Rechnungen digital aufbewahren – So geht’s richtig

Wer sich ein wenig genauer mit Rechnungen, deren Aufbewahrung und mit den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung dieser Dokumente auseinandersetzt, erkennt schnell, dass sich hier im Laufe der Zeit einiges getan hat. Vor allem das Jahr 2011 stellt hier einen kleinen „Meilenstein“ dar. Immerhin ist die digitale Rechnungsverarbeitung der Papier-Variante seitdem gleichgestellt.

Das bedeutet, dass Sie im Unternehmen frei entscheiden können, ob Sie Ihre Rechnungen digital versenden oder per Post schicken. Klar: Wer weniger Papierrechnungen produziert, schont die Umwelt, spart Lagerfläche ein und kommt dem Ziel „papierloses Büro“ noch ein wenig näher. Gleichzeitig ist auch die Digitalisierung mit einigen Herausforderungen und Vorgaben verbunden. Dies zeigt sich unter anderem in Bezug auf die Aufbewahrung von Rechnungen. Rund um die Speicherung und den Datenzugriff auf die entsprechenden Belege existieren besondere Regeln.

Die folgenden Abschnitte zeigen, was Sie beachten sollten, wenn Sie elektronische Rechnungen archivieren und wie Sie Belege digital aufbewahren müssen, um GoBD konform zu bleiben. Zudem erfahren Sie, wie es möglich ist, die elektronische Archivierung mithilfe einer DMS Software zu optimieren.

Rechtliche Vorgaben: Das sollten Sie über die Aufbewahrung von Rechnungen wissen

Wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, sind Sie dazu verpflichtet, dieselben Vorgaben wie bei Papierrechnungen einzuhalten. Alle Informationen hierzu finden Sie unter anderem auch im §14 UStG. Hieraus ergeben sich die folgenden Vorgaben:

• Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, eine Kopie der Rechnung, die Sie selbst ausgestellt haben (oder ein Dritter in Ihrem Namen ausgestellt hat) und alle Rechnungen, die Sie erhalten haben, aufzubewahren.
• Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen liegt bei zehn Jahren.
• Besagte Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde.

Hierbei gilt es, zu beachten, dass es durchaus sinnvoll sein kann, eine Papierrechnung oder ein digitales Dokument noch länger aufzubewahren. Vielleicht benötigen Sie die Unterlagen noch bei laufenden Prozessen? Eventuell fürchten Sie einen Rechtsstreit mit einem Kunden? Im Zweifel ist es sicherer, mit dem Entsorgen von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen noch ein wenig länger zu warten. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die entsprechenden Dokumente nicht mehr brauchen, können Sie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Co. nach der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vernichten.

Belege digital aufbewahren: Diese Anforderungen gelten

Bei der korrekten Aufbewahrung von Rechnungen gilt es – abseits der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht – noch weitere Details zu beachten. Damit eine Rechnung GoBD konform aufbewahrt wird, werden die folgenden Punkte relevant:

1. Die Unterlagen müssen lesbar sein
   Die Rechnung, die Sie entweder digital oder in Papierform aufbewahren, muss über den kompletten Zeitraum hinweg lesbar sein. Achten Sie dementsprechend auf das richtige Datei-Format und erstellen Sie von Thermobelegen, die im Laufe der Zeit verblassen, eine Kopie.
2. Nach der Archivierung dürfen Rechnungen nicht mehr verändert werden können
   Eine einmal erstellte Rechnung darf im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Falls Korrekturen vorgenommen werden müssen, muss der Bearbeitungsablauf klar ersichtlich sein.
3. Sie sind dazu verpflichtet, Manipulationen vorzubeugen
   An dieser Stelle kommt das Thema „Datensicherheit“ ins Spiel. Unternehmen sind dazu verpflichtet, eventuellen Manipulationen von Rechnungen vorzubeugen.

Ergänzend hierzu ist es wichtig, bei der Digitalisierung von Rechnungen darauf zu achten, dass ein Austausch der Soft- oder Hardware keine Auswirkungen auf die Lesbarkeit der Unterlagen hat.

Unterlagen in elektronischer Form aufbewahren: Das erwartet der Gesetzgeber

Sie möchten Ihre Rechnungen elektronisch aufbewahren und möchten wissen, worauf Sie achten müssen, um die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu erfüllen? Auch hier gibt es einige Regeln zu beachten – vor allem dann, wenn Sie sich vorgenommen haben, von „Jetzt auf Gleich“ von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen.

