Das wichtigste in Kürze
- ✔ Die digitale Rechnungsfreigabe ermöglicht einen effizienten, papierlosen Prozess, der Zeit und Kosten spart und Fehler bei der Rechnungsbearbeitung reduziert.
- ✔ Sie unterstützt Unternehmen bei der schnellen und korrekten Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen durch die automatisierte Prüfung von rechtlichen und formalen Anforderungen.
- ✔ Durch den Einsatz der Rechnungsfreigabe-Software wird der gesamte Rechnungsprozess beschleunigt, was zu einer verbesserten Liquidität führt und gleichzeitig die Effizienz und Zuverlässigkeit der Buchhaltungsprozesse erhöht.
Weg von Papierbergen auf dem Schreibtisch, hin zu einem effizienten, papierlosen Prozess, der Zeit spart und Fehler reduziert. Stellen Sie sich vor, Rechnungen gehen nicht mehr von Hand zu Hand, sondern werden digital erfasst, sofort geprüft und mit wenigen Klicks freigegeben.
Dies ist mit der digitalen Rechnungsfreigabe möglich. Wie der Prozess aussieht und was die Vorteile einer digitalen Rechnungsfreigabe Software sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das macht die Rechnungsfreigabe so wichtig
Die Rechnungsfreigabe ist ein wichtiger Schritt in der buchhalterischen Arbeit eines Unternehmens. Gerade die beschlossene E-Rechnung ermöglicht perfekte digitale Prozesse mit einem hohen Automatisierungsgrad und medienbruchfreien Prozessen für Freigaben, Buchungen und Zahlungen.
Eine Rechnungsfreigabe kann dabei in zweierlei Richtungen erfolgen. Zum einen müssen die Rechnungen, die Sie selbst erstellt haben, vor dem Versand an Ihre Kunden freigegeben werden.
Zum anderen muss eine Freigabe der Eingangsrechnungen erfolgen, bevor die Überweisung der Rechnungssumme erfolgen kann. In beiden Fällen besteht ein großes Interesse an einer schnellen und vor allem korrekten Abwicklung der jeweiligen Freigabe.
Warum gibt es einen Freigabeprozess für Ausgangsrechnungen?
Im Fall einer Ausgangsrechnung benötigen Sie eine konkrete Prüfung der Rechnung, damit sichergestellt ist, dass wirklich nur Leistungen oder Waren abgerechnet werden, die Sie auch erbracht oder geliefert haben. Darüber hinaus muss geprüft werden, ob alle rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung erfüllt werden.
Neben diesen formalen und inhaltlichen Punkten spielt am Ende auch die Optik eine wichtige Rolle. Sind Rechtschreib- oder andere Fehler in der Rechnung zu finden? In all diesen Fällen kann es zu negativen Folgen für Ihr Unternehmen kommen. Rechnen Sie Positionen ab, die gar nicht vereinbart oder geleistet wurden, wird das zu Reklamationen und einem stark erhöhten Prüfungsaufwand führen.
Wenn Ihre Ausgangsrechnung nicht die rechtlichen Anforderungen an Rechnungen erfüllt, kann das dazu führen, dass die Rechnung einfach nicht beglichen wird. Im besten Fall erhalten Sie von Ihrem Vertragspartner die Information, dass Sie eine korrekte Rechnung erstellen sollen. Alternativ können Fehler in der Rechnungsstellung auch erst im Mahnverfahren auffallen – das führt dann wiederum zu einem erheblichen Zeitverlust.
Auf jeden Fall führen fehlerhafte Rechnungen nicht zur Kundenbindung und werden ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen.
Was bringt der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen?
Im Rechnungseingang muss geprüft werden, ob die abgerechneten Posten der Bestellung und der erbrachten Leistung oder der gelieferten Ware entsprechen. Darüber hinaus muss auch hier natürlich geprüft werden, ob die Rechnung bei Eingang die rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Wenn Sie eine Rechnung begleichen, die nicht den gesetzlichen Ansprüchen genügt, kann das dazu führen, dass Sie für diese Rechnung die Vorsteuerabzugsfähigkeit verlieren, was wiederum Ihre Umsatzsteuerlast erhöhen würde.
