Das Dokumentenmanagement steht vor einem Wandel: Wie Unternehmen in Zukunft arbeiten, wird zunehmend von modernen Technologien geprägt. Wer sich mit den aktuellen DMS-Trends auseinandersetzt, erkennt schnell, dass Innovationen wie Künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und cloudbasierte Lösungen den Markt revolutionieren könnten. Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben möchten, tun gut daran, diese Entwicklungen aufmerksam zu beobachten – denn wer frühzeitig auf den Zug aufspringt, könnte langfristig profitieren.
Wir haben die wichtigsten Branchentrends im Bereich DMS für Sie in diesem Beitrag aufbereitet.
Das Wichtigste in Kürze:
- Künstliche Intelligenz (KI) transformiert das Dokumentenmanagement: KI automatisiert die Datenextraktion, -analyse und -archivierung, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führt und Fehler reduziert. Unternehmen profitieren von einer schnelleren, präziseren und effizienteren Datenverarbeitung, die in nahezu allen Abteilungen genutzt werden kann.
- E-Rechnungen als Pflicht ab 2025: Seit dem Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland, mit einer Übergangsfrist bis Ende 2027. Die digitale Verarbeitung von Rechnungen spart Kosten, beschleunigt den Rechnungsprozess und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen durch digitale Archivierung.
- Hybride IT-Lösungen gewinnen an Bedeutung: Die Kombination aus Cloud-Technologien und On-Premise-Infrastrukturen bietet Unternehmen Flexibilität, Kostensenkungspotenziale und hohe Datensicherheit. Gleichzeitig werden die Anforderungen an Datenschutz und Compliance erfüllt.
Künstliche Intelligenz und DMS Trends: Zwei miteinander verwobene Faktoren
Ein Blick auf aktuelle DMS Trends zeigt, dass hier fast kein Weg mehr am Thema Künstliche Intelligenz vorbeiführt. Unter anderem deswegen, weil KI dazu in der Lage ist, Unternehmen die Arbeit im Bereich des Dokumentenmanagements merklich zu erleichtern.
So sind besagte KI-Lösungen unter anderem dazu in der Lage,:
- Daten zu extrahieren
- Informationen zu speichern und zu übertragen
- Details zu analysieren
und am Ende alles in einem Archiv abzulegen. Von hier aus ist es dann möglich, alles bei Bedarf wieder abzurufen. Ein Faktor, der in diesem Zusammenhang besonders überzeugt, ist die Zeitersparnis, die mit einem modernen DMS einhergeht. Wo früher noch manuell gesucht und abgelegt werden musste, übernimmt nun das System automatisch.
Und genau das führt dazu, dass Dokumentenmanagement Systeme dabei helfen, in Zukunft noch effektiver zu arbeiten. Besonders praktisch ist es selbstverständlich auch, dass sich diese Art der Datenverarbeitung in so gut wie allen Abteilungen von den jeweiligen Mitarbeitenden nutzen lässt.
In diesen Abteilungen lassen sich Dokumentenmanagement Systeme nutzen
Die Datenverarbeitung in Unternehmen ist im Laufe der Zeit immer moderner und individueller geworden. Dies spiegelt sich auch in den aktuellen Trends wider. Die folgenden Einsatzbereiche/ Möglichkeiten zeigen, wie vielseitig es heutzutage möglich ist, sich von KI Funktionen unterstützen zu lassen.
- Der Einsatz von Chatbots in der Kommunikation mit Kunden kann dabei helfen, dass diese sich gut aufgehoben und direkt betreut fühlen.
- Eine moderne Datenverarbeitung und die hiermit verbundenen Dokumentenmanagement-Lösungen können dabei helfen, das Lieferantenmanagement zu optimieren und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern zu verbessern.
- Mitarbeiter, die sich auf der Suche nach einer bestimmten Antwort befinden, weil sie einen Kunden gezielt beraten müssen, können mithilfe der entsprechenden Cloud-Technologien schneller agieren.
- Zudem bieten viele Systeme die Möglichkeit des inhaltlichen Vergleichs, selbst wenn Dokumente in unterschiedlichen Sprachen vorliegen, was besonders bei internationalen Geschäftsprozessen von Vorteil ist.
All diese Punkte zeigen auf, dass ein modernes Dokumentenmanagement dabei helfen kann, effektiver, kundenfreundlicher und moderner zu arbeiten. Unabhängig vom jeweiligen Einsatzbereich gilt zudem, dass die KI-Lösungen dazu in der Lage sind, dazuzulernen. Das bedeutet, dass sie im Laufe der Zeit immer besser und präziser werden.
Die aktuellen Trends zeigen jedoch, dass es vielmehr darum gehen könnte, Menschen die Arbeit zu erleichtern. Und genau deswegen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, KI-Lösungen und die entsprechenden Technologien zu integrieren.
Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagement auf der Basis von KI?
Wer früher Dokumente in einem Archiv ablegte, konnte sich vergleichsweise sicher sein, dass es ein wenig dauern könnte, diese bei Bedarf wiederzufinden. Die Digitalisierung und die mit ihr verbundenen DMS Lösungen haben dafür gesorgt, dass Befürchtungen wie diese der Vergangenheit angehören. Unabhängig davon, wie umfangreich die Menge an Daten ist, die im Archiv abgelegt werden sollen, profitieren die Mitarbeitenden von den folgenden Vorteilen:
- Schneller, unkomplizierter Zugriff auf archivierte Dokumente ohne größere Wartezeiten
- Klare Struktur und die Möglichkeit, Dokumente gezielt nach bestimmten Kriterien zuzuordnen
- Mehr Ordnung und Genauigkeit in der Ablage, was Fehler minimiert
- Automatische Datenanalysen, ohne dass sich Mitarbeitende manuell um Auswertungen kümmern müssen
E-Book: Alles zur
E-Rechnungspflicht
Worauf Sie achten und was Sie vermeiden sollten
Hybride IT-Lösungen liegen im Trend: Aber warum?
