Mails schreiben, Rechnungen elektronisch versenden und Dokumente digital bearbeiten: Viele Unternehmen haben ihre Prozesse bereits der digitalen Transformation unterzogen und setzen auf die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Entwicklung. Das ist ja auch nicht verwunderlich, denn die Unternehmen sind durch die gewonnene Schnelligkeit wesentlich handlungs- und wettbewerbsfähiger. Wieso sollte dann nicht auch die Archivierung elektronisch erfolgen?
Doch was hat es eigentlich mit der elektronischen Archivierung auf sich?
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sieht in der digitalen Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. Weitere Adjektive wie „kontrolliert“, „systematisch“ und „langfristig“ können mit der Archivierung außerdem in Zusammenhang gebracht werden.
Wichtig ist aber in jedem Fall, dass Dokumente in der Form aufbewahrt und archiviert werden, in der sie eingegangen sind. Ein sogenannter „Medienbruch“, also die Umwandlung des Mediums, ist nur in Ausnahmefällen gestattet. Der Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017 von ibi research zufolge, archivieren nur sieben von zehn Unternehmen ihre elektronischen Eingangsrechnungen auch elektronisch. Mit Ablauf der GoBD-Übergangsfrist am 31. Dezember 2016, ist es seit 2017 jedoch für alle Unternehmen zur Pflicht geworden, ihre elektronischen und steuerrechtlich relevanten Dokumente auch digital zu archivieren. Rechnungen, die nun per E-Mail ins Haus flattern, dürfen seitdem nicht mehr ausgedruckt und in Papierform archiviert werden. Der Weg ins muffig dunkle Papierarchiv wird also künftig der Vergangenheit angehören.
„Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, sagt Frank Früh vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom). Doch, wer sich ein bisschen mit dem Thema beschäftigt, merkt schnell, dass die Angelegenheit gar nicht so komplex und intransparent ist, wie sie zunächst scheint.
Denn gibt viele gute Gründe, warum es sinnvoll ist, Akten elektronisch zu archivieren. 6 davon möchten wir Ihnen nicht vorenthalten:
1. Sicherung von wertvollem Unternehmenswissen
„Wissen ist Macht“ – diese scharfsinnige Floskel hat einen wahren Kern. Denn die gut qualifizierten Mitarbeiter bieten dem Unternehmen mit ihrem Know-how eine wichtige Basis für zukünftige Interaktionen. Dank der elektronischen Archivierung haben alle Berechtigten die Möglichkeit, schnell und einfach auf die gewünschten Informationen zuzugreifen.
2. Schutz der Unterlagen
Unternehmensdaten sind ein überaus wertvolles Gut und sollten einem besonderen Schutz unterliegen. Mit den entsprechenden Maßnahmen lassen sich die Daten durch (revisionssichere) Archivierung vor Manipulation, Diebstahl und Verlust schützen. Eine Rechteverwaltung legt fest, wer welche Dokumente in welchem Maße sehen und bearbeiten darf.
3. Einhaltung relevanter Fristen
Geschäftsunterlagen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Werden sie automatisch eingerichtet, können Fristen problemlos überblickt werden und bieten eine gute Möglichkeit, das Unternehmen bei einer Compliance-konformen Archivierung bestmöglich zu unterstützen.
4. Vermeidung von steuerlichen Nachteilen
Ob GoBD, Abgabenordung (AO) oder HGB: Es gibt einige gesetzliche Anforderungen zur Dokumentenarchivierung. Analog wie digital. Obliegt der Archivierungssoftware den rechtlichen Konformitäten, können Dokumente revisionssicher archiviert werden. So sind alle Informationen jederzeit auffindbar, sicher, vollständig, ordnungsgemäß und unverändert.
5. Haftungsrisiken minimieren
Durch die digitale Archivierung und gesetzlichen Standards wird die Suche nach Dokumenten nicht nur sicherer, sondern außerdem um vieles einfacher. Werden wichtige Dokumente benötigt, z. B. mit DSGVO-Relevanz, können sie sehr zeitnah abgerufen werden. Bei Haftungsfragen können Unternehmen genau belegen, wer was geändert hat und wie es archiviert wurde.
6. Kosten reduzieren
Papierablagen und -archive sind unfassbar teuer. Nicht nur hinsichtlich der Lagerkosten, sondern zusätzlich in puncto Arbeitskosten, wenn das Personal mit dem langen Suchen von Dokumenten beschäftigt ist. Außerdem gehört es mittlerweile bei fast allen Unternehmen unterschiedlicher Größe zum Standard.
Archivierung als Chance
Wenn die Unterlagen GoBD-konform sind und den entsprechenden gesetzlichen Regelungen entsprechen, akzeptieren Finanzbehörden die elektronischen Rechnungen und Belege; begrüßen sie es sogar. Manche Dokumente in elektronischer Form einzureichen, ist sogar Pflicht. Wichtige Urkunden und Verträge hingegen sollten Unternehmen sicherheitshalber in ihrem Original auf Papier aufbewahren. Dokumente wie notarielle Beglaubigungen, Bürgschaftserklärungen und Gerichtsurteile, mit ihren Wasserzeichnungen, Siegeln und Prägungen, akzeptieren Gerichte und Behörden nur in Papierform.
Unterlagen, die nicht dieser Art entsprechen, können nachdem sie gescannt bzw. in digitaler Form vorliegen, vernichtet werden. Damit alle Informationen der Unterlagen unleserlich und unbrauchbar gemacht werden, empfiehlt sich, die Dokumente mithilfe eines Schredders zu vernichten.
Wird den Spielregeln zur ordnungsgemäßen Buchführung Beachtung geschenkt, werden nicht nur Dritte vor Falschinformationen geschützt, sondern es steht der revisionssicheren, strukturierten und transparenten Aufbewahrung Ihrer Dokumente nichts mehr im Wege.
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