ZUGFeRD vs. XRechnung– Unterschiede und Gemeinsamkeiten

ZUGFeRD vs. XRechnung – Haben Sie schon Ihre Entscheidung getroffen, mit welchem E-Rechnungsformat Sie künftig Ihre Rechnungen erstellen? Lesen Sie, wo die Unterschiede liegen und was die Formate für E-Rechnungen gemeinsam haben.

Die Merkmale einer elektronischen Rechnung und warum Sie sich schnell damit befassen sollten

Der Begriff „E-Rechnung“ ist die Verkürzung des Begriffs “Elektronische Rechnung”. Bisher war es im B2C (Business-to-Customer) und im B2B (Business-to-Business) in Deutschland üblich, eine Rechnung in Papierform per Brief zu übersenden. Fortschrittlicher handelnde Unternehmen versenden sie als PDF-Dokument. Der Gewohnheit halber drucken viele Versender und Empfänger die PDF-Datei nach dem Speichern zusätzlich aus.

Mit der neuen E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancegsetztes wird der Begriff der elektronischen Rechnung durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) ab jetzt neu definiert.

Die künftige E-Rechnung weist zwingend folgende Merkmale auf:

• Sie liegt in einem elektronischen Format vor.
• Der XML-Datensatz ist maschinell lesbar und enthält Pflichtangaben.
• Der Versender überträgt die E-Rechnung digital.
• Der Rechnungsempfänger erhält sie digital.
• Rechnungsersteller und -empfänger speichern die Rechnung digital.

Dadurch ergeben sich für Aussteller und Empfänger Vorteile:

• Zuverlässige Datenqualität: Fehler beim Abtippen oder digitalen Erkennen von Daten (OCR) einer Rechnung entfallen.
• Zeitersparnis: Wegfall manueller Prozesse wie Ausdrucken und Abheften der Dokumente
• Automatisierung: Effizientere digitale Möglichkeiten zur sachlichen und rechnerischen Validierung der Daten, z.B. durch Abgleich mit dem ERP und Übertragung an die Buchhaltungssoftware
• Schutz der Umwelt:
  • Kein Energie- und Papier- und Tintenverbrauch durch Wegfall des Druckvorgangs
  • Energieersparnis durch weniger Druckvorgänge.
  • Geringerer Verbrauch von Papier
  • Reduzierter Verbrauch von Tinte oder Toner
• Kostenersparnis:
  • Kauf von Ordnern, Papier und Tintenpatronen oder Kartuschen entfällt
  • Geringerer Verschleiß des Druckers durch reduziertes Drucken
  • Portokosten entfallen
• Schnellerer Rechnungseingang beim Empfänger
• Kürzerer Zeitraum zwischen Versand und Zahlungseingang
• Verbesserte Transparenz und dadurch Vorteile bei Monats- und Jahresabschlüssen

Klarheit im Begriffsdschungel

Die E-Rechnung wird Pflicht

Was seit der am 19. Juni 2020 geänderten E-Rechnungsverordnung vom 13. Oktober 2017 Pflicht bei der Rechnungserstellung gegenüber Behörden war, betrifft ab dem 1.1.2025 alle Unternehmen bei B2B-Geschäften: die E-Rechnungspflicht kommt.. Nach der Norm DIN EN16931 basiert der neue Standard auf einem XML-Format.

Zugferd vs. XRechnung – wer macht bei den gängigen Formaten das Rennen? Sie als Unternehmen entscheiden abhängig von Ihren Kunden – privat geführte Unternehmen oder öffentliche Verwaltung.

XRechnung – Was kann man sich darunter vorstellen? 

XRechnung ist ein von der Bundesregierung erstellter Standard für den Datenaustausch von elektronischen Rechnungen mit Behörden. Er hat zum Ziel, das Zusammenspiel der Organisationen, der Techniken und dasjenige unterschiedlicher Systeme zu verbessern. Die XRechnung ersetzt bei den Bundesbehörden seit dem 27.11.2020 die Rechnungen im PDF- und Papierformat. Kommunal- und Landesverwaltungen folgen dem Beispiel oder haben es längst getan.

Die Rechnungsstellung mit XRechnung ist zukunftssicher, denn sie setzt die Richtlinie 2014/55/EU „elektronische Rechnungserstellung bei öffentlichen Aufträgen“ um. Verantwortlich für deren Entwicklung war KoSIT, die „Koordinierungsstelle für IT Standards“. Basis ist ein strukturierter XML-Datensatz. Manuelle Dateneingaben und technischer Aufwand entfallen bei der automatisierten elektronischen Verarbeitung der XRechnung. Ihr Nachteil: Das Format enthält lediglich maschinenlesbare Daten. Ohne ausreichende Kenntnisse sind XRechnungen für Menschen nicht lesbar.

