Dokumenten-
management
Software (DMS)

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Erfahren Sie in dieser Übersicht alles über das digitale Dokumentenmanagement. Was versteckt sich hinter dem Begriff, welche Vorteile bietet es und worauf sollte man bei der Einführung achten?

Dokumentenmanagement
Software (DMS)

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Erfahren Sie in dieser Übersicht alles über das digitale
Dokumentenmanagement. Was versteckt sich hinter dem
Begriff, welche Vorteile bietet es und worauf sollte man
bei der Einführung achten?

Warum Dokumentenmanagement?

Rechnungen bearbeiten, Verträge abschließen, Aufträge schreiben – in unserem Arbeitsalltag ist Papier ein kostbares Gut und das bedeutendste Verbrauchsmaterial im Büro zugleich. Rund 60 bis 70 Prozent des weißen Wunderwerkes landet im Papierkorb.

Erschwerend hinzu kommt außerdem die Tatsache, dass wir tagtäglich rund zwei Stunden damit beschäftigt sind, nach wich­tigen Un­ter­la­gen, Do­ku­men­ten und In­for­ma­ti­onen zu suchen. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern belastet auch unnötig den Geldbeutel. Wäre es da nicht angebracht, über nachhaltigere und produktivere Alternativen nachzudenken? Eine mögliche Lösung ist der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements.

cb no thumbnail - Dokumentenmanagement Software

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Dokumentenmanagement Software verändert Ihre tägliche Büroarbeit, wie der Wechsel vom Pferd zum Automobil. Sie spüren die erheblichen Mehrwerte jeden Tag, bei jedem Dokument und jedem Arbeitsschritt.

Warum Dokumentenmanagement?

Rechnungen bearbeiten, Verträge abschließen, Aufträge schreiben – in unserem Arbeitsalltag ist Papier ein kostbares Gut und das bedeutendste Verbrauchsmaterial im Büro zugleich. Rund 60 bis 70 Prozent des weißen Wunderwerkes landet im Papierkorb. Erschwerend hinzu kommt außerdem die Tatsache, dass wir tagtäglich rund zwei Stunden damit beschäftigt sind, nach wich­tigen Un­ter­la­gen, Do­ku­men­ten und In­for­ma­ti­onen zu suchen. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern belastet auch unnötig den Geldbeutel. Wäre es da nicht angebracht, über nachhaltigere und produktivere Alternativen nachzudenken? Eine mögliche Lösung ist der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements.

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Was ist überhaupt eine
Dokumentenmanagement Software?

Vereinfacht gesagt, unterstützt Sie eine Dokumentenmanagement Software (DMS) bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist quasi das Domizil all Ihrer Dateien. Die eingescannten und digitalen Dokumente können mithilfe einer DMS in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden.

Ein bisschen konkreter betrachtet, können mit einem digitalen Dokumentenmanagement komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abgebildet, Medienbrüche vermieden, Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht werden. Ganz nebenbei wird die Umwelt geschont und Mitarbeiter entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.

DMS uebersicht - Dokumentenmanagement Software

Der Branchenverband Bitkom hat die Aufgabe des Dokumentenmanagements präzise definiert:

Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Verarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Erstellung bis zu ihrer Vernichtung.

Was ist überhaupt eine
Dokumentenmanagement Software?

Vereinfacht gesagt, unterstützt Sie eine Dokumentenmanagement Software (DMS) bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist quasi das Domizil all Ihrer Dateien. Die eingescannten und digitalen Dokumente können mithilfe einer DMS in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Ein bisschen konkreter betrachtet, können mit einem digitalen Dokumentenmanagement komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abgebildet, Medienbrüche vermieden, Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht werden. Ganz nebenbei wird die Umwelt geschont und Mitarbeiter entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.

DMS uebersicht - Dokumentenmanagement Software

Der Branchenverband Bitkom hat die Aufgabe des Dokumentenmanagements präzise definiert:

Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Verarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Erstellung bis zu ihrer Vernichtung.

Welche Vorteile
bietet das digitale
Dokumentenmanagement?

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Vielzahl an Vorzügen, die eine Dokumentenmanagement Software bietet. Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements beschleunigt nämlich nicht nur die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, senkt Druck- und Personalkosten, sondern unterstützt außerdem bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Das steigert die Effizienz und schont den Geldbeutel.

Hinzu kommt, dass Informationen durch eine DMS durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufbar sind und Anfragen so in Sekundenschnelle beantwortet werden können – und das jederzeit und von jedem Ort.

Fehleranfällige Doppelablagen gehören so der Vergangenheit an und lästige Durchlaufzeiten werden aufs Nötigste minimiert. Dank der Integration von betrieblichen Unternehmensprozessen und der Verbindung von Abteilungen und Organisationsbereichen, ist Kollaboration von nun an kein Fremdwort mehr und Informationsaustausch und Wissenstransfer werden zum Kinderspiel.

