Die elektronische Dokumentenverwaltung bietet kleinen und großen Unternehmen im Alltag viele Vorteile – allerdings nur dann, wenn die Verantwortlichen wissen, worauf sie achten müssen. Dieser Artikel beschäftigt sich mit wichtigen Details rund um das Thema Dokumentenverwaltung und unterstreicht einmal mehr die wichtige Position, die KI hier mittlerweile einnimmt. Fest steht: Mit einem modernen Dokumentenverwaltung ist es möglich, hohen Papierbergen den Kampf anzusagen.
Das Wichtigste in Kürze
- Effizienzsteigerung durch digitale Lösungen: Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen eine schnelle und einfache Suche nach Dokumenten, was Zeit spart und Fehler reduziert.
- KI-Integration optimiert die Produktivität: Mit Künstlicher Intelligenz (KI) können Dokumente automatisch gelesen und wichtige Daten extrahiert werden, was die Organisation erheblich erleichtert.
- Rechtssicherheit und Compliance: Digitale Archivierungssysteme gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und bieten eine sichere, nachvollziehbare Archivierung von Dokumenten.
Dokumente verwalten: Was bedeutet das eigentlich?
Unter dem Begriff „Dokumentenverwaltung“ versteht man Aufgaben, bei denen Schriftstücke, wie:
- Briefe
- Auftragsbestätigungen
- Rechnungen
- Verträge
und andere Dokumente abgelegt und archiviert werden sollen, so dass es möglich ist, sie bei Bedarf schnell wiederzufinden. Ein klassisches Dokumentenverwaltungssystem gibt es nicht.
Unternehmen können sich grundsätzlich zwischen „digital“ und „analog“ entscheiden. In letzter Zeit haben es moderne DMS Programme geschafft, in vielen Bereichen Ordner und Regale abzulösen. Auch, wenn einige Dokumente immer noch im Original aufbewahrt werden müssen: Mit Hinblick auf eine moderne Ablage geht der Trend klar in Richtung digitales Datenmanagement.
Informationen analog ablegen oder auf die digitale Dokumentenverwaltung setzen? Was ist „besser“?
Auch, wenn sich viele, die sich mit der Verwaltung von Dokumenten auseinandersetzen, genau diese Frage stellen: Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Die folgenden Abschnitte beleuchten die Vor- und Nachteile der beiden Optionen, die in vielen Unternehmen parallel zueinander zum Einsatz kommen, um allen rechtlichen Vorgaben rund um die verschiedenen Dokumente gerecht zu werden.
- Die analoge Aufbewahrung nimmt in der Regel mehr Zeit und mehr Platz in Anspruch. Immerhin müssen Ordner und Co. entsprechend gelagert werden. Hinzu kommt, dass beim Einsortieren Fehler passieren können. Im schlimmsten Fall sind die entsprechenden Dokumente dann nicht mehr auffindbar.
Vor allem große Unternehmen wissen, dass die analoge Organisation zu hohen Lagerkosten führen kann – unter anderem deswegen, weil im Zusammenhang mit Rechnungen und Co. gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachtet werden müssen. Auf der anderen Seite wissen es viele Mitarbeiter zu schätzen, wenn sie die Unterlagen, mit denen sie arbeiten, in der Hand halten können
- Wer auf ein digitales Dokumentenverwaltungssystem setzt, hat die Möglichkeit, die Unterlagen, die er sucht, mit wenigen Klicks zu finden. Die verschiedenen Systeme eignen sich unter anderem auch gut für eine Zusammenarbeit, wenn mehrere Personen von unterschiedlichen Orten aus Zugriff erhalten sollen. „Ganz nebenbei“ helfen die digitalen Lösungen dabei, die Umwelt zu schonen, da es oft keinen gesonderten Ausdruck braucht, um Informationen zu übermitteln.
Zudem nutzen zahlreiche Unternehmen ihre Dokumentenverwaltung als Sharepoint, um Informationen mit dem Steuerberater und/ oder dem Finanzamt zu teilen.
Mit Hinblick auf die Integration von Lösungen aus dem Bereich Dokumentenverwaltung gilt es jedoch, auch die Kostennote zu beachten. Denn: Die Integration ist mit einer Anfangsinvestition verbunden. Zudem sollten Mitarbeiter in Bezug auf die neuen Abläufe geschult werden.
Dokumentenverwaltung und KI: Ein wichtiges Werkzeug für mehr Produktivität
Ein Blick auf die Entwicklungen rund um das Thema Dokumentenverwaltung zeigt, dass sich hier in letzter Zeit viel verändert hat. Vor allem Kombinationen aus DMS und Künstlicher Intelligenz, wie sie zum Beispiel von Amagno angeboten werden, sind vielversprechend und helfen dabei, die Produktivität in Unternehmen weiter zu steigern.
