Was ist Dokumentenmanagement?
Und was nützt eine DMS Software?

Dokumentenmanagement (DMS) Software unterstützt die Verwaltung von digitalen Dokumenten. In der ursprünglichen Form ging es beim Dokumentenmanagement um die Verwaltung digitalisierter Schriftstücke mit Verschlagwortung für die bessere Wiederauffindbarkeit. Der Aufwand im Vergleich zur normalen Dokumentenablage auf einem Netzlaufwerk war jedoch deutlich höher. Die Gründe waren hohe Kosten für speziell geschultes Personal und notwendiger IT-Infrastruktur und ein enormer zeitlicher Aufwand bei der Verschlagwortung.

Der Einsatz lohnte sich dementsprechend erst, wenn lang abgelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten. Etwa auf Grund gesetzlicher Erfordernisse, zum Beispiel einer Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines digitalen Dokumentenmanagementsystem war daher lange Zeit sehr schwer zu ermitteln.

Heutige DMS Software bietet zahlreiche weiter reichende Funktionen und Vorteile als die reine Dokumentenverwaltung und beschränkt sich auch nicht mehr allein auf die Verwaltung von digitalisierten Schriftstücken, sondern adressiert jegliche Art von elektronischen Dokumenten. Der Aufwand, diese in einem zentralen DMS abzulegen ist unter anderem aufgrund einer Vielzahl von (teils automatisierten) Importmöglichkeiten deutlich geringer. Dank einer OCR Texterkennung bedarf es auch nicht mehr einer manuellen Verschlagwortung, sondern die DMS Software kann den Inhalt der Dokumente selbst in sekundenschnelle durchsuchen.

Modernes digitales Dokumentenmanagement, wie AMAGNO, bezeichnen sich als Digital Workplace, da sie die bisherige analoge Büroarbeit im hohen Maße automatisieren und den Mitarbeiter entlasten. Digital Workplace Lösungen assistieren den Mitarbeiter in einem so großen Maße, dass diese eine erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen.

Digitales Dokumentenmanagement verändert Ihre tägliche Büroarbeit, die der Wechsel vom Pferd zum Automobil. Sie spüren die erheblichen Mehrwerte jeden Tag, bei jedem Dokument und jedem Arbeitsschritt.

Dokumentenmanagement im engeren Sinne

Als Dokumentenmanagement im engeren Sinne werden Lösungen bezeichnet, die sich auf eine reine Verwaltungsfunktionalität von großen Dateibeständen fokussieren. Dabei werden Dokumente durch hinzugefügte Metadaten erweitert und so mit einer Verschlagwortung versehen. Hier können zum Beispiel Kundennamen, Projektnummern oder auch Rechnungsdaten dem Dokument hinzugefügt werden, so dass diese später leichter auf dem klassischen Netzlaufwerk recherchierbar sind.

Auch die Funktion Dokumente ein- und auszuchecken und die Versionierung von Dokumenten um Änderungen nachzuvollziehen gehört zum Dokumentenmanagement im engeren Sinne.

Dokumentenmanagement im weiteren Sinne

Als Dokumentenmanagement im weiteren Sinn bezeichnet man verschiedene Technologien und deren Zusammenspiel. Darunter fallen zum Beispiel natürlich das Dokumentenmanagement im engeren Sinne, Kollaboration, Erfassen / Scann von analogen Dokumenten, Workflow Management und die elektronische Archivierung.

Die unterschiedlichen Technologien sind im starken Maße voneinander abhängig und haben gemeinsam, dass sie unterschiedlichste Arten von Dokumenten datenbankgestützt verwalten und unabhängig von hierarischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Verwaltung großer Dateimengen.

Was ist ein elektronisches Dokument?

Der Begriff beschreibt ursprünglich ein papiergebundenes Schriftgut, in der Regel mit hoher Qualität und rechtlicher Bedeutung. Daher wird ein Dokumentenmanagement oft noch ausschließlich mit gescannten Schriftgut und dessen Archivierung in Verbindung gebracht. Ein elektronisches Dokument ist jedoch im Prinzip jedes schwachstrukturierte oder unstrukturierte Information, die als Datei in der IT vorliegen. Daher sind bspw. auch E-Mails, Office-Dateien oder digitalisierte Faxe elektronische Dokumente.