Darum ist es wichtig, diese Genehmigungsprozesse so kurz wie möglich zu gestalten
Der Rechnungsfreigabe Prozess sollte – sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen – so effizient und kurz wie möglich gehalten werden. Ein schneller Rechnungsworkflow hat dabei mehrere Vorteile.
Wenn es um den Rechnungseingang geht, können Sie mit einer schnellen Verarbeitung Skontofristen einhalten und damit die Rechnungssumme in vielen Fällen noch einmal reduzieren.
Ein schneller Rechnungsprozess bei Ausgangsrechnungen bringt durch eine frühere Rechnungsstellung eine bessere Liquidität durch einen schnelleren Cashflow mit sich. Ein gutes Rechnungsmanagement in der gesamten Buchhaltung bringt also eine ganze Menge Vorteile mit sich.
So sieht die Praxis in den meisten Buchhaltungsabteilungen aus
Die Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe in den meisten Buchhaltungen erfolgt heute noch immer manuell. Das bedeutet, dass Rechnungen oft in Papierform durch mehrere Abteilungen geschickt werden müssen, bevor letztlich die Rechnungsfreigabe erteilt werden kann.
Um die Belegprüfung so sicher wie möglich zu gestalten, muss die Rechnung mit dem Lieferschein abgeglichen werden. Der Mitarbeiter, der die Arbeiten ausgeführt oder die Waren verpackt und versendet hat, erledigt das zumeist. Oder aber derjenige, der die Bestellung aufgegeben oder die waren angenommen oder die erbrachten Dienstleistungen abgenommen hat.
Ein mühseliger und nerviger Prozess.
Auch Sicherheit ist ein Thema bei der Rechnungsfreigabe
Bei höheren Rechnungssummen kann es auch passieren, dass erst die nächsthöhere Führungsebene noch involviert werden muss. Je mehr Unterschriften für die Freigabe einer Rechnung erforderlich sind, desto größer ist der zeitliche Aufwand für die Rechnungsfreigabe.
Was ist die digitale Rechnungsfreigabe?
Bei der digitalen Rechnungsfreigabe handelt es sich um eine in Teilen automatisierte Form der Belegprüfung, die durch eine digitale Rechnungsfreigabe Software unterstützt wird. Diese wiederum kann vorher klar definierte Abläufe in Ihrem Rechnungsworkflow automatisch vollziehen und so die Dauer einer Rechnungsprüfung erheblich reduzieren.
Die Kombination aus Rechnungsfreigabe Software und Datenablage macht den Unterschied
Im Prinzip handelt es sich bei einer Rechnungsfreigabe Software um eine Kombination aus einer Datenverarbeitungssoftware und einer digitalen Datenablage. So bietet sich die Möglichkeit, klar zu definieren, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit der Freigabeprozesse auf die jeweilige Rechnung zugreifen sollen.
Außerdem haben Sie so die Chance von verschiedenen Standorten und Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen aus, auf dasselbe Dokument zuzugreifen. Die Prüfung vor der Freigabe einer Rechnung durch unterschiedliche Abteilungen kann also aufgrund der Nutzung einer digitalen Datenablage sehr viel schneller erfolgen – und ganz ohne die klassische Umlaufmappe oder die zeitraubende Hauspost im Unternehmen.
Das sind die Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe
Digitalisierung von Workflows wird oft mit Ersparnissen und Vorteilen in Verbindung gebracht. Allerdings hat sich in den letzten Jahren eine gesunde Skepsis durchgesetzt. Digitalisieren nur um der Digitalisierung willen bringt Unternehmen nicht weiter. Die Frage ist, welche Vorteile damit verbunden sind, wenn Prozesse in der Buchhaltung automatisiert und digitalisiert vonstatten gehen.
Wir zeigen Ihnen hier die wichtigsten Vorteile für Ihr Unternehmen, wenn Sie die Freigabeprozesse Ihrer Rechnungen in Zukunft über eine entsprechende Software abwickeln.
