Versionierung von Dokumenten

Sicherheit und Einhaltung vieler Rechtsnormen und Compliance

Die Versionierung von Dokumenten ist eine der zentralen Funktionen im AMAGNO Dokumentenmanagement. Dabei ist die Dokumentenversionierung entweder zentral für eine komplette Gruppe, oder aber nur für einzelne Dokumente einstellbar. Gewählt werden kann zwischen keiner Versionierung, für 14 Bearbeitungstage oder für eine unbegrenzte Dokumentenversionierung.

Bei einer Versionierung weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert worden ist. Nimmt ein Anwender ein Dokument in Bearbeitung, wird es für andere Anwender gesperrt und ein gleichzeitiges Überschreiben ist nicht möglich. Beendet der Anwender seine Bearbeitung werden die Mitglieder seiner Gruppe über das Mitteilunsgssystem darüber informiert und können, ohne das Dokument öffnen zu müssen, alle Versionenen miteinander vergleichen.

Das AMAGNO Dokumentenmanagement bietet so eine der Grundlagen damit Unternehmen die Revisionssicherheit erlangen. Hierbei ist es wichtig alle Änderungen an den Geschäftsdokumenten, jederzeit und schnell nachvollziehen zu können.

  • Versionierung für alle Dokumente
  • Gruppenweit oder für einzelne Dokumente
  • Umfassender Vergleich von Dokumentenversionen
  • Dokumente in Bearbeitung nehmen

Interaktive Dokumente 560x315 - Versionierung

Die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten ist rechtlich extrem relevant.

GoBD en GDPR Logos 300x120 - Versionierung
01 Datenschutz Siegel Lang 300x98 - Versionierung

Dokumente in Bearbeitung nehmen

Das klassische Dateisystem kennt keine Versionierung. Hier werden neue Dokumentenversionen als neue Dateien abgelegt und mit einer manuellen Versionsnummer versehen. Das ist nicht nur umständlich und zeitraubend, sondern kann auch schnell zu schweren Missverständnissen führen. Eine neue Version wird übersehen und Änderungen auf Grundlage einer älteren Version erstellt. Oder es arbeiten zwei Anwender gleichzeitig und überschreiben Änderungen gegenseitig.

Beim AMAGNO Dokumentenmanagement nimmt ein Anwender das entsprechende Dokument in Bearbeitung und lädt das Dokument auf seinen persönlichen Schreibtisch. Andere Anwender sehen das Dokument nun als „In Bearbeitung durch…“. Das Dokument ist für alle weiter verfügbar, jedoch können keine Bearbeitungen vorgenommen werden. Die weiteren Anwender werden über das interne Mitteilungssystem informiert, wenn die Bearbeitung beendet ist.

Versionen zusammenführen

Das AMAGNO Dokumentenmanagement unterstützt die manuelle Zusammenführung von verschiedenen Versionen, um anschließend mit einer automatischen Versionierung fortzufahren.

Beim Import von Dokumenten aus dem klassischen Dateisystem, zum Beispiel von einem Netzlaufwerk, mit einer manuellen Dokumentenversionierung ist dies meist notwendig. Hier können die verschiedenen Versionen über die Zwischenablage ganz einfach importiert werden. Anschließend übernimmt das AMAGNO Dokumentenmanagement die automatische Versionierung.

Natürlich können alte Versionen von Dokumenten auch wiederhergestellt werden.

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Was ist eine Versionsverwaltung

Als Versionsverwaltung werden Systeme genannt, die für die Erfassung von Änderungen an Dokumenten verwendet werden. Alle Versionen eines Dokuments werden zentral mit einem Zeitstempel und Benutzeridentifizierung gespeichert.

Alle Versionen bilden eine Art Kette, wobei die neuen Versionen eines Dokuments den Anfang bilden. Bei jeder neuen Version werden Versionsnummer, Änderungen, Verfasser und Datum festgehalten. So sind Änderungen jederzeit nachvollziehbar. Auch ein Vergleich von verschiedenen Versionen ist möglich und natürlich auch die Wiederherstellung von vorherigen Versionen.

Beim AMAGNO Dokumentenmanagement werden die Dokumente die bearbeitet werden sollen, in Bearbeitung genommen. Dies wird gerne auch als „Checkout“ bezeichnet. Dokumente die in Bearbeitung sind, können nicht von weiteren Anwendern bearbeitet, sondern nur weiter angesehen werden. Dies verhindert eine gleichzeitige Bearbeitung und gegenseitige Überschreibung von neuen inhaltlichen Änderungen.

Die Versionsverwaltung vom AMAGNO Dokumentenmanagement erkennt Änderungen und stellt diese in der Versionshistorie des einzelnen Dokuments dar. So sind Änderungen schnell nachvollziehbar. Sogar ohne das Dokument überhaupt öffnen zu müssen.

Versionierung 560x315 - Versionierung

Versionshistorie und Darstellung der inhaltlichen Änderungen (rechts) in AMAGNO

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