Digitaler Posteingang

Perfekte digitale Eingangspostverarbeitung

Mit AMAGNO können Sie Ihren kompletten Posteingang digitalisieren und die Vorteile einer elektronischen Eingangspostverarbeitung voll ausschöpfen. Die klassische Briefpost wird digitalisiert, klassifiziert und entsprechend im Unternehmen verteilt. Sofort, ohne Laufwege und an alle Standorte oder Filialen. Auch E-Mails und eventuell angehängte Dokumente können so verarbeitet werden und direkt in Workflows übergeben werden. Eine automatische Versionierung und Archivierung ermöglicht die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit bei Ihrer Geschäftskommunikation.

  • Reduzierung von Kosten für die Eingangspostverarbeitung
  • Einfacher Import von digitalisierter Briefpost
  • Schnelle Verteilung an alle Standorte und Filialen
  • Sicherheit durch klare Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit
Surface Studio AMAGNO - Digitaler Posteingang

Digitaler Posteingang mit digitalen Stempeln

Die Dokumentenmanagement Software von AMAGNO gibt Unternehmen die Möglichkeit, eingehende Briefpost, E-Mails und Geschäftsdokumente in einen digitalen Posteingang zu importieren, zu verteilen, zu verarbeiten oder direkt in Workflows weiterzugeben. So können bspw. elektronische Rechnungen direkt einem Workflow übergeben werden, Angebote den Fachabteilungen oder Krankmeldungen von Mitarbeitern der Personalabteilung zur Verfügung gestellt werden.

Für die elektronische Eingangspostverarbeitung müssen Anwender sich nicht groß umstellen. Durch die intuitive und sehr aufgeräumte Bedienoberfläche von AMAGNO finden sich Anwender sehr schnell zurecht. Mit digitalen Stempeln und Anmerkungen erhalten sie Werkzeuge wie auch schon zuvor, nur eben digital. Das sorgt für eine hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.

Interaktive Dokumente - Digitaler Posteingang

Standortunabhängiger zentraler Posteingang

Der digitale Posteingang ist nicht nur für die Verteilung der klassischen Briefpost an verschiedene Standorte oder Filialen von Vorteil. Auch immer mehr Mitarbeiter arbeiten von unterwegs oder (teilweise) im HomeOffice. Mit der elektronischen Eingangspostverarbeitung gehören lange Liegezeiten der Vergangenheit an und Mitarbeiter können jederzeit von unterwegs auf ihre digitalisierte Briefpost zugreifen.

Auch in Workflows kann eingegriffen werden, so dass Freigaben oder Anmerkungen jederzeit erledigt werden können. Das funktiontioniert nicht nur mit dem AMAGNO Client, sondern auch mit jedem modernen Browser auf mobilen Endgeräten.

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Briefpost digitalisieren

Ein wichtiger Schritt zum digitalen Posteingang ist auch seine Geschäftspartner zu bitten keine Rechnungen, Angebote oder Belege per Briefpost zu versenden. Rechtlich und organisatorisch gibt es keinen Grund mehr dazu.

Dennoch ist es natürlich unwahrscheinlich, dass Unternehmen in naher Zukunft keinerlei Briefpost mehr empfangen werden. Um die noch eingehende Post zu digitalisieren, kann man auf bewährte Dokumentenscanner verschiedener Anbieter zurückgreifen. Leistungsfähige Dokumentenscanner gibt es für einen dreistelligen Betrag und rechnen sich innerhalb kürzester Zeit. In der Regel sind die Dokumentenscanner für 2500 – 5000 Scans pro Tag ausgelegt und können nicht nur normale Din A4 Post scannen, sondern auch dünne Papierbelege oder Visitenkarten einlesen.

Briefpost direkt extern erfassen

dropscan logo - Digitaler PosteingangUnser Kopperationspartner Dropscan bietet den Service die eingehende Briefpost zu empfangen, zu öffnen und zu scannen. Anschließend ist die Post innerhalb kürzester Zeit im digitalen Posteingang von AMAGNO verfügbar und kann bearbeitet werden.

Dieser Scanservice ist TÜV-zertifiziert und gewährleistet höchsten Datenschutz. In der Regel werden empfangene Briefe innerhalb von 24 Stunden geöffnet und gescannt. Nach dem Scannen kann die Post sicher vernichtet werden.

Rechtskonforme Ablage

Um Revisionssicherheit zu erlangen ist es, neben vielen weiteren Aspekten, wichtig, dass relevante Geschäftskommunikation archiviert wird. Neben der klassischen Briefpost gehören dazu auch Anhänge UND die jeweilige E-Mail dazu. Es reicht also nicht einfach die Auftragsbestätigung, die als PDF per E-Mail ins Unternehmen gelangt vorzuhalten, sondern auch die E-Mail selbst muss archiviert werden.

AMAGNO unterstützt den manuellen und automatischen E-Mail Import. So können Sie nicht nur digitalisierte Briefpost oder eingehende Faxe den gesetzlichen Bestimmung entsprechend aufbewahren, sondern auch E-Mails.

Sofortige Auskunftsfähigkeit erlangen

Durch die komplette Digitalisierung Ihrer Briefpost ist diese nicht nur deutlich schneller zu verarbeiten, sondern auch jederzeit verfügbar. Dank OCR Texterkennung und Klassifizierung können Sie mit der leistungsstarken Volltextsuche des AMAGNO Dokumentenmanagementsystems gesuchte Briefpost jederzeit wiederfinden. Das erhöht ihre Auskunftsfähigkeit enorm. Auch für lang zurückliegende oder archivierte Geschäftskommunikation.

Die Suche funktioniert übrigens nicht nur in Office oder PDF Dokumenten, sondern in über 100 Dateiformaten und bietet eine umfassende Dateivorschau.

Fünf schnelle Tipps für eine DMS/ECM Einführung

Invesitionen in die Digitalisierung zahlen sich aus. Der deutsche Mittelstand hat dies erkannt und investiert in neue Software, Technologien und die Qualifizierung der eigenen Mitarbeiter. Wir geben hier fünf Tipps zum Einstieg:

  1. Neue Technologien scheitern oft an mangelnder Akzeptanz bei Mitarbeitern.
  2. Ausführlichen Vergleich von Anbietern.
  3. Einführung in mehreren Schritten.
  4. Mit Lasten- und Pflichtenheft den Überblick behalten.
  5. Kein Stillstand. Regelmäßige Erfolgsmessungen durchführen.

Ausführlich gibt es die fünf Tipps für den Mittelstand im AMAGNO Blog.

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