Viele Unternehmen träumten bislang von der Digitalisierung ihrer Prozesse und einem Dokumentenmanagement in der Cloud – bis Corona kam. Seit Ausbruch der Pandemie und der Arbeit im Home-Office, entscheiden sich zunehmend mehr Unternehmen dazu, ihre haptischen Postkörbe und Aktenordner beiseitezulegen, um digital von überall und zu jeder Zeit arbeiten zu können. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter und Unternehmen verschwenden nicht mehr so viel Zeit und Geld mit ineffizienter Arbeit. Das Gegenteil ist der Fall. Die Einführung eines DMS ist keineswegs mit hohem Aufwand verbunden und dient nicht nur als elektronisches Archiv. Cloudbasiertes Dokumentenmanagement kann diese Irrtümer gründlich aufklären und die Wertschöpfung aus Daten und Dokumenten im Unternehmen erheblich steigern.
Von jedem Ort und zu jeder Zeit einsatzbereit
Der wichtigste Vorteil eines Dokumentenmanagements in der Cloud liegt darin, dass es Dokumente nicht nur zentral verwaltet, sondern auch zu jeder Zeit und von jedem Ort aus bereitstellt. Diese Fähigkeit bildet die Grundlage für effiziente digitale Geschäftsprozesse, in denen alle Beteiligten permanenten Zugriff auf relevante Unterlagen haben.
Ein anschauliches Beispiel dafür ist die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung: Jede per E-Mail eingehende Rechnung wird dank der nahtlosen Integration mit dem E-Mail-Konto automatisch in den entsprechenden Rechnungsordner des DMS geleitet. Bei postalischer Zustellung wird die Rechnung durch einen Scan in das System importiert. Unabhängig von der Art des Eingangskanals ordnet das DMS das Dokument automatisch einem spezifischen Workflow und den entsprechenden Personen zu. Dabei können verschiedene Kriterien wie Absendername, Auftragsnummer oder Rechnungssumme verwendet werden, die in der Regel individuell festgelegt werden können. Zusätzliche Dokumente wie Lieferscheine oder Rabattlisten können einfach per Knopfdruck aus der Zahlungsaufforderung heraus aufgerufen werden.
Sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, benachrichtigt das rollenbasierte Workflow-System umgehend die nächsten Beteiligten. Die Freigabe des Dokuments erfolgt dann mit nur einem Mausklick. Auf diese Weise gelangt die Rechnung sowohl zur Zahlungsstelle als auch in das digitale Archiv des DMS, wo sie revisionssicher gespeichert wird und von allen autorisierten Personen jederzeit abrufbar bleibt. Durch diese nahtlose Integration von Aufgaben und die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz und Verfügbarkeit der Dokumente verbessert.
Dank rollenbasierter Zugriffsregelungen Compliance im Griff
Dokumente sicher aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen, liegt im Interesse jedes Unternehmens. Schließlich beinhalten sie wertvolle Informationen. Außerdem regeln rechtliche Vorschriften, wie geschäftliche Daten zu speichern sind. Dazu gehören vor allem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dass und wie sie diese und andere Vorschriften einhalten, müssen Unternehmen jederzeit nachweisen können.
Effizientes Dokumentenmanagement in der Cloud gewährleistet Sicherheit und Compliance
Wertvolle Unterstützung erhalten sie dabei durch ein Dokumentenmanagementsystem in der Cloud. Denn darin sind sämtliche digitale Dokumente des Unternehmens zuverlässig an einem Ort gesichert. Wer was mit einem Dokument tun darf, lässt sich mit einer individuellen Rechtevergabe ganz gezielt steuern. Zugriffe und Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und dank Versionsverwaltung bekommen Benutzer immer die jeweils aktuelle Fassung des Dokuments angezeigt.
Die oben genannten Vorschriften GoBD und DSGVO zählen zu den bedeutendsten Regelungen. Sie besagen, dass Unternehmen jederzeit in der Lage sein müssen, nachzuweisen, dass sie diese und andere Vorschriften einhalten. Hier kommt ein cloudbasiertes DMS ins Spiel, das sämtliche digitale Dokumente des Unternehmens zuverlässig an einem Ort sichert.
