Workflow Management System: So nutzen Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung

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Wer sich ein wenig genauer mit der Entwicklung von Geschäftsprozessen auseinandersetzt, erkennt schnell, dass sich hier im Laufe der Jahre vieles getan hat. Während der klassische Business Process damals noch eher hierarchisch abgearbeitet wurde, nimmt das Workflow Management heutzutage einen immer wichtigeren Stellenwert ein.

Das Ziel: Ein optimierter Arbeitsalltag und eine gesteigerte Effizienz.

Vor allem in großen Unternehmen kann es jedoch mitunter schwer werden, die unterschiedlichen Workflows, die im Rahmen von Prozessen, Projekten und Analysen eine große Rolle spielen, zu überwachen. Und genau an dieser Stelle kommen Workflow Automatisierung und Workflow Management ins Spiel. Aber wie lassen sich die Geschäftsprozesse für alle Prozessbeteiligten optimal abbilden? Und wie können Workflow Management Tools am besten in den Alltag integriert werden? Die folgenden Abschnitte liefern Antworten auf diese und weitere Fragen.

Was bedeutet Workflow?

Diejenigen, die Workflow Management verstehen möchten, sollten sich im ersten Schritt mit der Frage „Was versteht man unter einem Workflow?“ auseinandersetzen. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich hierbei um einen Prozess, der automatisiert und dementsprechend weitestgehend standardisiert wurde. Die Aufgabe eines Workflow Management Systems ist es somit, aufzuzeigen, welche Aufgaben nun ausgeführt werden müssen. Zudem sollten alle beteiligten Teams wissen, wer für welche Arbeitsabläufe verantwortlich ist. Hieraus ergibt sich, dass jeder Workflow einer klaren Definition unterliegt – mit Anfang, Mitte und Ende.

Im Unternehmen zeigen sich Workflows oft als Arbeitsabläufe, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen. Und obwohl es unzählige Workflows gibt, laufen diese in der Regel immer nach demselben Schema ab:

  1. Es gibt einen Auslöser, der bewirkt, dass Aufgaben entstehen, die wiederum im Rahmen von Prozessen erledigt werden müssen.
  2. Der hinterlegte Workflow erstellt eine logische Reihenfolge.
  3. Die Aufgaben werden – oft über eine Workflow Software – den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen.

Workflow Management Tools: Wie können Sie Unternehmen unterstützen?

Wie die Bezeichnung vermuten lässt, handelt es sich bei Workflow Management Systemen um Lösungen, die dabei helfen, Geschäftsprozessen einen Rahmen zu bieten. Sie sorgen dafür, dass einer Automatisierung und einer Digitalisierung nichts im Wege steht und stellen somit einen wichtigen Bestandteil im Geschäftsprozessmanagement dar.

Die Ziele, die auf der Basis der verschiedenen Workflow Management Lösungen erreicht werden sollen, sind klar: Es geht darum, Projekte zu optimieren und durch Automatisierung für perfekte Abläufe zu sorgen.

Typische Workflows: Wo spielen sie im Unternehmen eine wichtige Rolle?

Vorweg: Den einen, klassischen Workflow gibt es nicht. Vielmehr sind Workflows in etlichen Bereichen eines Unternehmens präsent. Unter anderem umfassen sie Arbeitsabläufe, wie zum Beispiel:

  • der Umgang mit Rechnungen
  • Einkäufe im Online Shop
  • Vertragsmanagement.

Hierbei zeigt sich: Diese und viele weitere Bereiche sind an automatische Abläufe gekoppelt. Eine einschlägige Software bietet Unternehmen und Mitarbeitern die Unterstützung, die nötig ist, um alles so schnell und genau wie möglich umzusetzen.

Warum lohnt es sich, auf Automatisierung, standardisierte Arbeitsabläufe und ein modernes Workflow Management System zu setzen?

Ein funktionierendes Workflow Management System schafft die Grundlage für so gut wie alles, was in einem Unternehmen einer Automatisierung unterliegt. Und spannenderweise profitiert nicht nur das Unternehmen selbst, sondern auch dessen Kunden von den Vorteilen eines Workflow Managements.

Die folgenden Vorteile gelten für viele als besonders überzeugend, wenn es darum geht, ein Workflow Management System zu integrieren.