Die entsprechenden KI Lösungen sind dazu in der Lage, die abgespeicherten Dokumente zu lesen und zu verstehen – nicht nur in Bezug auf bloße Worte, sondern auch inhaltlich.
Der Amagno.AI Autopilot versucht, die wichtigsten Daten und Informationen der Dokumente zu erkennen. Eine praktische Lösung für alle, die ihre Schriftstücke noch besser organisieren und bei Bedarf wiederfinden möchten!
Gleichzeitig haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben ganz einfach auszulagern und auf diese Weise Zeit zu sparen – und zwar unabhängig davon, ob sie sich gerade an ihrem Arbeitsplatz, im Home Office oder auf Geschäftsreise befinden.
Warum stellt die Dokumentenverwaltung so viele Unternehmen vor Herausforderungen?
Die Pflege eines Dokumentenmanagementsystems erfordert Hintergrundwissen und Zeit. Wer Dokumente verwalten und archivieren möchte, wird mit vielen Aufgaben und Herausforderungen konfrontiert. Dies zeigt sich oft genau dann, wenn Dateien beziehungsweise Schriftstücke nicht mehr auffindbar sind. Umso wichtiger ist es, am besten von vornherein auf ein verlässliches Dokumentenmanagement zu setzen.
Typische Probleme, die – gerade bei der analogen Ablage – auftreten können, sind:
- Schriftstücke, wie Verträge oder Rechnungen, gehen verloren
- die Ablage von Dokumenten nimmt mehr Zeit als nötig in Anspruch
- es existieren mehrere Ablagesysteme parallel zueinander
- der Platz reicht irgendwann nicht mehr aus, um alles ordentlich aufbewahren zu können
- manche Belege sind nach einiger Zeit nicht mehr lesbar
- die Suche nach Dokumenten dauert (gerade im Vergleich zum DMS) deutlich länger.
Es wäre jedoch falsch, nach der Einrichtung einer digitalen Dokumentenverwaltung per se davon auszugehen, dass alle Probleme gelöst seien. Denn: Auch ein digitales Dokumenten Management muss gepflegt werden. Oder anders: Es reicht nicht aus, Unterlagen einfach zu scannen und „irgendwie“ abzulegen.
Vielmehr erfordert auch das digitale Dokumentenverwaltungssystem ein strukturiertes Vorgehen. Wer sicherstellen möchte, dass er zum Beispiel seine pdf Dateien schnell wiederfindet, sollte unter anderem mit Schlagwortsuche beziehungsweise Volltext-Suche, verschiedenen Filterfunktionen und Sortierungen arbeiten. Spätestens jetzt zeigt sich, wie wichtig es ist, alle betreffenden Mitarbeiter ins Boot zu holen, damit jeder genau weiß, wie er neue Dokumente ablegen muss.
Warum sollten Unternehmen in Bezug auf ihre Dokumentenverwaltung keine Kompromisse eingehen?
Wie wichtig es ist, sich im geschäftlichen Alltag auf eine saubere Ordner Struktur verlassen zu können, zeigt sich auf unterschiedlichen Ebenen. Einerseits ist es natürlich von Vorteil, die Dokumente und Dateien, die benötigt werden, schnell zu finden. Andererseits gilt es auch, von gesetzlicher Seite Vorgaben zu beachten.
So müssen Dokumente, die – in welcher Hinsicht auch immer – steuerrelevant sind, bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.
Ein typisches Beispiel: Im Rahmen einer Betriebsprüfung sind Unternehmen dazu verpflichtet, den beauftragten Prüfern die entsprechenden Daten zur Verfügung zu stellen. Immerhin müssen diese dazu in der Lage sein, sich – im Idealfall innerhalb kurzer Zeit – einen Überblick zu verschaffen.
Welche Vorteile bietet die digitale Verwaltung von Dokumenten?
Die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung zeigen sich vor allem in Bezug auf eine unkomplizierte Archivierung, eine optimierte Verwaltung von Dokumenten und die Möglichkeit, zum Beispiel auf der Basis einer modernen Cloud-Lösung, mit anderen zusammenzuarbeiten. Die folgenden Abschnitte gehen noch einmal etwas genauer darauf ein, wie Unternehmen von einem digitalen Dokumenten Management profitieren können.
Eine unkomplizierte Archivierung
DMS Programme erlauben es, Dokumente unkompliziert zu scannen und abzulegen. Dank integrierter KI Lösungen, wie sie unter anderem bei amagno zum Standard gehören, stellt auch ein schnelles Wiederfinden der betreffenden Schriftstücke, zum Beispiel über die Schlagwortsuche, kein Problem dar. Zudem gilt: Wer auf ein digitales Dokumentenmanagement setzt, spart Platz und somit auch oft Lagerkosten.
