Vereinfacht gesagt, unterstützt Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) bei der sicheren Verwaltung Ihrer Dokumente. Die eingescannten und digitalen Dokumente können mithilfe eines Dokumentenmanagements in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Daten werden aus den Dokumenten automatisch erkannt und an externe Systeme, wie CRM oder ERP weitergegeben.

Ein bisschen konkreter betrachtet, können mit einem Dokumentenmanagement komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abgebildet, Medienbrüche vermieden, Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht werden. Ganz nebenbei wird die Umwelt geschont und Mitarbeiter entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.

Ein DMS ist dabei weit mehr als nur die einfache Verwaltung von Dokumenten. Es ermöglicht Ihnen eine umfassende Organisation, Strukturierung und Kontrolle von Dokumenten innerhalb Ihres Unternehmens. Im Wesentlichen zeichnet sich es sich durch sechs Hauptmerkmale aus:

• • Sicherheit: Ein DMS gewährleistet die sichere Aufbewahrung von Dokumenten. Sie können Zugriffsrechte individuell vergeben, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Dies unterstützt Sie dabei, die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen zu gewährleisten.

• • Versionierung und Änderungsnachverfolgung: Mit einem DMS haben Sie die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten zu verfolgen. So können Sie bspw. frühere Versionen eines Dokuments einsehen, Änderungen nachvollziehen und Kommentare oder Anmerkungen hinzufügen. Dies erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass Sie immer mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten.

• • Integration mit anderen Systemen: Ein DMS lässt sich nahtlos mit anderen Geschäftssystemen wie CRM oder ERP integrieren. So können Informationen aus den Dokumenten automatisch erfasst und in den entsprechenden Systemen verwendet werden. Beispielsweise kann das DMS Kundendaten aus einem Vertrag direkt in das CRM-System übertragen, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.

• • Workflow-Management: Ein DMS ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows. Das DMS leitet Dokumente automatisch an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiter, um sie zu bearbeiten und zu genehmigen. Dies beschleunigt die Prozesse, minimiert manuelle Aufgaben und reduziert Fehler.

• • Archivierung und Compliance: Ein DMS unterstützt die Langzeitarchivierung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Vorschriften und internen Richtlinien. Das ermöglicht Ihnen, Compliance-Anforderungen einzuhalten und Audits und Prüfungen leichter durchzuführen.

• • Such- und Indexierungsfunktionen: Ein DMS bietet leistungsstarke Such- und Indexierungsfunktionen, um Dokumente schnell und effizient zu finden. Durch die Verwendung von Metadaten, Stichwörtern oder Volltextsuche können Benutzer gezielt nach relevanten Informationen suchen.

Zusammenfassung

„Was ist ein Dokumentenmanagement-System?“

Der Branchenverband Bitkom hat die Aufgabe des Dokumentenmanagements präzise definiert:

„Ein Dokumentenmanagement-System dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Verarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Erstellung bis zu ihrer Vernichtung.“

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Vielzahl an Vorzügen, die ein Dokumentenmanagement-System bietet. Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements beschleunigt nämlich nicht nur die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, senkt Druck- und Personalkosten, sondern unterstützt außerdem bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Das steigert weiterhin die Effizienz und schont den Geldbeutel. 8 wesentliche Vorzüge eines DMS möchten wir noch mal ein wenig näher unter die Lupe nehmen:

1. Schneller Zugriff auf Informationen und Beschleunigung der Abläufe

Mithilfe eines effizienten Dokumentenmanagements lassen sich Informationen dank automatischer Kategorisierung blitzschnell abrufen. Anfragen können so in Sekundenschnelle beantwortet werden – und das jederzeit und von jedem Ort. Dies beschleunigt Geschäftsabläufe, verbessert die Reaktionszeiten und steigert außerdem die Effizienz.

2. Effiziente Dokumentenorganisation

Ein DMS ermöglicht eine strukturierte und systematische Organisation von Geschäftsdokumenten. Sie können nach Kategorien, Tags oder Schlüsselwörtern sortiert werden, was eine einfache Suche und schnellen Zugriff ermöglicht. Weiterhin gehören zeitraubende Suchen und unnötige Duplikate der Vergangenheit an.

3. Automatische Indexierung und Klassifizierung

Dank automatischer Indexierung und Klassifizierung lassen sich Dokumente schnell und präzise kategorisieren. Dies spart nicht nur Zeit und reduziert menschliche Fehler bei der manuellen Sortierung, sondern trägt außerdem dazu bei, die Effizienz von Suchvorgängen und die Genauigkeit der Informationssuche zu verbessern.

4. Schneller Zugriff und Abruf von Informationen

Durch die elektronische Speicherung und Indizierung von Dokumenten sind Informationen in Sekundenschnelle abrufbar. Mitarbeiter können auf benötigte Informationen zugreifen, ohne Zeit mit der Suche nach physischen Dokumenten zu verschwenden.