Projekte werden nach vorgegebenen Standards durchgeführt

Durch den automatisierten Prozess ist es möglich, Zeit zu sparen. Immerhin muss sich auf diese Weise niemand mehr fragen, welcher Schritt als nächstes durchgeführt werden muss.

Informationen, die im Rahmen der Prozesse benötigt werden, liegen direkt vor

Alle Mitarbeiter, die an der Ausführung beteiligt sind, wissen genau, wo sie die Daten, die sie brauchen, finden. Somit steht koordinierten Arbeitsabläufen und einem reibungslosen Betrieb nichts im Wege.

Aufgaben werden im Rahmen der Workflow Management Lösungen automatisiert verteilt

Durch diese Steuerung müssen die einzelnen Aufgaben innerhalb der Teams nur noch ausgeführt werden.

Ein transparenter Arbeitsablauf

Hierbei handelt es sich um einen der überzeugendsten Vorteile überhaupt: Moderne Workflow Management Systeme setzen auf Transparenz. Auf diese Weise lassen sich Workflows nicht nur optimal überblicken, sondern auch mit Hinblick auf ihre Effizienz beurteilen.

Mehr Flexibilität für Projekte

Aufgrund der Tatsache, dass im Zusammenhang mit einer typischen Workflow Management Software immer wieder von standardisierten Workflows und Automatisierung die Rede ist, könnte fälschlicherweise der Eindruck entstehen, dass Arbeitsabläufe komplett in Stein gemeißelt wären. Dies ist jedoch nicht der Fall. Stattdessen verfügen Unternehmen über ein hohes Maß an Flexibilität, wenn es zum Beispiel darum geht, Anpassungen an den Workflows vorzunehmen.

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Workflows im HR Bereich: Eine wichtige Unterstützung für Personalabteilungen

Wer sich mit den Vorteilen einer Workflow Software auseinandersetzt, sollte sich nicht ausschließlich auf die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden beziehen. Auch innerhalb eines Unternehmens gibt es Arbeitsabläufe und Prozesse, die sich mit der passenden Software noch weiter optimieren lassen.

Typische Beispiele hierfür sind:

  • ✓ Mitarbeiter werden neu eingestellt
  • ✓ Arbeitnehmer brauchen neue Zugänge, zum Beispiel über die IT.

Unternehmen, die sich hier auf eine passende Workflow Software verlassen können, stoßen mit der Information, dass ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, eine ganze Kette an Aufgaben an. Je nachdem, welches Tool zum Einsatz kommt (und wie dieses programmiert wurde), werden die nötigen E Mail Zugänge und weitere Details automatisch angelegt.

Woher weiß ein Workflow Management System, was es zu tun hat?

Jedes Unternehmen ist anders. Daher ist es schlicht nicht möglich, ein Workflow Management System als Selbstläufer zu sehen. Im ersten Schritt braucht die verwendete Workflow Management Software klare Regeln. Sie muss also wissen, was sie wann zu tun hat. Zudem müssen die einzelnen Schritte, die nach einem Trigger ausgeführt werden, festgelegt sein. Nur so ist es möglich, dass danach auch wirklich alle, die am Prozess beteiligt sein werden, informiert sind und wissen, welche Aufgaben sie erledigen müssen.

Besonders praktisch ist es, dass sich die Daten, die die Basis für Workflows bilden, einfach festlegen lassen. Oft braucht es hierfür noch nicht einmal Programmierungskenntnisse. Vielmehr können Mitarbeiter, die sich mit den Grundprinzipien des Workflow Managements auseinandergesetzt haben, ihre eigenen Tools beziehungsweise Abläufe gestalten. 

Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung hilft hier weiter:

  1. Überlegen Sie sich, welche Schritte zum Workflow gehören und wie diese einzeln aufeinander abgestimmt werden sollen.
  2. Konstruieren Sie eine Reihenfolge, auf der Ihr ganz persönliches Workflow Management beruhen soll.
  3. Überlegen Sie sich, wer welche Rollen übernimmt und ordnen Sie diese einzelnen Personen zu, die dann bei Bedarf benachrichtigt werden.
  4. Erschaffen Sie den kompletten Prozess.

Das Ergebnis Ihres Workflow Managements lässt sich selbstverständlich immer wieder an neue Gegebenheiten anpassen. Somit bleiben Sie flexibel und können bei Bedarf Fehler korrigieren, eine Optimierung vornehmen und immer wieder neu an Ihren Arbeitsabläufen arbeiten.