Delker Profil - Dokumentenmanagement Software
‚‚AMAGNO erleichtert das Arbeiten, mindert das Verlustrisiko von Dokumenten und verbessert zudem die Kommunikation zwischen Abteilungen. Ich kann AMAGNO jedem wärmstens weiterempfehlen.‘‘

Kristoff Delker, IT-Verantwortlicher bei Trade Con GmbH

Eine Dokumentenmanagement Software ermöglicht weiterhin, Zugriffe und Bearbeitungsschritte lückenlos nachzuvollziehen und, wenn nötig, zu rekonstruieren. Eine automatische Versionierung eliminiert Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten.

Durch die Vergabe von Zugriffsrechten können Sie Ihre sensiblen Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff schützen. Besonders wichtig dabei ist der Compliance-Aspekt; denn eine DMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sowie DSGVO-konformes Verarbeiten von personenbezogenen Daten.

Durch den Erfolg der digitalen Technologien, spielen Datensicherheit und Vertrauenswürdigkeit eine entscheidende Rolle bei der Wahl einer Softwarelösung. Ein Blick auf die aktuelle Statistik verrät: Das Vertrauen der Internetnutzer in Sachen Datensicherheit hat einen neuen Höchststand erreicht. Glaubten 13 Prozent der Befragten 2014 ihre persönlichen Daten in Sicherheit, waren es 2019 bereits 27 Prozent – und die Tendenz ist steigend.

Natürlich fördert auch der reduzierte Papierkonsum ein nachhaltiges Arbeiten und unterstützt darüber hinaus den Wandel zu einem strukturierten, aufgeräumten und übersichtlichen papierlosen Büro.

Eine DMS ist also ein wahrer Alleskönner: Dank ihrer umfangreichen Funktionen schafft die Lösung Ordnung, Transparenz, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Datensicherheit, Unveränderbarkeit – und tut unserem Klima außerdem noch etwas Gutes.

Welche Vorteile bietet das
digitale Dokumentenmanagement?

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Vielzahl an Vorzügen, die eine Dokumentenmanagement Software bietet. Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements beschleunigt nämlich nicht nur die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, senkt Druck- und Personalkosten, sondern unterstützt außerdem bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Das steigert die Effizienz und schont den Geldbeutel. Hinzu kommt, dass Informationen durch eine DMS durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufbar sind und Anfragen so in Sekundenschnelle beantwortet werden können – und das jederzeit und von jedem Ort.

Fehleranfällige Doppelablagen gehören so der Vergangenheit an und lästige Durchlaufzeiten werden aufs Nötigste minimiert. Dank der Integration von betrieblichen Unternehmensprozessen und der Verbindung von Abteilungen und Organisationsbereichen, ist Kollaboration von nun an kein Fremdwort mehr und Informationsaustausch und Wissenstransfer werden zum Kinderspiel.

Delker Profil - Dokumentenmanagement Software

‚‚AMAGNO erleichtert das Arbeiten, mindert das Verlustrisiko von Dokumenten und verbessert zudem die Kommunikation zwischen Abteilungen. Ich kann AMAGNO jedem wärmstens weiterempfehlen.‘‘

Kristoff Delker, IT-Verantwortlicher bei Trade Con GmbH

Eine Dokumentenmanagement Software ermöglicht weiterhin, Zugriffe und Bearbeitungsschritte lückenlos nachzuvollziehen und, wenn nötig, zu rekonstruieren. Eine automatische Versionierung eliminiert Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten können Sie Ihre sensiblen Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff schützen. Besonders wichtig dabei ist der Compliance-Aspekt; denn eine DMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sowie DSGVO-konformes Verarbeiten von personenbezogenen Daten.

Durch den Erfolg der digitalen Technologien, spielen Datensicherheit und Vertrauenswürdigkeit eine entscheidende Rolle bei der Wahl einer Softwarelösung. Ein Blick auf die aktuelle Statistik verrät: Das Vertrauen der Internetnutzer in Sachen Datensicherheit hat einen neuen Höchststand erreicht. Glaubten 13 Prozent der Befragten 2014 ihre persönlichen Daten in Sicherheit, waren es 2019 bereits 27 Prozent – und die Tendenz ist steigend. Natürlich fördert auch der reduzierte Papierkonsum ein nachhaltiges Arbeiten und unterstützt darüber hinaus den Wandel zu einem strukturierten, aufgeräumten und übersichtlichen papierlosen Büro.

Eine DMS ist also ein wahrer Alleskönner: Dank ihrer umfangreichen Funktionen schafft die Lösung Ordnung, Transparenz, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Datensicherheit, Unveränderbarkeit – und tut unserem Klima außerdem noch etwas Gutes.

In welchen Bereichen kann
eine DMS eingesetzt werden?

Ob Rechnungsworkflows, Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung oder digitale Personalakte: Eine Dokumentenmanagement Software ist so individuell anpassbar, dass sich auch nahezu alle Unternehmensszenarien und -wünsche damit abbilden lassen.

