Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Methoden um strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzufassen. Anders als beim Dokumentenmanagement gibt es keine direkte deutsche Übersetzung für den Begriff, so dass sich die englische Bezeichnung auch im deutschen Sprachraum durchgesetzt hat.

Mit den einzelnen Methoden sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Content gemeint. Content steht hierbei für analogen oder digitalen Inhalt in Unternehmen. Strukturierte Inhalte sind bspw. Rechnungen, Verträge, Angebote oder Personalakten. Zu schwach strukturierten Inhalten können sicherlich E-Mails, weitere schriftliche Korrespondenz und Artikel zählen. Aber auch unstrukturierte Inhalte wie Gesprächsnotizen können eine sehr hohe geschäftliche Relevanz haben.

Mit einer ECM-Lösung wird eine Strategie festgelegt, wie mit diesen Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren wird. Die passende Enterprise Content Management-Software bildet die Strukturen und Prozesse als unternehmensweite Lösung ab. Der Einsatz eines Enterprise Content Management-Systems bringt für ein Unternehmen viele Vorteile und enorme Kosteneinsparungen.

Zusammenfassung

„Was ist Enterprise Content Management?“

Der Branchenverband Bitkom hat die Aufgabe des Enterprise Content Management präzise definiert:

„Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden, Technologien und Werkzeuge zur unternehmensweiten Erfassung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (in Form von Dokumenten und Mediendaten). ECM-Werkzeuge (z.B. ECM-Lösungen) ermöglichen die effektivere Handhabung von unstrukturierten Informationen in einem Unternehmen unabhängig vom Aufbewahrungsort derselben und unterstützen darüber hinaus die ordnungsgemäße Ablage und Archivierung von Daten aus anderen Business-Anwendungen.“

Im Kontext der digitalen Dokumentenverwaltung tauchen häufig zwei Akronyme immer wieder auf: ECM und DMS. Obwohl sie ähnliche Ziele verfolgen, gibt es einen feinen Unterschied zwischen ihnen.

Allgemein unterstützen beide Tools die Unternehmen dabei, ihre Daten, Informationen und Dokumente zu organisieren, zu speichern und zugänglich zu machen. Beide bieten Lösungen zur Bewältigung der Herausforderungen im Informationsmanagement, haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung bis zur Archivierung. Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, Dokumente effizient zu erfassen, zu klassifizieren, zu speichern, zu suchen und zu teilen. Es bietet Funktionen wie Versionierung, Workflow-Management und Zugriffskontrollen, um die Dokumentenverwaltung zu optimieren. Das Hauptziel eines DMS besteht darin, die Effizienz und Genauigkeit im Umgang mit Dokumenten zu verbessern und die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen zu reduzieren.

Im Gegensatz dazu deckt das Enterprise Content Management (ECM) einen breiteren Bereich ab. ECM umfasst nicht nur die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch die Steuerung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten in einem Unternehmen. Also alle Arten von Informationen, einschließlich Dokumente, E-Mails, digitale Medien, Webinhalte und vieles mehr.

Ein Enterprise Content Management stellt sicher, dass Informationen effektiv erfasst, organisiert, gespeichert und genutzt werden können. Es integriert sich oft nahtlos in andere Unternehmenssysteme wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP). Das Hauptziel von ECM besteht darin, die Effizienz und Produktivität der gesamten Organisation zu steigern, indem es den Zugriff auf relevante Informationen verbessert und die Zusammenarbeit fördert.

In der heutigen digitalen Ära steht die effiziente Verwaltung von Inhalten für Unternehmen an vorderster Front. Die Bewältigung der Flut an Dokumenten, Dateien und Informationen erfordert eine leistungsstarke Lösung, die den gesamten Lebenszyklus von Inhalten abbildet. Genau hier kommt das Enterprise Content Management (ECM)-System ins Spiel. Doch was steckt eigentlich hinter diesem vielseitigen Tool? Lassen Sie uns einen Blick auf die essenziellen Bausteine werfen, die ein modernes ECM-System ausmachen.

