Die neuartige Dokumentenmanagement Software (DMS)
mit kostenfreien Standardworkflows
- Innovatives Dokumentenmanagement
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Digitalisierung in der IT - Wie ein DMS helfen kann!
Softwareunternehmen, IT-Dienstleister und Systemhäuser sind die Digitalisierungs-Treiber der deutschen Wirtschaft. Dank ihnen können sich Firmen jeglicher Branchen zukunftsorientiert aufstellen. Was IT-Unternehmen dabei nicht vergessen dürfen: Auch sie selbst brauchen effiziente, digitale Geschäftsprozesse.
IT-Firmen sind häufig von Haus aus digitaler aufgestellt als andere Unternehmen oder Behörden. Dennoch gilt es, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob die genutzten Systeme den Ansprüchen rechtlicher Vorgaben und nachhaltigen Wirtschaftens noch gerecht werden. Wer zudem selbst digital auf dem neuesten Stand ist, kann umso glaubwürdiger den eigenen Kunden die modernsten Lösungen empfehlen.
Ob Rechnungswesen, Service Level Agreements, Entwicklungsunterlagen, technische Dokumentationen oder Schulungs-Informationen: Ein mitarbeiterfreundliches Enterprise-Content-Management (ECM) oder Dokumenten-Management-System (DMS) hilft IT-Unternehmen, ihre Daten einfach und zentral digital zu verwalten und nach außen hin up to date zu sein.
Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.
Warum Sie ein DMS in Ihrem IT-Unternehmen einführen sollten
Es gibt einige technische Lösungen, die teilweise bereits im Einsatz sind und Unternehmen aus der IT bei der Digitalisierung weiterhelfen. Eine der wichtigsten Lösungen stellt das Dokumentenmanagement-System (DMS) dar.
Ein DMS ermöglicht das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen.
In vielen Branchen werden häufig sensible Daten verarbeitet. Ein DMS kann dazu beitragen, die Sicherheit dieser Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten.
Die Aufbewahrung von Dokumenten in physischer Form nimmt oft viel Platz in Anspruch. Ein DMS kann dazu beitragen, den Platzbedarf zu reduzieren, indem es eine digitale Speicherung ermöglicht.
Ein DMS kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen, indem es beispielsweise den Workflow von Dokumenten unterstützt. Dies kann dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
Unternehmen müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein DMS kann helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es die dokumentierte Aufbewahrung und Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht.
Die Einführung eines DMS kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger physischer Speicherplatz benötigt wird und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.
Wie Ihnen Amagno dabei hilft, Ihr Unternehmen innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren
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Für welche Einrichtungen und Unternehmen aus der IT sich Amagno eignet
Die Amagno Business Cloud ist ein beliebtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für eine Vielzahl von Einrichtungen und Unternehmen aus der IT geeignet ist.
amagno kann Softwareunternehmen dabei unterstützen, ihre Entwicklungsprozesse effizienter zu gestalten, indem es die Verwaltung von Entwicklungsunterlagen, Spezifikationen und Testdokumenten erleichtert.
Unternehmen, die IT-Dienstleistungen anbieten, können mit amagno Kundenverträge, Service Level Agreements und technische Dokumentationen verwalten und den Zugriff für Mitarbeiter vereinfachen.
amagno kann Systemintegratoren bei der Organisation von Projektdokumenten, Konfigurationsdaten und Schulungsunterlagen unterstützen, um die Effizienz bei der Implementierung von IT-Systemen zu steigern
Start-ups aus der IT-Branche können mit amagno ihre Gründungsdokumente, Businesspläne, Verträge und andere wichtige Unterlagen organisieren.
Zahlreiche Integrationen, die amagno bietet
Amagno ist Teil Ihrer Softwareinfrastruktur, bestehend aus vielen Lösungen wie Warenwirtschaft, Auftragswesen, Finanzbuchhaltungen und Fachapplikationen. Damit alle Lösungen perfekt zusammenarbeiten, sind möglichst einfache und standardisierte Schnittstellen und Integrationen notwendig.
Wir liefern Ihnen dafür zahlreiche, sofort nutzbare Möglichkeiten anstelle eines teuren Modulchaos.
Das sagen unsere Anwender aus der IT
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Warum ist die Digitalisierung in der IT überhaupt relevant?
Einige Entwicklungen, die sich derzeit in der Arbeitswelt vollziehen, sind seit Jahren überfällig. Obwohl es schon seit Jahren die Möglichkeit gibt, von zu Hause aus zu arbeiten, taten sich deutsche Unternehmen und Arbeitnehmer lange schwer.
Erst die Pandemie zwang zum Umdenken und etablierte digitale Arbeitskonzepte. Dies löste eine regelrechte Kettenreaktion aus: Cloud-Technologie und Software für Online-Meetings und digitales Dokumentenmanagement gewannen an Bedeutung – ihre Verbreitung nahm deutlich zu. Dort, wo der Kontakt bisher als selbstverständlich galt, mussten Alternativen geschaffen werden. Lösungen für digitale Signaturen oder papierlose Prozesse mussten in kürzester Zeit umgesetzt werden.