Die Unternehmensbereiche, in denen DMS-Lösungen eingesetzt werden, sind mannigfaltig. So setzen nach einer Studie des Branchenverbandes Bitkom 53 Prozent der Unternehmen ihr digitales Dokumentenmanagement in der Buchhaltung und bei ihren Finanzen ein. Rund 43 Prozent der Befragten arbeiten im Einkauf und der Beschaffung mit einer DMS. Auch im Marketing und Vertrieb arbeiten knapp 41 Prozent der Mitarbeiter mit einer solchen Lösung.

Einige beliebte Workflows möchten wir Ihnen im Folgenden gerne einmal näher vorstellen:

cb no thumbnail - Dokumentenmanagement Software

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(Ein simpler Workflow zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen)

e Rechnungen - Dokumentenmanagement Software

Rechnungsverarbeitung

Die Bearbeitung von Rechnungen sind für viele Unternehmen ein rotes Tuch. Der analoge Prozess ist langwierig, fehleranfällig und dazu noch intransparent. Eine DMS hilft Ihnen dabei, Ihre Rechnungsprozesse, ganz gleich ob Eingang oder Ausgang, digital und automatisiert abzubilden.

Weiterlesen

Bei vielen DMS-Lösungen haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre Rechnungen mit Stempeln zu versehen, Notizen darauf zu machen und stets mit der aktuellen Version zu arbeiten – ohne Redundanzen. Die professionelle Belegerkennung liest Ihre Rechnungsdaten automatisch aus und legt die Rechnung entsprechend Ihrer gewünschten Klassifizierung prozessorientiert ab. Die Belege werden anschließend den Mitarbeitern zugewiesen, die sich um den entsprechenden Bearbeitungsschritt kümmern. Unbearbeitete Rechnungen sind passé: Hinterlegte Fristen und Vertretungsregelungen sorgen dafür, dass Sie wertvolle Skonti voll ausschöpfen und Rechnungen nie wieder unbearbeitet liegen bleiben oder im Nirvana verschwinden.

iStock 933657560 - Dokumentenmanagement Software

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement wird in vielen Firmen oft stiefmütterlich behandelt. Geschlossene Verträge werden entweder in Ordnern abgeheftet oder fein säuberlich in eine Tabelle eingepflegt. Eines haben beide Systeme allerdings gemein: irgendwann wird es unübersichtlich und selbst das beste Organisationstalent verliert da den Überblick über Laufzeiten und Kündigungsfristen. So kommt es nicht selten vor, dass Verträge länger laufen, als ursprünglich geplant oder sich die Konditionen mit längerer Laufzeit verschlechtern. Eine DMS bietet Ihnen jederzeit einen Überblick und die vollständige Kontrolle über all Ihre Verträge.

Weiterlesen

Außerdem werden sie sicher und rechtskonform archiviert und stehen den Berechtigten allzeit und allerorts zur Verfügung. Die Fristenüberwachung erinnert Sie rechtzeitig an ein bevorstehendes Vertragsende. Sie können Ihre Verträge so rechtzeitig optimieren, mit Ihren Vertragspartnern neu verhandeln oder die Verträge verändern – So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern außerdem eine Menge Geld.

iStock 1148931787 klein - Dokumentenmanagement Software

E-Mail-Archivierung

Der Blick in die Büros verrät, dass der meiste Schriftverkehr im Arbeitsalltag elektronisch abläuft. Doch, wie sich das für die deutsche Bürokratie in Unternehmen gehört, ist das an rechtliche Bedingungen und Anweisungen geknüpft. So gelten für die Archivierung von E-Mails rechtliche Aufbewahrungsfristen, die Unternehmen unbedingt einhalten müssen. HGB, AO und GoBD sind dabei nur einige Regelwerke, die die Archivierung von Mails und ihre Fristen regeln.

Weiterlesen

Wird die E-Mail-Archivierung ordentlich im Arbeitsalltag implementiert, steht sie nicht zur zu jeder Zeit an jedem Ort allen Berechtigten zur Verfügung, sondern erfüllt auch noch ganz nebenbei alle wichtigen Compliance-Anforderungen. Abwesenheiten sind also kein Hindernis mehr, Mails zu bearbeiten. Ist ein Mitarbeiter außer Haus, kann sie entweder von unterwegs oder durch eine intelligente Vertretungsregelung von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden. Nicht selten stehen außerdem wichtige Informationen zur Rechnung direkt in der Mail. Diese können ganz einfach mit dem dazugehörigen Dokument im ECM- bzw. DMS verknüpft werden.

Digitalisierung Mann mit Tablet - Dokumentenmanagement Software

Digitaler Posteingang

Viele Wege führen für die Post ins Unternehmen: postalisch, per Mail, per Fax oder via Kundenportal. Das Ziel des Posteinganges ist, die Post ihrem Empfänger zu überbringen, damit er sie bearbeiten kann. Bei so vielen unterschiedlichen Quellen ist das manchmal aber gar nicht so einfach. Briefe gehen auf dem analogen Weg verloren, kommen zu spät bei der adressierten Person an oder werden nicht rechtzeitig bearbeitet. Ein digitaler Posteingang löst all diese Probleme.

