Digitale Prozesse und Dokumente in der Logistik

Die neuartige Dokumentenmanagement Software (DMS)
mit kostenfreien Standardworkflows

Beenden Sie manuelle Papierprozesse und lästiges Abtippen, finden Sie wichtige Informationen in Sekunden und arbeiten Sie transparent und ortsunabhängig mit Ihrem Team zusammen.

Digitalisierung in der Logistik - Wie ein DMS helfen kann!

Mehr Lieferungen, mehr Leistungen, neue Regularien und sinkende Margen: Das ist die Lage der Logistik heute. Für die Unternehmen ist es wichtiger denn je, ihre Prozesse zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies treibt den Trend zur weiteren Digitalisierung in der Logistik voran – von kleinen Betrieben bis zu den Riesen der Branche.

Ob Sendungs-, Zoll- und Lagerbelege, Kundenaufträge, Rechnungen, Gebindescheine oder Track-&-Trace-Informationen: Jeder Transport bringt eine Vielzahl von Dokumenten mit sich, die verwaltet werden müssen. Mit Papier und Excel-Tabellen ist das kaum zu schaffen. Hinzu kommt, dass Kunden Ablieferbelege und Rechnungen elektronisch erhalten oder darauf zugreifen wollen.

Mitarbeiterfreundliche Enterprise-Content-Management (ECM) oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS) erleichtern die Verarbeitung all dieser sendungsbezogenen Dokumente, Informationen und Vorgänge erheblich. Zudem ermöglichen sie die rechtskonforme Aufbewahrung in einem zentralen digitalen Archiv.

Sie planen die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems?

Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.

Warum Sie ein DMS in Ihrem Logistikunternehmen einführen sollten

Es gibt einige technische Lösungen, die teilweise bereits im Einsatz sind und der Logistikbranche bei der Digitalisierung weiterhelfen. Eine der wichtigsten Lösungen stellt das Dokumentenmanagement-System (DMS) dar.

Was für Vorteile hat ein DMS für die Logistik?

Effizienzsteigerung:

Ein DMS ermöglicht das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen.

Datensicherheit:

In vielen Branchen werden häufig sensible Daten verarbeitet. Ein DMS kann dazu beitragen, die Sicherheit dieser Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten.

Platzersparnis:

Die Aufbewahrung von Dokumenten in physischer Form nimmt oft viel Platz in Anspruch. Ein DMS kann dazu beitragen, den Platzbedarf zu reduzieren, indem es eine digitale Speicherung ermöglicht.

Automatisierung der Geschäftsprozesse:

Ein DMS kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen, indem es beispielsweise den Workflow von Dokumenten unterstützt. Dies kann dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.

Compliance und gesetzliche Anforderungen:

Unternehmen müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein DMS kann helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es die dokumentierte Aufbewahrung und Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht.

Kosteneinsparungen:

Die Einführung eines DMS kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger physischer Speicherplatz benötigt wird und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.

Wie Amagno Ihnen dabei hilft, Ihr Logistikunternehmen innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren

Beheben Sie Ihr Dateichaos, Ihre Papierberge und E-Mail-Inseln mit der Amagno Business Cloud. Über 25.000 Businessanwender mit über 10 Mio. Dateien vertrauen auf die Lösung durch Amagno.

Lösungen im Überblick

Digitale Rechnungsverarbeitung

Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsbearbeitung und optimieren Sie Ihren Workflow mit unserer digitalen Rechnungsverarbeitung – einfacher, schneller, effizienter!

Digitales Vertragsmanagement

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Digitaler Posteingang

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Digitale Unterschrift

Unterzeichnen Sie Dokumente in Sekundenschnelle und völlig papierlos! Nutzen Sie jetzt unsere digitale Unterschrift und profitieren Sie von maximaler Sicherheit und Komfort.

E-Mail-Archivierung

Behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mails und sichern Sie wichtige Informationen! Testen Sie jetzt unsere zuverlässige E-Mail-Archivierung und bleiben Sie stets auf dem Laufenden.

Digitale Zusammenarbeit

Arbeiten Sie flexibel und effizient im Team, unabhängig von Zeit und Ort! Entdecken Sie jetzt unsere Tools für digitale Zusammenarbeit und steigern Sie Ihre Produktivität.

Digitale Geschäftsprozesse

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und steigern Sie Ihre Effizienz! Erleben Sie jetzt, wie unsere digitalen Geschäftsprozesse Ihren Unternehmenserfolg unterstützen.

Für welche Unternehmen aus der Logistik sich Amagno eignet

Die Amagno Business Cloud ist ein beliebtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für eine Vielzahl von Unternehmen aus der Logistik geeignet ist.