Durch eine individuelle Rechtevergabe ermöglicht das Dokumentenmanagement in der Cloud eine gezielte Steuerung darüber, wer Zugriff auf welche Dokumente hat und welche Aktionen mit ihnen durchgeführt werden dürfen. Dadurch ermöglicht sie die Implementierung rollenbasierter Zugriffsregelungen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können. Die Protokollierung von Zugriffen und Änderungen ermöglicht eine jederzeitige Nachvollziehbarkeit, was die Transparenz und Kontrolle über die Dokumentenverwaltung erhöht. Einen weiteren Vorteil eines cloudbasierten DMS bietet die Versionsverwaltung. Sie gewährleistet, dass die Benutzer immer die aktuelle Fassung eines Dokuments angezeigt bekommen und vermeidet somit die Verwendung veralteter oder nicht autorisierter Versionen. Die Versionshistorie ermöglicht es auch, auf frühere Versionen zuzugreifen und Änderungen nachzuvollziehen.
Dank eines DMS in der Cloud haben Unternehmen also die Möglichkeit, all ihre Compliance-Anforderungen harmonisch zu erfüllen. Es bietet ihnen die Freiheit, ihre Dokumente sicher aufzubewahren, den Zugriff zu kontrollieren, Änderungen zu verfolgen und stets die aktuelle Version eines Dokuments bereitzustellen. Diese umfassende Lösung hilft dabei, das Risiko von Datenschutzverletzungen und rechtlichen Konsequenzen zu minimieren und stärkt außerdem das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner.
Einfache Implementierung
Ein weiterer bedeutender Vorteil cloudbasierter DMS liegt darin, dass der Provider für die Bereitstellung und den Betrieb verantwortlich ist. Dadurch kann die interne IT-Abteilung diese Aufgaben an hoch spezialisierte Fachleute delegieren und sich voll und ganz auf die Kernprozesse des eigenen Unternehmens konzentrieren. Diese Entlastung ermöglicht es, den Aufwand für das Rekrutieren und Halten von IT-Experten zu reduzieren und Ressourcen effizienter einzusetzen.
Zusätzlich zeichnen sich Cloud-Lösungen in der Regel durch eine hohe Geschwindigkeit bei der Einsatzbereitschaft aus, da die Beschaffung und Konfiguration von Hardware entfällt. Dadurch können Unternehmen schneller von den Vorteilen des Dokumentenmanagements in der Cloud profitieren. Die rasche Bereitstellung ist insbesondere wichtig, um auf dynamische Anforderungen und Wachstum des Unternehmens flexibel reagieren zu können. Dadurch, dass sich die Infrastruktur und Ressourcen in der Cloud schnell und bedarfsgerecht anpassen lassen, unterstützt die Lösung ihre Skalierbarkeit.
Dieser Aspekt der schnellen Einsatzbereitschaft und der skalierbaren Infrastruktur ermöglicht es Unternehmen, agil und effektiv auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren. Der Provider optimiert die Betriebskosten durch die Auslagerung von technischen Aufgaben, wodurch sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Dies führt letztendlich zu einer verbesserten Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
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Und wie sieht es in Sachen Sicherheit aus?
Dringend aus der Welt zu räumen ist der Mythos, dass wichtige Unterlagen am sichersten sind, wenn das Unternehmen sie auf Papier in seinem eigenen Firmenarchiv aufbewahrt. Viele Entscheider übersehen dabei: Cloud-Rechenzentren, die den Anforderungen an die Informationssicherheit nach ISO 27001 entsprechen, bieten Sicherheit und Verfügbarkeit auf einem Niveau, das die meisten Anwenderunternehmen nicht ansatzweise erreichen.
Das belegt unter anderem der Cloud Monitor 2022 von Bitkom Research und KPMG. 84 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, auf geräteunabhängige und internetbasierte Software zu setzen. Zwar berichteten knapp 40 Prozent davon, dass es in den vergangenen zwölf Monaten bei ihnen zu Sicherheitsvorfällen durch Ransomsoftware gekommen war. Zugleich berichten sie aber auch, dass 72 Prozent der Befragten die Angriffe mit Cloud-Security-Maßnahmen abwehren konnten.
Cloud-Lösungen mit Bedacht wählen
Der hohe Aufwand, den die Cloud-Provider betreiben müssen, um rechtliche Rahmenbedingungen nach DSGVO, GoBD, ISO, QM, FDA oder DoD zu erfüllen, zeigt also positive Wirkung am Markt. Bei der Auswahl ihrer Cloud-DMS-Lösung und deren Betrieb sollten Entscheider dennoch wachsam bleiben. Konkret heißt das: Sicherheitszertifikate und Nachweise des Anbieters überprüfen und Zugriffsberechtigungen den tatsächlichen Anforderungen immer wieder anpassen. Denn Sicherheit ist ein permanenter Prozess, der den gesamten Lebenszyklus aller Dokumente umfasst.