Weiterlesen

Als zentrale Instanz erfasst er Dokumente und Dateien auf digitalem Weg einheitlich. Steckt hinter ihm ein gut durchdachter Workflow, werden die Dokumente anschließend klassifiziert, integriert und in die entsprechenden digitalen Post- oder Prozessfächer verteilt. Wurde der Posteingangsprozess erfolgreich durchlaufen, werden die Unterlagen rechtskonform archiviert. Dieser flexible und (teil-)automatisierte Prozess des digitalen Posteingangs ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern, immer und von überall auf Ihre Dokumente und Dateien zugreifen zu können. Lange Laufzeiten für die Eingangspost entfallen, Kosten reduzieren sich um ein Vielfaches und eine automatische Versionierung und Archivierung erleichtern die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit bei Ihrer Geschäftskommunikation. Das ermöglicht Ihnen nicht nur, Ihre Servicequalität zu erhöhen, sondern außerdem Ihre Ressourcen effizient zu planen.

In welchen Bereichen kann eine
DMS eingesetzt werden?

Ob Rechnungsworkflows, Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung oder digitale Personalakte: Eine Dokumentenmanagement Software ist so individuell anpassbar, dass sich auch nahezu alle Unternehmensszenarien und -wünsche damit abbilden lassen.

Die Unternehmensbereiche, in denen DMS-Lösungen eingesetzt werden, sind mannigfaltig. So setzen nach einer Studie des Branchenverbandes Bitkom 53 Prozent der Unternehmen ihr digitales Dokumentenmanagement in der Buchhaltung und bei ihren Finanzen ein. Rund 43 Prozent der Befragten arbeiten im Einkauf und der Beschaffung mit einer DMS. Auch im Marketing und Vertrieb arbeiten knapp 41 Prozent der Mitarbeiter mit einer solchen Lösung.

Einige beliebte Workflows möchten wir Ihnen im Folgenden gerne einmal näher vorstellen:

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(Ein simpler Workflow zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen)

e Rechnungen - Dokumentenmanagement Software

Rechnungsverarbeitung

Die Bearbeitung von Rechnungen sind für viele Unternehmen ein rotes Tuch. Der analoge Prozess ist langwierig, fehleranfällig und dazu noch intransparent. Eine DMS hilft Ihnen dabei, Ihre Rechnungsprozesse, ganz gleich ob Eingang oder Ausgang, digital und automatisiert abzubilden.

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Bei vielen DMS-Lösungen haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre Rechnungen mit Stempeln zu versehen, Notizen darauf zu machen und stets mit der aktuellen Version zu arbeiten – ohne Redundanzen. Die professionelle Belegerkennung liest Ihre Rechnungsdaten automatisch aus und legt die Rechnung entsprechend Ihrer gewünschten Klassifizierung prozessorientiert ab. Die Belege werden anschließend den Mitarbeitern zugewiesen, die sich um den entsprechenden Bearbeitungsschritt kümmern. Unbearbeitete Rechnungen sind passé: Hinterlegte Fristen und Vertretungsregelungen sorgen dafür, dass Sie wertvolle Skonti voll ausschöpfen und Rechnungen nie wieder unbearbeitet liegen bleiben oder im Nirvana verschwinden.

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Vertragsmanagement

Vertragsmanagement wird in vielen Firmen oft stiefmütterlich behandelt. Geschlossene Verträge werden entweder in Ordnern abgeheftet oder fein säuberlich in eine Tabelle eingepflegt. Eines haben beide Systeme allerdings gemein: irgendwann wird es unübersichtlich und selbst das beste Organisationstalent verliert da den Überblick über Laufzeiten und Kündigungsfristen. So kommt es nicht selten vor, dass Verträge länger laufen, als ursprünglich geplant oder sich die Konditionen mit längerer Laufzeit verschlechtern. Eine DMS bietet Ihnen jederzeit einen Überblick und die vollständige Kontrolle über all Ihre Verträge.

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Außerdem werden sie sicher und rechtskonform archiviert und stehen den Berechtigten allzeit und allerorts zur Verfügung. Die Fristenüberwachung erinnert Sie rechtzeitig an ein bevorstehendes Vertragsende. Sie können Ihre Verträge so rechtzeitig optimieren, mit Ihren Vertragspartnern neu verhandeln oder die Verträge verändern – So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern außerdem eine Menge Geld.

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E-Mail-Archivierung

Der Blick in die Büros verrät, dass der meiste Schriftverkehr im Arbeitsalltag elektronisch abläuft. Doch, wie sich das für die deutsche Bürokratie in Unternehmen gehört, ist das an rechtliche Bedingungen und Anweisungen geknüpft. So gelten für die Archivierung von E-Mails rechtliche Aufbewahrungsfristen, die Unternehmen unbedingt einhalten müssen. HGB, AO und GoBD sind dabei nur einige Regelwerke, die die Archivierung von Mails und ihre Fristen regeln.

