Enterprise Content Management

Was ist eigentlich Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management (abgekürzt ECM) umfasst die Methoden um strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzufassen. Anders als beim Dokumentenmanagement gibt es keine direkte deutsche Übersetzung für den Begriff, so dass sich die englische Bezeichnung auch im deutschen Sprachraum durchgesetzt hat.

Mit den einzelnen Methoden sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content gemeint. Content steht hierbei für analogen oder digitalen Inhalt in Unternehmen. Strukturierte Inhalte sind bspw. Rechnungen, Verträge, Angebote und Personalakten. Zu schwach strukturierten Inhalte können sicherlich E-Mails, weitere schriftliche Korrespondenz und Artikel zählen. Aber auch unstrukturierte Inhalte wie Gesprächsnotizen können eine sehr hohe geschäftliche Relevanz haben.

Mit einer ECM Lösung wird eine Strategie festgelegt, wie mit diesen Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren wird. Die passende Enterprise Content Management Software bildet die Strukturen und Prozesse als unternehmensweite Lösung ab. Der Einsatz eines Enterprise Content Management Systems bringt für ein Unternehmen viele Vorteile und enorme Kosteneinsparungen.

Enterprise Content Management ist eine Strategie, um die Büroarbeit in Unternehmen zu digitalisieren. Der Digital Workplace ist das Softwarewerkzeug von AMAGNO dazu.

Dokumente erfassen und importieren

Am Anfang steht natürlich das Erfassen von Inhalten. Dabei werden analoge Belege oder Rechnungen gescannt und als digitale Dokumente in den entsprechenden Gruppen abgelegt. Auch Dokumente, die bereits in digitaler Form ankommen, z.B. elektronische Rechnungen per E-Mail, werden erfasst und importiert.

Es ist auch möglich große Mengen von analogen Dokumenten zu digitalisieren und in ein ECM zu importieren. Papierarchive nehmen heutzutage immer mehr Platz in Anspruch und sind kaum durchsuchbar. Mit Anbietern wie bspw. Dropscan können ganze Archive digital erfasst und kostensparend archiviert werden.

Dateien verwalten und bearbeiten

Erfasste Dateien und Dokumente werden den passenden Gruppen zugeordnet und durch ein Berechtigungskonzept nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht, die die passenden Rechte haben. Ein Dokumentenmanagement erfasst hierbei den kompletten Lebenszyklus einer Datei und verhindert auch ein unbeabsichtigtes doppeltes Bearbeiten durch ein Einchecken auf Ihrem persönlichen Schreibtisch.

Dokumente und Dateien werden durch eine leistungsstarke Volltextsuche für Anwender auffindbar gemacht. Die Bereitstellung der passenden Dokumente in sekundenschnelle für den Benutzer des ECM ist eine der deutlichsten Merkmale und zugleich Vorteil.

Enterprise Content Management automatisiert die Ablage und erlaubt digitale Workflows

Automatisierte Geschäftsprozesse mit einem soliden Workflow-Management sind die Grundlage, um zukünftig die Mitarbeiter nicht mehr mit Ausdrucken von Rechnungen oder Angeboten zur Freigabe von Raum zu Raum zu schicken. Nicht mal mehr per E-Mail ist dies notwendig, denn mit einer Enterprise Content Management Lösung geschieht dies automatisch und der Mitarbeiter sieht unter seinen zu erledigenden Aufgaben, welches Dokument gerade seine Aufmerksamkeit und Tätigkeit benötigt.

Dabei ist ein Enterprise Content Management kein in sich geschlossenes System, sondern lässt sich über externe Schnittstellen mit weiteren Lösungen (z.B. Finanzbuchhaltung, DATEV) verbinden und übergibt Daten, um Geschäftsprozesse möglichst automatisiert abzubilden.

Speichern, sichern und Daten erfassen. Mit Enterprise Content Management

Beim Speichern liegt der Fokus auf eine kurz- bis mittelfristige Aufbewahrung von Dateien und Dokumenten und nicht auf einer Archivierung. Dokumente werden von Anwendern nicht mehr manuell auf Netzwerklaufwerken gespeichert, sondern über einen Client automatisch und organisiert abgelegt. Auch wenn ein Dokument oder eine Datei in mehreren Versionen vorhanden ist, so ist die Datei grundsätzlich für den Anwender nur ein einziges Mal vorhanden. Entsprechend werden Speichersilos aufgelöst und eine umständliche Suche in verschiedenen Strukturen von Netzlaufwerken entfällt.

Ein benötigtes Dokument wird entweder mit einer Suchfunktion oder über verschiedene Attribute (z.B. Klick-Finder) im ECM Client aufgerufen. Dabei spielt es keine Rolle wo eine Datei abgelegt oder wie siebenannt ist, sondern nur was in ihr steht und welche Attribute oder Workflows ihr zugeordnet sind.

Daten übergeben und exportieren

Die Bereitstellung von Daten und Dokumenten außerhalb des Unternehmens und des Enterprise Content Managements wird immer wichtiger. Dateien und Dokumente müssen auch Mitarbeitern bereitgestellt werden, die sich außerhalb der IT-Infrastruktur befinden. Etwa im Home Office oder von Unterwegs. Auch externe Partner, Lieferanten oder Steuerberater sind auf Dokumente wie Handbücher, Lieferscheine oder Buchhaltungsbelege angewiesen.