IT-Unternehmen sind zwar häufig von Haus aus digitaler aufgestellt als beispielsweise Unternehmen des Maschinenbaus. Dennoch ist auch hier der Bedarf an effizientem Datenmanagement und automatisierter Buchhaltung groß. Große Datenmengen sind oft mit viel administrativen Aufwand verbunden, der in dem einen oder anderen IT-Systemhaus leider immer noch manuell erledigt wird.
Fallstudie: Digitalisierung der CRASH Unternehmensgruppe
Mit mittlerweile 14 Firmen schreibt die //CRASH Unternehmensgruppe Erfolgsgeschichte und hat es sich in ihrem 2019 neu errichteten //CRASH Building in Rastede ziemlich heimelig gemacht. Was einst mit dem Software-Unternehmen Ashampoo begann, setzte sich mit Gründungen weiterer Unternehmen wie Cleverreach und Personizer fort – und hat von Software für den Privat- und Businessanwender, wie insbesondere im Unternehmensbereich Software für E-Mail-Marketing und Personalsoftware für den HR-Bereich, nun einiges zu bieten.
Status Quo
Software erfolgreich zu entwickeln bedeutet von Natur aus, mit vielen digitalen Prozessen zu arbeiten. Doch was in der Software-Entwicklung der //CRASH-Gruppe von Beginn an Standard war, wurde in der Verwaltung lange vernachlässigt – was lange Umlaufzeiten der Dokumente und langsame Arbeitsprozesse mit sich brachte. Deshalb sollte nun ein DMS her, das alle Papiervorgänge überflüssig machen und die Prozesse digital gestalten sollte. „In der Vergangenheit ist es schon oft vorgekommen, dass wir Dokumente länger gesucht haben und erst sehr spät wiederfanden“, erzählt Thorsten Krüger, Leiter des Rechnungswesens bei der //CRASH-Gruppe, in seinen einleitenden Worten.
Umsetzung
Mit dieser Basis begann die Unternehmensgruppe, ihre analogen Verwaltungsprozesse zu verorten, genauer unter die Lupe zu nehmen und Stück für Stück digital zu gestalten. Seinen Anfang nahm alles 2020: Die //CRASH Unternehmensgruppe begann, all ihre digitalen Dokumente von dem alten in das neue DMS zu überführen und sich zu überlegen, welche Prozesse als nächstes folgen sollten. „Am Anfang bildeten wir nur einzelne Prozesse in Amagno ab.
Das ist in der Vergangenheit immer mehr geworden und soll auch in Zukunft weiter zunehmen“, erklärt Krüger. Seitdem ist Amagno in der Unternehmensgruppe kaum mehr wegzudenken: „Je länger wir unser DMS im Einsatz haben, desto mehr Ideen haben meine Kollegen, wie und wo sich Amagno noch einsetzen ließe.“
„Mittlerweile läuft ein Prozess innerhalb eines Tages durch und ist wesentlich durchsichtiger“
Was 2020 mit einem Workflow für den Posteingang begann, brachte weitere Meilensteine mit sich. So folgten beispielsweise die Einführung der Zahlungsfreigabe sowie die Planung des Vertragsmanagements, um zukünftig keine Fristen mehr zu versäumen. „Mit Amagno ist es uns gelungen, unseren Posteingang komplett zu digitalisieren“, erzählt der Leiter der Buchhaltung. „Was nicht schon digital reinkommt, wird am Empfang gescannt, läuft durch die Geschäftsführung und kommt wieder zurück. Ähnlich ist es mit unserem Freigabeworkflow. Bisher war dieser Prozess kompliziert, langatmig und fehleranfällig. Mittlerweile läuft ein Prozess innerhalb eines Tages durch, ist wesentlich durchsichtiger und schließt mit der Zahlungsfreigabe und ihrer Zahlung ab.“
Ergebnis und Kundenstimme
„Ein Mehrwert an Amagno ist eindeutig, dass die Prozesse viel, viel schneller gehen, als das früher noch der Fall war. Allein beim Posteingang musste das Dokument physisch vom Empfang drei Stockwerke höher zur Geschäftsführung und lag dann dort – im Zweifel auch mal einen Tag länger, wenn die Geschäftsführung nicht dazu kam oder nicht vor Ort war. Erst nachdem das Dokument wieder zurück war, konnte es den nächsten Workflow antreten“, erinnert sich Herr Krüger.
„Mit Amagno ist es teilweise in Minuten geschehen – teilweise sogar in Sekunden. Das heißt, die Prozesse werden einfach viel, viel schneller und wir werden viel produktiver.“
Auch Krügers Kollegen haben an Amagno Gefallen gefunden, weil sie merken, dass ihr DMS sie dabei unterstützt, ihre Prozesse zu verschlanken, zu vereinfachen und zu verbessern.
An einen Moment erinnert sich Krüger besonders gern und beginnt zu schmunzeln: „Eine Geschichte ist mir sehr positiv in Erinnerung geblieben: Als wir unsere Workflows gestalteten, standen wir im engen Austausch mit Amagnos Beratern. Eines Tages kam einer auf mich zu und stellte ganz erstaunt fest, dass wir einen Prozess bereits fertig eingerichtet haben. Er fand meine Lösung so klasse, dass er mich fragte, ob er sie nicht als Musterbeispiel verwenden dürfe. Daran erinnere ich mich wirklich immer wieder gerne zurück.“