Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Rechnungen zu schreiben, gehört zu den wichtigen Pflichten eines Unternehmers. Eine verantwortungsvolle Aufgabe – denn das Umsatzsteuergesetz (UStG) verlangt Pflichtangaben auf der Rechnung. Wie muss eine Rechnung aussehen, damit das Finanzamt sie anerkennt? Sie haben mehrere Möglichkeiten, dies herauszufinden: Sie geben sich die Blöße und fragen Kollegen, Sie kämpfen sich durch das Umsatzsteuergesetz oder Sie lesen schnell und einfach diesen Artikel mit Informationen zu den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.

Das Wichtigste zusammengefasst:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto

– Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
– Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
– Menge und Art der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
– Bruttobetrag
– Steuersatz
– Hinweis auf eine Steuerbefreiung (falls zutreffend)

Rechnungen über 250 € brutto

– Name und Anschrift des Unternehmens und des Empfängers
– Rechnungsdatum
– Steuernummer oder USt-IdNr. des Unternehmens
– Fortlaufende Rechnungsnummer
– Menge, Art und Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
– Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
– Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
– Vorab vereinbarte Rabatte oder Skonti
– Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (bei Grundstücksleistungen an Privatkunden)

Besondere Pflichtangaben

– Reverse-Charge-Verfahren: Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
– Kleinunternehmer: Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
– Gutschrift: die Angabe „Gutschrift“

Freiwillige Angaben

– Titel „Rechnung“
– Kontaktdaten und Bankverbindung
– Zahlungsfrist

Die Definition des Begriffs Rechnung

Das Wort „Rechnung“ bezeichnet eine Urkunde, in der Unternehmer und Unternehmerinnen eine erbrachte Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnen. Der Leistungserbringer fordert mit dem Dokument den Rechnungsempfänger auf, das vereinbarte Entgelt zu bezahlen. Gewährleistet sein müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, deren Lesbarkeit und die Unversehrtheit des Inhalts.

Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung beschaffen sein?

Das Finanzamt verlangt von Ihnen unternehmerisches Wissen, das auch die Rechnungserstellung betrifft. § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beschäftigt sich mit diesem Thema und führt im Absatz 4 die Pflichtangaben auf Rechnungen auf.

Bei den Vorgaben unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen Kleinbetragsrechnungen mit Bruttorechnungsbeträgen bis 250 € und Rechnungen über diesem Betrag.

Was muss auf einer Rechnung bis 250 € stehen (Kleinbetragsrechnung)?

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung bis zu einem Bruttorechnungsbetrages von 250 € (Kleinbetragsrechnungen) bestehen aus den folgenden Punkten:

1. Vollständiger Name inklusive Rechtsform sowie komplette Anschrift des leistungserbringenden Unternehmens
2. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum der Rechnung)
3. Art und Umfang einer Dienstleistung oder Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung
4. Bruttobetrag der Rechnung
5. Angabe des Steuersatzes für die erbrachte Leistung
6. Ohne Umsatzsteuerberechnung Hinweis auf Steuerfreiheit der erbrachten Leistung mit Angabe des zutreffenden Paragrafen des Umsatzsteuergesetzes

Wie muss eine Rechnung über mehr als 250 Euro aussehen?

Die Frage, „Was muss auf einer Rechnung stehen, deren Betrag mehr als 250 € brutto beträgt?“, beantwortet der Paragraf 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes durch die Nennung aller Pflichtangaben für Rechnungen. Nach den Vorgaben dieses Absatzes des UStG muss eine Rechnung folgende Bestandteile enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmens
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (stimmt er mit dem Rechnungsdatum überein, genügt ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“)
8. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
9. Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, zum Beispiel Skonto, Rabatte oder Boni, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
10. Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
11. Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen: Hinweis auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht
12. Bei Gutschriften: die Angabe „Gutschrift“

Das sollten Unternehmer zu den Pflichtangaben auf Rechnungen wissen

Was versteht Paragraf 14 Absatz 4 des UStG unter einer fortlaufenden Rechnungsnummer?

