Digitales Vertragsmanagement bezieht sich auf den Einsatz von Technologie und digitalen Tools zur effizienten Verwaltung von Verträgen. Es ist eine moderne Herangehensweise, um den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Erstellung über die Unterzeichnung bis hin zur Verwaltung und Überwachung, zu optimieren.

Traditionell wurden Verträge in physischer Form auf Papier erstellt und manuell verwaltet. Dieser Prozess war zeitaufwändig, ineffizient und fehleranfällig. Mit der Einführung des digitalen Vertragsmanagements hat sich dies grundlegend geändert.

Das digitale Vertragsmanagement ermöglicht die Erstellung von Verträgen auf elektronischem Wege. Vertragsvorlagen können einfach angepasst und elektronisch versendet werden. Dies beschleunigt den Prozess der Vertragserstellung erheblich und verringert das Risiko von Fehlern.

Unternehmen, die ihre Verträge digital verwalten, tragen maßgeblich dazu bei, die Effizienz, Genauigkeit und Compliance ihres Vertragswesens zu verbessern. Doch digitales Vertragsmanagement zahlt nicht nur auf das Konto der Risikominimierung und Produktivitätssteigerung ein. Es gibt viele weitere positive Auswirkungen, die die Arbeit mit digitalen Verträgen mit sich bringt. Die sechs Wichtigsten gibt es nun im Überblick:

1. Zeit- und Kostenersparnis

Durch den Einsatz digitaler Vertragsmanagementlösungen können Verträge schnell erstellt, bearbeitet und elektronisch unterzeichnet werden. Dies spart nicht nur Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, sondern senkt außerdem die Kosten für Druck, Versand und Archivierung physischer Vertragsdokumente.

2. Verbesserte Effizienz

Digitales Vertragsmanagement ermöglicht eine automatisierte Verwaltung von Vertragsprozessen. Verträge können elektronisch erstellt, genehmigt, überprüft und archiviert werden, was zu einem nahtlosen Workflow und einer effizienten Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Parteien führt.

3. Bessere Transparenz und Nachverfolgbarkeit

Dank der digitalen Vertragsmanagementlösungen haben autorisierte Benutzer jederzeit und von überall aus Zugriff auf relevante Vertragsinformationen. Dabei können Vertragsaktivitäten und -änderungen verfolgt werden, wodurch die Transparenz erhöht und die Nachverfolgbarkeit verbessert wird.

4. Stärkere Compliance

Digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Compliance-Richtlinien sicherzustellen. Elektronische Signaturen und Audit-Trails bieten eine rechtliche Absicherung und Nachweisbarkeit, während automatische Erinnerungen an wichtige Fristen und Vertragsbedingungen dazu beitragen, Vertragsverletzungen zu vermeiden.

5. Reduziertes Risiko

Durch die zentrale Verwaltung von Vertragsdokumenten und die automatisierte Überwachung von Vertragsbedingungen können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, um Risiken zu minimieren. Dies hilft, rechtliche Konflikte und finanzielle Verluste zu vermeiden.

6. Schnellere Vertragsabwicklung

Digitales Vertragsmanagement ermöglicht eine beschleunigte Vertragsabwicklung durch die Automatisierung von Prozessen wie Vertragsprüfung, Genehmigung und Eskalation. Dadurch können Verträge schneller abgeschlossen und Geschäftsabschlüsse beschleunigt werden.

Mit dem Aufkommen digitaler Technologien haben sich die Anforderungen an das Vertragsmanagement grundlegend gewandelt. Im Rahmen des digitalen Vertragsmanagements sind verschiedene Vertragsarten von besonders großer Bedeutung. Im Folgenden möchten wir einige dieser relevanten Vertragsarten näher erläutern.

Kaufverträge

Kaufverträge sind eine der grundlegenden Vertragsarten im digitalen Vertragsmanagement. Sie regeln den Austausch von Waren oder Dienstleistungen gegen Bezahlung. Im digitalen Zeitalter sind elektronische Kaufverträge weit verbreitet, bei denen Vertragsparteien online zustimmen und elektronische Signaturen verwenden, um ihre Absichten zu dokumentieren.