Die Vor- und Nachteile der XRechnung im Überblick

Vorteile der Rechnungsstellung mit XRechnung:

• Zukunftssicher auch in Bezug auf die zukünftige ViDA-Vorschrift (einheitliche EU-Mehrwertsteuerregistrierung).

• XRechnung entspricht den europäischen Normen.
• XRechnung ist standardisiert.
• Das Format ist rein strukturiert.

Nachteil der Rechnungsstellung mit XRechnung ohne speziellen Viewer:

• Kein visuelles PDF-Dokument
• Kein direkter visueller Zugriff auf eingebettete Begleitdokumente in der XRechnung

Sie entgehen diesem Nachteil, wenn sie statt der XRechnung Zugferd nutzen.

XRechnungen ansehen

Da klar ist, dass die größten Akzeptanz- und Verarbeitungsprobleme bei XRechnungen die Visualisierung ist. Dies bedeutet, die Daten einer XRechnung in eine optische Rechnung darzustellen. Dafür gibt es mittlerweile einige Möglichkeiten, dies zu beseitigen:

• Im Internet gibt es bereits zahlreiche Ansichtsprogramme (Viewer) für XRechnungen, die Online oder auf dem PC selbst laufen. Der Vorteil an Onlineviewern ist, dass diese ohne Installation auskommen und immer aktuell (also Fehlerbereinigt) sind. Allerdings ist beim Einsatz von Onlineviewern dafür zu sorgen, dass der Datenschutz der im Dokument befindlichen Daten gewährleistet ist
• Einsatz von Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management Lösungen, wie Amagno. Es ist davon auszugehen, dass alle modernen Lösungen die neuen E-Rechnungen, vor allem die XRechnungen, visualisieren. Der Vorteil ist hier, die direkte Einbindung von Lösungen für den Empfang der E-Rechnungen, wie E-Mails sowie die Anbindung von ERP Lösungen und Finanzbuchhaltungen.

Risiken bei Nichtbeachtung der XRechnungen

XRechnungen müssen vom Unternehmen angenommen und entsprechend einer Rechnung bearbeitet werden. Ignoriert man diese Rechnungen, kann dies Folgen haben. Beispiele:

• Sie können wertvolles Kapital durch “Ziehen des Skonto” nicht mehr erwirken
• Sie erhalten Mahnungen und bei fehlender Zahlungen weitreichendere Konsequenzen
• Hausbanken und Unternehmensauskünfte werden durch die fehlenden Zahlungen die Bonität des Unternehmens reduzieren
• Der Vorsteuerabzug geht verloren und die Prüfungen durch das Finanzamt können weitere Folgen nach sich ziehen, die sich bis auf die Geschäftsführerhaftung auswirken

Wofür steht Zugferd und was ist das?

Die Bezeichnung Zugferd (ZUGFeRD) kürzt einen langen Namen ab: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Wie die XRechnung ist sie ein deutscher Standard für E-Rechnungen. Betrachten Sie Zugpferd vs. X-Rechnung hat erstere einen Vorteil: ein PDF, das visuell für den Menschen sichtbar ist. Daneben enthält es strukturierte Daten.

Zugferd und seine Vorteile im Überblick

• Hybrides Dateiformat für E-Rechnungen
• Strukturierte Daten und visuelles PDF-Dokument
• Vereinfachte Kommunikation zwischen Unternehmen
• Lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren
• Flexibel einsetzbar in allen Unternehmen verschiedener Größen und Branchen

Zugferd vs. XRechnung – die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen

Zugferd vs. XRechnung – wer macht bei Ihnen das Rennen? Die Entscheidung treffen Ihre Kunden. Arbeiten Sie überwiegend mit der öffentlichen Verwaltung als Auftraggeber zusammen, machen Sie mit der XRechnung alles richtig. Sind dagegen andere Unternehmen Ihre Kunden, empfiehlt sich die flexible Variante: das E-Rechnungsformat Zugferd.

Wie unterstützt Amagno bei dem Thema? 

Das digitale Dokumentenmanagement Amagno ist ab Version 6.15 bereit für elektronische Rechnungen.

Während ZUGFeRD Dokumente bereits seit langem mit seinen enthaltenen Daten automatisch erkannt wurden, ist jetzt das Format X-Rechnung hinzugekommen. Die EN 16931 erlaubt durch seine Technologieoffenheit weitere Formate dieser Auswertbarkeit.

Amagno erzeug dazu von XRechnungen automatisch für Mitarbeiter lesbare Interpretationen (Vorschauen) der Rechnungsdaten.

Dies ermöglicht problemlose Workflows mit digitalen Stempeln und Anmerkungen.