Die Digitalisierung ist eine zwingende Voraussetzung für die orts-, zeit- und personenunabhängige Nutzung von Dokumenten. Erst wenn alle Informationen digital nutzbar sind und keine störenden Medienbrüche mehr die Arbeit behindern, ist eine solche Nutzung überhaupt möglich.
Für ein erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement muss aber noch eine zweite Voraussetzung geschaffen werden: Die richtige Information zur richtigen Zeit im richtigen Kontext zur Verfügung zu stellen. Und zwar nur den richtigen, d.h. den berechtigten Nutzerinnen und Nutzern. Das alles ist mit einer Dokumentenverwaltungssoftware möglich.
Was ist eine Dokumentenverwaltungssoftware?
Eine Dokumentenverwaltungssoftware (DVS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt, ihre Dokumente zu speichern, zu verwalten, zu verfolgen und zu organisieren. Diese Software bietet eine strukturierte Möglichkeit, digitale Dokumente zu archivieren und auf sie zuzugreifen, was die Effizienz und Produktivität erheblich steigern kann.
Durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Software können Unternehmen papierbasierte Prozesse minimieren, die Datensicherheit erhöhen und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicherstellen.
Die Dokumentenverwaltungssoftware ist häufig die Grundlage für viele weitere Systeme wie elektronische Signatursoftware oder Vertragsmanagementsoftware. Aufgrund dessen wird die Dokumentenverwaltungssoftware oft als Sprungbrett in Richtung Digitalisierung beschrieben
Was kann eine Dokumentenverwaltungssoftware?
Die intelligente Dokumentenablage ersetzt den traditionellen physischen Aktenschrank, indem alle Dokumente geordnet an einem Ort im DMS gespeichert werden.
Die revisionssichere Archivierung erhöht die Sicherheit sensibler Daten im Unternehmen und stellt sicher, dass die Dokumentenmanagement-Software alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Unternehmensübergreifende Collaboration verbessert die Zusammenarbeit zwischen zwei Unternehmen und ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten auch vom Home-Office aus.
Ortsunabhängiges Arbeiten: Ob im Homeoffice, im Ausland oder unterwegs im Zug – eine Dokumentenmanagement-Software ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von überall und spart so Zeit und Kosten.
Intelligente Suche: Durch festgelegte Filterkriterien kann das gesuchte Dokument schnell und einfach gefunden werden.
Verwendbarkeit für unterschiedliche Arten von Dokumenten: Ob Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote – alle Arten von Dokumenten können zentral in einem System verwaltet werden.
Die wichtigsten Vorteile der Dokumentenverwaltungssoftware
Eine Dokumentenverwaltungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und optimieren können:
- Zentrale und strukturierte Ablage: Alle Dokumente werden zentral und übersichtlich abgelegt, was die Suche nach Informationen deutlich schneller und effizienter macht.
- Revisionssichere Archivierung: Erhöht die Sicherheit sensibler Daten und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, was die Compliance erleichtert.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Nutzer können gleichzeitig und ortsunabhängig auf die Dokumente zugreifen, was besonders in Zeiten von Homeoffice und globaler Geschäftstätigkeit von Vorteil ist.
- Kosten- und Zeitersparnis: Durch die Minimierung physischer Lagerung und manueller Verwaltungsprozesse werden sowohl Kosten als auch Zeit eingespart.
- Hohe Datensicherheit: Berechtigungskonzepte und Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu bestimmten Dokumenten haben, was die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gewährleistet.