  • ✔ Name des Rechnungsausstellers
  • ✔ Anschrift des Rechnungsausstellers
  • ✔ Kontaktdaten des Rechnungsausstellers

Zusätzliche Vereinbarungen

  • ✔ Vertragsnummer
  • ✔ Bestellnummer
  • ✔ Auftragsnummer

Zahlungsweise

  • ✔ Bankverbindungsdaten

Rechnungsdetails

  • ✔ Rechnungsnummer
  • ✔ Zahlungsbedingungen
  • ✔ Rechnungsbeträge

Was sind die Vorteile der xRechnung?

Neben der gesetzlichen Verpflichtung für viele Unternehmen, den xRechnung-Standard für ihre Rechnungsstellung zu nutzen, bietet die xRechnung zahlreiche Vorteile:

Einfache Implementierung: Die Einführung der xRechnung ist relativ unkompliziert. Viele Softwarelösungen sind bereits in der Lage, eine xRechnung zu lesen und zu verarbeiten. Der Versender der Rechnung muss sich daher keine Gedanken über die technische Ausstattung des Empfängers machen, was die Rechnungsverwaltung erheblich vereinfacht.

Kosteneffizienz: Die Umstellung auf digitalisierte Rechnungen führt zu geringeren Kosten, da weniger manuelle Bearbeitung erforderlich ist.

Schnelligkeit und Effizienz: Die xRechnung ermöglicht eine schnellere Abwicklung der Rechnungsverwaltung, des Rechnungsversands und des Rechnungsempfangs.

Nachhaltigkeit: Durch den Einsatz der xRechnung reduzieren Sie den Verbrauch von Papier und Druckertinte und sparen Platz in Ihrem Büro.

Sicherheit: Der Einsatz der xRechnung reduziert die Wahrscheinlichkeit von Schreib- und Tippfehlern.

Wichtige Info:

Die E-Rechnung soll im B2B-Bereich verpflichtend werden

Der Bundesrat hat im März 2024 im Rahmen des Wachstumsschancengesetzes zahlreiche Änderungen an Gesetzen beschlossen. Ein Ergebnis daraus ist der verpflichtende Umstieg von Unternehmen im Empfang und in der Versendung von Rechnungen auf die Norm EN 16391 auf B2B Ebene, also zwischen Unternehmen.

Es beginnt ab 1.1.2025 mit der Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen, beispielsweise via E-Mail. Dies ist auch notwendig, da Unternehmen ebenso ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen erzeugen und versenden dürfen.

xRechnung im Unternehmen einführen: Was ist zu beachten?

Um die xRechnung in einem Unternehmen einzuführen, muss zunächst die Eignung der vorhandenen Unternehmenssoftware geprüft werden. Dabei steht die Frage im Vordergrund, ob die Daten entsprechend exportiert und in das xRechnungs-Format konvertiert werden können. Ist dies nicht möglich, muss eine entsprechende Exportschnittstelle für XML-Rechnungen implementiert werden.

Wenn nur eine geringe Anzahl von Rechnungen an Behörden versendet werden muss, kann dies per E-Mail erfolgen. Für den Versand größerer Mengen bietet sich das von der EU entwickelte Netzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) an. Dieses Netzwerk ermöglicht es, Rechnungen über einen einzigen PEPPOL-Zugangspunkt zu versenden, ohne dass verschiedene Einzelverbindungen zu den Behörden erforderlich sind.

Da die Erstellung von xRechnungen in der Regel automatisiert erfolgt, ist es wichtig, regelmäßige Fehlerprüfungen zu integrieren. Fehler können bei der Konvertierung oder beim Versand von XML-Rechnungen auftreten. Daher muss es eine verantwortliche Person geben, die in der Lage ist, den automatisierten Prozess zu unterbrechen und aufgetretene Fehler zu korrigieren.

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Wir sind bereit für elektronische Rechnungen! Ab Version 6.15 unseres digitalen Dokumentenmanagement Systems sind wir bereit für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD-Dokumente, deren Daten bereits seit längerem automatisch erkannt werden, werden nun um das Format xRechnung ergänzt. Die Technologieoffenheit der EN 16931 ermöglicht die Auswertbarkeit weiterer Formate.