Dienstleistungsverträge

Dienstleistungsverträge sind Verträge, die zwischen einem Dienstleister und einem Kunden abgeschlossen werden. Sie umfassen die Erbringung von bestimmten Dienstleistungen gegen Entgelt. Im digitalen Vertragsmanagement können Dienstleistungsverträge elektronisch erstellt, unterzeichnet und verwaltet werden, um einen nahtlosen Austausch von Informationen und Dokumenten zu gewährleisten.

Lizenzverträge

Lizenzverträge regeln die rechtliche Nutzung geistigen Eigentums, wie zum Beispiel Software, Patente oder Marken. Im digitalen Zeitalter sind Softwarelizenzen besonders relevant. Digitales Vertragsmanagement ermöglicht die effiziente Verwaltung von Lizenzverträgen, einschließlich der automatischen Verfolgung von Lizenzbedingungen und der Verlängerung von Lizenzen.

Arbeitsverträge

Arbeitsverträge halten das Beschäftigungsverhältnis zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer fest. Im digitalen Vertragsmanagement können Arbeitsverträge elektronisch erstellt, unterzeichnet und archiviert werden. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterinformationen und einen schnellen Zugriff auf Vertragsdokumente.

Kooperationsverträge

Kooperationsverträge werden zwischen Unternehmen oder Organisationen abgeschlossen, um gemeinsame Ziele zu verfolgen. Im digitalen Vertragsmanagement können Kooperationsverträge effizient erstellt, gemeinsam bearbeitet und elektronisch unterzeichnet werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen den Parteien erleichtert.

Service Level Agreements

Service Level Agreements (SLA) sind Vereinbarungen zwischen einem Dienstleister und einem Kunden, die die vereinbarten Leistungsniveaus und den Umfang der Dienstleistungen festlegen. Im digitalen Vertragsmanagement können SLA automatisch überwacht werden, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungsstandards eingehalten werden.

Das übergeordnete Ziel von digitalem Vertragsmanagement ist es, den gesamten Vertragsprozess effizienter und transparenter zu gestalten, indem es manuelle Aufgaben automatisiert, die Zusammenarbeit verbessert und die Vertragsdokumente zentralisiert. Dadurch können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, rechtliche Risiken minimieren und die Produktivität steigern.

Um den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags effizient zu verwalten, erfüllt digitales Vertragsmanagement eine Reihe von Aufgaben. Die wichtigsten Aufgaben möchten wir im Folgenden ein wenig näher beleuchten:

Vertragsentwurf

Digitales Vertragsmanagement ermöglicht es, Vertragsvorlagen zu erstellen, die wiederholt verwendet und an spezifische Anforderungen angepasst werden können. So haben Unternehmen die Möglichkeit, standardisierte Klauseln und Bedingungen festzulegen, um ihre Vertragserstellung zu beschleunigen und die Konsistenz und Richtigkeit der Vertragsinhalte zu gewährleisten.

Vertragsprüfung

Digitale Vertragsmanagementsysteme erleichtern die Überprüfung von Verträgen, indem sie Funktionen wie Texterkennung (OCR) und intelligente Suchalgorithmen verwenden. Dadurch lassen sich relevante Informationen schnell identifizieren und Verträge auf rechtliche Risiken oder fehlende Klauseln überprüfen.

Vertragsverhandlung und Genehmigung

Digitale Workflows bieten den großen Vorteil, dass sie Verträge automatisch an die richtigen Personen zur Überprüfung und Genehmigung weiterleiten. Dies beschleunigt den Genehmigungsprozess und gewährleistet, dass alle relevanten Parteien beteiligt sind und vermeidet Verzögerungen und manuelle Abstimmungen.

Elektronische Signaturen

Digitales Vertragsmanagement erlaubt die Verwendung von elektronischen Signaturen, um Verträge rechtsgültig zu unterzeichnen. Dies eliminiert den Bedarf an physischen Unterschriften und ermöglicht eine schnellere Vertragsabschlusszeit.

