26. Juli 2018

Cloud oder On Premise? Wohin mit meinem DMS?

Cloud oder On Premise? Wohin mit meinem DMS?

Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Lösungen sind nachgewiesen extrem effizient zur Beseitigung von Dateichaos, Papierbergen sowie intransparenten analogen Prozessen und vereinfachen die lästige Suche nach Dokumenten. Eine ECM Software gehört ebenso zur Softwareinfrastruktur eines Unternehmens wie eine Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung. Egal ob Cloud oder On Premise.

Insbesondere im Kontext des stark steigenden rechtlichen Drucks zur Einhaltung der GoBD und der DSGVO mit dem dazugehörigen unternehmerischen Risiko wächst die Nachfrage nach ECM und DMS Lösungen. Es geht nicht mehr um die Frage des „Ob“, sondern wie Sie diese Lösung betreiben wollen. In der Cloud oder in Ihrem Unternehmen (On Premise). Oder sogar im Mix (Hybrid). Nach einer neusten Studie des Branchenverbands Bitkom haben nur 16% der Unternehmen eine starke Nachfrage nach DMS / ECM in der Cloud. Während die On Premise Lösungen mit 66% deutlich stärker nachgefragt werden.

Da wir als Anbieter gleichermaßen On Premise, Hybrid und Cloud anbieten, möchten wir mit unserer Erfahrung die Vor- und Nachteile von On Premise und Cloud im Kontext von ECM / DMS für Sie zu einer besseren Entscheidungsfindung näher betrachten.

Einsatzbereitschaft und Inbetriebnahme

Wie schnell steht eine betriebsbereite Lösung als On Premise oder Cloud zur Verfügung?

On Premise

Installationen auf einem eigenen Server innerhalb des Unternehmens oder bei einem Hosting Anbieter bedürfen einer umfangreichen Planung, um die gleich noch genannten Themen Hardware, Software, Lizenzen, Backup- und Sicherheitsstrategien aufzubauen. Die Bereitstellung dieser Infrastruktur ist Aufgabe des Kunden und/oder seiner IT-Dienstleister. Die Bereitstellung dauert im Mittelstand üblicherweise Wochen bis Monate.

Cloud

Eine Cloudlösung ist nach der Beauftragung in der Regel sofort verfügbar. Alle Themen für den Betrieb eines eigenen Servers, wie Hardware, Software, etc., sind nicht relevant, da diese in den Zuständigkeitsbereich des Cloudanbieters fallen.

Erreichbarkeit und Verfügbarkeit

Ihr bisheriges Dateisystem und auch Ihre Papierakten waren immer erreichbar. Die gleichen Ansprüche sind an ein digitales DMS / ECM zu stellen.

On Premise

Der Betrieb einer On Premise Lösung im Unternehmen erlaubt die beste Performance und stetige Verfügbarkeit der Daten, da die Anwender damit nicht vom Internet und von Engpässen in Datenleitungen abhängig sind. Die Wartung eines Systems, welche immer mit einem Zeitraum der Nichtverwendung belegt ist, kann der Kunde so explizit planen.

Cloud

Cloudanbieter versuchen bestmöglich, eine permanente Verbindung der Clients an die Cloudinfrastruktur zu bieten. Im Gegensatz zu einer On Premise Lösung greifen aber oftmals Millionen Anwender auf die Cloudinfrastruktur zu, was teilweise zu Engpässen führen kann. Ebenso ist die Cloud anfällig für Ausfälle der Internetinfrastruktur. Nicht selten müssen in Deutschland Unternehmen von der Cloud absehen, da die Telekommunikationsanbieter sehr schlechte Internetanbindungen bereitstellen.

Hardware, Software, Lizenzen

Welche Voraussetzungen benötigen die Lösungen jeweils für einen Einsatz im Unternehmen?

On Premise

Eine On Premise Software wird auf leistungsfähigen und redundanten Serversystemen installiert. Dies umfasst die eigentliche Hardware (Server, Backup, Failover, etc.) sowie Lizenzen für die Betriebssysteme, Datenbanksoftware, Backupsoftware, Monitoringlösungen, Firewall und Schutzsoftware. Die Hardware ist für den Betrieb auf viele Jahre zu planen. Des Weiteren bedarf es der regelmäßigen Aktualisierung der Hardware und der Software. Betriebssysteme, z.B. von Windows, haben nur einen begrenzten Lebenszyklus, z.B. für Updates.

