Rechnungen zu schreiben, gehört zu den wichtigen Pflichten eines Unternehmers. Eine verantwortungsvolle Aufgabe – denn das Umsatzsteuergesetz (UStG) verlangt Pflichtangaben auf der Rechnung. Wie muss eine Rechnung aussehen, damit das Finanzamt sie anerkennt? Sie haben mehrere Möglichkeiten, dies herauszufinden: Sie geben sich die Blöße und fragen Kollegen, Sie kämpfen sich durch das Umsatzsteuergesetz oder Sie lesen schnell und einfach diesen Artikel mit Informationen zu den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.
Die Definition des Begriffs Rechnung
Das Wort „Rechnung“ bezeichnet eine Urkunde, in der Unternehmer und Unternehmerinnen eine erbrachte Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnen. Der Leistungserbringer fordert mit dem Dokument den Rechnungsempfänger auf, das vereinbarte Entgelt zu bezahlen. Gewährleistet sein müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, deren Lesbarkeit und die Unversehrtheit des Inhalts.
Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung beschaffen sein?
Das Finanzamt verlangt von Ihnen unternehmerisches Wissen, das auch die Rechnungserstellung betrifft. § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beschäftigt sich mit diesem Thema und führt im Absatz 4 die Pflichtangaben auf Rechnungen auf.
Bei den Vorgaben unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen Kleinbetragsrechnungen mit Bruttorechnungsbeträgen unterhalb von 250 Euro und Rechnungen oberhalb dieses Betrages.
Was muss auf einer Rechnung stehen, dessen Bruttorechnungsbetrag unterhalb von 250 Euro liegt (Kleinbetragsrechnungen)?
Die Pflichtangaben auf einer Rechnung unterhalb eines Bruttorechnungsbetrages von 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) bestehen aus den folgenden Punkten:
- Vollständiger Name inklusive Rechtsform sowie komplette Anschrift des leistungserbringenden Unternehmens
- Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum der Rechnung)
- Art und Umfang einer Dienstleistung oder Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung
- Bruttobetrag der Rechnung
- Angabe des Steuersatzes für die erbrachte Leistung
- Ohne Umsatzsteuerberechnung Hinweis auf Steuerfreiheit der erbrachten Leistung mit Angabe des zutreffenden Paragrafen des Umsatzsteuergesetzes
Wie muss eine Rechnung aussehen, deren Rechnungsbetrag 250 Euro brutto oder mehr beträgt?
Die Frage, „Was muss auf einer Rechnung stehen, deren Betrag mindestens 250 Euro brutto beträgt?“, beantwortet der Paragraf 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes durch die Nennung aller Pflichtangaben für Rechnungen. Nach den Vorgaben dieses Absatzes des UStG muss eine Rechnung folgende Bestandteile enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers inklusive der Rechtsform
- Kompletter Name und genaue Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), ersatzweise die vom Finanzamt vergebene Steuer-ID (Steuernummer des Unternehmens)
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben)
- Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder sonstigen Leistung
- Den Zeitpunkt der Lieferung oder bei einer sonstigen Leistung das Leistungsdatum, falls das Datum nicht identisch mit dem Rechnungsdatum ist
- Ausweis von korrekten Steuersätzen
- Angabe des auf das Entgelt entfallenen Steuerbetrages oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Bei Handwerkerrechnungen Hinweis zum Skontoabzug (falls gewährt) oder sonstige vor Ausstellung der Rechnung mit dem Rechnungsempfänger im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgeltes
- Hinweis für Privatkunden zur Aufbewahrungspflicht der Rechnungen bei Arbeiten in Zusammenhang mit einem Grundstück
Das sollten Unternehmer zu den Pflichtangaben auf Rechnungen wissen
Was versteht Paragraf 14 Absatz 4 des UStG unter einer fortlaufenden Rechnungsnummer?
Die zu den Rechnungspflichtangaben gehörende fortlaufende Rechnungsnummer identifiziert eine Rechnung und beweist ihre Einzigartigkeit. Daher ist es Ihnen als Rechnungssteller untersagt, die Nummer mehrmals zu vergeben.
Woraus setzt sich eine fortlaufende Rechnungsnummer zusammen?
Das UStG gestattet es Ihnen als Rechnungsersteller, die Rechnungsnummer aus mehreren Zahlen und Buchstabenreihen zu erstellen oder Zahlen und Buchstaben zu kombinieren. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern verlangt das Umsatzsteuerrecht nicht, weshalb Unternehmen bei der Rechnungserstellung bei 1 oder einer beliebigen Zahl beginnen können. Beginnen Sie bei einer höheren Zahl, vermeiden neue Unternehmer, dass Kunden von ihrer Unerfahrenheit Kenntnis erlangen.
