Die neuartige Dokumentenmanagement Software (DMS)
mit kostenfreien Standardworkflows
- Innovatives Dokumentenmanagement
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Digitalisierung in der Immobilienbranche - Wie ein DMS helfen kann!
Ein DMS ermöglicht die effiziente Verwaltung von Dokumenten und den schnellen Zugriff auf Informationen. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen minimiert sich wiederholende Aufgaben und spart Zeit.
Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Parteien wird durch ein DMS erleichtert und die Sicherheit sensibler Daten gewährleistet. Weitere Vorteile sind eine effizientere Immobilienverwaltung, Datenanalyse und Berichterstellung. Nicht zuletzt trägt ein DMS durch die Reduzierung des Papierverbrauchs zum Umweltschutz bei.
Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung von Dokumenten wird erleichtert. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein DMS unverzichtbar ist, um in der digitalen Immobilienwelt erfolgreich zu sein.
Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.
Warum Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen in der Immobilienbranche einführen sollten
Es gibt einige technische Lösungen, die teilweise bereits im Einsatz sind und Einrichtungen im Immobiliensektor bei der Digitalisierung weiterhelfen. Eine der wichtigsten Lösungen stellt das Dokumentenmanagement-System (DMS) dar.
Ein DMS ermöglicht das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen.
In vielen Branchen werden häufig sensible Daten verarbeitet. Ein DMS kann dazu beitragen, die Sicherheit dieser Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten.
Die Aufbewahrung von Dokumenten in physischer Form nimmt oft viel Platz in Anspruch. Ein DMS kann dazu beitragen, den Platzbedarf zu reduzieren, indem es eine digitale Speicherung ermöglicht.
Ein DMS kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen, indem es beispielsweise den Workflow von Dokumenten unterstützt. Dies kann dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
Unternehmen müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein DMS kann helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es die dokumentierte Aufbewahrung und Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht.
Die Einführung eines DMS kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger physischer Speicherplatz benötigt wird und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.
Wie Amagno Ihnen dabei hilft, Ihr Unternehmen in der Immobilienbranche innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren
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Für welche Einrichtungen und Unternehmen in der Immobilienbranche sich Amagno eignet
Die Amagno Business Cloud ist ein beliebtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für eine Vielzahl von Einrichtungen und Unternehmen in der Immobilienbranche geeignet ist.
Immobilienmakler verwalten eine Vielzahl von Dokumenten, darunter Kaufverträge, Mietverträge, Grundbuchauszüge, Fotos von Immobilien und vieles mehr. Ein DMS kann helfen, diese Dokumente zentral zu speichern, schnell darauf zuzugreifen und die Zusammenarbeit zwischen Maklern und Kunden zu verbessern.
Unternehmen, die im Bereich Immobilieninvestitionen und -entwicklung tätig sind, müssen eine Vielzahl von Dokumenten im Zusammenhang mit Grundstückserwerb, Genehmigungen, Bauplänen und Verträgen verwalten. Ein DMS erleichtert die Archivierung, den Zugriff und die Zusammenarbeit in diesen komplexen Projekten.
WEG-Verwaltungen sind für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften zuständig und müssen umfangreiche Dokumentationen wie Versammlungsprotokolle, Abrechnungen, Reparaturunterlagen und vieles mehr führen. Ein DMS kann die Verwaltung dieser Dokumente rationalisieren und die Transparenz für die Wohnungseigentümer erhöhen.
Bauunternehmen haben komplexe Anforderungen an das Dokumentenmanagement, da sie Bauprojekte, Baupläne, Subunternehmerverträge, Sicherheitszertifikate und vieles mehr verwalten müssen. Ein DMS erleichtert die Nachverfolgung und Organisation dieser Dokumente, was zu einer reibungsloseren Projektabwicklung führt.
Zahlreiche Integrationen, die amagno bietet
Amagno ist Teil Ihrer Softwareinfrastruktur, bestehend aus vielen Lösungen wie Warenwirtschaft, Auftragswesen, Finanzbuchhaltungen und Fachapplikationen. Damit alle Lösungen perfekt zusammenarbeiten, sind möglichst einfache und standardisierte Integrationen und Integrationen notwendig.
Wir liefern Ihnen dazu zahlreiche, sofort verwendbare, Möglichkeiten mit – an Stelle des teuren Modulchaos anderer Lösungen.
Das sagen unsere Anwender aus dem Immobilienbereich
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Warum ist die Digitalisierung in der Immobilienbranche überhaupt wichtig?