5. Verbesserte Zusammenarbeit und Zugriffskontrolle

Ein DMS ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig auf Dokumente zuzugreifen und daran zu arbeiten. Es erleichtert die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer zwischen Abteilungen und Organisationsbereichen und steigert die Produktivität. Gleichzeitig können Zugriffsrechte festgelegt werden, um die Vertraulichkeit und Sicherheit sensibler Dokumente zu gewährleisten.

6. Versionierung und Revisionssicherheit

Mit einem DMS lassen sich verschiedene Versionen von Dokumenten erstellen und speichern. Dadurch können Änderungen nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden. Dies gewährleistet die Revisionssicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und sorgt für Transparenz in Bezug auf Dokumentenänderungen.

7. Workflow-Automatisierung

Eine innovative Dokumentenmanagement-Software unterstützt Unternehmen außerdem bei der Automatisierung ihrer Geschäftsprozessen und Workflows. Standardisierte Abläufe minimieren manuelle Aufgaben, verbessern die Effizienz und tragen zur Qualitätssicherung bei. Dies gibt den Mitarbeitern wiederum die Freiheit, sich anspruchsvolleren Aufgaben zu widmen.

8. Platz- und Kostenersparnis

Dank eines DMS haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumente platzsparend abzulegen und physischen Raum effizienter zu nutzen. So sparen sie nicht nur Kosten für Ressourcen wie Papier, Toner und Aktenordner, sondern sorgen außerdem für Ordnung im Büro. Ganz nebenbei leisten Unternehmen einen Beitrag zum Umweltschutz und zeigen ihre Verantwortung für eine nachhaltige Zukunft.

Ob Rechnungsworkflows, Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung oder digitale Personalakte: Ein Dokumentenmanagement-System ist so individuell anpassbar, dass sich auch nahezu alle Unternehmensszenarien und -wünsche damit abbilden lassen.

Die Unternehmensbereiche, in denen Dokumentenmanagement-Lösungen eingesetzt werden, sind mannigfaltig. So setzen nach einer Studie des Branchenverbandes Bitkom 53 Prozent der Unternehmen ihr digitales Dokumentenmanagement in der Buchhaltung und bei ihren Finanzen ein. Rund 43 Prozent der Befragten arbeiten im Einkauf und der Beschaffung mit einem Dokumentenmanagement. Auch im Marketing und Vertrieb arbeiten knapp 41 Prozent der Mitarbeiter mit einer solchen Lösung.

Einige beliebte Workflows möchten wir Ihnen im Folgenden gerne einmal näher vorstellen:

Zusammenfassung

„In welchen Bereichen kann ein Dokumentenmanagement eingesetzt werden?“

Ein Dokumentenmanagement-System kann dank seiner Flexibilität nahezu alle unternehmerischen Prozesse abbilden. Die meisten Unternehmen starten die Integration in der Buchhaltung/Finanzwesen und weiten die Nutzung später auf weitere Unternehmensbereiche, wie z.B. den Einkauf aus.

Immer mehr Unternehmen setzen auf cloudbasierte DMS-Lösungen und treiben damit eine fortlaufende Entwicklung voran. Die Ergebnisse des Cloud-Monitor 2022 zeigen, dass diese Umstellung im IT-Bereich ein wahrer Game Changer ist und die Technologie auch in den nächsten Jahren weiter an Fahrt gewinnen wird. Cloud-Computing avanciert somit zu einer der stärksten Triebkräfte seit den Anfängen des digitalen Zeitalters. Unternehmen erkennen zunehmend den Mehrwert und die Effizienzsteigerungen, die eine cloudbasierte Infrastruktur für ihre Dokumentenverwaltung mit sich bringt.

Viele Anbieter bieten ihre Dokumentenmanagement-Lösung in zwei Varianten an: On Premise und Cloud. Während ersteres auf den internen Servern des Unternehmens installiert wird, findet bei der Cloud-Variante ein externes Hosting der Daten bei einem Cloud-Anbieter statt. Welche Lösung „die Richtige“ ist, lässt sich schwer sagen. Wie bei so vielem ist die pauschale Antwort: „Es kommt darauf an“. Denn beide Alternativen haben ihre ganz besonderen Charakteristika.

Bei der klassischen On Premise-Lösung wird die Software in der eigenen IT-Umgebung installiert. Die Kontrolle über die Hard- und Software obliegt dabei ganz dem Unternehmen. Dafür ist auch die eigene IT für den reibungslosen Ablauf zuständig, was zum einen entsprechendes Know-how voraussetzt und mit Wartung, Monitoring und regelmäßigen Backups auch einiges an Arbeit mit sich zieht. Sollte der eigene Server einmal in die Knie gehen, kann das komplette System für eine Weile lahmgelegt sein.

