Revisionskonforme Archivierung
Dokumentenmanagement für Gesetze und Compliance
Die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, sowie der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement. Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verpflichtet genau nachzuweisen wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können.
Die ECM-Lösung von Amagno bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Ihr Unternehmen revisionssicher zu führen. Durch automatisierte Workflows und automatische Speicherung von Arbeitsständen lassen sich Handlungen und Arbeitsstände jederzeit nachvollziehen. Amagno unterstützt für die Revisionssicherheit eine steuerkonforme Ablage von Belegen und verhindert die Manipulation und Löschung von Dateien.
Die Historie von Dokumenten und E-Mails ist bei einer Revision von enormer Bedeutung.
Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten
Verpassen Sie keine Frist mehr für die rechtskonforme Aufbewahrung oder Löschen von Dokumenten.
Automatische
E-Mail Archivierung
Importieren Sie E-Mails, um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten.
Rechtskonforme Rechnungs- und Belegarchivierung
Automatisierte Versionierung und umfangreiches Rechtekonzept schützt vor Manipulationen.
Versionerung für Revisionskonformität
Mit der Versionierung von Dokumenten in Amagno können Sie jederzeit nachvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Dokumente können auf den persönlichen Schreibtisch in Bearbeitung genommen und anschließend für andere Benutzer wieder freigegeben werden. Dies verhindert doppelte Bearbeitung und spätere Versionsstände sind lückenlos nachvollziehbar.
Rechtskonforme Archivierung
Digitalisieren Sie Belege, Rechnungen und weitere Buchhaltungsdokumente für eine erhöhte Revisionssicherheit. Statt weiterhin elektronische Rechnungen und Belege auszudrucken und mit anderen Papierbelegen zu archivieren, sollten Unternehmen analoge Dokumente digitalisieren und in einem einheitlichen Archiv revisionssicher vorhalten. Dies optimiert Arbeitsschritte und geforderte Dokumente sind im Bruchteil des bisherigen Zeitaufwandes vorzeigbar.
Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten
Für unterschiedliche Dokumente und Dateien gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die ein Unternehmen einhalten muss. Bei der Archivierung dieser Dokumente werden, je nach Art, Aufbewahrungfristen gesetzt, so dass diese während des gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums nicht gelöscht werden können. Nach Ablauf dieser Frist werden die Dokumente wieder freigegeben und können manuell gelöscht werden.
Schutz vor unberechtigten Manipulationen
Mit einem digitalen Archiv schützen Sie Ihre Dokumente im Unternehmen vor gewollten und ungewollten Manipulationen oder Löschen. Es haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die diesen auch wirklich benötigen. Das Lesen von sensiblen Dokumenten ist außerhalb des Unternehmens nicht möglich, denn Amagno erzeugt für Daten interne Echtheitszertifikate, um Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken.
Amagno ist GoBD konform (Softwarebescheinigung)
Die Amagno GmbH erhielt zum Jahresende 2017 für ihre umfassende On Premise und Cloud Enterprise Content Management Lösung Amagno Version 5 von der KRP Audit GmbH WIRTSCHAFTSPRÜFUNGSGESELLSCHAFT die Softwarebescheinigung, welche die Einhaltung zahlreicher Rechtsvorschriften und Normen, beispielsweise nach GoBD, AO und HGB bestätigt. Ergänzend wurde Amagno Version 5 erfolgreich nach IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330 und IDW PS 880 geprüft.
Viele Anforderungen können unter richtigen Voraussetzungen mit Amagno erfüllt werden, z.B.
- Deutsche Steuer- und Handels-Gesetzgebung (HGB, FAIT3, AO, GoBD)
- Deutsches Umsatzsteuergesetz (UstG, BMF-Schreiben)
- Produkthaftung
- Bundesdatenschutzgesetz
- Sozialgesetzbuch (SGB)
- Basel II und Sarbanes-Oxley Act
- Qualitätsmanagement und Normen (ISO)
- Arbeits- und Umweltsicherheit