Eine bessere Nachvollziehbarkeit einzelner Abläufe
Wer auf eine übersichtliche Dokumentenverwaltung setzen möchte, muss nicht zwangsläufig Ordner-Rücken beschriften. Die digitalen Lösungen bieten die Möglichkeit, individuelle Kategorisierungen vorzunehmen und Dokumente so einzelnen Projekten zuzuordnen.
Eine optimierte Zusammenarbeit im Team
Eine Dokumentenverwaltung auf Cloud-Basis stellt sicher, dass sich diejenigen, die sich auf der Suche nach Informationen befinden, nicht auf den Weg ins Archiv machen müssen. Alle Daten lassen sich online abrufen. Ein wichtiges Werkzeug für alle, die Aufgaben in Zukunft noch schneller erledigen möchten.
Mehr Nachhaltigkeit im Unternehmensalltag
Papierkram kann nicht nur lästig sein, sondern auch die Umwelt belasten. Wer Ressourcen schonen (und gleichzeitig seine Workflows optimieren) möchte, kann ebenfalls gut beraten sein, sich mit der Speicherung seiner Daten zu beschäftigen. Viele Unterlagen, die digital abgespeichert werden, müssen nicht ausgedruckt werden. (Achtung! Es gibt Ausnahmen. So müssen zum Beispiel notariell beglaubigte Verträge und ähnliches weiterhin zusätzlich im Original aufbewahrt werden.)
Eine individuelle Rollen-Verwaltung
Hier unterscheidet sich die digitale Dokumentenverwaltung nicht von der analogen Option: Nicht jedes Dokument ist für jeden Mitarbeiter bestimmt. Daher ist es auch in der DMS Umgebung möglich, Unterlagen zu schützen und Daten auf der Grundlage einzelner Rollen nur für diejenigen freizugeben, die auch über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
Best Practices rund um Ihre optimierte Dokumentenverwaltung
Sie haben Ihre Dokumente bisher immer analog abgelegt und möchten nun auf eine digitale Dokumentenverwaltung wechseln? Wichtig ist es, von vornherein klar strukturiert vorzugehen. Nur so ist es möglich, die Vorteile, die diese moderne Art der Archivierung bietet, in vollem Umfang zu nutzen. Die folgenden Tipps helfen dabei, die Grundlage für eine möglichst unkomplizierte Integration zu schaffen.
- Verschaffen Sie sich möglichst frühzeitig einen Überblick darüber, wie Sie die einzelnen Dateien benennen möchten. Die Namen, mit denen Sie die digitalen Ordner versehen, sollten nicht zu kompliziert sein. Je aussagekräftiger die Bezeichnungen sind, desto leichter lassen sie sich am Ende verwalten.
- Sorgen Sie für eine gute Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Wichtig ist, dass es jederzeit möglich ist, zu sehen, wer, wann, welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf das gewünschte Vorgehen.
- Sichern Sie alle Daten regelmäßig, um sicherzustellen, dass im Notfall ein möglichst aktuelles Back-Up vorliegt.
- Entscheiden Sie sich am besten für eine moderne Cloud-Lösung. Hier werden alle Back-Ups automatisch gespeichert. Zudem sind ihre Daten von überall aus zugänglich. Um sie abzurufen, braucht es lediglich ein mobiles Endgerät und eine stabile Internetverbindung.
- Sorgen Sie dafür, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf Dateien haben, die hierzu berechtigt sind. Richten Sie individuelle Rechte ein und schützen Sie besonders sensible Daten gegebenenfalls mit einem Passwort.
Amagno hilft Unternehmen dabei, ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren. Informieren Sie sich über die Vorteile unserer modernen Amagno Business Cloud!
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile bietet eine digitale Dokumentenverwaltung im Vergleich zu traditionellen Verwaltungsprozessen?
Die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung im Vergleich zu traditionellen Verwaltungsprozessen liegen unter anderem in einer merklichen Effizienzsteigerung, einer verbesserten Zusammenarbeit in Teams, in hohen Sicherheitsstandards und der Möglichkeit, als Unternehmen nachhaltiger zu werden.
Welche Lizenzmodelle gibt es für DMS Programme bzw. Software Lösungen?
Wer sich für digitale Dokumentenverwaltung interessiert, wird mit verschiedenen Lizenzmodellen konfrontiert. Besonders weitverbreitet sind das On-Premises-Modell, die cloudbasierte Variante und das hybride Modell.