Revisionssichere Archivierung
Mit Dokumentenmanagement

Die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, sowie der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement. Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verfplichtet genau nachzuweisen wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können.

Die ECM Lösung von AMAGNO bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Ihr Unternehmen revisionsicher zu führen. Durch automatisierte Workflows und automatische Speicherung von Arbeitsständen lassen sich Handlungen und Arbeitsstände jederzeit nachvollziehen. AMAGNO unterstützt für die Revisionssicherheit eine steuerkonforme Ablage von Belegen und verhindert Manipulationen und Löschung von Dateien.

Dokumentenversionen vergleichen

Die Historie von Dokumenten und E-Mails ist bei einer Revision von enormer Bedeutung.

Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten

Verpassen Sie keine Frist mehr für die rechtskonforme Aufbewahrung oder Löschen von Dokumenten.

Automatische
E-Mail Archivierung

Importieren Sie E-Mails, um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten.

Rechtskonforme Rechnungs- und Belegarchivierung

Automatisierte Versionierung und umfangreiches Rechtekonzept schützt vor Manipulationen.

Versionierung für Revisionssicherheit

Mit der Versionierung von Dokumenten in AMAGNO können Sie jederzeit nachvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Dokumente können auf den persönlichen Schreibtisch in Bearbeitung genommen und anschließend für andere Benutzer wieder freigegeben werden. Dies verhindert doppelte Bearbeitung und spätere Versionsstände sind lückenlos nachvollziehbar.

Revisionssichere Archivierung von Belegen

Digitalisieren Sie Belege, Rechnungen und weitere Buchhaltungsdokumente für eine erhöhte Revisionssicherheit. Statt weiterhin elektronische Rechnungen und Belege auszudrucken und mit anderen Papierbelegen zu archivieren, sollten Unternehmen analoge Dokumente digitalisieren und in einem einheitlichen Archiv revisionssicher vorhalten. Dies optimiert Arbeitsschritte und geforderte Dokumente sind im Bruchteil des bisherigen Zeitaufwandes vorzeigbar.

Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten

Für unterschiedliche Dokumente und Dateien gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die ein Unternehmen einhalten muss. Bei der Archivierung dieser Dokumente werden, je nach Art, Aufbewahrungfristen gesetzt, so dass diese während des gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums nicht gelöscht werden können. Nach Ablauf dieser Frist werden die Dokumente wieder freigegeben und können manuell gelöscht werden.

Schutz vor Manipulationen von Dokumenten

Mit einem digitalen Archiv schützen Sie Ihre Dokumente im Unternehmen vor gewollten und ungewollten Manipulationen oder Löschen. Es haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die diesen auch wirklich benötigen. Das Lesen von sensiblen Dokumenten ist außerhalb des Unternehmens nicht möglich, denn AMAGNO erzeugt für Daten interne Echtheitszertifikate, um Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken.

Gesetzliche und
Steuerrechtliche Anforderungen

Wir haben die AMAGNO Unternehmenslösungen dafür konzipiert, z.B. die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD, ehem. GoBS), sowie für viele weitere rechtliche Rahmenbedingungen zu erfüllen.

Dennoch haben wir uns dazu entschlossen, AMAGNO nicht mit einem Zeritifkat zu versehen, denn dies würde Unternehmen eine Sicherheit suggerieren, die faktisch nicht vorhanden ist. Eine beliebige Zertifizierung für eine Revisionssicherheit wäre zu ungenau und würde nicht die Geschäftsprozesse eines individuellen Unternehmens widerspiegeln. Wir halten es für die bessere Lösung, dass sich Unternehmen durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer die kompletten Prozesse zertifizieren lässt. AMAGNO bietet damit die technologische Grundlage und wir unterstützen Sie hierbei auf Wunsch sehr gerne.

Folgende Anforderungen erfüllt AMAGNO:

  • Deutsche Steuer- und Handels-Gesetzgebung (HGB, FAIT3, AO, GoDB)
  • Deutsches Umsatzsteuergesetz (UstG, BMF-Schreiben)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • Produkthaftung
  • Bundesdatenschutzgesetz
  • Sozialgesetzbuch (SGB)
  • Basel II und Sarbanes-Oxley Act
  • Qualitätsmanagement und Normen (ISO)
  • Arbeits- und Umweltsicherheit

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