Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen entwickelt.
An der Entwicklung waren Vertreter verschiedener Branchen beteiligt, darunter der Einzelhandel, der Bankensektor, die Automobilindustrie, die Softwareindustrie sowie der öffentliche Sektor. Das Format ermöglicht es auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, durch den Einsatz elektronischer Rechnungen Zeit und Kosten zu sparen. Trotz der Vorteile schöpfen viele Unternehmen das Potenzial der elektronischen Rechnung noch nicht aus. Laut einer Studie von ibi research versenden derzeit nur rund 60 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch per E-Mail.
Mit ZUGFeRD steht ein branchenübergreifendes Rechnungsformat zur Verfügung, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Das hybride ZUGFeRD-Rechnungsformat ist breit einsetzbar, unter anderem im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B), zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen (B2G) sowie im Geschäftsverkehr mit Endverbrauchern (B2C).
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Rechnungen erreichen die Buchhaltung in der Regel entweder als eingescannter Brief oder als PDF-Dokument per E-Mail. In der Buchhaltung überträgt dann ein Mitarbeiter die Daten manuell in die entsprechende Rechnungssoftware, sofern keine OCR-Technologie zur Verfügung steht. Dieser manuelle Übertragungsprozess ist fehleranfällig und birgt ein hohes Fehlerrisiko. Genau hier setzt ZUGFeRD an.
Eine ZUGFeRD–Rechnung besteht nämlich aus zwei Hauptelementen: einer visuellen Rechnungsdarstellung für den Menschen und maschinenlesbaren, strukturierten Daten für die Verarbeitung durch Systeme. Die visuelle Komponente wird als PDF im Format PDF/A-3 dargestellt. Die strukturierten Daten, die im XML-Format vorliegen, werden als Anhang an dieses PDF/A-3-Dokument angehängt. Auf diese Weise fungiert das PDF-Dokument gleichzeitig als Container für die visuelle Darstellung und die strukturierten XML-Daten.
Um elektronische Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard zu erstellen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird spezielle Software benötigt. Viele Softwareanbieter unterstützen bereits den ZUGFeRD-Standard und bieten entsprechende Lösungen an.
Die Vorteile von ZUGFeRD auf einen Blick
Die Umstellung auf das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, die den gesamten Rechnungsprozess optimieren:
✔ Bearbeitungszeiten reduzieren: Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format können Bearbeitungszeiten deutlich reduziert werden.
✔ Eingabefehler vermeiden: Da die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind, sinkt das Risiko von Fehlern bei der manuellen Datenerfassung.
✔ Prüf- und Freigabeprozesse verkürzen: Digitale Workflows ermöglichen schnellere Prüf- und Freigabeprozesse.
✔ Papierhandling, Scannen, OCR entfallen: Mit elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format entfallen Papierhandling, Scannen und OCR.
✔ Portokosten sparen: Der Versand von Papierrechnungen entfällt, was unmittelbar zu Einsparungen bei den Portokosten führt.
✔ Maschinelles Auslesen und gleichzeitige Anzeige im PDF-Format: ZUGFeRD-Rechnungen kombinieren maschinenlesbare Daten (XML) mit einer visuellen PDF-Darstellung, die eine gleichzeitige Verarbeitung und Prüfung ermöglicht.
✔ Automatisierter Import in Buchhaltungssoftware: Die Integration von ZUGFeRD-Rechnungen in Buchhaltungssysteme erfolgt automatisch ohne manuellen Eingriff.
✔ Revisionssichere Archivierung: Die Speicherung im ZUGFeRD-Format erfüllt alle Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
Wie sieht es mit der Aufbewahrung aus?
Eine elektronische Rechnung muss ebenso wie eine Papierrechnung den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen. Sie muss in der Form, in der sie empfangen wurde, zehn Jahre lang archiviert werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu genügen. Die entsprechenden Regelungen sind im Umsatzsteuergesetz, insbesondere in § 14b Abs. 1 Satz 1, genau festgelegt.
Laut Gesetz dürfen Sie die elektronische Rechnung erst nach Ablauf dieser zehnjährigen Aufbewahrungsfrist löschen. Wer also plant, seine Rechnungen im ZUGFeRD-Format elektronisch zu speichern, muss immer die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beachten.
Mehr Infos dazu in unserem Blogbeitrag Verjährung einer Rechnung.
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und xRechnung
Format: ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3-Dokument für die visuelle Darstellung und XML für die maschinenlesbaren Daten. xRechnung verwendet nur XML und hat keine visuelle Komponente.
Anwendungsbereich: ZUGFeRD eignet sich für den B2B-, B2G- und B2C-Bereich und ist damit vielseitig einsetzbar. xRechnung wurde speziell für den B2G-Bereich entwickelt und wird hauptsächlich im öffentlichen Sektor eingesetzt.
Entwicklungsziel: ZUGFeRD soll eine umfassende Lösung für maschinen- und menschenlesbare elektronische Rechnungen bieten. xRechnung soll einen standardisierten Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern ermöglichen.
Fazit
Die Zukunft der Rechnungsstellung liegt zweifellos im elektronischen Bereich. Ob ZUGFeRD oder xRechnung, mittelfristig wird es für Unternehmen unumgänglich sein, auf den elektronischen Rechnungsaustausch umzustellen.
Durch die fortschreitende Digitalisierung und die zahlreichen Vorteile, die die Einführung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr mit sich bringt, werden letztlich alle Unternehmen auf diesen Zug aufspringen. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit der Umstellung auf Systeme wie ZUGFeRD oder xRechnung auseinanderzusetzen.