USt-IDNr. oder Steuer-ID – was ist die bessere Wahl?
Welche Vorgaben das UStG an Sie als Unternehmer bei der Angabe der USt-IdNr. oder der Steuer-ID stellt, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen Kunden innerhalb Deutschlands beliefert oder sonstige Leistungen ausführt oder ob dies für Kunden im europäischen Ausland geschieht.
Schreiben Sie eine Rechnung für einen ausländischen Leistungsempfänger, fordert das UStG die UStID-Nr. des Rechnungsempfängers und die des Rechnungsausstellers. Bei Rechnungen, die Sie an Kunden mit Anschrift innerhalb Deutschlands schreiben, sind Sie als Unternehmer frei in Ihrer Entscheidung.
Auf der sicheren Seite hinsichtlich des Datenschutzes sind Sie, wenn Sie auch bei innerdeutschen Rechnungsempfängern Ihre USt-IdNr. angeben. Der Hintergrund: Veröffentlichen Sie Ihre Steuernummer, erfüllen Sie zwar die Anforderungen des Gesetzgebers, doch birgt dies für Sie die Gefahr eines Missbrauchs. Fremde Personen erhalten Zugang zu Firmeninterna, wenn diese Ihre Steuer-ID als Codewort angeben.
Was müssen Unternehmer beim Liefer-/Leistungsdatum auf der Rechnung beachten?
Das Datum der Lieferung oder der sonstigen Leistung ist eine verpflichtende Angabe, die Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungen beachten sollten. Es reicht aus, wenn Sie den Monat als Liefer-/Leistungsdatum nennen.
Zudem besteht die Verpflichtung, dass Rechnungen im Fall einer Anzahlung des Leistungsempfängers einen gesonderten Rechnungsvermerk enthalten. Ein möglicher Wortlaut ist: „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Anzahlung erfordert einen gesonderten Vermerk auf der Rechnung.
Als Liefer-/Leistungsdatum gilt bei:
- Abhollieferungen: der Zeitpunkt der Übergabe
- Nach § 3 Abs. 6 S. 5f UStG unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft: Das Lieferdatum richtet sich nach den als Incoterms bezeichneten im Voraus vereinbarten Lieferklauseln. Beispiel: Wurde „Lieferung frei Haus (DDP)“ vereinbart, entspricht das Datum des Eintreffens der Ware beim Empfänger dem Lieferdatum. Heißt die im Voraus vereinbarte Lieferklausel „Lieferung ab Werk (EXW)“ ist als Lieferdatum das Datum des Warenausgangs aus dem Lager in der Rechnung zu vermerken.
- Werklieferungen: Zeitpunkt der Fertigstellung und der Abnahme des Endproduktes durch den Auftraggeber
- Sonstige Leistungen: Fertigstellung und Abnahme durch den Auftraggeber
Pflichtangaben auf Rechnungen in besonderen Fällen
Ergänzende Pflichtangabe auf der Rechnung bei Steuerschuldumkehr (Reverse Charge)
Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist eine Sonderregelung im Umsatzsteuerrecht, denn üblich ist es, dass der Leistungserbringer die Umsatzsteuer schuldet. Bei einer Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist es jedoch die Pflicht des Leistungsempfängers, sie abzuführen.
Diese besonderen Fälle regelt der § 13b des Umsatzsteuergesetzes. Beim Reverse-Charge-Verfahren stellt der Rechnungsersteller dem Rechnungsempfänger lediglich den Nettobetrag in Rechnung und vermerkt auf dieser die zwingende Formulierung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Zusätzliche Pflichtangaben auf Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines Neufahrzeugs
Unabhängig vom Status des leistenden Unternehmers hat dieser bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung eines neuen Fahrzeugs die Pflicht zur Erstellung einer Rechnung nach § 14 a Abs. 3 UStG. Diese enthält neben den üblichen Pflichtangaben weitere Rechnungsangaben:
- Der Umsatzsteuerausweis des leistenden Unternehmers entfällt bei der Erstellung der Rechnung, da die Lieferung eines Neufahrzeugs innerhalb der EU von der Steuer befreit ist.
- Die Rechnung enthält zwingend den Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung und die Steuerbefreiung.
- Zudem schreibt das Umsatzsteuerrecht vor, dass die Rechnung alle Informationen enthalten muss, die der Identifizierung des Fahrzeugs dienen. Dazu gehören: das Datum der Inbetriebnahme, der Kilometerstand, technische Daten sowie der Zeitpunkt der Lieferung.