Vertragsverwaltung

Digitale Vertragsmanagementsysteme bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Verträge. Unternehmen können Verträge speichern, organisieren und archivieren, um den Zugriff und die Nachverfolgung zu erleichtern. Dies umfasst auch die Verwaltung von Vertragsfristen, Erinnerungen und automatisierten Benachrichtigungen. So werden Unternehmen über rechtzeitig über wichtige Fristen, Verlängerungen und Vertragsbedingungen informiert.

Analysen und Berichterstattung

Durch den Einsatz von digitalen Vertragsmanagementsystemen können Unternehmen wichtige Daten und Analysen über ihre Verträge generieren. Dies ermöglicht eine umfassende Überwachung der Vertragsleistung, Identifizierung von Trends und rechtlichen Risiken sowie die Erstellung von Berichten für interne und externe Zwecke.

Ein digitales Dokumentenmanagement lässt sich nicht „mal eben kurz“ installieren und ist dann als tüchtiges Helferlein sofort einsatzbereit. Schön wär’s! Aber die gute Nachricht: So schwer, ein Dokumentenmanagement im Unternehmen zu integrieren, ist es auch wieder nicht. Planung und organisatorische Vorbereitung sind in der Hinsicht allerdings wahres Gold und zahlen sich schnell aus.

Innerhalb des digitalen Vertragsmanagements sollte elektronische Signaturen besondere Beachtung geschenkt werden. Denn sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, Verträge rechtsgültig zu unterzeichnen und eine solide rechtliche Absicherung zu gewährleisten.

Bei einer elektronischen Signatur handelt es sich um eine digitale Darstellung einer handschriftlichen Unterschrift und dient als Nachweis für die Zustimmung und Identität der Vertragsparteien. Im Rahmen des digitalen Vertragsmanagements werden elektronische Signaturen verwendet, um den Prozess der Vertragsunterzeichnung zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Elektronische Signaturen sind weit mehr als nur irgendein Otto auf einem digitalen Blatt Papier, denn ihre Vorteile sind mannigfaltig:

‚,Viele Unternehmen beginnen ihre Reise im digitalen Vertragsmanagement, indem sie zunächst ihre Vertragsablage und die Archivierung der Vertragsdokumente digitalisieren. Vertragsdokumente werden beispielsweise nach einem internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archiviert. Dadurch erfüllen sie rechtliche Anforderungen wie die DSGVO und senken zudem den Ressourcenverbrauch, was kostspielig sein kann.‘‘

Tobias Sass, Digitalisierungsberater bei Amagno

Wie auch beim herkömmlichen Vertragsmanagement, gibt es beim digitalen Pendant einige rechtliche Aspekte, denen unbedingt Gehör geschenkt werden sollte. Denn mit der Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen agieren Unternehmen nicht nur rechtskonform, sondern stiften außerdem Sicherheit bei Dritten. Auf einige davon möchten wir im Folgenden etwas näher eingehen.

Rechtliche Anerkennung von elektronischen Signaturen

In vielen Ländern haben elektronische Signaturen dieselbe rechtliche Bedeutung wie handschriftliche Unterschriften. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die verwendete elektronische Signaturlösung den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht, um die Gültigkeit und Durchsetzbarkeit von elektronisch unterzeichneten Verträgen zu gewährleisten.

Datenschutz und Datensicherheit

Beim digitalen Vertragsmanagement werden oft vertrauliche Informationen verarbeitet. Unternehmen müssen sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, um personenbezogene Daten und andere sensible Informationen zu schützen. Dies umfasst die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze, die Implementierung von Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Compliance mit rechtlichen Anforderungen

Bei der Verwaltung von Verträgen müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie alle relevanten rechtlichen Anforderungen einhalten. Dies kann die Einhaltung von branchenspezifischen Vorschriften, Vertragsfristen, Steuervorschriften oder anderen gesetzlichen Bestimmungen umfassen. Die Verwendung von digitalen Vertragsmanagementsystemen kann dabei helfen, Compliance-Prozesse zu unterstützen und die Einhaltung zu erleichtern.

