ROI von DMS Software – So lässt er sich berechnen

Mit der zunehmenden Bedeutung von Unternehmenssoftware für die Wertschöpfung der Anwenderunternehmen steigt auch deren Bereitschaft, in ihre IT-Infrastruktur zu investieren. Betrieb, Wartung, Integration, Support und Weiterentwicklung dieser Systeme machen insbesondere in der deutschen Industrie häufig 20 Prozent und mehr der gesamten Betriebskosten aus. Software wie ERP-Software oder DMS-Systeme gehören daher mittlerweile zur Standardausrüstung eines Unternehmens.

Vor allem das Thema DMS ist hierbei spannend. Die Anbieter von Unternehmenssoftware versprechen ihren Kunden seit geraumer Zeit, dass sich die Ausgaben für ihre DMS-Systeme bereits nach wenigen Jahren amortisieren.

Doch wie sieht der Return on Investment (ROI) von einem Dokumentenmanagement System aus und wie lässt er sich berechnen?

Was ist der ROI?

Der Return on Investment (ROI) ist eine Kennzahl zur Messung der Rentabilität einer Investition. Sie wird berechnet, indem der (erwartete) Gewinn einer Investition durch die Kosten dieser Investition dividiert wird. Das Ergebnis wird häufig in Prozent ausgedrückt, um einen direkten Vergleich mit anderen Investitionen zu ermöglichen. Der ROI bietet somit eine einfache und schnelle Methode zur Bewertung der Effizienz und Rentabilität von Investitionen.

Die Anwendung reicht von der Bewertung einzelner Projekte bis hin zur Beurteilung der Gesamtleistung eines Unternehmens. Ein hoher ROI weist auf eine vorteilhafte Investition hin, während ein niedriger ROI darauf hinweist, dass die Kosten für die Investition den erzielten Nutzen nicht rechtfertigen.

Was ist bei der Berechnung des ROI zu beachten?

Obwohl ein ROI-Rechner eine schnelle Berechnung des ROI ermöglicht, gibt es wichtige Aspekte, die dabei oft außer Acht gelassen werden. Daher ist es ratsam, sich mit erfahrenen Anbietern auszutauschen, um gemeinsam das Potenzial der jeweiligen Lösung für das eigene Unternehmen auszuloten.

Folgende Punkte sollten bei der ROI-Berechnung berücksichtigt werden:

• ✓ Der ROI konzentriert sich in erster Linie auf unternehmensinterne und finanzielle Aspekte. Externe Faktoren wie die aktuelle Marktsituation, die Kundenzufriedenheit, mögliche Risiken oder positive Nebeneffekte wie eine geringere Fehlerquote oder eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit werden nicht berücksichtigt.

• ✓ Obwohl der ROI für ein DMS eine Vergleichbarkeit suggeriert, ist ein direkter Vergleich verschiedener Angebote nur dann sinnvoll, wenn sie unter identischen Bedingungen und Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse bewertet werden können.

• ✓ Insbesondere im IT-Bereich kann der tatsächliche Implementierungsaufwand von den ursprünglichen Erwartungen abweichen. Ist der zeitliche und finanzielle Aufwand höher oder die Akzeptanz geringer als erwartet, fällt der ROI entsprechend niedriger aus.

• ✓ Ein professioneller Anbieter plant vorsichtig und setzt realistische Zahlen an, die einen gewissen Spielraum für Unvorhergesehenes lassen. Im besten Fall besteht die Möglichkeit, die Umsetzung zu beschleunigen, um den ROI früher zu realisieren.

Die Berücksichtigung dieser Punkte ermöglicht eine umfassendere und realistischere Einschätzung des ROI, die über die reine Zahlenberechnung hinausgeht.

Rechenbeispiel für die digitale Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist zeit- und kostenintensiv und kann zu Frustration führen, insbesondere wenn Rechnungen verloren gehen. Ein Unternehmen, das nach Möglichkeiten sucht, diesen Prozess zu verbessern, das Buchhaltungspersonal zu entlasten und die Betriebskosten zu senken, entscheidet sich für die Einführung einer digitalen Dokumentenmanagement-Software (DMS). Basierend auf früheren Erfahrungen beläuft sich die Anfangsinvestition für die Automatisierung und rechtssichere Archivierung von Dokumenten wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf ca. 60.000 bis 80.000 Euro.