Verpflichtender Zusatz auf Rechnungen bei Differenzgeschäften
Die Differenzbesteuerung trifft auf Geschäfte zu, bei der ein Händler Waren ohne Umsatzsteuer einkauft, also auch kein Vorsteuerabzug möglich ist. Verkauft er diese dem Geschäftszweck entsprechend an eine Privatperson weiter, wendet er die Differenzbesteuerung an. Dabei ist die Umsatzsteuer lediglich vom Differenzbetrag von Einkaufspreis zum Verkaufspreis zu berechnen.
Beispiel: Der Händler kauft von privat einen Kaffeeautomaten für 80 Euro ein und verkauft ihn für 120 Euro. Bei der Differenzbesteuerung erniedrigt sich der Umsatz um den Steuerbetrag, der 19 % von 40 Euro beträgt.
Stellt der Händler die Rechnung für die gelieferten Gegenstände aus, enthält sie abhängig von der Art des Geschäftes den Hinweis:
- Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung
- Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung
- Kunstgegenstände/Sonderregelung
Der Ausweis der im Verkaufspreis enthaltenen Umsatzsteuer ist zu unterlassen. Der Käufer erhält lediglich eine Rechnung über den Verkaufspreis (hier in Höhe von 120 Euro). Er ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Pflichtangaben auf Rechnungen bei der Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Unternehmen von der Erhebung und dem Abführen der Umsatzsteuer, wenn der Umsatz im vorangegangenen Jahr höchstens 22.000 Euro betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird.
Die Rechnung eines Kleinunternehmers an den Leistungsempfänger entspricht den Anforderungen des Gesetzgebers, wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG verlangten Rechnungsbestandteile mit Ausnahme der Umsatzsteueridentifikationsnummer enthält. Zudem fordert das Umsatzsteuerrecht eine Begründung für den Leistungsempfänger, warum der Betrag keine Umsatzsteuer enthält. Erlaubt sind beispielsweise folgende Formulierungen:
- Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
- Aufgrund des Kleinunternehmerstatus gem. § 19 UStG erheben wir keine Umsatzsteuer und weisen diese daher auch nicht aus.
- Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Freiwillige Angaben auf Rechnungen
Zusätzlich zu den Pflichtangaben ergibt es Sinn, die Rechnung als solche zu betiteln, um diese zweifelsfrei von einem Lieferschein oder einem Angebot unterscheiden zu können.
Die Angabe Ihrer Kontaktdaten erleichtert Rückfragen seitens des Rechnungsempfängers.
Informationen zur Bankverbindung ermöglichen es dem Rechnungsempfänger, ohne Rückfragen die Rechnung schnell zu begleichen.
Sinn ergeben zudem Informationen zur Zahlungsfrist, denn nthält die Rechnung diesen Hinweis nicht, ist sie sofort fällig. Insbesondere Privatpersonen wissen dies jedoch oft nicht, weshalb eine Angabe der Zahlungsfrist die Begleichung der Rechnung beschleunigen kann.
Eine häufig gestellte Frage: Sind Rechnungen schriftlich oder elektronisch zu übermitteln?
Rechnungen, die den Anforderungen des Gesetzes und des Finanzamts entsprechen, bedürfen grundsätzlich der Papierform. Jedoch ist es bei Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt, diese elektronisch zu übermitteln.
Als Rechnungen in Papierform gelten auf Papier ausgedruckte Rechnungen und Rechnungen, die als Standard-Fax übermittelt werden.
Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 sind Sie als Unternehmer bei B2B-Geschäften verpflichtet, elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen zu können. Unser Tipp dazu: Setzen Sie sich zeitnah mit der digitalen Rechnungsverarbeitung auseinander, um Kopfzerbrechen in Bezug auf die E-Rechnungspflicht zu vermeiden.
Fazit
Das Umsatzsteuerrecht schreibt vor, welche Angaben auf einer Rechnung des leistenden Unternehmens Pflicht sind. Bei einem Verstoß gegen die Regelungen ist mit rechtlichen Konsequenzen zu rechnen. Der Rechnungsempfänger hat bei einer fehlerhaften Rechnung möglicherweise Schwierigkeiten, diese abzusetzen.
Überprüfen Sie daher, ob alle Pflichtangaben in Ihren Rechnungen enthalten sind. Sammeln Sie zudem Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht, um den Anforderungen des Finanzamts an die Rechnungserstellung gerecht zu werden.