Cloud

Für die gesamte IT-Infrastruktur ist der Cloudanbieter komplett verantwortlich und kalkuliert diese Kosten in die monatlichen Beiträge mit ein. Damit investiert der Kunde automatisch in die Zukunftssicherheit für den Betrieb seiner ECM / DMS Lösung.

Systemadministration

Der Betrieb einer Unternehmenssoftware, egal ob On Premise oder Cloud, bedarf gut geschultem Personal um die Verfügbarkeit, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

On Premise

Für den Betrieb von Serverinfrastruktur, Wartung und Updates der Hard- und Software, dem sorgfältigen Monitoring zur Überwachung der Systemparameter sowie der Sicherheit ist mindestens ein sehr gut ausgebildeter Systemadministrator erforderlich, der unbedingt in den Gesamtkosten zu berücksichtigen ist. Der Vorteil der On Premise ist es, dass die Systemadministratoren ihre eigenen Maßstäbe an Backup, Administration, Sicherheit etc. umsetzen können.

Cloud

Der Anbieter einer Cloudlösung verfügt immer über das notwendige fachlich sehr gut ausgebildete Personal, um die Stabilität, Sicherheit und Verfügbarkeit der Lösung zu gewährleisten. Die Kosten sind dazu in den monatlichen Gebühren eingerechnet und verteilen sich auf viele Anwender. Cloudkunden müssen allerdings die allgemeine vorgegebene Systemkonfiguration verwenden.

Speicherplatz

Gerade digitale Dokumente jeglicher Art nehmen viel Speicherplatz in Anspruch. Hier ergibt sich eine besondere Chance für die On Premise Lösung.

On Premise

Durch den Betrieb einer eigenen Serverinfrastruktur lässt sich oft für geringe Investitionen der notwendige Speicherbedarf erweitern. Dies ist häufig ein hoher Kostenfaktor von Cloudlösungen. Insbesondere, wenn das Unternehmen bei Einsatz seiner On Premise Lösung externen günstigen und sicheren Datenspeicher anmietet, um große Datenmengen verlässlich auszulagern (Hybrid zwischen On Premise und Cloud).

Cloud

Die Cloud skaliert automatisch. Notwendiger neuer Speicher ist quasi sofort verfügbar. Die Kunden einer Cloud beschäftigen sich lediglich mit dem finanziellen Aspekt für die Erweiterung von Speichern. Dies kann bei großen Datenmengen ein wesentlicher Betrachtungspunkt der Gesamtkostenberechnung sein.

Sicherheit

Die Sicherheit der Daten ist das höchste Gut eines Unternehmens und gerade in Deutschland der Hauptgrund, aus Angst eine On Premise Lösung einzusetzen. Eine Sicherheitsstrategie mit den notwendigen Werkzeugen gegen Angriffe oder Ausfall von Systemen ist sehr relevant.

On Premise

Die Sicherheit des Gesamtsystems gegen Ausfall, Manipulation oder Angriffe von Außen muss sorgfältig und von Spezialisten geplant werden. Dies ist sehr zeitaufwendig und kostspielig. In der On Premise besteht der Vorteil, dass die Kunden die Sicherheit komplett in ihrer eigenen Hand haben und eigene besondere Anforderungen damit erfüllen. Für die Cloud nutzen sie das, was angeboten wird. Bedacht werden sollte: Die Server sind oft für den Zugriff von Außen genauso allen Gefahren ausgesetzt, wie eine Cloud Lösung.

Cloud

Keine Romantik: Eine öffentlich sichtbare Cloud wird regelmäßig angegriffen. Es zeugt von einer sehr guten Qualität und technischer Planung des ECM / DMS Anbieters sowie einer sehr guten Planung der Sicherheitsstrategie, wenn sich der Cloudanbieter gegen Ausfälle und gegen Angriffe erfolgreich wehrt. Aus diesem Grund planen die Cloudanbieter sehr intensiv ihre Sicherheitsstrategie auf allen Ebenen. Innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Cloudanbieter lassen sich regelmäßig entsprechend prüfen, um die hohen Sicherheitsanforderungen ihrer Kunden zu erfüllen.

