Dokumentenmanagement in der Cloud für mehr Effizienz im Büro

Viele Unternehmen träumten bislang von der Digitalisierung ihrer Prozesse und einem Dokumentenmanagement in der Cloud – bis Corona kam. Seit Ausbruch der Pandemie und der Arbeit im Home-Office, entscheiden sich zunehmend mehr Unternehmen dazu, ihre haptischen Postkörbe und Aktenordner beiseitezulegen, um digital von überall und zu jeder Zeit arbeiten zu können. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter und Unternehmen verschwenden nicht mehr so viel Zeit und Geld mit ineffizienter Arbeit. Von wegen also, dass die Einführung eines DMS mit hohem Aufwand verbunden ist und nur als elektronisches Archiv genutzt wird. Denn cloudbasiertes Dokumentenmanagement hat das Zeug, mit diesen Irrtümern gründlich aufzuräumen und die Wertschöpfung aus Daten und Dokumenten im Unternehmen erheblich zu steigern.

Von jedem Ort und zu jeder Zeit einsatzbereit

Der wichtigste Vorteil eines DMS liegt darin, dass es Dokumente zentral verwaltet und gleichzeitig dezentral bereitstellt. Das ist die Basis für digitale Geschäftsabläufe, in denen Unterlagen permanent für sämtliche Beteiligten sichtbar und verfügbar sind.

Bei der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung sieht das beispielsweise so aus: Jede per Mail erhaltene Rechnung landet dank Schnittstelle zum Mailkonto direkt im Rechnungsordner des DMS. Bei postalischer Zustellung erfolgt der Import per Scan. Vollautomatisch und unabhängig vom Eingangskanal ordnet das System das Schriftstück einem bestimmten Ablauf und einzelnen Personen zu. Die dazu verwendeten Kriterien wie Absendername, Auftragsnummer oder Rechnungssumme, sind in der Regel frei definierbar. Zusätzliche Dokumente, wie Lieferscheine oder Rabattlisten, lassen sich per Tastendruck aus der Zahlungsaufforderung heraus aufrufen. Beim Beenden eines Arbeitsschrittes benachrichtigt der rollenbasierte Workflow sofort den oder die nächsten Beteiligten. Die Freigabe selbst: nur noch ein Mausklick. Damit wandert die Rechnung sowohl in die Zahlungsstelle als auch ins digitale Archiv, wo sie revisionssicher gespeichert wird und für alle Zugriffsberechtigten verfügbar bleibt.

Dank rollenbasierter Zugriffsregelungen Compliance im Griff

Dokumente sicher aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen, liegt im Interesse jedes Unternehmens. Schließlich beinhalten sie wertvolle Informationen. Außerdem regeln rechtliche Vorschriften, wie geschäftliche Daten zu speichern sind. Dazu gehören vor allem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dass und wie sie diese und andere Vorschriften einhalten, müssen Unternehmen jederzeit nachweisen können. Wertvolle Unterstützung erhalten sie dabei durch ein cloudbasiertes digitales Dokumentenmanagementsystem. Denn darin sind sämtliche digitale Dokumente des Unternehmens zuverlässig an einem Ort gesichert. Wer was mit einem Dokument tun darf, lässt sich mit einer individuellen Rechtevergabe ganz gezielt steuern. Zugriffe und Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und dank Versionsverwaltung bekommen Benutzer immer die jeweils aktuelle Fassung des Dokuments angezeigt.

Einfache Implementierung

Ein weiterer Vorteil cloudbasierter DMS: Für Bereitstellung und Betrieb ist der Provider zuständig. Die IT-Abteilung kann diese Aufgaben hoch spezialisierten Fachleuten überlassen und sich um die Kernprozesse des eigenen Unternehmens kümmern. Das senkt den Aufwand für das Rekrutieren und Halten von IT-Experten. Außerdem sind Cloud-Lösungen in der Regel schneller einsatzbereit, weil die Beschaffung und Konfiguration der Hardware entfallen. Das wiederum ist die Voraussetzung für eine rasche Skalierbarkeit der Lösung.

Und wie sieht es in Sachen Sicherheit aus?

Ein Mythos, den es auch unbedingt aus der Welt zu räumen gilt, ist die Tatsache, dass wichtige Unterlagen dann am sichersten sind, wenn sie auf Papier im eigenen Firmenarchiv aufbewahrt werden. Viele Entscheider übersehen dabei: Cloud-Rechenzentren, die den Anforderungen an die Informationssicherheit nach ISO 27001 entsprechen, bieten Sicherheit und Verfügbarkeit auf einem Niveau, das die meisten Anwenderunternehmen nicht ansatzweise erreichen.

Das belegt unter anderem der Cloud Monitor 2022 von Bitkom Research und KPMG. 84 Prozent der befragten Unternehmen gab an, auf geräteunabhängige und internetbasierte Software zu setzen. Zwar berichteten knapp 40 Prozent davon, dass es in den vergangenen zwölf Monaten bei ihnen zu Sicherheitsvorfällen durch Ransomsoftware gekommen war. Zugleich berichten sie aber auch, dass 72 Prozent der Befragten die Angriffe mit Cloud-Security-Maßnahmen abwehren konnten.

Cloud-Lösungen mit Bedacht wählen

Der hohe Aufwand, den die Cloud-Provider betreiben müssen, um rechtliche Rahmenbedingungen nach DSGVO, GoBD, ISO, QM, FDA oder DoD zu erfüllen, zeigt also positive Wirkung am Markt. Bei der Auswahl ihrer Cloud-DMS-Lösung und deren Betrieb sollten Entscheider dennoch wachsam bleiben. Konkret heißt das: Sicherheitszertifikate und Nachweise des Anbieters überprüfen und Zugriffsberechtigungen den tatsächlichen Anforderungen immer wieder anpassen. Denn Sicherheit ist ein permanenter Prozess, der den gesamten Lebenszyklus aller Dokumente umfasst.