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Wird die E-Mail-Archivierung ordentlich im Arbeitsalltag implementiert, steht sie nicht zur zu jeder Zeit an jedem Ort allen Berechtigten zur Verfügung, sondern erfüllt auch noch ganz nebenbei alle wichtigen Compliance-Anforderungen. Abwesenheiten sind also kein Hindernis mehr, Mails zu bearbeiten. Ist ein Mitarbeiter außer Haus, kann sie entweder von unterwegs oder durch eine intelligente Vertretungsregelung von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden. Nicht selten stehen außerdem wichtige Informationen zur Rechnung direkt in der Mail. Diese können ganz einfach mit dem dazugehörigen Dokument im ECM- bzw. DMS verknüpft werden.

Digitalisierung Mann mit Tablet - Dokumentenmanagement Software

Digitaler Posteingang

Viele Wege führen für die Post ins Unternehmen: postalisch, per Mail, per Fax oder via Kundenportal. Das Ziel des Posteinganges ist, die Post ihrem Empfänger zu überbringen, damit er sie bearbeiten kann. Bei so vielen unterschiedlichen Quellen ist das manchmal aber gar nicht so einfach. Briefe gehen auf dem analogen Weg verloren, kommen zu spät bei der adressierten Person an oder werden nicht rechtzeitig bearbeitet. Ein digitaler Posteingang löst all diese Probleme.

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Als zentrale Instanz erfasst er Dokumente und Dateien auf digitalem Weg einheitlich. Steckt hinter ihm ein gut durchdachter Workflow, werden die Dokumente anschließend klassifiziert, integriert und in die entsprechenden digitalen Post- oder Prozessfächer verteilt. Wurde der Posteingangsprozess erfolgreich durchlaufen, werden die Unterlagen rechtskonform archiviert. Dieser flexible und (teil-)automatisierte Prozess des digitalen Posteingangs ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern, immer und von überall auf Ihre Dokumente und Dateien zugreifen zu können. Lange Laufzeiten für die Eingangspost entfallen, Kosten reduzieren sich um ein Vielfaches und eine automatische Versionierung und Archivierung erleichtern die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit bei Ihrer Geschäftskommunikation. Das ermöglicht Ihnen nicht nur, Ihre Servicequalität zu erhöhen, sondern außerdem Ihre Ressourcen effizient zu planen.

DMS in der Cloud oder On Premise?

Viele Anbieter bieten ihre DMS-Lösung in zwei Varianten an: On Premise und Cloud. Während ersteres auf den internen Servern des Unternehmens installiert wird, findet bei der Cloud-Variante ein externes Hosting der Daten bei einem Cloud-Anbieter statt. Welche Lösung „die richtige“ ist, lässt sich schwer sagen. Wie bei so vielem ist die pauschale Antwort: „Es kommt darauf an“. Denn beide Alternativen haben ihre ganz besonderen Charakteristika.

Bei der klassischen On Premise-Lösung wird die Software in der eigenen IT-Umgebung installiert. Die Kontrolle über die Hard- und Software obliegt dabei ganz dem Unternehmen. Dafür ist auch die eigene IT für den reibungslosen Ablauf zuständig, was zum einen entsprechendes Know-how voraussetzt und mit Wartung, Monitoring und regelmäßigen Backups auch einiges an Arbeit mit sich zieht. Sollte der eigene Server einmal in die Knie gehen, kann das komplette System für eine Weile lahmgelegt sein.

cloud vs op übersicht. 560x373 - Dokumentenmanagement Software

Besonders wegen ihrer vielen positiven Eigenschaften, erfreuen sich Cloud-Lösungen zunehmend an Beliebtheit. Die Flexibilität, individuelle Skalierbarkeit und zahlreichen Kostenvorteile einer Cloud-Lösung bewegen immer mehr Unternehmen, auf eine cloudbasierte DMS umzusteigen. User haben durch die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten die Möglichkeit, arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig auf ihre gewünschten Unterlagen zuzugreifen. Da alles zentral auf den Servern des DMS-Anbieters gespeichert wird, können mehrere Personen problemlos an einem gemeinsamen Dokument arbeiten.

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sparen mit einer Cloud-Lösung einiges an Geld. Denn durch die Auslagerung der eigenen Hardware in die Cloud, muss die IT-Landschaft nicht regelmäßig erneuert, geupdatet und gewartet werden. Das übernehmen von nun an die Provider. Da sie sich auf die Verwaltung von sensiblen Daten spezialisiert und dessen Sicherheit als Grundprinzip ansehen, verfügen Cloud-Anbieter deshalb in der Regel über gut abgesicherte und regelmäßig überwachte Rechenzentren, Infrastrukturen und Betriebsabläufe.

Experten für Cybersicherheit überwachen die Unternehmensdaten rund um die Uhr, um die Unternehmensressourcen und -daten aktiv zu schützen. Große Anbieter wie Microsoft investieren beispielsweise einige Milliarden von Euro in die Sicherheitsforschung und -entwicklung. 

DMS in der Cloud oder On Premise?