Dokumentenmanagement – Ordnung in der digitalen Welt

Das Herzstück eines ECM-Systems bildet das Dokumentenmanagement. Es ermöglicht die nahtlose Erfassung, Speicherung, Organisation und Verwaltung digitaler Dokumente unterschiedlichster Formate – von Textdokumenten über Präsentationen bis hin zu Multimedia-Dateien. So behalten Unternehmen den Überblick und können ihre wertvollen Informationen schnell und effizient verwalten.

Metadatenverwaltung – der Schlüssel zur präzisen Klassifizierung

Ein ECM-System wäre unvollständig ohne eine ausgeklügelte Metadatenverwaltung. Hier werden zusätzliche Informationen über die Inhalte erfasst, wie beispielsweise Autor, Erstellungsdatum, Inhaltstyp und Zugriffsrechte. Dank dieser Metadaten können Unternehmen Inhalte präzise kategorisieren und finden genau das, wonach sie suchen.

Workflow-Management – Prozesse optimieren, Effizienz steigern

Ein effektives ECM-System bietet ein leistungsstarkes Workflow-Management. Aufgaben werden automatisiert zugewiesen, der Arbeitsfortschritt überwacht und Genehmigungs- sowie Freigabeprozesse gesteuert. So können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren, Zeit sparen und eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleisten.

Versionierung und Revisionssicherheit – Veränderungen verfolgen, Integrität gewährleisten

Die Verwaltung von Dokumentenversionen ist ein weiterer entscheidender Aspekt eines ECM-Systems. Unternehmen können Änderungen an Inhalten nachverfolgen und sicherstellen, dass die Integrität ihrer Daten gewahrt bleibt. Zudem erfüllen sie damit Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung von Inhalten.

Leistungsstarke Suche und Indexierung – Inhalte schnell auffinden

Ein ECM-System bietet fortschrittliche Such- und Indexierungsfunktionen, um die Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern. Die Volltextsuche, das Tagging und die Kategorisierung ermöglichen es den Nutzern, rasch und effizient auf relevante Informationen zuzugreifen.

Records Management – Regulatorische Anforderungen erfüllen

Die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Ein ECM-System unterstützt das Records Management, indem es die Verwaltung und Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente erleichtert. So behalten Unternehmen nicht nur den Überblick über ihre Inhalte, sondern erfüllen auch gesetzliche Vorgaben.

Collaboration-Tools – Zusammenarbeit auf neuem Niveau

Ein modernes ECM-System fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Inhalten. Benutzer können nahtlos zusammenarbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen verfolgen. Dies steigert die Effizienz der Teamarbeit und fördert den Informationsaustausch.

Sicherheit und Zugriffskontrolle – Schutz wertvoller Informationen

Die Sicherheit sensibler Informationen ist ein zentraler Aspekt eines ECM-Systems. Es bietet Mechanismen zur Zugriffskontrolle und Authentifizierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Unternehmen können Zugriffsrechte festlegen und sicherstellen, dass sensible Inhalte geschützt bleiben.

Integration mit anderen Systemen – Nahtloser Informationsfluss

Ein modernes ECM-System kann nahtlos in andere Unternehmenssysteme integriert werden, wie beispielsweise Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) oder Human Resource Management (HRM) Systeme. Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Informationsfluss und verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams.

Zusammenfassung

„Welche Bausteine beinhaltet ein ECM-System?“

„Ein modernes ECM-System bietet Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur effizienten Verwaltung und Organisation von Inhalten.

Vom Dokumentenmanagement über die Metadatenverwaltung bis hin zum Workflow-Management und der Versionierung: All diese Bausteine ermöglichen es Unternehmen, den gesamten Lebenszyklus ihrer Inhalte zu kontrollieren. Mit leistungsstarken Such- und Indexierungsfunktionen, Collaboration-Tools und Integration mit anderen Systemen wird die Zusammenarbeit erleichtert und der Informationsfluss optimiert. Darüber hinaus gewährleistet ein ECM-System die Sicherheit sensibler Informationen und hilft Unternehmen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Kurz gesagt, ein modernes ECM-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Inhalte effizient verwalten und nutzen möchten, um ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.“

Die teilweise Jahrhundert alte Büroarbeit mit Papier ist immer noch in vielen Unternehmen aktiv. Um die damit verbundenen Defizite aufzulösen, sind ECM Lösungen entwickelt worden.