Die zu den Rechnungspflichtangaben gehörende fortlaufende Rechnungsnummer identifiziert eine Rechnung und beweist ihre Einzigartigkeit. Daher ist es Ihnen als Rechnungssteller untersagt, die Nummer mehrmals zu vergeben.

Woraus setzt sich eine fortlaufende Rechnungsnummer zusammen?

Das UStG gestattet es Ihnen als Rechnungsersteller, die Rechnungsnummer aus mehreren Zahlen und Buchstabenreihen zu erstellen oder Zahlen und Buchstaben zu kombinieren. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern verlangt das Umsatzsteuerrecht nicht, weshalb Unternehmen bei der Rechnungserstellung bei 1 oder einer beliebigen Zahl beginnen können. Beginnen Sie bei einer höheren Zahl, vermeiden neue Unternehmer, dass Kunden von ihrer Unerfahrenheit Kenntnis erlangen.

USt-IdNr. oder Steuernummer – was ist die bessere Wahl?

Welche Vorgaben das UStG an Sie als Unternehmer bei der Angabe der USt-IdNr. oder der Steuernummer stellt, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen Kunden innerhalb Deutschlands beliefert oder sonstige Leistungen ausführt oder ob dies für Kunden im europäischen Ausland geschieht.

Schreiben Sie eine Rechnung für einen ausländischen Leistungsempfänger, fordert das UStG die UStID-Nr. des Rechnungsempfängers und die des Rechnungsausstellers. Bei Rechnungen, die Sie an Kunden mit Anschrift innerhalb Deutschlands schreiben, sind Sie als Unternehmer frei in Ihrer Entscheidung.

Auf der sicheren Seite hinsichtlich des Datenschutzes sind Sie, wenn Sie auch bei innerdeutschen Rechnungsempfängern Ihre USt-IdNr. angeben. Der Hintergrund: Veröffentlichen Sie Ihre Steuernummer, erfüllen Sie zwar die Anforderungen des Gesetzgebers, doch birgt dies für Sie die Gefahr eines Missbrauchs. Fremde Personen erhalten Zugang zu Firmeninterna, wenn diese Ihre Steuernummer als Codewort angeben.

Was müssen Unternehmer beim Liefer-/Leistungsdatum auf der Rechnung beachten?

Das Datum der Lieferung oder der sonstigen Leistung ist eine verpflichtende Angabe, die Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungen beachten sollten. Es reicht aus, wenn Sie den Monat als Liefer-/Leistungsdatum nennen.

Zudem besteht die Verpflichtung, dass Rechnungen im Fall einer Anzahlung des Leistungsempfängers einen gesonderten Rechnungsvermerk enthalten. Ein möglicher Wortlaut ist: „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Anzahlung erfordert einen gesonderten Vermerk auf der Rechnung.

Als Liefer-/Leistungsdatum gilt bei:

• Abhollieferungen: der Zeitpunkt der Übergabe
• Werklieferungen: Zeitpunkt der Fertigstellung und der Abnahme des Endproduktes durch den Auftraggeber
• Sonstige Leistungen: Fertigstellung und Abnahme durch den Auftraggeber

Pflichtangaben auf Rechnungen in besonderen Fällen

Ergänzende Pflichtangabe auf der Rechnung bei Steuerschuldumkehr (Reverse Charge)

Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist eine Sonderregelung im Umsatzsteuerrecht, denn üblich ist es, dass der Leistungserbringer die Umsatzsteuer schuldet. Bei einer Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist es jedoch die Pflicht des Leistungsempfängers, sie abzuführen.