Ein elektronisches Dokument hat in aller Regel folgende Merkmale: Formale Eigenschaft, Ordnung, Inhalt, Charakter, Erzeugungs- oder Veränderungsdatum, Autor, berechtigter Personenkreis. Anhand der Merkmale ordnet ein Dokumentenmanagementsystem das entsprechende Dokument, bspw. in eine entsprechende Gruppe oder ins Archiv, ein.

Was nützt eine DMS Software?

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen Unternehmen Geschäftsdokumente und -prozesse weitestgehend zu digitalisieren, Medienumbrüche zu vermeiden, die Auskunftsfähigkeit zu erhöhen und Dateiredundanzen minimieren. Moderne DMS Software kann zusätzlich komplexe Geschäftsprozesse digital abbilden und Dank offener Schnittstellen Dokumentenscanner oder Buchungssysteme wie DATEV; Navision, SAP oder Sage integrieren. Durch die Versionierung von Dokumenten, der Nachvollziehbarkeit wann, welches Dokument von wem verändert worden ist, können sich Unternehmen vor bewussten oder unbewussten Manipulationen schützen. Unter anderem durch die Versionierung bietet ein DMS eine technische Grundlage für die Revisionssicherheit eines Unternehmens.

Dokumentenmanagementsysteme werden immer häufiger auch in der Cloud eingesetzt. Hierbei unterscheidet man zwischen einer Shared/Public Cloud und einer Private Cloud. Jedoch ist der Betrieb On Premise, also Inhouse, immer noch das am weit verbreiteste Einsatzgebiet

Dokumentenmanagementsoftware
Wichtige Hinweise zur Auswahl

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sollten Unternehmen und Organisationen zuerst ein Lastenheft erstellen. Bei Bedarf auch mit einer Unternehmensberatung die bei der Digitalisierung von Prozessen Erfahrung hat. Nach der Bestandsaufnahme der eigenen Bedürfnisse sind Produktpräsentationen verschiedener Anbieter sinnvoll, um so einen Eindruck der über 100 verschiedenen Anbieter von DMS Software in Deutschland zu bekommen.

Zwei wichtige Aspekte die oft vernachlässigt werden bei der Auswahl: 1. Die Einführung einer DMS Software funktioniert nur mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. 2. Wie bekommen Unternehmen ihre eigenen Dokumente wieder, wenn ein Wechsel der DMS Software stattfinden soll?

Tipps zur Auswahl einer DMS Software

Beratung und Projektbegleitung

Ab einer gewissen Mitarbeiterzahl ist es sinnvoll, das Projekt von erfahrenen Personen/Unternehmen begleiten zu lassen. Sie helfen Ihnen bei der Definition Ihrer Anforderungen und erzeugen Lastenhefte, die als Grundlage für ein genaues Angebot von ECM/DMS Anbietern dienen. Der wesentliche Vorteil hierbei liegt darin, dass die Experten Anforderungen mit Fachtermini benennen können und so qualifiziert zwischen Ihnen als Anwender und dem Anbieter vermitteln können. Erfahrungsgemäß kommt es so zu einer schnelleren und reibungsloseren Inbetriebnahme von ECM/DMS Lösungen in Unternehmen.

Links

BARC (www.barc.de)

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung (www.project-consult.com)

einfach.effizient. Unternehmensberatung (www.einfacheffizient-beratung.de)

Zöller & Partner (www.zoeller.de)

PENTADOC AG (www.pentadoc.com)

Pitschek + Partner (www.pitschek.com)

Verbände

Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.

Links

Veranstaltungen und Messen

Neben den zahlreichen Roadshows und Hausmessen von Anbietern und Systemhäusern gibt es beispielsweise in Deutschland folgende Messen, auf denen Anbieter und Experten ECM/DMS Lösungen präsentieren.

Links

CeBIT in Hannover (www.cebit.de)

Office Conference (www.office-conference.com)

Marktübersichten und Newsportale

Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/DMS Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige Marktübersichten. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.

Effizienter arbeiten mit einem Dokumentenmanagement

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