Automatisierte digitale Ablage
Dokumente ablegen und archivieren
Durch eine digitale Ablage lassen Sie Ihren Arbeitsplatz nicht mehr von undurchsichtigen Papierbergen und aufwändigen Prozessen dominieren. Mit AMAGNO als innovative und vollständig integrierte Enterprise Content Management Lösung erreichen Sie ein neues Zeitalter des Dokumentenmanagements. Ihre Ablage und Ihr Archiv wird komplett digitalisiert. Das spart nicht nur viel Platz, sondern auch enorm viel Zeit.
Zukünftig können Sie sich wieder auf wichtige Aufgaben fokussieren und genießen alle Vorteile des digitalisierten Arbeitsplatzes.
Durch eine automatisierte Dokumentenablage fördern Sie nicht nur den Umweltschutz durch Papiervermeidung, sondern vermeiden auch Suchinseln in Ihrem Unternehmen und verschaffen sich einen enormen Wettbewerbsvorteil.
Trainieren Sie Dateien, Belege und E-Mails für die automatische Wiedererkennung und Ablage.
Vermeidung von Suchinseln
Lösen Sie Datensilos auf und vermeiden Sie Suchinseln.
Vermeiden Sie Papier
Schützen Sie die Umwelt und sparen Sie Kosten.
Effiziente Ablage
Vermeiden Sie gleiche Dateien mit verschiedenen Versionen.
Automatisierte Ablage durch digitale Magnete
Mit seinen digitalen Magneten ordnet AMAGNO jegliche Inhalte automatisch ein. Sie trainieren Ihre Dokumente für eine automatisierte Belegwiedererkennung via OCR oder Meta-Daten. Auf Basis von Quellen, Dokumententypen und weiteren Informationen präsentiert AMAGNO eine neuartige dynamische Aktenansicht.
Scannen und archivieren von Dokumenten
Digitalisieren Sie Ihre Belege über Netzwerk- oder TWAIN Scanner. Moderne Scandienstleister wie Dropscan oder Smart Store unterstützen Sie bei der digitalen Ablage Ihrer Aktenbestände. Legen Sie Ausdrucke gleichzeitig ab. Importieren Sie über „Hot-Folder“ eintreffende Dokumente automatisch und verteilen diese in Workflows.
Dateien und Emails importieren
Egal ob „Speichern unter“ aus jeder Anwendung, das „Senden an“ oder einfach via Drag & Drop: AMAGNO richtet sich beim Importieren von Dateien und Dokumenten ganz nach Ihrer persönlichen Vorliebe. Wichtige E-Mails können ohne technisch sensible Plugins, sondern nur durch den bewährten IMAP-Standard, manuell oder automatisch importiert werden.
Redundanzen und Duplikate beenden
Mit AMAGNO gibt es jede Datei nur einmal in der digitalen Ablage. Bereits beim Import von Dateien wird geprüft, ob es Dateien bereits mit gleichem Inhalt gibt. Dabei wird nicht nur der Dateiname, sondern auch der Inhalt via Hashcode verglichen. So wird der Datenbestand Ihres Unternehmens um bis zu 30% verringert und überflüssige Datensilos werden aufgelöst.
Highlights der Funktionen in der Übersicht
Datei Import
E-Mail Import
Digitalisierte Ausdrucke
Eingebundende Scandienstleister
Persönlicher Schreibtisch
Eingabeunterstützung
Belegscanner mit OCR
Importierte Ordnerstrukturen
Verwaltete Meta-Daten
Automatische Versionierung
Dynamische Ansichten
Dokumentenverknüpfungen
Lernen Sie die Volltextsuche mit extremer Performance kennen
Tipps zur digitalen Ablage – So gelingts!
Damit Sie schnell mehr aus Ihrer digitalen Ablage rausholen können, haben wir einige Tipps für Sie bereitgestellt.