1. Ihre Kunden müssen mit dem Erhalt elektronischer Rechnungen zustimmen
   Es wäre falsch, davon auszugehen, dass all Ihre Kunden per se einverstanden sind, wenn Sie Rechnungen digital versenden. Daher müssen die Rechnungsempfänger zustimmen. Besagte Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.
2. Digitale Rechnungen digital aufbewahren
   Hierbei handelt es sich um eine Art „Grundregel“: Digitale Rechnungen müssen Sie auch digital aufbewahren. Ein Ausdruck ist nicht nötig. Mit Hinblick auf die Rechnungsverarbeitung gilt es, zu berücksichtigen, dass Rechnungen so gespeichert beziehungsweise abgelegt werden müssen, wie sie im Unternehmen ankommen. Umgekehrt dürfen Sie eine Rechnung, die Sie in Papierform erhalten haben, digitalisieren und dann GoBD konform abspeichern.
3. Keine Aufbewahrung in Deutschland erforderlich
   Wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, sind Sie nicht dazu verpflichtet, sich für einen Speicherort in Deutschland zu entscheiden. Wichtig ist, dass Sie jederzeit auf die Dokumente zugreifen können und die GoBD Richtlinien erfüllt werden. Wenn dies gewährleistet ist, können Sie die Dokumente auch auf einem Server lagern, der sich im Ausland befindet.

Wie versendet man eine Rechnung per E Mail?

Wer seine Belege digital aufbewahrt, versendet diese in den meisten Fällen sicherlich per E Mail. Und auch hier gilt es, in Bezug auf die Archivierung von Rechnungen (beziehungsweise Nachrichten) einige Vorgaben zu beachten.

Diejenigen, die ausschließlich Mails zum Versenden von Rechnungen nutzen, und keine weiteren, für die Buchhaltung relevanten Informationen in den Anhang (oder in die E Mail selbst) legen, müssen die Mail selbst nicht aufbewahren.

Anders verhält es sich, wenn die E Mail – abseits der Rechnung als pdf noch weitere Informationen enthält. In diesem Fall muss auch sie GoBD konform abgespeichert werden. Sie gehört in diesem Fall zur Rechnungsstellung und ist für die Buchhaltung relevant.

Ausgangsrechnungen und Co. sicher aufbewahren: Diese Vorteile bietet die DMS Lösung

Ein Blick auf die Vorgaben, die in Bezug auf die Aufbewahrung von Rechnungen gelten, zeigt, dass rund um Archivierung und Versand einige Details beachtet werden müssen. Umso wichtiger ist es, sich mit Themen, wie zum Beispiel „GoBD“ oder Aufbewahrungspflichten auseinanderzusetzen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in diesem Zusammenhang heutzutage für die Nutzung einer DMS Software. Hierbei handelt es sich um moderne Dateiverzeichnisse, die – auf der Basis entsprechender Features – für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sorgen und gleichzeitig dabei helfen, Arbeitszeit zu sparen.

Ein Archivsystem dieser Art erfüllt alle Anforderungen rund um Sicherheit, Aufzeichnungen und Auswertbarkeit der Dokumente. Hierbei handelt es sich um moderne Cloud Lösungen, die sicherstellen, dass es – basierend auf einer stabilen Internet Verbindung und mit einem mobilen Endgerät – möglich ist, sich auch von unterwegs aus einen Überblick über das Rechnungsarchiv zu verschaffen.

4 Dinge, die Sie bei der Aufbewahrung von Rechnungen beachten sollten

Sicherlich wäre es falsch, das richtige Aufbewahren von Belegen mit zusätzlicher Arbeit zu verbinden. Genau genommen ist sogar das Gegenteil der Fall! Wer die entsprechenden Anforderungen erfüllt und alles innerhalb seines Unternehmens eingerichtet hat, kann bei der Digitalisierung von Dokumenten sogar Zeit sparen.

Die folgenden 4 Dinge und Tipps helfen dabei, die korrekte Aufbewahrung von Rechnungen so unkompliziert wie möglich werden zu lassen!

Tipp Nr. 1: Das passende Medium für die Aufbewahrung von Rechnungen wählen

Die Vorteile der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen zeigen sich auf unterschiedlichen Ebenen. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital aufbewahren und hierfür Cloud-Lösungen oder einen digitalen Datenträger wählen, können Sie Platz und Zeit sparen. Achten Sie darauf, Rechnungen, die Sie digital erreichen, auf direkt digital abzuspeichern. Umgekehrt ist es erlaubt, Papierrechnungen digital zu archivieren. 

Als Grundvoraussetzung gilt, dass das Speichermedium, für das Sie sich entscheiden, nicht veränderbar sein darf. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt. Cloud Lösungen sind unter anderem aufgrund ihrer Flexibilität beliebt. Hier müssen Sie keine Hardware kaufen und zahlen gleichzeitig nur für den Speicherplatz, den Sie auch tatsächlich nutzen. Wichtig ist natürlich, dass sich die Anbieter, für die Sie sich entscheiden, mit hohen Sicherheitsstandards aufwarten. Sind diese gewährleistet, können Sie Ihre E-Rechnung sicher ablegen.