Eine Besonderheit der xRechnung ist ihr Format: Es handelt sich um eine XML-Datei, die für Mitarbeiter im klassischen Rechnungsworkflow nur schwer lesbar ist. Da die Erstellung einer xRechnung sehr einfach ist, wird dieses Format vermutlich von ERP– und WAWISoftwareanbietern bevorzugt. Dies kann jedoch aufgrund der schlechten Lesbarkeit erhebliche Auswirkungen auf den Rechnungsprozess haben, zumal keine Stempel oder Anmerkungen auf diesen Dateien möglich sind.

Wir möchten unsere Anwender nicht mit dem XML-Format überfordern. Stempel und Anmerkungen sollen weiterhin möglich sein und die Optik soll sich zunächst nicht von anderen Formaten wie PDF oder gescannten Dokumenten unterscheiden, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern.

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(Video zeigt den Import von zwei ZUGFeRD und zwei XRechnungs Dokumenten inklusive deren Vorschauinterpretation.

Wir generieren also für diese XML-Formate automatisch eine allgemeine Interpretation der wichtigsten Daten als Vorschau. Die eigentlichen Daten befinden sich natürlich weiterhin in der zugrundeliegenden XML-Datei.

Dies ermöglicht unseren Mitarbeitern einen einfachen Übergang zu diesen neuen Rechnungsformaten für ihre täglichen Prozesse.

So sind unsere Kunden automatisch für zukünftige Anforderungen gerüstet und profitieren von dem hohen Automatisierungsgrad der digitalen Rechnungsdaten.

Fazit – An der xRechnung kommt man nicht vorbei

Die xRechnung als standardisiertes elektronisches Rechnungsformat wird ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend und bietet erhebliche Vorteile für die Digitalisierung des Rechnungswesens.

Durch die strukturierte und einheitliche Form ermöglicht die xRechnung eine effiziente, sichere und umweltfreundliche Abwicklung des Rechnungsverkehrs. Betroffene Unternehmen sollten sich allerspätestens jetzt mit der xRechnung auseinandersetzen!

Häufige Fragen zur xRechnung:

Ist die xRechnung eine E-Rechnung?

Ja, die xRechnung ist eine Form der elektronischen Rechnung. Sie stellt, wie bereits erläutert, den deutschen Standard für das Format elektronischer Rechnungen dar. Wichtig ist jedoch, dass nicht jede elektronische Rechnung automatisch eine xRechnung ist.

Ein wesentlicher Vorteil elektronischer Rechnungen wie der xRechnung ist, dass sie von Programmen automatisch ausgelesen und die Daten direkt in bestehende Systeme übernommen werden können. Dies vereinfacht die Buchhaltungsprozesse erheblich.

Was ist der Unterschied zwischen xRechnung und ZUGFeRD?

Der Standard xRechnung umfasst einen reinen Datensatz im XML-Format. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Rechnungsformat, bestehend aus einer visuellen Darstellung im PDF/A3-Format und einer codierten XML-Datei.

Wer ist zur xRechnung verpflichtet?

Laut §3 Abs. 1 und Abs. 2 der E-Rechnungs-Verordnung sind derzeit alle Rechnungssteller, die im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland stehen, zur Verwendung einer Rechnung im strukturierten elektronischen Format verpflichtet. Ab dem 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen im B2B zwischen Unternehmen verpflichtend.

Was ist der Unterschied zwischen xRechnung und E-Rechnung?

Der Hauptunterschied zwischen „xRechnung“ und „E-Rechnung“ liegt in der Spezifität und dem Anwendungsbereich:

xRechnung ist ein spezifischer Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde und der EU-Norm EN 16931 entspricht. Das Format ist strukturiert und maschinenlesbar, was den Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Systemen erleichtert. Der Fokus von xRechnung liegt auf der Standardisierung von Rechnungsformaten und -inhalten, um die Kompatibilität und Effizienz im öffentlichen Sektor zu erhöhen.

Im Gegensatz dazu bezeichnet der Begriff E-Rechnung allgemein jede Form der elektronischen Rechnung, unabhängig von einem bestimmten Format oder Standard. E-Rechnungen können verschiedene Formate wie EDI, XML-basierte Formate oder auch das Format xRechnung umfassen. Der Begriff umfasst die digitale Rechnungsstellung und -verarbeitung sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor. E-Rechnungen dienen dazu, Papierrechnungen zu ersetzen, was die Prozessgeschwindigkeit erhöht, Kosten senkt und die Umwelt schont.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass xRechnung ein spezifischer Standard innerhalb der breiteren Kategorie der E-Rechnungen ist und sich insbesondere auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland konzentriert.

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