Dokumentenarchivierung 2025 – So geht’s digital

Dokumente stapeln sich, Informationen strömen aus allen Richtungen und wer nicht aufpasst, verliert schnell den Überblick. 

Genau hier setzt die moderne Dokumentenarchivierung an: Sie sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht nur sicher gespeichert, sondern bei Bedarf auch blitzschnell wiedergefunden werden. Statt meterlanger Aktenordner kommen heute digitale Lösungen zum Einsatz, die weit mehr leisten als bloßes Ablegen. Die elektronische Archivierung ersetzt physische Dokumente durch smarte digitale Akten, oft cloudbasiert und von überall zugänglich.

Und nicht nur das: Die neuesten Systeme nutzen Künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse, um Archivierung effizienter und intelligenter zu gestalten. 

Doch wie funktioniert das genau und welche Vorteile bringt das mit sich?

Dokumente archivieren: Vorteile gegenüber analogen Formen

Unternehmen, die sich für die digitale Dokumentenarchivierung entscheiden, profitieren von verschiedenen Vorteilen. Vor allem die folgenden Faktoren werden in der Regel als besonders überzeugend empfunden.

1. Mehr Platz
   Wer seine Rechnungen, Akten, Verträge und andere Dokumente nicht mehr in Papierform lagern muss, spart Platz und somit auch Lagerkosten. Die Zeiten, in denen große Archive angemietet werden mussten, sind (zumindest für die meisten Unternehmen) vorbei. Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass manche Dokumente, wie zum Beispiel notariell beglaubigte Urkunden, immer noch im Original aufbewahrt werden müssen.
2. Ein schneller Zugriff auf wichtige Daten
   Unternehmen, die auf eine digitale Aufbewahrung setzen, müssen Unterlagen nicht in hohen Papierbergen auf dem Schreibtisch suchen. Vielmehr reicht es aus, den jeweiligen Suchbegriff in das hierfür vorgesehene Feld einzugeben. Innerhalb weniger Sekunden werden dann die entsprechenden Ergebnisse angezeigt.
3. Der Aspekt der Rechtssicherheit
   Beim Archivieren von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten gilt es immer, zu beachten, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden müssen. Digitale Archivierungssysteme ermöglichen eine revisionssichere Speicherung. Zudem sorgen individuelle Zugriffskontrollen dafür, dass nur die Mitarbeiter:innen, die berechtigt sind, Zugriff auf die hinterlegten Daten erhalten.
4. Niedrigere Kosten
   Klar: Wer auf die digitale Archivierung umstellt, wird mit einmaligen Investitionskosten konfrontiert. Zudem fallen in der Regel monatliche Gebühren für die Nutzung der entsprechenden Speicheroptionen an. Dennoch zeigt sich, dass das digitale Dokumentenmanagement in den meisten Fällen günstiger ist. Unter anderem deswegen, weil die Mitarbeiter effizienter arbeiten können.
5. Eine gesteigerte Nachhaltigkeit
   Die digitale Dokumentenarchivierung hilft dabei, Papier zu vermeiden und unterstützt somit auch den Wunsch vieler Unternehmen, ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern. Wer nicht mehr druckt, sondern digital ablegt, schont Ressourcen.

Arten der digitalen Archivierung 

Verantwortliche, die sich mit der digitalen Dokumentenarchivierung befassen, stellen schnell fest, dass es mehrere Arten gibt, E-Mails, Rechnungen und Verträge zu archivieren. Einige der gängigsten Varianten werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt. Sie stehen bei modernen Anbietern nicht nur für eine digitale, sondern auch für eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten.

• Dokumentenmanagement Systeme (DMS): Auf der Grundlage der entsprechenden Software-Lösungen ist es möglich, Dokumente strukturiert und sicher abzulegen und zu verwalten. Zudem bieten sie Funktionen wie Zugriffssteuerung und Workflow-Management. Zudem stellt es kein Problem dar, den kompletten Archivierungsprozess nachzuvollziehen. Etwaige Änderungen werden nachgehalten.
• Cloudbasierte Archivierung: Diese Art der Dokumentenverwaltung eignet sich vor allem für diejenigen, denen es wichtig ist, eine GoBD-konforme Archivierung mit dem guten Gefühl, Daten von überall aus abrufen zu können, zu verbinden. Der Zugriff auf das Dokumentenmanagement System erfolgt hier über das Internet.
• On Premise Lösungen: Bei der On Premise Lösung werden die Daten auf firmeninternen Servern abgelegt. Viele Unternehmen wissen diese Art der Datenkontrolle und den direkten Zugriff zu schätzen. Gleichzeitig gilt es jedoch, zu berücksichtigen, dass die betreffenden Unternehmen in diesem Fall selbst für die Wartung verantwortlich sind.
• Hybrid-Lösungen: Hierbei handelt es sich um die Alternative für alle, die sich nicht zwischen Cloud- und On Premise Archivierung entscheiden können. Bei Hybrid Lösungen treffen die Vorteile beider Optionen aufeinander.