Viele Anbieter bieten ihre DMS-Lösung in zwei Varianten an: On Premise und Cloud. Während ersteres auf den internen Servern des Unternehmens installiert wird, findet bei der Cloud-Variante ein externes Hosting der Daten bei einem Cloud-Anbieter statt. Welche Lösung „die richtige“ ist, lässt sich schwer sagen. Wie bei so vielem ist die pauschale Antwort: „Es kommt darauf an“. Denn beide Alternativen haben ihre ganz besonderen Charakteristika.

Bei der klassischen On Premise-Lösung wird die Software in der eigenen IT-Umgebung installiert. Die Kontrolle über die Hard- und Software obliegt dabei ganz dem Unternehmen. Dafür ist auch die eigene IT für den reibungslosen Ablauf zuständig, was zum einen entsprechendes Know-how voraussetzt und mit Wartung, Monitoring und regelmäßigen Backups auch einiges an Arbeit mit sich zieht. Sollte der eigene Server einmal in die Knie gehen, kann das komplette System für eine Weile lahmgelegt sein.

cloud vs op übersicht. 560x373 - Dokumentenmanagement Software

Besonders wegen ihrer vielen positiven Eigenschaften, erfreuen sich Cloud-Lösungen zunehmend an Beliebtheit. Die Flexibilität, individuelle Skalierbarkeit und zahlreichen Kostenvorteile einer Cloud-Lösung bewegen immer mehr Unternehmen, auf eine cloudbasierte DMS umzusteigen. User haben durch die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten die Möglichkeit, arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig auf ihre gewünschten Unterlagen zuzugreifen. Da alles zentral auf den Servern des DMS-Anbieters gespeichert wird, können mehrere Personen problemlos an einem gemeinsamen Dokument arbeiten. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sparen mit einer Cloud-Lösung einiges an Geld. Denn durch die Auslagerung der eigenen Hardware in die Cloud, muss die IT-Landschaft nicht regelmäßig erneuert, geupdatet und gewartet werden. Das übernehmen von nun an die Provider.

Da sie sich auf die Verwaltung von sensiblen Daten spezialisiert und dessen Sicherheit als Grundprinzip ansehen, verfügen Cloud-Anbieter deshalb in der Regel über gut abgesicherte und regelmäßig überwachte Rechenzentren, Infrastrukturen und Betriebsabläufe. Experten für Cybersicherheit überwachen die Unternehmensdaten rund um die Uhr, um die Unternehmensressourcen und -daten aktiv zu schützen. Große Anbieter wie Microsoft investieren beispielsweise einige Milliarden von Euro in die Sicherheitsforschung und -entwicklung. 

Einführung einer DMS

Ein digitales Dokumentenmanagement lässt sich nicht „mal eben kurz“ installieren und ist dann als tüchtiges Helferlein sofort einsatzbereit. Schön wär’s! Aber die gute Nachricht: So schwer, eine DMS im Unternehmen zu integrieren, ist es auch wieder nicht. Planung und organisatorische Vorbereitung sind in der Hinsicht allerdings wahres Gold und zahlen sich schnell aus.

DMS Einfuehrung Ablauf2 - Dokumentenmanagement Software

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und sie zukünftig digital abbilden, sollten Sie Ihre internen Prozesse zunächst auf den Prüfstand stellen. Beäugen Sie Ihre Prozesse mit einem kritischen Blick, fällt es Ihnen leichter, ineffiziente Arbeitsabläufe zu entlarven und sie anschließend mit einer DMS zu verschlanken und effizienter zu gestalten.

Überlegen Sie sich außerdem, welche Aufgaben durch ein Dokumentenmanagement auf digitalem und (teil-)automatisierten Weg erledigt oder effizienter gestaltet werden sollen. Wen müssen Sie dafür mit ins Boot holen und wer wird sich diesem Projekt als Hauptverantwortlicher annehmen?

Denken Sie auch perspektivisch: Wie entwickelt sich unser Unternehmen mittel- und langfristig weiter und wie könnte uns eine DMS bei der Erfüllung unserer Ziele unterstützen? Haben Sie dabei auch immer Ihre technischen Voraussetzungen in Blick. Fehlt die Manpower in der IT, wird es schwierig, eine Dokumentenmanagement Software als On Premise-Lösung zu integrieren.

Sascha 1 150x150 - Dokumentenmanagement Software

‚‚Viele Unternehmen starten die Nutzung ihrer DMS damit, dass sie zunächst ihre Ablage und die Archivierung der Geschäftsdokumente damit abbilden. Eingangsrechnungen werden beispielsweise nach dem (manuellen) internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archiviert. So erfüllen sie rechtliche Vorgaben wie DSGVO und GoBD und senken außerdem den kostbaren Ressourcenverbrauch.‘‘

Sascha Müller

Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes klingt zunächst nach einer echten Mammutaufgabe. Doch viele Unternehmen sind diesen Schritt bereits erfolgreich gegangen. Sie möchten wissen, wie unsere Kunden ihr ganz persönliches Digitalisierungsprojekt realisiert und welche Erfahrungen sie damit gemacht haben? Dann schauen Sie sich unsere Erfolgsgeschichten an.