Wie lässt sich nun der ROI bestimmen?

Durch den Einsatz der digitalen und automatisierten Lösung entfallen viele zeitaufwändige Tätigkeiten wie das manuelle Ablegen, Suchen, Wiederfinden, Kopieren und Drucken von Rechnungen. Dies führt nicht nur zu schnelleren Prozessabläufen, sondern auch zu Einsparungen bei den Archivierungs- und Versandkosten. Die Berechnung mit dem ROI-Rechner zeigt, dass das Unternehmen jährlich rund 54.000 Euro einspart, was einem Return on Investment von 67,5 Prozent entspricht. Die Investition in das DMS amortisiert sich innerhalb von 18 Monaten.

Die Berechnungsformel für das DMS lautet

So gesehen entsprechen die Kosten für das Dokumentenmanagement System pro Mitarbeiter und Tag in etwa dem Preis einer Tasse Kaffee. Typischerweise amortisiert sich eine Lösung für den digitalen Rechnungseingang wie Amagno innerhalb von 12 bis 18 Monaten. Bei Rechnungen, die direkt mit Bestellungen verknüpft sind, lässt sich der ROI oft noch schneller realisieren, da die Produktivität im Unternehmen deutlich steigt.

Ein oft vergessener Punkt – Resilienz

Neben dem finanziellen Aspekt gibt es einen Aspekt, der oft beim Thema DMS vernachlässigt wird – und das ist das Thema Resilienz.

Resilienz ist die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegen interne und externe Herausforderungen. 

Beispiele:

• ✓ In Zeiten wirtschaftlicher Prosperität ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Kapazitäten zu erweitern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Neue Arbeitskräfte sind jedoch nicht mehr an traditionellen, ortsgebundenen Arbeitsmethoden interessiert. Es wird immer schwieriger, qualifiziertes Personal zu finden und zu finanzieren.

• ✓ Jüngere Arbeitnehmer bevorzugen eine bessere Work–Life–Balance, die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten und flexible Arbeitszeiten.

• ✓ Unternehmen müssen sich ständig mit neuen und sich ändernden gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen, wie z.B. dem Hinweisgeberschutzgesetz, der Datenschutzgrundverordnung oder dem geplanten Wachstumschancengesetz, um nur einige zu nennen.

• ✓ Patentstreitigkeiten und eine Flut von Abmahnungen binden Unternehmensressourcen und die Aufmerksamkeit von Rechtsberatern.

• ✓ Die Zahl der nationalen, europäischen und internationalen Normen, die Unternehmen einhalten müssen, steigt.

• ✓ Unzureichender Datenschutz führt dazu, dass wechselnde oder unzufriedene Mitarbeiter sensible Informationen entwenden oder verkaufen.

• ✓ Hacker verschaffen sich durch Phishing und Trojaner Zugang zu ungeschützten Daten oder fordern durch Datenverschlüsselung Lösegeld, was schon direkt zum Konkurs von Unternehmen geführt hat.

• ✓ Klimabedingte Katastrophen wie Überschwemmungen, Stürme und Brände beschädigen physische Datenträger oder erzwingen einen schnellen Standortwechsel.

Für einige Leser mag dies überzogen klingen, aber jeder dieser einzelnen Punkte war für viele unserer Kunden ein Grund für die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems. Es unterstützt erheblich bei diesen Herausforderungen.

Fazit

Der ROI von einem Dokumentenmanagement System spiegelt sich in effizienteren Arbeitsabläufen und Kosteneinsparungen durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten wider. Die Amortisationszeit ist in der Regel kurz. Neben den direkten finanziellen Vorteilen erhöht ein DMS auch die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens gegenüber Herausforderungen. Somit bietet die Investition in ein DMS weit mehr als nur eine positive finanzielle Rendite, sie stärkt auch die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.