Besonders wegen ihrer vielen positiven Eigenschaften, erfreuen sich Cloud-Lösungen zunehmend an Beliebtheit. Die Flexibilität, individuelle Skalierbarkeit und zahlreichen Kostenvorteile einer Cloud-Lösung bewegen immer mehr Unternehmen, auf ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement umzusteigen. User haben durch die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten die Möglichkeit, arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig auf ihre gewünschten Unterlagen zuzugreifen. Da alles zentral auf den Servern des Dokumentenmanagement-Anbieters gespeichert wird, können mehrere Personen problemlos an einem gemeinsamen Dokument arbeiten.

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sparen mit einer Cloud-Lösung einiges an Geld. Denn durch die Auslagerung der eigenen Hardware in die Cloud, muss die IT-Landschaft nicht regelmäßig erneuert, geupdatet und gewartet werden. Das übernehmen von nun an die Provider.

Da sie sich auf die Verwaltung von sensiblen Daten spezialisiert und dessen Sicherheit als Grundprinzip ansehen, verfügen Cloud-Anbieter deshalb in der Regel über gut abgesicherte und regelmäßig überwachte Rechenzentren, Infrastrukturen und Betriebsabläufe. Experten für Cybersicherheit überwachen die Unternehmensdaten rund um die Uhr, um die Unternehmensressourcen und -daten aktiv zu schützen. Große Anbieter wie Microsoft investieren beispielsweise einige Milliarden von Euro in die Sicherheitsforschung und -entwicklung.

Doch die Vorteile des Cloud-Computings sind nicht nur finanzieller Natur, sondern ermöglichen auch eine bessere Zusammenarbeit, höhere Datensicherheit und eine schnellere Reaktionsfähigkeit in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt. Angesichts dieser aussichtsreichen Entwicklung ist es keine Überraschung, dass Unternehmen weltweit verstärkt auf cloudbasierte DMS-Lösungen setzen, um die Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens zu stärken.

Zusammenfassung

„Dokumentenmanagement in der Cloud oder On Premise?“

Die Cloud ist schnell verfügbar, skalierbar, beendet die aufwendige interne Administration und bietet in der Regel ein klares monatliches Preismodell für eine dauerhafte finanzielle Kalkulation.

Für Unternehmen, die ihre IT mit der On Premise in der eigenen Hand halten wollen, inklusive der damit verbundenen hohen Betriebs- und Personalkosten, liefert die On Premise Version die richtige Antwort. Sie erlaubt eine flexiblere Anbindung an interne Fachanwendungen und bietet intern die beste Performance.

Ein digitales Dokumentenmanagement lässt sich nicht „mal eben kurz“ installieren und ist dann als tüchtiges Helferlein sofort einsatzbereit. Schön wär’s! Aber die gute Nachricht: So schwer, ein Dokumentenmanagement im Unternehmen zu integrieren, ist es auch wieder nicht. Planung und organisatorische Vorbereitung sind in der Hinsicht allerdings wahres Gold und zahlen sich schnell aus.

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und sie zukünftig digital abbilden, sollten Sie Ihre internen Prozesse zunächst auf den Prüfstand stellen. Beäugen Sie Ihre Prozesse mit einem kritischen Blick, fällt es Ihnen leichter, ineffiziente Arbeitsabläufe zu entlarven und sie anschließend mit einem Dokumentenmanagement zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Überlegen Sie sich außerdem, welche Aufgaben durch ein Dokumentenmanagement auf digitalem und (teil-)automatisierten Weg erledigt oder effizienter gestaltet werden sollen. Wen müssen Sie dafür mit ins Boot holen und wer wird sich diesem Projekt als Hauptverantwortlicher annehmen?

Denken Sie auch perspektivisch: Wie entwickelt sich unser Unternehmen mittel- und langfristig weiter und wie könnte uns ein Dokumentenmanagement bei der Erfüllung unserer Ziele unterstützen? Haben Sie dabei auch immer Ihre technischen Voraussetzungen in Blick. Fehlt die Manpower in der IT, wird es schwierig, eine Dokumentenmanagement Software als On Premise-Lösung zu integrieren.