Organisieren Sie Ihre Ablagestruktur:
Eine gut durchdachte Ordnerstruktur ist der Grundstein für eine effiziente digitale Ablage. Beginnen Sie mit Hauptordnern, die die großen Kategorien Ihres Arbeitslebens repräsentieren, z. B. Projekte, Kunden oder Abteilungen. Innerhalb dieser Hauptordner können Sie Unterordner anlegen, um die Dateien weiter zu unterteilen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Struktur logisch ist, damit Sie Dateien schnell finden können.
Verwenden Sie eindeutige Dateinamen:
Dateinamen sind Ihr erster Anhaltspunkt für die Identifizierung von Dokumenten. Vermeiden Sie kryptische Abkürzungen oder allgemeine Namen. Stattdessen sollten Dateinamen relevante Informationen wie das Datum, den Projekt- oder Kundennamen und eine kurze Beschreibung des Inhalts enthalten. Beispiel: „2023-09-06-ProjektXYZ-Vertragsentwurf.docx“.
Metadaten verwenden:
Metadaten sind zusätzliche Informationen, die Sie Ihren Dateien hinzufügen können, um sie leichter durchsuchbar und organisierbar zu machen. Dazu gehören Tags, Beschreibungen, Autoreninformationen und vieles mehr. Moderne Betriebssysteme und Dokumentenmanagement-Tools ermöglichen die Verwaltung dieser Metadaten und erleichtern die spätere Suche.
Regelmäßige Bereinigung:
Digitale Archive neigen dazu, sich mit der Zeit mit unnötigen Dateien zu füllen. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um veraltete, nicht mehr benötigte oder doppelte Dateien zu löschen. So halten Sie Ihr Archiv übersichtlich und stellen sicher, dass Sie nur relevante Informationen aufbewahren.
Sichern und versionieren:
Implementieren Sie eine zuverlässige Backup-Strategie für Ihre digitalen Dokumente. Dies schützt Ihre Daten vor Verlust durch Hardwarefehler oder versehentliches Löschen. Zusätzlich zum Backup ist es sinnvoll, Versionen Ihrer Dateien zu speichern, um bei Bedarf auf frühere Änderungen zurückgreifen zu können.
Nutzen Sie Cloud-Speicher:
Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive bieten nicht nur zusätzliche Sicherheit für Ihre Dateien, sondern auch bequemen Zugriff von überall. Achten Sie darauf, dass Ihre Dateien in der Cloud sicher verschlüsselt sind, und nutzen Sie die Synchronisierungsfunktion, um Dateien auf verschiedenen Geräten auf dem neuesten Stand zu halten.
Verwenden Sie Dokumentenmanagement-Tools:
Erwägen Sie den Einsatz spezieller Dokumentenmanagement-Software, die erweiterte Such- und Organisationsfunktionen bietet. Diese Tools können das Auffinden und Verwalten Ihrer Dokumente erheblich erleichtern, insbesondere in größeren Organisationen.
Automatisierung nutzen:
Nutzen Sie die Automatisierung, um bestimmte Ablageprozesse zu vereinfachen. Sie können Regeln erstellen, die E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben oder Dateien nach bestimmten Kriterien benennen. Das spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.
Sicherheit beachten:
Die Sicherheit Ihrer digitalen Dokumente hat oberste Priorität. Verwenden Sie starke Passwörter und verschlüsseln Sie sensible Dateien, insbesondere wenn Sie Cloud-Speicher nutzen. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben, indem Sie Zugriffsrechte entsprechend verwalten.
Schulung und Dokumentation:
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens über die besten Praktiken für die digitale Archivierung informiert sind. Erstellen Sie eine klare Dokumentation, in der die Verfahren und Richtlinien für das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen festgelegt sind. Schulungen und regelmäßige Aktualisierungen sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass die Ablageprozesse effektiv und effizient bleiben.
Effektive digitale Archivierung erfordert einige Anstrengungen und Planung, kann aber die Produktivität steigern und die Arbeit erleichtern, indem der Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert und die Zeit für die Suche nach Dateien minimiert wird.