Mit einem ECM werden Dokumente nicht per E-Mail Anhang oder sogar als Ausdruck per Post verschickt, sondern z.B. als Passwort gesicherter Weblink. Alternativ erhalten Externe einen eigenen eingeschränkten Zugang zum AMAGNO Client oder es werden CSV oder XML Daten via externer Schnittstelle exportiert.

Archivieren und Compliance erreichen

Große Räume mit Aktenschränken voller Karteileichen war gestern. Mit einem Enterprise Content Management ist ein digitales Archiv fast automatisch erstellt und verwaltet. Dabei ist der Fokus nicht wie beim normalen Speichern von Daten auf eine Langzeitarchivierung gelegt. Bestehende analoge Archive werden digitalisiert und durch eine OCR Erkennung nahezu automatisch verschlagwortet und strukturiert.

Durch definierte Regeln wird anschließend schon beim Erfassen neuer analoger oder digitaler Dokumente festgelegt, ob eine Versionierung einer Datei stattfindet und ob sie dauerhaft archiviert wird. Auch die automatische Festlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen wird mit einem ECM möglich.

Enterprise Content Management

Hinweise zur Auswahl

Der Markt für Lösungen in Deutschland umfasst über 100 Lösungen, von denen ca. 20 eine bedeutende Anzahl an Anwendern vorweisen können. AMAGNO ist mit seinen über 9.000 Anwendern eine der wichtigsten und umfangreichsten modernen ECM/DMS Lösungen in Deutschland und hat einen soliden Kundenstamm aus zahlreichen Branchen.

Als Anbieter entdecken wir jeden Tag, dass die „spontane Suche“ nach einer ECM/DMS Lösung gegen Datei-, Beleg- und E-Mail Chaos nach kurzer begründeter Begeisterung aus eher organisatorischen Gründen scheitert. Aus unserer Erfahrung möchten wir Ihnen helfen, die gröbsten Fehler zu vermeiden und Ihnen folgende Hinweise geben.

auswahl dms ecm 830x461 - Enterprise Content Management ECM

Identifizieren Sie das Kernproblem

Sie werden sicher ein Kernproblem haben, welches Sie primär lösen möchten. Ein ECM/DMS hilft Ihnen auf vielen Ebenen. Informieren Sie sich über die weiteren Möglichkeiten und Ideen einer ECM/DMS Lösung, bevor Sie sich an die Anbieter wenden. Erstellen Sie, idealerweise unter Zuhilfenahme von kompetenten Personen, ein Lastenheft oder mindestens eine gemeinsame Auflistung der Anforderungen und Wünsche an eine ECM/DMS Lösung, damit Sie die Anbieter standardisiert miteinander vergleichen können.

Anwender mit einbeziehen

Beziehen Sie frühzeitig alle Entscheider (Geschäftsführer, Controlling, Finanzabteilung etc.) und zukünftigen Anwender mit ein. Die Einführung eines Enterprise Content Management Systems ermöglicht viele neue Möglichkeiten, Einsparungen und Effizienz, aber bringt auch viele Veränderungen für die Anwender mit sich. Neue und umfangreiche Technologien scheitern oft an einer geringen Akzeptanz bei den Anwendern. Durch eine frühzeitige Einbindung der Anwender können Sie sicher sein, dass die neue Technologie auch vollständig akzeptiert wird.

Projekt planen

Planen Sie die Aufwände und den Projektablauf, um eventuelle Stolpersteine möglichst frühzeitig identifizieren und aus dem Weg räumen zu können. Es ist also zuerst ein gewisser Aufwand nötig, um anschließend die Vorteile genießen zu können. Sie benötigen Zeit und eine Kosteninvestition (die sich schnell wieder rentieren wird). Ist man dazu nicht bereit, sind weitere Schritte faktisch sinnlos. Bauen Sie sich einen zeitlichen Fahrplan auf, den Sie konsequent mit den beteiligten Entscheidern gemeinsam verfolgen.

Anforderungen erfassen

Besonders Schnittstellen und externe Anwendungen sollten Sie nicht außer Acht lassen. Moderne Enterprise Content Management Systeme sind keine geschlossenen Lösungen, sondern hoch integrativ und kommunizieren über entsprechende Schnittstellen bspw. mit DATEV und Co. In einem Lastenheft sollten alle technischen Anforderungen festgehalten werden. Im Idealfall wird solch ein Lastenheft ganz am Anfang erstellt und bei Bedarf ergänzt.

ECM Beratung und Projektbegleitung

Ab einer gewissen Mitarbeiterzahl ist es sinnvoll, das Projekt von erfahrenen Personen/Unternehmen begleiten zu lassen. Sie helfen Ihnen bei der Definition Ihrer Anforderungen und erzeugen Lastenhefte, die als Grundlage für ein genaues Angebot von ECM/DMS Anbietern dienen. Der wesentliche Vorteil hierbei liegt darin, dass die Experten Anforderungen mit Fachtermini benennen können und so qualifiziert zwischen Ihnen als Anwender und dem Anbieter vermitteln können. Erfahrungsgemäß kommt es so zu einer schnelleren und reibungsloseren Inbetriebnahme von ECM/DMS Lösungen in Unternehmen.

Links

ECM / DMS Verbände

Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.

Links

ECM / DMS Messen

Neben den zahlreichen Roadshows und Hausmessen von Anbietern und Systemhäusern gibt es beispielsweise in Deutschland folgende Messen, auf denen Anbieter und Experten ECM/DMS Lösungen präsentieren.

Links

ECM / DMS Marktübersichten und Portale

Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/DMS Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige Marktübersichten. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.

Schneller und effizienter arbeiten mit einem ECM

Mehr Informationen

X