Speditionen

Die Business Cloud kann von Spediteuren genutzt werden, um Frachtpapiere, Lieferaufträge, Frachtbriefe und andere Dokumente elektronisch zu verwalten und schnell darauf zuzugreifen.

Lagerhäuser

Lagerhäuser können mit der Amagno Business Cloud Lieferscheine, Rechnungen, Inventarlisten und andere wichtige Dokumente effizient organisieren und sicher archivieren.

Transportunternehmen

Güterverkehrsunternehmen können Amagno für die Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Fahrzeugwartung, der Lkw-Verfolgung und der Zollabfertigung nutzen.

Hersteller von Logistiksoftware

Unternehmen, die Softwarelösungen für die Logistik entwickeln, können Amagno in ihre Produkte integrieren, um ihren Kunden eine umfassende Dokumentenverwaltungsfunktionalität anzubieten.

Zahlreiche Integrationen, die amagno bietet

Amagno ist Teil Ihrer Softwareinfrastruktur, bestehend aus vielen Lösungen wie Warenwirtschaft, Auftragswesen, Finanzbuchhaltungen und Fachapplikationen. Damit alle Lösungen perfekt zusammenarbeiten, sind möglichst einfache und standardisierte Schnittstellen und Integrationen notwendig.

Wir liefern Ihnen dafür zahlreiche, sofort nutzbare Möglichkeiten anstelle eines teuren Modulchaos.

Das sagen unsere Anwender aus der Logistik

„Amagno hat unsere papierbasierten Prozesse optimiert und die Effizienz im Umgang mit Dokumenten erheblich gesteigert. Unsere Business Cloud nutzen wir als externes Portal, über das wir Dokumente mit unseren Kunden teilen. Insgesamt bin ich überzeugt, dass Amagno die beste Wahl für unser Unternehmen war und uns einen großen Mehrwert bietet.“

Philip Keunemann,Leiter Logistik und zentrale Prozesse

„Mit Amagno konnten wir den Großteil unserer Prozesse digitalisieren und somit unsere Gedanken wieder auf unsere Kerntätigkeiten und Talente richten. Durch das Abbilden von Geschäftsprozessen, das Automatisieren von Ablagen und Archiven, aber auch der „Living Documents“-Technologie von Amagno, wird die Freude an der Arbeit und die Zusammenarbeit im Team deutlich gestärkt.“

Jan-Dirk JanssenQualitätsmanagement Kleemann Edelstahlservice & Logistik GmbH

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Wissenswertes

Warum ist die Digitalisierung in der Logistik überhaupt wichtig?

Die aktuellen Prozesse in vielen Logistikunternehmen sind noch stark papierbasiert und erfordern eine manuelle Bearbeitung. Im Durchschnitt fallen für jede transportierte Sendung ca. 3-5 Dokumente wie Frachtbriefe, Packzettel, ggf. Track & Trace-Informationen, Schadensmeldungen, Zolldokumente etc. an.

Rechnet man diese Menge an Dokumenten über alle Sendungen und Arbeitstage zusammen, so ergibt sich selbst für mittelständische Logistikunternehmen eine beachtliche Anzahl an Dokumenten, die pro Woche bearbeitet werden müssen.
Werden diese Dokumente noch überwiegend manuell bearbeitet, ist dies nicht nur sehr zeit- und ressourcenintensiv, sondern erschwert auch die korrekte Zuordnung der Dokumente und die sichere Archivierung.

Eine automatisierte und intelligente Digitalisierung der Dokumente und der damit verbundenen Prozesse kann eine erhebliche Entlastung bringen und gleichzeitig die administrativen Bearbeitungskosten pro Sendung deutlich senken. Eine solche Lösung muss jedoch spezifische Anforderungen erfüllen.

Fallstudie: Digitalisierung der Fincke-Hygiene Fachgroßhandel OHG

BAls Familienunternehmen in der zweiten Generation wurde die Fincke-Hygiene Fachgroßhandel OHG im Jahr 1977 gegründet. Im Laufe der Zeit hat das Unternehmen eine bemerkenswerte Entwicklung durchgemacht: Aus einem reinen Hygienepapiergroßhandel wurde es zu einem umfassenden Systemdienstleister im Bereich der Hygiene. Heute arbeitet Fincke-Hygiene eng mit Kunden zusammen, um individuelle Reinigungs-, Hygiene- und Hygienemanagementkonzepte zu entwickeln.

Wie war der Status QUO?