Der Nutzen gegenüber der traditionellen Arbeitsweise ist auf allen Ebenen enorm, auch wenn demgegenüber der Aufwand der Inbetriebnahme steht. Selbst dieser ist heute durch fertige Lösungen und Assistenten überschaubar geworden.

Ohne eine ECM Lösung wird ein Unternehmen kaum mehr moderne junge und rein digital geprägte Wissensmitarbeiter für sein Unternehmen gewinnen können. Ein ECM System ist somit eine Investition in die personelle Zukunft eines Unternehmens.

Enterprise Content Management-Systeme kümmern sich um die rechtssichere nachvollziehbare Ablage von Dokumenten aus jeglichen Quellen. Sie steuern die Bearbeitung, ermöglichen digitale Prozesse und interagieren mit anderen Lösungen zum Zweck des Datenaustauschs und Datenabgleichs. Es gibt derzeit verschiedene Namensvariationen mit unterschiedlichen Interpretationen des Themas, z. B. Content Services, Digital Workplace, Digital Office und weitere.

Wie lassen sich Dateien erfassen und importieren?

Am Anfang steht natürlich das Erfassen von Inhalten. Dabei werden analoge Belege oder Rechnungen gescannt und als digitale Dokumente in den entsprechenden Gruppen abgelegt. Auch Dokumente, die bereits in digitaler Form ankommen, z.B. elektronische Rechnungen per E-Mail, werden erfasst und importiert. Individuelle Anbindungen werden über Schnittstellen ermöglicht.

Es ist auch möglich große Mengen von analogen Dokumenten über Scandienstleister zu digitalisieren. Anbietern wie bspw. Dropscan ersetzen den Briefkasten eines Unternehmens mit direkter Übergabe der Briefpost in das ECM. Belege aus den tausenden Onlineportalen holen Services wie Invoicefechter und GetMyInvoices ab und übertragen die Dateien in das Enterprise Content Management.

Wie lassen sich Dateien verwalten und bearbeiten?

Erfasste Dateien und Dokumente werden den passenden Gruppen zugeordnet und durch ein Berechtigungskonzept nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht, die die passenden Rechte haben. Ein Enterprise Content Management erfasst hierbei den kompletten Lebenszyklus einer Datei und verhindert auch ein unbeabsichtigtes doppeltes Bearbeiten durch ein Einchecken auf Ihrem persönlichen Schreibtisch.

Dokumente und Dateien werden durch eine leistungsstarke Volltextsuche für Anwender auffindbar gemacht. Die Bereitstellung der passenden Dokumente in sekundenschnelle für den Benutzer des ECM ist eine der deutlichsten Merkmale und zugleich Vorteil.

Wie werden Daten von Dokumenten automatisch erkannt?

Enterprise Content Management Systeme verfügen über eine trainierbare oder automatische integrierte Texterkennung (OCR) von unstrukturierten Dokumenten, beispielsweise von Scannern oder PDF Dateien. Ebenso verfügen diese Systeme über leistungsfähige Volltextsuchen, die es ermöglichen, im gesamtem Text von Millionen Dateien gesuchte Inhalte in Sekunden zu finden. Dies erhöht die Qualität für die suchenden Mitarbeiter enorm.

Dabei ist ein Enterprise Content Management kein in sich geschlossenes System, sondern lässt sich über externe Schnittstellen mit weiteren Lösungen (z.B. Finanzbuchhaltung wie Datev oder ERP Systeme wie Microsoft Dynamics 365) verbinden und übergibt Daten, um Geschäftsprozesse möglichst automatisiert abzubilden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis.

Wie werden Dateien gesucht und gefunden?

