16. April 2024

Neuestes Amagno ECM für E-Rechnungspflicht

Oldenburg, 16.04.2025. Zwischen Unternehmen gilt ab dem 1.1.2025 die Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen. Mit Übergangsfristen bis 2028 wird sich die Erstellung und der Empfang von Rechnungen fundamental verändern. Es besteht also Handlungsbedarf bei fast jedem B2B Unternehmen. Das deutsche ECM System Amagno ist dafür bereit und erzeugt auch für reine XML basierte Rechnungen eine benutzerfreundliche optische Interpretation.

Das Ende vom klassischen PDF und Papier bis 2028

Der Bundesrat hat im März 2024 im Rahmen des Wachstumsschancengesetzes zahlreiche Änderungen an Gesetzen beschlossen. Ein Ergebnis daraus ist der verpflichtende Umstieg von Unternehmen im Empfang und in der Versendung von Rechnungen auf die Norm EN 16391 auf B2B Ebene, also zwischen Unternehmen.

Es beginnt ab 1.1.2025 mit der Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen, beispielsweise via E-Mail. Dies ist auch notwendig, da Unternehmen ebenso ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen erzeugen und versenden dürfen.

Bis 2028 ist die Versendung und der Empfang der elektronischen Rechnungen verpflichtend und gestattet nur sehr eingegrenzte Ausnahmen. Dies besiegelt das Ende von Papier und klassischen PDF oder TIFF Dateien.

Vorteile von elektronischen Rechnungen

E-Rechnungen ermöglichen sehr schnelle digitale Übermittlungen und Prozesse. Die Datenqualität ist optimal, da es sich primär um einen Datensatz und nicht um ein „optisches“ Dokument handelt. Entsprechend entfällt eine manuelle Erfassung oder OCR Fehler bei einer automatisierten Erfassung von digitalisierten Rechnungen.

Durch schnellere Prozesse lassen sich Skontofristen einhalten und schnellere Zahlungseingänge erwarten. Die Betriebskosten können erheblich sinken und das Unternehmen kann sich in wirtschaftlich schwachen Zeiten personell schlanker aufstellen. Nicht zuletzt eine hoch automatisierbare Verbuchung von Belegen hilft hier.

Amagno ist bereit für E-Rechnungen

Das digitale Dokumentenmanagement Amagno ist ab Version 6.15 bereit für elektronische Rechnungen. Während ZUGFeRD Dokumente bereits seit langem mit seinen enthaltenen Daten automatisch erkannt wurden, ist jetzt das Format XRechnung hinzugekommen. Die EN 16931 erlaubt durch seine Technologieoffenheit weitere Formate dieser Auswertbarkeit.

Die Besonderheit bei XRechnungen ist sein Format. Es handelt sich dabei um eine für Mitarbeiter im klassischen Rechnungsworkflow nur schwer lesbare XML Datei. Da gerade die XRechnung sehr einfach zu erstellen ist, wird dies Format vermutlich bei ERP und WAWI Softwareanbietern bevorzugt. Dies wird durch die schwere Lesbarkeit einen erheblichen Einfluss auf den Rechnungsprozess haben. Zumal auf diesen Dateien keine Stempel oder Anmerkungen möglich sind.

Automatisch generierte Rechnungsvorschauen für XRechnung

Amagno möchte die Anwender im Unternehmen durch das XML Format nicht überfordern. Stempel und Anmerkungen sollen möglich sein. Die Optik soll sich erstmal von anderen Formaten, wie PDF oder gespannte Dokumente, nicht unterscheiden, damit die Mitarbeiter auf diesen Transformationsweg nicht überfordert werden.

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(Video zeigt den Import von zwei ZUGFeRD und zwei XRechnungs Dokumenten inklusive deren Vorschauinterpretation.

Aus dem Grund generiert Amagno automatisch für diese XML Formate eine allgemeine Interpretation der wichtigsten Daten als Vorschau. Maßgeblich blieben natürlich weiterhin die Daten in der dahinterliegenden XML Datei.

Den Mitarbeitern ermöglicht dies aber einen einfachen Übergang auf diese neuen Rechnungsformate für ihre täglichen Prozesse.

Damit sind Kunden von Amagno automatisch für kommende Anforderungen abgesichert und profitieren vom hohen Automatisierungsgrad durch die digitalen Rechnungsdaten.

E-Rechnungsempfang in der Amagno Business Cloud sofort einsetzbar

Die Amagno Business Cloud von Amagno beinhaltet automatisch eine Anbindung an E-Mail Postfächer oder bietet sichere FTP Zugänge, damit Absender E-Rechnungen sicher und nachvollziehbar anliefern können. Interessierte Unternehmen können auf der Homepage eine kostenfreie Testphase der Amagno Business Cloud nutzen.

Webinare zur E-Rechnungspflicht

Amagno bietet in den kommenden Monaten zahlreiche Webinare zum Thema der E-Rechnungspflicht an. Fristen, Konsequenzen, Best Practice und vieles mehr.

Das erste Webinar startet am 30.04.2024. Weitere Webinartermine und andere Webinarthemen finden Sie hier.