„In der Vergangenheit bewegten uns verschiedene Ausgangssituationen dazu, nach einer Dokumentenmanagement-Lösung zu suchen“, berichtet Stephan Fincke, Geschäftsführer bei Fincke-Hygiene, während er seine Erfahrungen teilt. „Unsere internen Abläufe, vor allem in der Abwicklung, beanspruchten viel Zeit und Energie. Der Umgang mit Papierdokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen gestaltete sich als äußerst zeitaufwändig und frustrierend, da es oft eine Herausforderung war, die benötigten Dokumente wiederzufinden.“

Ein weiterer zentraler Faktor war die Zusammenarbeit mit Lebensmittelherstellern und Kantinen, insbesondere hinsichtlich der Dokumentation von Reinigungsprozessen. Anfänglich versuchte das Unternehmen, diese Reinigungspläne in einem Sharepoint zu speichern. Doch schnell stießen sie an die Grenzen des Systems, da die Dokumentenbibliothek im Sharepoint auf maximal 5.000 Dokumente begrenzt ist.

„Angesichts der Tatsache, dass wir mittlerweile über 10.000 Reinigungspläne verwalten, wurde es unerlässlich, eine Lösung zu finden, die diese Beschränkung nicht aufwies“, berichtet Fincke weiter. Hierin lag ein entscheidender Beweggrund für die Einführung von Amagno – die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu verwalten.

Lösung

Ende 2020 wagte das Team von Finke-Hygiene den Start mit der On Premise-Version von Amagno. Schon bald erkannten sie das Potenzial der Cloud-Variante und entwickelten eine einzigartige Idee für ihre Verwendung. „Die Cloud-Version dient uns nun als effizientes Kundenportal, über das wir Dokumente mit unseren Kunden teilen und ihnen zugänglich machen“, erklärt Philip Keunemann, der als Leiter für Logistik und zentrale Prozesse die Arbeit mit Amagno federführend begleitet.

Anfangs beschränkte sich ihre Nutzung von Amagno noch auf die einfache Dokumenten-Archivierung aus dem ERP-System. Doch im Verlauf der Zeit gelang es ihnen erfolgreich, den Großteil ihrer internen Prozesse in Amagno zu integrieren.

„Unser erster Schritt bestand darin, Abliefernachweise zu verwalten. Dafür implementierten wir einen Workflow, um die Dokumente von Touren zu scannen und zu überprüfen, ob die Zustellung erfolgreich war oder Nacharbeiten erforderlich waren“, beginnt Keunemann von ihrer Umsetzung zu berichten. „Durch dieses System konnten wir auch Probleme schnell identifizieren und zeitnah lösen.“

Doch damit nicht genug. Im Verlauf gelang es ihnen außerdem, die Eingangslieferscheine der Lieferanten erfolgreich in den Workflow zu integrieren, um eine reibungslose Überprüfung der Ware zu gewährleisten. Ihr Fokus lag dabei zunächst auf der Logistik für den Warenein- und -ausgang, während Kollegen aus Qualitätssicherung und Verkauf jederzeit Zugriff auf die Informationen hatten. Als weiteren Meilenstein realisierten sie im letzten Jahr den Zugang von internen QM-Dokumenten für alle Mitarbeiter.

„Neben dieser Hauptablage nutzen wir auch kleinere Ablagen für Anleitungen, Prozessbeschreibungen und IT-Projektinformationen. Die Entscheidung für die On Premise-Version ermöglichte uns die interne Verwaltung der Dokumente, während die Cloud-Version als effektives Portal für die Kommunikation mit Externen fungierte“, erklärt Keunemann weiter, während er von dem Implementierungsprozess erzählt.

In enger Zusammenarbeit mit dem Amagno-Partner Gries gelang es ihnen darüber hinaus, eine Schnittstelle zu ihrem ERP-System zu entwickeln. Sie trug einen weiteren entscheidenden Beitrag dazu bei, ihren Informationsfluss effizient und automatisiert zu gestalten.

Ergebnis

Amagno überzeugt durch vielfältige Stärken, die das Unternehmen auf ein neues Level der Effizienz und Produktivität heben. Besonders beeindruckend findet Fincke-Hygiene das unschlagbare Tempo, das Amagno den Geschäftsprozessen verleiht. Früher waren physische Dokumente mühsam durch verschiedene Abteilungen zu schleppen, was zu Verzögerungen und Zeitverlust führte. Herr Fincke erinnert sich, dass es ein enormer Zeitaufwand war, all die Ablieferscheine nach Nummern zu sortieren. Heute werden sie innerhalb kürzester Zeit gescannt und monatlich in einer Kiste gesammelt.

„Die Integration von ERP- und DMS-Systemen bringt uns monatlich eine Zeitersparnis von etwa 65 Stunden. Dadurch entfallen Aufgaben wie das Ablegen und Abheften von Dokumenten sowie der damit verbundene Arbeitsprozess. Allein durch diese Automatisierung können wir bei einem kalkulierten Stundensatz von 25 Euro eine Einsparung von 1.625 Euro erzielen – und das betrifft lediglich einen einzigen Prozess“, schwärmt er.