Die Immobilienwirtschaft steht vor einer ähnlichen Herausforderung wie viele andere Branchen: Die Digitalisierung bietet die Chance zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung, insbesondere vor dem Hintergrund steigender Kosten.
In Deutschland setzen Gesetzgeber, Kunden, Dienstleister und Vermieter auf die Digitalisierung, um den Zugang zu Daten zu vereinfachen und Immobilienprozesse zu verbessern.
Aktuelle Lage in der Immobilienbranche
Die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft, wie z.B. die Implementierung von DMS (Dokumentenmanagementsystemen) in Immobilienunternehmen oder der Einsatz von virtuellen Besichtigungen, ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung von Immobilientransaktionen.
Die Chancen der Digitalisierung sind vielversprechend: Sie ermöglicht eine verbesserte und kostengünstigere Immobilienverwaltung und Transaktionsabwicklung. Zudem kann die Digitalisierung helfen, flexibler auf sich ändernde Kundenbedürfnisse und Marktanforderungen zu reagieren.
Deutschland hat Nachholbedarf: In anderen Ländern gehören digitale Technologien in der Immobilienwirtschaft bereits zum Alltag. In Deutschland gibt es jedoch noch Herausforderungen wie mangelnde Standardisierung und fragmentierte Lösungen, die ein reibungsloses digitales Zusammenspiel behindern.
Insgesamt zeigt sich, dass die Digitalisierung auch in der Immobilienwirtschaft erhebliche Potenziale bietet. Es gilt jedoch, die aktuellen Herausforderungen zu meistern, um die Chancen voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Interessen aller zu wahren.
Fallstudie: Digitalisierung bei PEPER & SÖHNE
Die 2013 gegründete Peper & Söhne GmbH ist ein Familienunternehmen mit einem breiten Tätigkeitsspektrum im Immobiliensektor, darunter die Entwicklung und Verwaltung von Gewerbeimmobilien sowie das Management von Beteiligungsportfolios. Das Unternehmen hat sich in der Bau- und Immobilienbranche mit der Zeit einen Namen gemacht und ist stetig gewachsen.
Status Quo
Das schnelle Wachstum des Unternehmens und die Abwicklung größerer Projekte führten zu einem erhöhten Rechnungsaufkommen. Der analoge Rechnungsworkflow führte zunehmend zu Verzögerungen, Intransparenz und Dokumentenverlusten. So entstand der Wunsch nach einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die internen Prozesse optimieren und mobiles Arbeiten ermöglichen sollte.
Peper & Söhne suchte gezielt nach einem regionalen DMS-System mit einem persönlichen Ansprechpartner, einer zukunftsorientierten Roadmap und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Die Softwarearchitektur sollte flexibel sein, um individuelle Anpassungen in Eigenregie zu ermöglichen. Weitere Anforderungen an die DMS-Software waren digitale Workflows, effiziente OCR-Fähigkeiten und die nahtlose Integration einer Datev-Schnittstelle.
Die Umsetzung
Amagno begann mit der Digitalisierung der Buchhaltung und des Posteingangs. Wichtige Dokumente wurden in den Posteingang der Mitarbeiter importiert, um einen schnellen und gemeinsamen Zugriff zu ermöglichen. Die Rechnungsdaten wurden über eine Schnittstelle (XpergoHUB) an Datev übergeben.
Während der Einführung der Software wurde der ständige Kontakt zwischen den Projektverantwortlichen bei Peper & Söhne und dem Projektmanagement bei Amagno sehr geschätzt, da so Fragen und Probleme schnell gelöst werden konnten.
Für die Zukunft plant Amagno die Integration der Personalabteilung, der Immobilienverwaltung und weiterer Abteilungen, um alle Unternehmensbereiche in einer einzigen intelligenten Dateiablage mit individuellen Workflows in Amagno abzubilden.
„Amagno bringt bei Peper & Söhne die Digitalisierung auf ein neues Level.“
Amagno überzeugte Peper & Söhne mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und attraktiven Optik. Die Software-Roadmap zeigt großes Entwicklungspotenzial, was dem jungen Unternehmen gefällt.
Die moderne Oberfläche und Flexibilität von Amagno ermöglichen Peper & Söhne Einsparungen bei Betriebskosten und Arbeitszeit, und sie bewegen sich zunehmend in Richtung Digitalisierung. Die mobile Oberfläche erlaubt die Freigabe von Rechnungen von überall aus, fördert flexibles Arbeiten und verkürzt Prozessdurchlaufzeiten.