Rechtliche Sicherheit

Je nach Business und Branche sowie Anwendung der ECM / DMS Lösung sind rechtliche Normen, national bis international einzuhalten.

On Premise

Zur Planung einer ECM / DMS Lösung gehört es, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und die Lösung entsprechend auf allen Ebenen zu prüfen. Häufig gehört es dazu, dass die Infrastrukturen, Verfahren und Abläufe des Unternehmens von Experten dokumentiert werden, um eine rechtliche Sicherheit zu erreichen. Idealerweise fällt die Wahl dabei auf einen Softwareanbieter für ECM / DMS, der mit Softwarezertifikaten bereits eine Basis bietet (was die Verantwortlichen nicht von ihrer Verantwortung entbindet).

Cloud

Die Kunden einer Cloudlösung kommen aus unterschiedlichen Branchen. Daher ist es für einen Cloudanbieter unabdingbar, eine passende Plattform zur breitflächigen Erreichung der relevantesten rechtlichen Rahmenbedingungen zu schaffen. Als Beispiele seien die DSGVO, GoBD, ISO, QM, FDA, DoD genannt. Cloudlösungen haben also per se ein breites und sicheres Fundament für viele Anforderungen. Die Kosten trägt der Kunde oftmals pauschal über die monatlichen Beiträge. In der Regel liefern Cloudanbieter dazu Softwarezertifikate und Nachweise. Aber auch hier entbindet es den Kunden nicht u.a. gemeinsam mit einem Wirtschaftsprüfer eine Verfahrensdokumentation für sein Unternehmen zu erzeugen.

Integrationen und Anbindungen

ECM / DMS Lösungen sind keine Insellösungen. Sie müssen mit anderen Anwendungen, wie ERP, CRM, Finanzbuchhaltungen etc. interagieren.

On Premise

Die Betreiber einer On Premise Lösung haben alle Möglicheiten, ihre DMS / ECM Lösung nach eigenen Vorstellungen mit anderen Lösungen zu integrieren. Dies ist insbesondere bei sehr exotischen Anbindungen hilfreich, die eine hohe und individuelle Administration auf der eigenen IT-Infrastruktur erforderlich machen.

Cloud

ECM Anbieter in der Cloud liefern in der Regel standardisierte Schnittstellen mit, um die relevantesten Systeme anzubinden. Ebenso bieten moderne ECM / DMS Systeme eine offene Restful API, um von außerhalb eigene Anbindungen an die Cloud zu realisieren.

Gesamtkostenkalkulation

Für den Betrieb einer ECM / DMS Lösung sind, je nach Verwendungsart Cloud oder On Premise, verschiedene Kostenfaktoren zu berücksichtigen. Hierbei ist zu empfehlen, dass mindestens eine Einsatzdauer von 10 Jahren als Zeitraum anberaumt wird. Dies entspricht dem Turnus für die normale gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

cloud vs op übersicht. - Cloud oder On Premise? Wohin mit meinem DMS?

Der folgende Vergleich zeigt, dass Sie niemals nur die reinen Lizenzkosten der DMS / ECM Lösung für eine Investitionsentscheidung betrachten sollten, sondern unbedingt alle ergänzenden Kosten, wie die Betriebskosten der Infrastruktur einer On Premise Lösung. Dienstleistungen für die ECM Lösung führen wir hier nicht auf, da es hier sehr große Unterschiede bei den Anbietern gibt.

On Premise

Folgende Kosten sollten Sie für einen On Premise Betrieb berücksichtigen:

  • Hochwertige, aufrüstbare Hardware, die den Ansprüchen an Leistung, Sicherheit und Datenvolumen der nächsten 10 Jahre entspricht
  • Sicherheitstechnologien (Backuphardware / Software, Sicherheitslösungen (Firewall, etc.))
  • Server Softwarelizenzen (Serverbetriebssysteme inkl. Updates, Datenbanksoftware inkl. Updates, Sicherheitszertifikate (z.B. SSL))
  • Systemadministrator (Personalkosten oder Dienstleister)
  • Bei On Premise in der Regel einmalige Lizenzkosten für Server- und Clients des ECM / DMS, Module, ggf. Individualentwicklung
  • Update- und Supportverträge des ECM / DMS. In der Regel 18-25% der einmaligen Investitionskosten
  • Dienstleitungen zur Dokumentation und Testierung rechtlicher Anforderungen, z.B. Wirtschaftsprüfer für eine Verfahrensdokumentation gem. GoBD

Cloud

Alle Kosten für den Betrieb der Cloudlösung sind in der Regel auf einen monatlichen Betrag pro Benutzer in Kombination mit Speicherplatz kalkuliert.