Archivierung und Aufbewahrung

Je nach Rechtsordnung können Unternehmen gesetzlich verpflichtet sein, Vertragsdokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Beim digitalen Vertragsmanagement müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der archivierten Verträge sicherzustellen. Dies kann die Verwendung von elektronischen Archivierungssystemen oder speziellen Aufbewahrungslösungen umfassen.

Juristische Beratung

Es kann ratsam sein, rechtlichen Rat von spezialisierten Anwälten oder Rechtsberatern einzuholen, um sicherzustellen, dass das digitale Vertragsmanagement den rechtlichen Anforderungen entspricht. Dies kann helfen, potenzielle rechtliche Risiken zu identifizieren, Vertragsvorlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die implementierten Prozesse und Systeme den geltenden Gesetzen entsprechen.

Wichtig zu beachten ist, dass die rechtlichen Anforderungen je nach Land und Branche variieren können. Daher sollten Unternehmen die geltenden Gesetze und Vorschriften in ihrer Rechtsordnung sorgfältig prüfen und gegebenenfalls rechtliche Expertise einholen, um sicherzustellen, dass das digitale Vertragsmanagement den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht.

Unbeabsichtigte Vertragsverlängerungen können nicht nur zu finanziellen Belastungen führen, sondern sind auch äußerst ärgerlich für alle Beteiligten. Nehmen wir zum Beispiel eine vergessene Telefonrechnung in Höhe von 80 Euro pro Monat und einen Wartungsvertrag für einen alten Kaffeevollautomaten mit monatlichen Kosten von 50 Euro. Über ein Jahr summieren sich beide Verträge auf stolze 1.560 Euro, was durch ein besseres Vertragsmanagement hätte vermieden werden können.

Für Unternehmen ist die Minimierung von Kosten und Steigerung von Gewinnen das A und O ihrer Arbeit. Daher wird es immer wichtiger, alte Verträge aufzuspüren, zu überprüfen und wenn möglich zu kündigen.

Hier kommt das digitale Vertragsmanagement ins Spiel und räumt mit Vorurteilen auf. Die Arbeit mit elektronischen Vertragsakten kann nicht nur Spaß machen, sondern bietet dank einer zentralen Ablage auch eine Vielzahl von Möglichkeiten für umfassende Berichterstattung und detaillierte Analysen. Darüber hinaus stärkt es die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und ermöglicht eine nachhaltige Optimierung der Geschäftsprozesse. In einer Zeit, in der Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität entscheidend sind, sind solche Lösungen Gold wert.

Wie bei so vielen Dingen, bedarf auch die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Die folgenden fünf Schritte können Unternehmen dabei unterstützen:

1. Evaluierung der Bedürfnisse

Zunächst ist es empfehlenswert, dass Unternehmen ihre bestehenden Vertragsprozesse analysieren und jene Bereiche identifizieren, in denen sie Verbesserungen erzielen möchten. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu verstehen, um die richtige digitale Vertragsmanagementlösung auszuwählen.

2. Auswahl der richtigen Software

Es gibt eine Vielzahl von digitalen Vertragsmanagementlösungen auf dem Markt. Unternehmen sollten sorgfältig recherchieren und diejenige auswählen, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Integration mit bestehenden Systemen und Skalierbarkeit sollten berücksichtigt werden.

3. Schulung der Mitarbeiter

Die erfolgreiche Implementierung des digitalen Vertragsmanagements erfordert eine Schulung der Mitarbeiter. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Tools und Prozesse verstehen und effektiv nutzen können. Schulungen und Schulungsmaterialien sollten bereitgestellt werden, um die Akzeptanz und Effektivität des digitalen Vertragsmanagements zu fördern.

4. Sicherheit und Datenschutz

Da Verträge oft vertrauliche Informationen enthalten, ist es entscheidend, dass die gewählte digitale Vertragsmanagementlösung strenge Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Lösung den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht und alle Daten sicher gespeichert und übertragen werden.

5. Schrittweise Implementierung

Unternehmen können das digitale Vertragsmanagement schrittweise einführen, um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen. Es ist ratsam, mit einem Pilotprojekt zu beginnen und Erfahrungen zu sammeln, bevor das digitale Vertragsmanagement auf alle Bereiche des Unternehmens ausgeweitet wird.