Sie planen die
Einführung einer
Dokumentenmanagement Software?

E Book DMS Einführung Mockuptrans3 - Dokumentenmanagement Software

Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung einer Dokumentenmanagement Software unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.

Einführung einer DMS

Ein digitales Dokumentenmanagement lässt sich nicht „mal eben kurz“ installieren und ist dann als tüchtiges Helferlein sofort einsatzbereit. Schön wär’s! Aber die gute Nachricht: So schwer, eine DMS im Unternehmen zu integrieren, ist es auch wieder nicht. Planung und organisatorische Vorbereitung sind in der Hinsicht allerdings wahres Gold und zahlen sich schnell aus.

DMS Einfuehrung Ablauf2 - Dokumentenmanagement Software

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und sie zukünftig digital abbilden, sollten Sie Ihre internen Prozesse zunächst auf den Prüfstand stellen. Beäugen Sie Ihre Prozesse mit einem kritischen Blick, fällt es Ihnen leichter, ineffiziente Arbeitsabläufe zu entlarven und sie anschließend mit einer DMS zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Überlegen Sie sich außerdem, welche Aufgaben durch ein Dokumentenmanagement auf digitalem und (teil-)automatisierten Weg erledigt oder effizienter gestaltet werden sollen. Wen müssen Sie dafür mit ins Boot holen und wer wird sich diesem Projekt als Hauptverantwortlicher annehmen?

Denken Sie auch perspektivisch: Wie entwickelt sich unser Unternehmen mittel- und langfristig weiter und wie könnte uns eine DMS bei der Erfüllung unserer Ziele unterstützen? Haben Sie dabei auch immer Ihre technischen Voraussetzungen in Blick. Fehlt die Manpower in der IT, wird es schwierig, eine Dokumentenmanagement Software als On Premise-Lösung zu integrieren.

Sascha 1 150x150 - Dokumentenmanagement Software

‚‚Viele Unternehmen starten die Nutzung ihrer DMS damit, dass sie zunächst ihre Ablage und die Archivierung der Geschäftsdokumente damit abbilden. Eingangsrechnungen werden beispielsweise nach dem (manuellen) internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archiviert. So erfüllen sie rechtliche Vorgaben wie DSGVO und GoBD und senken außerdem den kostbaren Ressourcenverbrauch.‘‘

Sascha Müller

Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes klingt zunächst nach einer echten Mammutaufgabe. Doch viele Unternehmen sind diesen Schritt bereits erfolgreich gegangen. Sie möchten wissen, wie unsere Kunden ihr ganz persönliches Digitalisierungsprojekt realisiert und welche Erfahrungen sie damit gemacht haben? Dann schauen Sie sich unsere Erfolgsgeschichten an.

Sie planen die Einführung einer
Dokumentenmanagement Software?

Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung einer Dokumentenmanagement Software unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.

E Book DMS Einführung Mockuptrans3 - Dokumentenmanagement Software

Wie entstand das
digitale Dokumenten-
management?

Schon früh wünschten sich die Menschen ein Büro ganz ohne Papier. Als die ersten Unternehmen begannen, ihre Dokumente in elektronischer Form zu erstellen, wuchs zunehmend der Wunsch, die Dateien auch auf elektronischem Wege zu speichern und mit anderen zu teilen.

Der elektronische Datenaustausch EDI war dafür der Schlüssel zum Glück. Denn Electronic Data Interchange führte zum Bau von Computernetzen und dem Entwickeln von Standards für Schnittstellen und einheitliche Datenlayouts. So rückte der langersehnte Traum nach mehr Interaktivität endlich ein Stück näher. Mit EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) wurde 1988 eine internationale Norm geschaffen, die die geschäftliche Transaktion länderübergreifend erlaubte und intern zunehmend für schlankere Produktion und Lagerhaltung sorgte.

Das war der Moment, in dem die erste Generation der Dokumentenmanagementsysteme die Bühne betrat. Die Systeme ermöglichten die elektronische Verwaltung digitaler Dokumente, bei der besonders Features wie Verschlagwortung, Versionskontrolle und Archivierung im Fokus standen. Der Aufwand im Vergleich zu einer herkömmlichen Dokumentenablage im Netzwerk war jedoch deutlich höher – hohe Kosten für speziell geschultes Personal und notwendige IT-Struktur sowie ein enormer zeitlicher Aufwand bei der Verschlagwortung, versalzten die Suppe. Der Einsatz lohnte sich dementsprechend erst, wenn Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten, die schon vor einer Weile abgelegt wurden. Etwa auf Grund gesetzlicher Erfordernisse, wie eine Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems war lange Zeit sehr schwer zu ermitteln. Für einen wirklichen Durchbruch dieser Technologie mussten die Entwickler erst noch mit einer innovativen und bahnbrechenden Idee um die Ecke kommen.