Ergänzend sind aber Dienstleistungen zu erwähnen, z.B. für einen Wirtschaftsprüfer zur Schaffung einer Verfahrensdokumentation im Rahmen der GoBD. Ein Kostenfaktor, der übrigens auch in papiergetriebenen Unternehmen anfällt.

Egal, wie Sie die Kosten drehen und wenden: Irgendeine Rechnung wird immer zu Gunsten der On Premise oder Cloud ausfallen. Auch wenn es die bisherige „Lehre“ ist, sollten Sie eine Entscheidung nicht auf Basis der Kosten, sondern auf Basis der fachlichen und technischen Anforderungen fällen, um Ihre Unternehmensziele und Effekte zu erreichen. Der Nutzen in Sicherheit und Zeitersparnis mit einer Enterprise Content Management Software für Ihre Mitarbeiter ist um ein Vielfaches höher als jede reine Kostenbetrachtung.

Fazit

Ein ECM wirkt

Insgesamt sind nur 11% des Mittelstandes für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt, während Großunternehmen bei 81% liegen. Der Mittelstand ist in der Digitalisierung der Büroarbeit noch sehr weit abgeschlagen.

Für 90% der ECM einsetzenden Unternehmen wirkt sich dies spürbar positiv auf die Verarbeitung dokumentbezogener Prozesse aus.

Aus diesem Grund planen 25% der in einer weiteren Bitkom Studie befragten Unternehmen den baldigen Einsatz einer ECM Lösung, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und das Unternehmen in die digitale Gegenwart zu bringen.

On Premise oder Cloud?

Für Unternehmen, die Vertrauen in die Cloud haben, stellt sich nicht die Frage für die dortige Nutzung. Die Cloud ist schnell verfügbar, skalierbar, beendet die aufwendige interne Administration und bietet in der Regel ein klares monatliches Preismodell für eine dauerhafte finanzielle Kalkulation. Weitere Infos zur AMAGNO Business Cloud.

Für Unternehmen, die ihre IT mit der On Premise in der eigenen Hand halten wollen, inklusive der damit verbundenen hohen Betriebs- und Personalkosten, liefert die On Premise Version die richtige Antwort. Sie erlaubt eine flexiblere Anbindung an interne Fachanwendungen und bietet intern die beste Performance. Weitere Infos zur AMAGNO On Premise.

Welche Erfahrungen haben Sie mit den jeweiligen Systemen gemacht oder was waren Ihre Beweggründe sich für eine On Premise oder Cloud Lösung zu entscheiden?

Teilen:

Jens Büscher
Jens Büscher, Gründer und CEO. Nach seiner Tätigkeit als Product Manager für die RedDot Solutions AG (Heute OpenText) gründete er 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Starten Sie mit einem kostenfreien Account.

  voller Funktionsumfang
  keine Vertragsbindung
  300 MB inklusive


 
ANMELDEN 
*erforderliche Angaben zur Erstellung eines AMAGNO Accounts

Selfhtml
Den kostenfreien Account stellen wir Ihnen zur Verfügung, wenn wir Ihnen im Gegenzug regelmäßig per E-Mail Update Informationen, News & Produktinformationen zusenden dürfen. Die AMAGNO GmbH & Co. KG wird Ihre Daten ausschließlich für den zuvor genannten Zweck verwenden und nicht an Dritte weitergeben. Sie können den Versand in jeder Versandmail abbestellen oder der Speicherung Ihrer Daten per E-Mail an datenschutz@amagno.de widersprechen und Ihre Daten jederzeit löschen, sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Durch Absenden der von Ihnen eingegebenen Daten willigen Sie in die Datenverarbeitung ein und bestätigen unsere Datenschutzerklärung und die Endbenutzerlizenzvereinbarung.
close-link
Immer informiert mit dem AMAGNO Newsletter!
Anmelden
close-image