Beispiel Workflow im Rechnungswesen: In 5 Schritten zu einem effizienteren Workflow

  1. Zentrale Ablage und Archivierung

Werden Dateien und Dokumente dezentral gespeichert, auf die mehrere Benutzer zugreifen, entstehen auf kurz oder lang unzählige Versionen und Duplikate, die zum Datenchaos führen. Das hat nicht nur lange Suchzeiten zur Folge. Werden die Dokumente dann umbenannt, wird die Suche oft zur Qual und führt zu Unmut.

Die Lösung liegt auf der Hand: eine zentrale Dokumentenablage.

Werden eingehende Rechnungen beispielsweise zentral aus allen infrage kommenden Kanälen zusammengeführt, digitalisiert und die Informationen verwertet, können sie anschließend problemlos an die richtigen Stellen verteilt und blitzschnell wiedergefunden werden.

  1. (Teil-)automatisierung

Das falsche Setzen von Merkmalen, eine ungenügende Verwendung der automatisierten Klassifikation und unglückliche Trennung von anderen Dokumenttypen erschweren das Auslesen wichtiger Informationen ungemein.

Werden Merkmale jedoch bei relevanten Daten gesetzt, können sie automatisch erfasst und selbstständig überprüft werden. Zur Validierung der ausgelesenen Daten ist es überdies möglich, sie automatisch mit den Stammdaten aus einem Drittsystem abzugleichen. So lassen sich beispielsweise Anschriften oder Bankdaten im Nu mit den gewünschten Dokumenten verknüpfen. Ist alles korrekt, wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet und kann dort weiterverarbeitet werden.

  1. Rechnungsprüfung und Freigabe

Oft ist die Rechnungsprüfung ein komplexer Prozess, der unfreiwillig viele Wege einschlägt und so wertvolle Zeit in Anspruch nehmen kann. Wurden Begrifflichkeiten falsch oder nicht vollständig verschlagwortet, wird auch die digitale Rechnungsprüfung zu einem komplizierten Unterfangen.

Doch durch die automatische Belegerfassung und den Stammdatenabgleich können Fehler hervorgehoben und ggf. korrigiert werden. Ist alles korrekt erfasst und wurde dem richtigen Bestellbezug zugeordnet, beginnt der Freigabe-Workflow, der die Rechnungsdaten an die Fachabteilung weiterreicht.

  1. Buchung

Bei dem Buchungsvorgang kann eine intransparente Struktur den Überblick über unterschiedliche Vorgänge oft verklären und so den Buchungsprozess erschweren.

Sind die Strukturen, Workflows und Prozesse jedoch gut durchdacht und transparent, kann die Buchhaltung einsehen, welche Rechnungen noch ausstehend sind, sodass ihnen Skonto und Fälligkeitsfristen zugeordnet und die Rechnungen schlussendlich beglichen werden können.

  1. Integrationen

Werden Felder, die Daten an eine Schnittstelle übermitteln sollen, falsch benannt, können Informationen nicht oder nur fehlerhaft an die entsprechende Schnittstelle übermittelt werden. Das kann unter Umständen eine manuelle oder doppelte Buchung zur Folge haben.

Stimmen die Felder jedoch überein und werden alle Informationen korrekt erkannt, steht einer reibungslosen und automatischen Übergabe von der einen Software zu der anderen und der anschließenden Rechnungsabwicklung und Archivierung nichts mehr im Wege.

Fazit

Die Digitalisierung und die mit ihr verbundenen Lösungen haben es geschafft, Technologien in den Fokus zu rücken, die die Kontrolle und das Durchführen einzelner Arbeitsschritte revolutioniert haben. Ein umfassendes Workflow Management hilft bei der Koordination klassischer und ausgefallener Aufgaben und stellt eine ideale Lösung für alle dar, die an der Optimierung einzelner Vorgänge und an mehr Effizienz im Geschäftsalltag interessiert sind. 

Als kleine Quintessenz kann festgehalten werden, dass digitale Workflows Sie dabei unterstützen:

  • ✓ Ihre Abläufe zu beschleunigen – 
  • ✓ Prozesse besser zu kontrollieren
  • ✓ Aufgaben termingerecht zu erledigen
  • ✓ Fristen einzuhalten und
  • ✓ das Unternehmen dabei zu unterstützen, produktiver zu arbeiten.
Amagno