‚‚Viele Unternehmen starten die Nutzung ihres Dokumentenmanagement damit, dass sie zunächst ihre Ablage und die Archivierung der Geschäftsdokumente damit abbilden. Eingangsrechnungen werden beispielsweise nach dem (manuellen) internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archiviert. So erfüllen sie rechtliche Vorgaben wie DSGVO und GoBD und senken außerdem den kostbaren Ressourcenverbrauch.‘‘

Tobias Sass, Digitalisierungsberater bei Amagno

Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes klingt zunächst nach einer echten Mammutaufgabe. Doch viele Unternehmen sind diesen Schritt bereits erfolgreich gegangen. Sie möchten wissen, wie unsere Kunden ihr ganz persönliches Digitalisierungsprojekt realisiert und welche Erfahrungen sie damit gemacht haben? Dann schauen Sie sich unsere Erfolgsgeschichten an:

Zusammenfassung

„Wie wird ein Dokumentenmanagement eingeführt?“

Damit ein Dokumentenmanagement-System nachhaltig und gewinnbringend im Unternehmen eingesetzt werden kann, sind etwas Planung und Organisation nötig. Die analogen Geschäftsprozesse werden analysiert, um diese anschließend digital abzubilden. Je nach Betriebsart (Cloud oder On Premise), gibt es auch technische Voraussetzungen zu beachten.

Schon früh wünschten sich die Menschen ein Büro ganz ohne Papier. Als die ersten Unternehmen begannen, ihre Dokumente in elektronischer Form zu erstellen, wuchs zunehmend der Wunsch, die Dateien auch auf elektronischem Wege zu speichern und mit anderen zu teilen. Der elektronische Datenaustausch EDI war dafür der Schlüssel zum Glück. Denn Electronic Data Interchange führte zum Bau von Computernetzen und dem Entwickeln von Standards für Schnittstellen und einheitliche Datenlayouts. So rückte der langersehnte Traum nach mehr Interaktivität endlich ein Stück näher. Mit EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) wurde 1988 eine internationale Norm geschaffen, die die geschäftliche Transaktion länderübergreifend erlaubte und intern zunehmend für schlankere Produktion und Lagerhaltung sorgte.

Das war der Moment, in dem die erste Generation der Dokumentenmanagementsysteme die Bühne betrat. Die Systeme ermöglichten die elektronische Verwaltung digitaler Dokumente, bei der besonders Features wie Verschlagwortung, Versionskontrolle und Archivierung im Fokus standen. Der Aufwand im Vergleich zu einer herkömmlichen Dokumentenablage im Netzwerk war jedoch deutlich höher – hohe Kosten für speziell geschultes Personal und notwendige IT-Struktur sowie ein enormer zeitlicher Aufwand bei der Verschlagwortung, versalzten die Suppe. Der Einsatz lohnte sich dementsprechend erst, wenn Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten, die schon vor einer Weile abgelegt wurden. Etwa auf Grund gesetzlicher Erfordernisse, wie eine Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems war lange Zeit sehr schwer zu ermitteln. Für einen wirklichen Durchbruch dieser Technologie mussten die Entwickler erst noch mit einer innovativen und bahnbrechenden Idee um die Ecke kommen.

Gesagt, getan: Nach einigen Jahren der Entwicklung und mühseliger Tüftelei, trat um die Jahrtausendwende jene Generation des digitalen Dokumentenmanagements ins Licht, die wir heute kennen. Durch die zahlreichen Funktionen und Features der Systeme, bietet die neue Dokumentenmanagement-Generation weit mehr als eine reine Dokumentenverwaltung. Intelligente und (teils automatisierte) Importmöglichkeiten vereinfachen es nun, Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen, sie mittels OCR-Texterkennung zu verschlagworten und in Sekundenschnelle zu durchsuchen.

Die Aufgaben, die ein modernes Dokumentenmanagement übernimmt, reichen vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung. Da ein Dokumentenmanagement-System die bisherige analoge Büroarbeit enorm automatisiert und die Mitarbeiter entlastet, wird in dem Zusammenhang auch oft der Begriff „Digital Workplace“ verwendet. Durch ihren dynamischen und integrativen Charakter assistieren Digital-Workplace-Lösungen den Teams in einem so großen Maße, dass sie einen erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen und Unternehmen durch ihre Produktivitätssteigerung ihren Mitstreitern einen großen Schritt voraus sind.

Beratung und Projektbegleitung

Auf der Suche nach einer geeigneten Dokumentenmanagement-Lösung, laufen Ihnen meist viele Anbieter und Fachausdrücke über den Weg – da kann man leicht mal den Überblick verlieren. Durch unabhängige Beratungsunternehmen, können Sie sich bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters unterstützen lassen.

• BARC (www.barc.de)
• PROJECT CONSULT (www.project-consult.com)
• Zöller & Partner (www.zoeller.de)
• PENTADOC AG (www.pentadoc.com)
• Pitschek + Partner (www.pitschek.com)

Verbände

Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.

• VOI (www.voi.de)
• BITKOM (www.bitkom.org)
• AIIM (www.aiim.org)

Marktübersichten und Newsportale

Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/Dokumentenmanagement Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige spezialisierte Marktübersichten, jedoch führen die gängigen Übersichtsportale entsprechende Kategorien. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.

• ECM Guide (www.ecmguide.de)
• Trusted (www.trusted.de)
• Netzsieger (www.netzsieger.de)