Die formalen Vorteile der digitalen Rechnungsfreigaben
Die formalen Voraussetzungen für eine Ausgangsrechnung sind gesetzlich klar definiert. Sie können bei der Prüfung durch eine Software Punkt für Punkt automatisiert geprüft werden. Sollte bei der Rechnungserstellung ein Fehler aufgetreten sein, wird die Software auf dem Weg zur Rechnungsfreigabe diesen identifizieren und sofort anzeigen.
Der Fehler kann schnell behoben werden, was eine weitere manuelle Prüfung auf formelle Anforderungen unnötig macht. Wenn die Lieferscheine der von Ihnen versandten Waren in der Rechnungssoftware hinterlegt sind, kann die Software vor der Rechnungsfreigabe prüfen, ob die abgerechneten Positionen, mit denen auf dem Lieferschein oder mit der Auftragsbeschreibung übereinstimmen.
Das reduziert das Fehlerrisiko bei der Erstellung von Rechnungen erheblich und entlastet neben der Buchhaltung auch alle anderen Mitarbeiter, die mit der Rechnungsprüfung betraut sind.
Der Freigabeprozess verläuft deutlich schneller
Da die Rechnung nicht mehr in Papierform durchs Haus geschickt wird, kann sie auch nicht auf einem viel zu vollen Schreibtisch liegen bleiben. Auch der Urlaub eines Mitarbeiters führt hier nicht mehr zu Verzögerungen im Prozess der Freigabe, denn die jeweils zuständige Person erhält auf digitalem Weg eine Aufgabe zur weiteren Prüfung und Freigabe.
Ist die zuständige Person im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend, geht die Aufgabe an die jeweilige Vertretung. Eine schnellstmögliche Bearbeitung ist dadurch sichergestellt.
Durch die digitale Rechnungsfreigabe Bearbeitungszeit und Geld sparen
Studien haben ergeben, dass der Prozess zur Rechnungsfreigabe in deutschen Unternehmen im Durchschnitt 12 Tage dauert. Eine schnellere Rechnungsfreigabe von Eingangsrechnungen führt in vielen Fällen dazu, dass Sie Skonto-Abzugsberechtigt sind. Das wiederum reduziert die Ausgaben Ihres Unternehmens und führt zu einer besseren Liquidität. Außerdem senken Sie das Risiko einer Mahnung und damit verbundenen Mehrkosten erheblich.
Wenn Sie den Prozess der Rechnungsbearbeitung von Ausgangsrechnungen durch eine digitale Rechnungsfreigabe beschleunigen, sind Ihre Rechnungen früher bei Ihren Kunden. Das wiederum führt zu einer früheren Fälligkeit und einem schnelleren Zufluss der ausstehenden Zahlungen. Ein weiterer Faktor, der die Liquidität Ihres Unternehmens erhöht.
Wie genau funktioniert das mit der digitalen Rechnungsfreigabe?
Wichtig für die Rechnungsfreigabe auf digitalem Weg ist vor allen Dingen ein gleicher Stand aller beteiligten Abteilungen in Sachen digitale Zugriffe auf die Dokumente in Ihrem Unternehmen. Wenn jeder Bereich Ihres Unternehmens auf die digitale Datenablagesoftware Zugriff hat, können Rechnungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen und andere notwendige Dokumente von den verschiedenen beteiligten Personen gleichzeitig und in Echtzeit geprüft werden.
Rechnungsworkflows sind das Geheimnis der neuen Leichtigkeit
Der Neudeutsche Begriff des Workflows ist keine Erfindung der Digitalierungsindustrie. Aber Workflows klingt einfach besser, als der gute alte Begriff der „Arbeitsabläufe“. Damit die digitale Rechnungsfreigabe reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass alle Rechnungen die notwendigen Rechnungsworkflows in Ihrem Unternehmen durchlaufen.