Gesagt, getan: Nach einigen Jahren der Entwicklung und mühseliger Tüftelei, trat um die Jahrtausendwende jene Generation des digitalen Dokumentenmanagements ins Licht, die wir heute kennen. Durch die zahlreichen Funktionen und Features der Software, bietet die neue DMS-Generation weit mehr als eine reine Dokumentenverwaltung. Intelligente und (teils automatisierte) Importmöglichkeiten vereinfachen es nun, Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen, sie mittels OCR-Texterkennung zu verschlagworten und in Sekundenschnelle zu durchsuchen.

Die Aufgaben, die eine moderne DMS übernimmt, reichen vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung. Da eine Dokumentenmanagement Software die bisherige analoge Büroarbeit enorm automatisiert und die Mitarbeiter entlastet, wird in dem Zusammenhang auch oft der Begriff „Digital Workplace“ verwendet.

Durch ihren dynamischen und integrativen Charakter assistieren Digital-Workplace-Lösungen den Teams in einem so großen Maße, dass sie einen erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen und Unternehmen durch ihre Produktivitätssteigerung ihren Mitstreitern einen großen Schritt voraus sind.

Wie entstand das
digitale Dokumentenmanagement?

Schon früh wünschten sich die Menschen ein Büro ganz ohne Papier. Als die ersten Unternehmen begannen, ihre Dokumente in elektronischer Form zu erstellen, wuchs zunehmend der Wunsch, die Dateien auch auf elektronischem Wege zu speichern und mit anderen zu teilen. Der elektronische Datenaustausch EDI war dafür der Schlüssel zum Glück. Denn Electronic Data Interchange führte zum Bau von Computernetzen und dem Entwickeln von Standards für Schnittstellen und einheitliche Datenlayouts. So rückte der langersehnte Traum nach mehr Interaktivität endlich ein Stück näher. Mit EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) wurde 1988 eine internationale Norm geschaffen, die die geschäftliche Transaktion länderübergreifend erlaubte und intern zunehmend für schlankere Produktion und Lagerhaltung sorgte.

Das war der Moment, in dem die erste Generation der Dokumentenmanagementsysteme die Bühne betrat. Die Systeme ermöglichten die elektronische Verwaltung digitaler Dokumente, bei der besonders Features wie Verschlagwortung, Versionskontrolle und Archivierung im Fokus standen. Der Aufwand im Vergleich zu einer herkömmlichen Dokumentenablage im Netzwerk war jedoch deutlich höher – hohe Kosten für speziell geschultes Personal und notwendige IT-Struktur sowie ein enormer zeitlicher Aufwand bei der Verschlagwortung, versalzten die Suppe. Der Einsatz lohnte sich dementsprechend erst, wenn Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten, die schon vor einer Weile abgelegt wurden. Etwa auf Grund gesetzlicher Erfordernisse, wie eine Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems war lange Zeit sehr schwer zu ermitteln. Für einen wirklichen Durchbruch dieser Technologie mussten die Entwickler erst noch mit einer innovativen und bahnbrechenden Idee um die Ecke kommen.

Gesagt, getan: Nach einigen Jahren der Entwicklung und mühseliger Tüftelei, trat um die Jahrtausendwende jene Generation des digitalen Dokumentenmanagements ins Licht, die wir heute kennen. Durch die zahlreichen Funktionen und Features der Software, bietet die neue DMS-Generation weit mehr als eine reine Dokumentenverwaltung. Intelligente und (teils automatisierte) Importmöglichkeiten vereinfachen es nun, Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen, sie mittels OCR-Texterkennung zu verschlagworten und in Sekundenschnelle zu durchsuchen.

Die Aufgaben, die eine moderne DMS übernimmt, reichen vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung. Da eine Dokumentenmanagement Software die bisherige analoge Büroarbeit enorm automatisiert und die Mitarbeiter entlastet, wird in dem Zusammenhang auch oft der Begriff „Digital Workplace“ verwendet. Durch ihren dynamischen und integrativen Charakter assistieren Digital-Workplace-Lösungen den Teams in einem so großen Maße, dass sie einen erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen und Unternehmen durch ihre Produktivitätssteigerung ihren Mitstreitern einen großen Schritt voraus sind.

Weiterführende Informationen

Beratung und Projektbegleitung

Auf der Suche nach einer geeigneten DMS-Lösung, laufen Ihnen meist viele Anbieter und Fachausdrücke über den Weg – da kann man leicht mal den Überblick verlieren. Durch unabhängige Beratungsunternehmen, können Sie sich bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters unterstützen lassen.

Verbände

Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.

Marktübersichten und Newsportale

Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/DMS Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige spezialisierte Marktübersichten, jedoch führen die gängigen Übersichtsportale entsprechende Kategorien. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.

Weiterführende Informationen

Beratung und Projektbegleitung

Auf der Suche nach einer geeigneten DMS-Lösung, laufen Ihnen meist viele Anbieter und Fachausdrücke über den Weg – da kann man leicht mal den Überblick verlieren. Durch unabhängige Beratungsunternehmen, können Sie sich bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters unterstützen lassen.

Verbände

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  • keine Vertragsbindung und voller Funktionsumfang
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  • inklusive geführtem Lernweg für die ersten Schritte
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