Sie sind sich unsicher, ob Cloud- oder On Premise Lösungen besser zu Ihnen passen? Sprechen Sie uns gern an. Wir helfen weiter.

Was ist ein Beispiel für digitale Archivierung in Unternehmen?

Auch, wenn sich die Vorteile der digitalen Archivierung in verschiedenen Bereichen nutzen lassen: Das folgende Beispiel bezieht sich auf eines der wohl typischsten Szenarien, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen: auf den Rechnungseingang.

1. Die Rechnung kommt im Unternehmen an. Die zuständigen Mitarbeiter:innen überprüfen sie und kontrollieren, ob sie den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
2. Nun folgt die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnung. Je nachdem, wie das Unternehmen die jeweiligen Workflows gestaltet, kann bereits dieser Schritt digital erfolgen. Sollten Fehler auffallen, müssen diese bei dem Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, reklamiert werden. Dieses verschickt dann eine neue Rechnung.
3. Jetzt wird das Dokument in der Buchhaltung erfasst und gebucht. Je nach Unternehmensvorgabe wird der entsprechende Betrag auch schon zur Zahlung angewiesen.
4. Wenn alles vollständig bearbeitet bzw. gebucht wurde, kann die Rechnung archiviert werden.

Sollten keine gesonderten Vorgaben bestehen, können die Papierrechnungen entsorgt werden. Die revisionssichere Archivierung von Dokumenten bietet hier den Vorteil, dass auf ihrer Basis genau die Unveränderbarkeit gewährleistet ist, die von gesetzlicher Seite gefordert wird. 

Wer sich für die digitale Archivierung moderner Anbieter wie Amagno entscheidet, muss sich nach der Ablage um nichts mehr kümmern. Die Daten rund um die einzelnen Vorgänge werden zwar geschützt, sind jedoch jederzeit abrufbar. Besonders vorteilhaft ist es natürlich auch, dass sich die Funktionen der Dokumentenarchivierung in der Regel leicht in bestehende Workflows integrieren lassen. Dies gilt nicht nur für die Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen, sondern auch für den Bereich der E-Mail Archivierung.

Die richtige Software für die digitale Archivierung finden

Wer eine moderne Software für seine Dokumentenarchivierung sucht, wird mit zahlreichen Möglichkeiten konfrontiert. Aber welche Dokumentenarchivierung passt am besten zum eigenen Bedarf? Und worauf sollte man bei der Auswahl achten? 

Die folgende Auflistung hilft weiter. Egal, ob es darum geht, eine Dokumentenmanagement Software, eine On Premise Lösung oder eine cloudbasierte Variante zu finden: Die folgenden Faktoren sind wichtig:

1. Eine überzeugende Benutzerfreundlichkeit
   Die Benutzeroberfläche der jeweiligen Lösung sollte intuitiv und leicht verständlich sein. Vor allem dann, wenn es darum geht, die digitale Archivierung vollkommen neu im Unternehmen einzuführen, handelt es sich hierbei um einen klaren Vorteil. Gerade Mitarbeiter:innen, die die elektronische Archivierung vielleicht noch nicht kennen, dürfte so der Einstieg erleichtert werden. Dennoch ist es sinnvoll, zu Beginn auf Schulungen zu setzen, um etwaige Fragen zu den verschiedenen Anwendungen zu beantworten.
2. Eine einfache Integration in das bestehende System
   Im Idealfall lässt sich die digitale Dokumentenarchivierung nahtlos in das bestehende IT System integrieren. Dies bedeutet unter anderem auch, dass das DMS zum Archiv wird, das Daten aus den unterschiedlichsten Quellen aufnimmt und alles unkompliziert abrufbar macht. Eine entsprechende Integration vorausgesetzt, können Dokumente zum Beispiel aus einem ERP System übernommen und dann direkt ohne manuelles Zutun archiviert werden.
3. Eine überzeugende Flexibilität und Skalierbarkeit
   Wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass die gewählte Art der Dokumentenarchivierung und das Unternehmen zusammenpassen. Dementsprechend braucht es immer auch eine gewisse Flexibilität. Immerhin können sich die Ansprüche eines Unternehmens im Laufe der Zeit verändern. Eine moderne Dokumentenarchivierung sollte daher dazu in der Lage sein, sich immer wieder aufs Neue anzupassen. Typische Faktoren, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen können, sind unter anderem das Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen, der Ausbau der Speicherkapazitäten und eine KI-gestützte Dokumentenerkennung.
4. Rechtliche Details
   Verantwortliche, die die digitale Archivierung in ihr Unternehmen integrieren möchten, sollten darauf achten, dass die Software, die für die Archivierung genutzt wird, auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wichtige „Bausteine“, die, zumindest in Deutschland, relevant werden, sind unter anderem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die Vorgaben der ISO 9001 sowie der ISO/IEC 27001.
   Das Gesetz schreibt beispielsweise vor, dass die digitale Archivierung revisionssicher sein muss. Das bedeutet, dass die nachträgliche Veränderung von Dokumenten ausgeschlossen und alle Änderungen lückenlos dokumentiert werden. Wichtige Informationen hierzu finden sich unter anderem in der DSGVO.
5. Ein verlässlicher Support
   Vor allem Unternehmen, die gegebenenfalls keine eigene IT-Abteilung haben, können von einem gut erreichbaren Support profitieren. Dieser bietet vielleicht nicht nur technische Unterstützung, sondern auch Schulungen für Mitarbeiter:innen, die mit dem jeweiligen Dokumentenmanagement System arbeiten.