So sieht der Ablauf eines Rechnungsworkflows von Anfang an aus
- Im ersten Schritt erreichen die Rechnungen Ihr Unternehmen. Für die Rechnungsverarbeitung beginnt nun der digitale Workflow. Die erste Frage, die sich das Programm bei der Verarbeitung stellt, ist die ob es sich bei dem Dokument überhaupt um eine Rechnung handelt. Bestehen Zweifel wird das entsprechende Dokument automatisch in einen Klärungskorb geschoben. Hier haben vorher klar definierte Mitarbeiter Zugriff und prüfen dann, ob es sich um Rechnungen oder andere Dokumente handelt.
- Hat der Rechnungsworkflow automatisiert oder aber die Mitarbeiter bei der Prüfung des Klärungskorbs den Eingang einer Rechnung festgestellt, erfolgt eine automatisierte Prüfung nach § 14 UStG. Wenn die Rechnungen nicht alle gesetzlichen Formalanforderungen an eine Rechnung erfüllen, startet der nächste Klärungsworkflow. Wieder erhalten vorher definierte Mitarbeiter das Dokument mit der Aufgabe zu klären, was genau bei der Rechnungsstellung durch das andere Unternehmen schief gelaufen ist.
- Sind die Rechnungen soweit rechtskonform, startet die Vorkontierung der Eingangsrechnung. Dafür ordnet der Rechnungsworkflow die Rechnung einem Geschäftsvorfall, einer Kostenstelle, einem Kostenträger und den weiteren in Ihrer Buchhaltung notwendigen Kontierungen zu.
- Bis hierhin erfolgt im Idealfall alles automatisch – nur bei Problemen starten Klärungsworkflows. An dieser Stelle müssen auch bei einer richtigen Rechnung zum ersten Mal Mitarbeiter Ihres Unternehmens eingreifen. Denn jetzt setzt der Rechnungsworkflow den für die jeweilige Kostenstellen zuständigen Mitarbeitern eine Ausgabe mit der Bitte um Rechnungsfreigage.Für die digitale Rechnungsfreigabe wird oft eine Rechnungsfreigabe im 4-Augen-Prinzip gewählt. Zumindest ab einer bestimmten Rechnungshöhe. Rechnungen, die die vorher definierte Höhe überschreiten, werden für die entsprechenden Rechnungsfreigaben dann direkt mit Aufgaben für zwei Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen versehen.
- Haben die mit den Rechnungsfreigaben betrauten Mitarbeiter ihre Aufgaben abgehakt – die Rechnungen also auf digitalem Weg freigegeben – leitet der Rechnungsworkflow die Rechnungen direkt weiter zur Buchung. Je nach Software kann auch diese dann automatisch erfolgen oder sie muss wiederum durch Mitarbeiter in der Buchhaltung freigegeben werden.
- Im letzten Schritt erfolgt die Archivierung der Rechnungen, sodass Sie und Ihr Unternehmen auch die steuerrechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen erfüllen.
Fazit: Dank der Kombination aus Rechnungsfreigabesoftware und digitaler Datenablage alle Prozesse immer im Blick haben
Ein modernes Rechnungsmanagement bestehend aus einer Rechnungssoftware mit der digitale Rechnungsfreigabe in einem schnellen und vor allem automatischen Rechnungsprozess ablaufen kann erleichtert nicht nur das Controlling in Ihrem Unternehmen. Es senkt nachhaltig die laufenden Kosten, erhöht Ihre Chancen Skontofristen einzuhalten und damit weitere Kosten zu sparen und erhöht die Effizienz Ihrer Rechnungsfreigaben erheblich.
Das dabei von verschiedenen Stellen in Ihrem Unternehmen gleichzeitig auf die Rechnungen zugegriffen werden kann, beschleunigt den Freigabeprozess enorm und sorgt für schnellere und zuverlässigere Rechnungsfreigaben.
Die Workflows, die von den Rechnungen zu diesem Zweck zu durchlaufen sind, werden vom jeweiligen Anbieter der Software genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und heben so Ihre Buchhaltung auf ein ganz neues Niveau.