Die IT und die mit ihr verbundenen Trends entwickeln sich in einem rasenden Tempo. In letzter Zeit kristallisiert sich immer weiter heraus, dass es in Zukunft vor allem die hybriden Lösungen sein werden, die sich am Markt behaupten können. „Hybrid“ bedeutet in diesem Fall eine Kombination aus Cloud-Lösung (unter der Nutzung von KI) und On-Premise-Infrastrukturen.
Diese ermöglichen es Unternehmen von den folgenden Vorteilen zu profitieren:
- Die gegebene Flexibilität ermöglicht es, auf individuelle Bedürfnisse Rücksicht zu nehmen.
- Alle Daten werden sicher abgelegt.
- Die Strukturen, die vorhanden sind, werden effizient genutzt. Hieraus ergibt sich ein hohes Potenzial zur Kostenersparnis.
- Die hybriden Lösungen helfen dabei, die gegebenen Compliance Anforderungen zu erfüllen – natürlich auch in Bezug auf das Thema „Datenschutz“.
Die entsprechende Entwicklung zeigt, dass es in Bezug auf Dokumentenmanagement und Cloud Technologien nicht immer nötig ist, sich zwischen „Schwarz“ und „Weiß“ zu entscheiden.
Steigende Anforderungen ab 2025: Das sollten Unternehmen wissen
Wer sich mit dem Thema „Cybersicherheit“ auseinandersetzt, weiß, dass sich die Vorgaben rund um Prozesse und Co. in einem kontinuierlichen Wandel befinden. In Zukunft dürfte die EU-Richtlinie NIS2 dafür sorgen, dass einige Unternehmen, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen und einen Jahresumsatz von mehr als 10 Millionen Euro generieren, nacharbeiten müssen. Für sie gelten nun unter anderem strengere Regeln in Bezug auf den Dokumentenschutz und das Risikomanagement.
Auch hier helfen moderne DMS Lösungen weiter. Denn: Auf ihrer Grundlage ist es möglich…
- Dokumente revisionssicher im Archiv abzulegen
- Verfahren zur Authentifizierung durchzusetzen
- zurückzuverfolgen, ob und wann Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden.
„Ganz nebenbei“ kann es sich auch in Bezug auf den Bereich der Kundenbindung lohnen, hier transparent zu agieren. Immerhin dürften sich viele Menschen freuen, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die die gegebenen Anforderungen vielleicht nicht nur erfüllen, sondern sogar übertreffen.
Ein besonders wichtiges Thema: Die E-Rechnungen
Ein Blick auf die Entwicklung rund um DMS Trends zeigt, dass E-Rechnungen (das sogenannte E-Invoicing) hier eine wichtige Rolle spielen. Genau genommen gilt für Deutschland im B2B-Bereich seit Januar 2025 die E-Rechnungspflicht.
Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt: Bis Ende 2027 läuft die Übergangsfrist. Ab 2028 müssen jedoch alle Unternehmen umgestellt haben.
Ziel der Einführung der E-Rechnungen ist es, Geldwäsche und Steuerhinterziehung europaweit zu bekämpfen. Dementsprechend setzen sich nicht nur deutsche Unternehmen, sondern auch Firmen in anderen Ländern mit dem Thema auseinander. So sind unter anderem Spanien und Italien schon deutlich weiter, wenn es darum geht, ein einheitliches System zu schaffen.
Zusammengefasst: Welche DMS Trends sind 2025 angesagt?
… oder besser gesagt: vorgegeben? Für das Jahr 2025 (und wahrscheinlich auch darüber hinaus) zeichnen sich vor allem zwei DMS Trends ab. Diese sind in gewisser Weise miteinander verbunden. Für eine bessere Übersicht werden ihre Charakteristika in der folgenden Tabelle noch einmal separat aufgeführt.
Künstliche Intelligenz | E-Rechnungen |
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Fazit
Im Jahr 2025 spielen für Unternehmen in Bezug auf das Thema DMS Trends einige Entwicklungen eine wichtige Rolle. So revolutioniert Künstliche Intelligenz das Dokumentenmanagement System, weil die entsprechenden Lösungen dazu in der Lage sind, Daten zu speichern, zu extrahieren und mit wenigen Klicks zu analysieren und zur Verfügung zu stellen.
Bei E-Rechnungen handelt es sich weniger um einen Trend als um eine Vorgabe. Spätestens bis 2028 müssen alle Unternehmen in Bezug auf Rechnungen im B2B-Bereich auf E-Rechnungen umgestellt haben. Auch hier zeigen sich die Vorteile der Digitalisierung: E-Invoicing spart Kosten und beschleunigt den Rechnungsprozess.
Auf der Grundlage dieser Entwicklung dürften zahlreiche Unternehmen auf unterschiedlichen Ebenen profitieren – unter anderem deswegen, weil sie erkennen, dass es oft der Blick über den Tellerrand, zum Beispiel eine Kombination aus Cloud- und On Premises Lösungen ist, der dabei hilft, sich dem Dokumentenmanagement auf moderne Weise zu nähern.