Ein Enterprise Content Management verfügt über eine leistungsfähige Recherchemöglichkeit, die je nach gewähltem System viele Möglichkeiten bietet. Typischerweise sind alle Dateien über den Dateinamen auffindbar. Hinzu kommen dann eine Volltextsuche, die es erlaubt, in Millionen von Dateien im gesamten Text nach Begriffen zu suchen. Das ECM System zeigt die Treffer mit Fundstellen und der betreffenden Seite an. Bestenfalls werden die gefundenen Begriffe direkt in der Vorschau auf den Seiten optisch hervorgehoben.

Zu den reinen Textinformationen erfasst ein ECM System auch Daten, die oft als Merkmal oder Tag definiert sind. Dazu bietet ein ECM System ergänzend flexible Suchmasken für die sogenannten Meta-Daten an oder bieten eine dynamische Recherchestruktur auf Basis dieser Daten, um die Defizite einer einseitigen Ordnerstruktur zu beenden.

Wie werden Prozesse digital umgesetzt?

Unternehmen bestehen aus zahlreichen wichtigen Geschäftsprozessen (Workflows), die oft noch analog oder auf Zuruf laufen. Enterprise Content Management Systeme beinhalten die Umsetzung dieser Prozesse auf eine digitale Basis mit einem integrierten Workflow Management. Typische Prozesse sind eine Rechnungseingangsverarbeitung inklusive Freigabe- und Buchungsprozessen, Personalakten, Bewerbermanagement, Qualitätsmanagement, Vertragsmanagement und vieles mehr.

Die ECM Lösungen interscheiden sich hier oft in der Komplexität der Umsetzung: Workflows müssen vorab programmiert werden oder visuelle Designer oder Regeldesigner erlauben eine Low/No Code Umsetzung. Letzteres beschleunigt die Einführung erheblich. Die Anbieter liefern teilweise bereits vorkonfigurierte Workflows als Basis mit aus.

Wie kann ich Dateien rechtskonform ablegen (Compliance)?

Enterprise Content Management Systeme erlauben durch die Ablage von digitalisierten Dokumenten per se eine hohe rechtliche Konformität in vielen Bereichen. Eine digitale Archivierung verhindert Manipulationen und unerlaubtes Löschen von Dateien. Ebenso zeigt ein ECM Inhalte an, deren Archivende erreicht ist, um es zu vernichten.

Durch eine Versionierung sichert ein ECM vorherige Arbeitsergebnisse ab und stellt eine Nachvollziehbarkeit der Änderungen her. Die integrierte Volltextsuche findet im Rahmen der DSGVO in Sekunden auf Basis von Namen die notwendigen Dokumente, um sehr schnell die Auskunftsrechte zu gewährleisten.

Insgesamt schützt ein ECM System vor zahlreichen rechtlichen Forderungen, die ein Unternehmen mit einer analogen Ablage kaum erreichen kann. ISO und IDW Zertifikate belegen die Einhaltung dieser Normen z.B. die IDW PS 880 für eine rechtskonforme Speicherung von Belegen gegenüber dem Finanzamt.

Nicht selten starten Unternehmen auf Grund eines akuten „Schmerzes“ (Datenverlust, Eingabefrust, Abmahnungen, etc.) mit einer Suche nach einem ECM über Google und dürfen hier sehr viele Informationen sortieren und Fragen von Anbietern beantworten. Daher lohnt sich eine erste kleine Planung im Voraus.

1. Identifizieren Sie das Kernproblem

Sie werden sicher ein Kernproblem haben, welches Sie primär lösen möchten. Ein ECM/DMS hilft Ihnen auf vielen Ebenen. Informieren Sie sich über die weiteren Möglichkeiten und Ideen einer ECM/DMS-Lösung, bevor Sie sich an die Anbieter wenden. Erstellen Sie, idealerweise unter Zuhilfenahme von kompetenten Personen, ein Lastenheft oder mindestens eine gemeinsame Auflistung der Anforderungen und Wünsche an eine ECM/DMS-Lösung, damit Sie die Anbieter standardisiert miteinander vergleichen können.