Fest steht: Es lohnt sich definitiv, sich sowohl mit gesetzlichen Vorgaben und Regelungen als auch mit den eigenen Ansprüchen rund um die digitale Archivierung auseinanderzusetzen. Wer es dann schafft, einen Anbieter zu finden, der die Basis für eine verlässliche elektronische Archivierung von Dokumenten schafft, kann Unmengen von Daten rund um Geschäftsprozesse und andere geschäftsrelevante Daten. aus seinem Papierarchiv übertragen und gleichzeitig seine Verwaltung optimieren.

Die Amagno Business Cloud erfüllt hohe Ansprüche, sowohl in Bezug auf die Datensicherheit als auch mit Hinblick auf einen direkten und unkomplizierten Zugriff.

So geht digitale Archivierung mit der Amagno Business Cloud 

Mit der Amagno Business Cloud ist es möglich, Dokumente manuell und automatisch zu archivieren. Ergänzend hierzu können Sie Rechnungen sowie weitere geschäftsrelevante Daten auch zusätzlich mit einem digitalen Stempel versehen und den gewünschten Archivierungszeitraum wählen.

Wie gesetzlich vorgeschrieben, können Daten, die einmal archiviert wurden, nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Gleichzeitig sind die Dokumente, die digital archiviert wurden, jederzeit verfügbar. Bitte achten Sie in diesem Zusammenhang auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der GoBD.

Wie genau die digitale Archivierung auf Basis der Amagno Business Cloud funktioniert, ist davon abhängig, für welche Art der elektronischen Aufbewahrung Sie sich entscheiden. Zur Auswahl stehen:

• die manuelle Archivierung, bei der jedes Dokument mit einem Archivzeitraum gekennzeichnet wird
• die automatische Archivierung, bei der alle importierten Dokumente für den vorherigen (gruppenweiten) Zeitraum automatisch abgelegt werden
• die Archivierung mit dem digitalen Stempel, die mit verschiedenen Workflows verbunden werden kann. Dieses Verfahren erweist sich vor allem bei der Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen als praktisch.

Selbstverständlich steht Ihnen das Team von Amagno rund um Fragen zur Aufbewahrung von Dokumenten im digitalen Archiv jederzeit zur Verfügung.

Fazit

Wer die Verwaltung seiner Daten im Archiv optimieren möchte, kommt an der digitalen Dokumentenarchivierung fast nicht mehr vorbei. Wichtig ist es, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der sowohl hohe Ansprüche in Bezug auf die Nutzerfreundlichkeit als auch in Bezug auf gesetzliche Vorgaben erfüllt. Die Amagno Business Cloud bietet gleich mehrere Lösungen, die sich optimal an individuelle Anforderungen rund um die elektronische Archivierung von Dokumenten anpassen lassen.

So fällt es, auf der Grundlage hoher Sicherheitsstandards, nicht schwer, Fristen zur Aufbewahrung einzuhalten und seinen Mitarbeitenden einen hohen Arbeitskomfort zu bieten. Ideal für alle, die ihre Datenarchivierung optimieren, Geschäftsprozesse vereinfachen und sich mehr in Richtung „papierloses Büro“ entwickeln möchten.

Kostenlos testen

Amagno Business Cloud testen!

Amagno ermöglicht Ihnen einen kostenfreien Testaccount mit fast allen Funktionen.

Jetzt testen!