Tipp Nr. 2: Ein besonderer Fokus auf die Lesbarkeit

Im Rahmen einer Betriebsprüfung gehen die Prüfer oft bis zu zehn Jahre zurück. Um sicherzustellen, dass alles noch lesbar ist, ist es wichtig, eine Verknüpfung zur Originaldatei schaffen, wenn Sie sich bei der Speicherung für ein betriebsinternes Format entschieden haben.

Schützen Sie Papierrechnungen ebenfalls vor äußeren Einflüssen oder digitalisieren Sie diese nachträglich und legen Sie GoBD konform ab.

Tipp Nr. 3: Achten Sie darauf, dass alle Rechnungen schnell abgerufen werden können

Egal, ob im Rahmen einer Betriebsprüfung oder im „ganz normalen Alltag“: Manchmal braucht es „diese eine ganz bestimmte Rechnung“. Umso wichtiger ist es, bei der Archivierung darauf zu achten, dass Belege bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können. Sollten Sie im Archiv Veränderungen vornehmen, gilt es, diese zu protokollieren. So haben Dritte die Möglichkeit, alles genau nachzuvollziehen.

Tipp Nr. 4: Die Software, für die Sie sich entscheiden, muss GoBD konform sein

Die Vorgaben rund um die elektronische Rechnungsverarbeitung sind klar definiert. Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, muss:

• GoBD konform sein
• die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) erfüllen
• den Vorgaben rund um die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gerecht werden.

Gleichzeitig erwartet das Finanzamt von den entsprechenden IT Systemen eine Revisionssicherheit, die gewährleistet, dass an den Rechnungen keine Änderungen vorgenommen werden können. Weitere Faktoren, die bei der Suche nach der passenden Software eine wichtige Rolle spielen, sind Schutz vor den Zugriffen Unbefugter und etwaige Zugriffsbeschränkungen, so dass nur die Mitarbeiter, die hierzu berechtigt sind, Einblick in die Rechnungen erhalten.

Rechnungen digital aufbewahren: Das sind die Vorteile!

Wer an die digitale Dokumentenerfassung von Rechnungen denkt, denkt oft an Pflichten, eine aufwändige Einrichtung der Systeme und umfangreiche Betriebsprüfungen. Wenn Sie sich jedoch dazu entschlossen haben, weniger Papierrechnungen in Ihren Regalen zu lagern und stattdessen auf die digitale Archivierung von Dokumenten umstellen, kann Ihr Unternehmen von verschiedenen Vorteilen profitieren.

Weniger Lagerfläche

Viele Rechnungen bedeuten viele Regale. Immerhin sind Unternehmen dazu verpflichtet, die entsprechenden Dokumente für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Je nach Auftragslage und Kundenanzahl kann hier eine größere Lagerfläche nötig sein. Weitaus praktischer ist es, Rechnungen digital, unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen, zu speichern.

Schnelleres Wiederfinden der Dokumente

Wenn Sie sich für die digitale Archivierung von Rechnungen entscheiden, ist es oft möglich, die Belege, die Sie dringend benötigen, schneller zu finden. Hierzu nutzen Sie – je nach Programm – ganz einfach die Suchoption.

(mit dem passenden Anbieter) Ein hohes Maß an Sicherheit

Wer die Dienste eines Anbieters nutzt, der GoBD konform arbeitet, kann sich sicher sein, alle Voraussetzungen rund um Sicherheit, Datenschutz und betriebliche Vorgaben zu erfüllen. Die jeweiligen Lösungen werden regelmäßig aktualisiert und entsprechen somit den aktuellen Richtlinien.

Fazit

Moderne Cloud-Lösungen haben in der Vergangenheit dafür gesorgt, dass sich rund um die Ablage und die Aufbewahrung von Rechnungen einiges verändert hat. Und was sich im ersten Moment für viele nach administrativen Aufwand anhören mag, hilft – nachdem es einmal eingerichtet wurde – dabei, Zeit und Mühe zu sparen.

Zudem können Sie sich im Rahmen der Nutzung GoBD konformer Systeme sicher sein, alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Unter anderem aufgrund der zahlreichen Vorteile, die mit den digitalen Möglichkeiten rund um Rechnungserstellung und Versand verbunden sind, empfiehlt es sich für kleine und große Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt haben, sich einen Überblick zu verschaffen. 

Auch, wenn sich das „papierlose Büro“ sicherlich nie komplett realisieren lassen wird, handelt es sich bei der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen um eine durchaus spannende Option für alle, die sauber, strukturiert und modern die jeweiligen Vorgaben rund um buchhalterische Prozesse erfüllen möchten.  

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