2. Anwender mit einbeziehen

Beziehen Sie frühzeitig alle Entscheider (Geschäftsführer, Controlling, Finanzabteilung etc.) und zukünftige Anwender mit ein. Die Einführung eines Enterprise Content Management-Systems ermöglicht viele neue Möglichkeiten, Einsparungen und Effizienz, aber bringt auch viele Veränderungen für die Anwender mit sich. Neue und umfangreiche Technologien scheitern oft an einer geringen Akzeptanz bei den Anwendern. Durch eine frühzeitige Einbindung der Anwender können Sie sicher sein, dass die neue Technologie auch vollständig akzeptiert wird.

3. Projekt planen

Planen Sie die Aufwände und den Projektablauf, um eventuelle Stolpersteine möglichst frühzeitig identifizieren und aus dem Weg räumen zu können. Es ist also zuerst ein gewisser Aufwand nötig, um anschließend die Vorteile genießen zu können. Sie benötigen Zeit und eine Kosteninvestition (die sich schnell wieder rentieren wird). Besteht die Bereitschaft nicht, sind weitere Schritte faktisch sinnlos. Bauen Sie sich einen zeitlichen Fahrplan auf, den Sie konsequent mit den beteiligten Entscheidern gemeinsam verfolgen.

4. Anforderungen erfassen

Besonders Schnittstellen und externe Anwendungen sollten Sie nicht außer Acht lassen. Moderne Enterprise Content Management-Systeme sind keine geschlossenen Lösungen, sondern hoch integrativ und kommunizieren über entsprechende Schnittstellen bspw. mit DATEV und Co. In einem Lastenheft sollten alle technischen Anforderungen festgehalten werden. Im Idealfall wird solch ein Lastenheft ganz am Anfang erstellt und bei Bedarf ergänzt.

Beratung und Projektbegleitung

Ab einer gewissen Mitarbeiterzahl ist es sinnvoll, das Projekt von erfahrenen Personen/Unternehmen begleiten zu lassen. Sie helfen Ihnen bei der Definition Ihrer Anforderungen und erzeugen Lastenhefte, die als Grundlage für ein genaues Angebot von ECM/DMS-Anbietern dienen. Der wesentliche Vorteil hierbei liegt darin, dass die Experten Anforderungen mit Fachtermini benennen können und so qualifiziert zwischen Ihnen als Anwender und dem Anbieter vermitteln können. Erfahrungsgemäß kommt es so zu einer schnelleren und reibungsloseren Inbetriebnahme von ECM/DMS-Lösungen in Unternehmen.

• BARC (www.barc.de)
• PROJECT CONSULT (www.project-consult.com)
• Zöller & Partner (www.zoeller.de)
• PENTADOC AG (www.pentadoc.com)
• Pitschek + Partner (www.pitschek.com)

Verbände

Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.

• VOI (www.voi.de)
• BITKOM (www.bitkom.org)
• AIIM (www.aiim.org)

Messen und Veranstaltungen

Viele klassische Messen zum Entdecken von ECM Lösungen sind nicht mehr existent, wie die CeBIT, Internet World, DMS Expo. Webinare und Downloadportale ersetzen diese.

• Digital Content Expo (www.dcx-expo.com)
• Digital Future Congress (www.digital-futurecongress.de)
• Bitkom Digital Office Conference (www.office-conference.com)

Marktübersichten und Portale

Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/DMS Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige Marktübersichten. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.

• ECM Guide (www.ecmguide.de)
• Softselect (www.softselect.de)
• IT-Auswahl (www.it-auswahl.de)
• Softguide (www.softguide.de)
• Trovarit (www.trovarit.com)
• CIO (www.cio.com)

Softwarebewertungsportale

Im Internet finden sich vermehrt Bewertungsportale, die Softwarelösungen zu jeglichen Branchen und Themen aufnehmen und bewerten (lassen).

• Netzsieger (www.netzsieger.de)
• GetApp (www.getapp.de)
• OMR (www.omr.com)
• Trusted (www.trusted.de)
• Capterra (www.capterra.com)