Diese besonderen Fälle regelt der § 13b des Umsatzsteuergesetzes. Beim Reverse-Charge-Verfahren stellt der Rechnungsersteller dem Rechnungsempfänger lediglich den Nettobetrag in Rechnung und vermerkt auf dieser die zwingende Formulierung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Zusätzliche Pflichtangaben auf Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines Neufahrzeugs

Unabhängig vom Status des leistenden Unternehmers hat dieser bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung eines neuen Fahrzeugs die Pflicht zur Erstellung einer Rechnung nach § 14 a Abs. 3 UStG. Diese enthält neben den üblichen Pflichtangaben weitere Rechnungsangaben:

• Der Umsatzsteuerausweis des leistenden Unternehmers entfällt bei der Erstellung der Rechnung, da die Lieferung eines Neufahrzeugs innerhalb der EU von der Steuer befreit ist.
• Die Rechnung enthält zwingend den Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung und die Steuerbefreiung.
• Zudem schreibt das Umsatzsteuerrecht vor, dass die Rechnung alle Informationen enthalten muss, die der Identifizierung des Fahrzeugs dienen. Dazu gehören: das Datum der Inbetriebnahme, der Kilometerstand, technische Daten sowie der Zeitpunkt der Lieferung.

Verpflichtender Zusatz auf Rechnungen bei Differenzgeschäften

Die Differenzbesteuerung trifft auf Geschäfte zu, bei der ein Händler Waren ohne Umsatzsteuer einkauft, also auch kein Vorsteuerabzug möglich ist. Verkauft er diese weiter, kann er die Differenzbesteuerung anwenden. Dabei ist die Umsatzsteuer lediglich vom Differenzbetrag von Einkaufspreis zum Verkaufspreis zu berechnen.

Beispiel: Der Händler kauft von privat einen Kaffeeautomaten für 80 € ein und verkauft ihn für 120 Euro. Besteuert wird nur die Differenz von 40 €. Da dieser Betrag die Umsatzsteuer bereits enthält, beträgt die Steuer 40 × 19/119 = 6,39 €.

Stellt der Händler die Rechnung für die gelieferten Gegenstände aus, enthält sie abhängig von der Art des Geschäftes den Hinweis:

• Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung
• Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung
• Kunstgegenstände/Sonderregelung

Der Ausweis der im Verkaufspreis enthaltenen Umsatzsteuer ist zu unterlassen. Der Käufer erhält lediglich eine Rechnung über den Verkaufspreis (hier in Höhe von 120 Euro). Er ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Pflichtangaben auf Rechnungen bei der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Regelung ab diesem Umsatz.

Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Rechnungsanforderungen nach § 34a UStDV. Eine Rechnung muss mindestens enthalten:

– den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
– das Ausstellungsdatum
– Menge und Art der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
– das Entgelt
– einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert.

Für den Hinweis auf die Steuerbefreiung eignen sich zum Beispiel folgende Formulierungen:

– „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
– „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
– „Steuerfreier Kleinunternehmer“

Gut zu wissen: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Freiwillige Angaben auf Rechnungen

Zusätzlich zu den Pflichtangaben ergibt es Sinn, die Rechnung als solche zu betiteln, um diese zweifelsfrei von einem Lieferschein oder einem Angebot unterscheiden zu können.

Die Angabe Ihrer Kontaktdaten erleichtert Rückfragen seitens des Rechnungsempfängers.

Informationen zur Bankverbindung ermöglichen es dem Rechnungsempfänger, ohne Rückfragen die Rechnung schnell zu begleichen.

Sinn ergeben zudem Informationen zur Zahlungsfrist, denn enthält die Rechnung diesen Hinweis nicht, ist sie sofort fällig. Insbesondere Privatpersonen wissen dies jedoch oft nicht, weshalb eine Angabe der Zahlungsfrist die Begleichung der Rechnung beschleunigen kann.

Papier oder elektronisch: Wie müssen Rechnungen übermittelt werden?

Seit dem 1.1.2025 ist die E-Rechnung nach der Norm EN 16931 im inländischen B2B-Geschäft der neue Standard. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, alle anderen ab 2028. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatpersonen.

Wichtig: Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung, und zwar im strukturierten Datenteil, also zum Beispiel in der XML-Datei. Alle Fristen und Details finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht.