Effektive Dokumentenerfassung – Best Practices und Tipps

In zahlreichen Unternehmen gehört die Erfassung von Daten beziehungsweise die Dokumentenerkennung zum alltäglichen Standard. Kein Wunder! Wer sich ein wenig genauer mit seinen Tagesabläufen auseinandersetzt, erkennt schnell, dass sich über die Vorteile der Dokumentenerfassung viele Geschäftsprozesse optimieren lassen.

Hierbei ist es dann egal, ob es darum geht, sich ein wenig mehr dem Ziel „papierloses Büro“ zu nähern oder dafür zu sorgen, dass wichtige Dokumente, wie zum Beispiel E Mails oder andere Unterlagen rund um Projekte schnell aufgefunden werden können: Mit einer modernen Dokumentenerfassung sparen Sie viel Zeit und stellen zudem sicher, dass „ganz nebenbei“ rechtliche Vorgaben berücksichtigt werden.

Volltextsuche vs. Dokumentenerfassung

Die Erfassung von konkreten Daten aus Dokumenten macht in modernen DMS Systemen nur Sinn, wenn diese Daten für die Weiterverarbeitung notwendig sind, z.B. für den Abgleich mit einem Warenwirtschaftssystem, Finanzbuchhaltung oder anderen Fachanwendungen. Aber auch bei Dokumenten, bei denen kein Volltext (der eigentliche Inhalt des Dokuments) erkennbar ist, ist die Erfassung von Daten für eine Auffindbarkeit notwendig.

Fast alle DMS / ECM Systeme verfügen über eine leistungsfähige Volltextsuche, die im gesamten Text der Dateien aus Millionen Inhalten die passenden Dokumente in Sekunden wiederfindet. Die Suche ist damit so einfach wie mit einer Internetsuchmaschine. Die Datenerfassung ist dafür nicht erforderlich.

Was bedeutet Dokumentenerfassung?

Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, werden bei der Dokumentenerfassung verschiedene Arten von Schriftstücken erfasst und abgespeichert. Eine der klassischen Vorgehensweisen stellt das Einscannen dar. Das, was vorher in Papierform vorlag, steht nun digital zur Verfügung. Eine ideale Lösung für alle, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig Platz sparen möchten. Immerhin braucht es für die Aufbewahrung der Dokumente, die nun in digitaler Form vorliegen, kein Lager.

Aber welche Vorteile bieten Digitalisierung und Dokumentenerfassung noch?

Alle Vorteile der Dokumentenerfassung in der Übersicht!

Die moderne Dokumentenerfassung, die heutzutage unter anderem bereits in vielen Unternehmen und Behörden genutzt wird, bietet zahlreiche Vorteile auf unterschiedlichen Ebenen. Welche Details in diesem Zusammenhang besonders überzeugend sind, entscheidet natürlich jeder für sich.

Software Lösungen für eine gesteigerte Effizienz

Unternehmen, die in die Digitalisierung und dementsprechend unter anderem in Dokumentenerfassungs-Tools investieren, haben die Möglichkeit, Prozesse und Aufgaben effizienter zu machen. Dies zeigt sich zum Beispiel dann, wenn es darum geht, ein bestimmtes Dokument innerhalb kurzer Zeit zu finden. Dank einer verlässlichen Speicherung braucht es – je nach verwendetem Tool – oft nur noch den passenden Suchbefehl, um die nötigen Informationen sichtbar zu machen.

Ein verlässlicher Schutz der entsprechenden Informationen

Egal, ob Rechnungen, Verträge oder andere Dokumente: Manche Schriftstücke müssen über einen vergleichsweise langen Zeitraum aufbewahrt werden, um Abläufe – unter anderem auch für Dritte – nachvollziehbar zu machen. Eine strukturierte IT Infrastruktur kann für zusätzlichen Schutz sorgen – zumindest dann, wenn die Speicherung der Daten hohe Ansprüche erfüllt. Immerhin kann dann weder ein Wasserschaden noch ein Feuer dafür sorgen, dass die Informationen auf einmal nicht mehr zur Verfügung stehen.

Weniger Kosten

Eine digitale Dokumentenerfassung kann unter anderem auch mit einer merklichen Kosten Ersparnis verbunden sein. Immerhin wird das Ausdrucken auf ihrer Basis unnötig. Das bedeutet unter anderem, dass auch keine Kosten im Zusammenhang mit Papier und Co. anfallen. Abgesehen davon müssen Unternehmen, die mit einer größeren Flut an Dokumenten arbeiten, in diesem Fall kein zusätzliches Lager oder Ähnliches anmieten.

Eine unkomplizierte Analyse

Je nachdem, welche Technologie im Rahmen der Dokumentenerfassung zum Einsatz kommt, ist es möglich, die verschiedenen Dokumente einer Analyse zu unterziehen. Auf diese Weise stellt es in der Regel kein Problem dar, die jeweiligen Geschäftsanwendungen noch transparenter werden zu lassen und Prozesse für die Zukunft zu planen.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Mit Hinblick auf die Aufbewahrung von Belegen existieren auch in der Geschäftswelt verschiedene Vorgaben. Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, die die verschiedenen Anforderungen erfüllt, müssen Sie sich keine Sorgen über die korrekte Speicherung von Papierdokumenten machen. 

Das Ergebnis: Sie reduzieren Ihre Compliance-Risiken.

Eine (mitunter deutliche) Zeitersparnis

Zu guter Letzt kann Ihnen das digitale Erfassen von Dokumenten dabei helfen, im geschäftlichen Alltag Zeit zu sparen. 

Denn: Mit der richtigen Lösung können Sie Ihre Dokumentenerfassung automatisieren und sich auf diese Weise den Rücken freihalten.

Nutzen Sie die Vorteile der Dokumentenerfassung mit einem DMS!

Sie suchen nach einer modernen Dokumentenerfassung, die hohe Ansprüche erfüllt und – selbstverständlich – den gesetzlichen Vorgaben entspricht? Ein Dokumentenmanagement System erfüllt Ihre Erwartungen! Wir bieten Ihnen umfassende Lösungen rund um die Erfassung von Daten und Informationen.

Dank einer Speicherung über die Amagno Business Cloud können Sie Ihre Dokumente nach dem Scannen quasi von jedem Ort der Welt aus abrufen. Alles, was Sie hierzu brauchen, ist ein mobiles Endgerät und eine stabile Internetverbindung.

Welche Arten der Dokumentenerfassung gibt es?

Unabhängig davon, ob Sie Daten und Informationen in großen oder kleinen Mengen ablegen möchten: Beim Speichern Ihrer Dokumente können Sie sich zwischen verschiedenen Vorgehensweisen entscheiden. Einige der bekanntesten wurden in den folgenden Abschnitten zusammengefasst. 

Möglichkeit Nr. 1: Optical Character Recognition (OCR)

Die OCR-Technologie ist dazu in der Lage, Texte, die per Hand verfasst wurden, in elektronischen Text zu verwandeln. Das entsprechende Vorgehen bildet die Basis für eine nachträgliche Analyse und eine zielgerichtete Auswertung.

Möglichkeit Nr. 2: Maschinelles Lernen auf der Basis von KI

KI Software spielt mittlerweile unter anderem auch im Zusammenhang mit Dokumentenerfassung eine wichtige Rolle. Diese Technologie ist dazu in der Lage, bestimmte Muster zu erkennen und dazuzulernen. Auf ihrer Basis können Analyseergebnisse noch weiter verfeinert werden.

Möglichkeit Nr. 3: Intelligent Document Recognition (IDR)

Sie möchten ausschließlich die Informationen sichtbar machen, die für Sie im Rahmen verschiedener Suchanfragen relevant sind? In diesem Fall könnte die Intelligent Document Recognition (IDR) die passende Lösung für Sie sein! Diese Technologie kann unter anderem auch besonders komplexe Inhalte bewerten und analysieren und im Alltag von Unternehmen wertvolle Unterstützung leisten.

Möglichkeit Nr. 4: QR-Codes und Barcodes

QR-Codes und Barcodes spielen bei der Verarbeitung von Rechnungen und anderen Dokumenten eine immer wichtigere Rolle. Sie helfen dabei, die entsprechenden Schriftstücke zu erfassen. Hier heißt es: Einfach scannen und abspeichern!

Möglichkeit Nr. 5: Automatisches Erkennen von Formularen

Hierbei handelt es sich um eine Lösung für diejenigen, die immer wieder dieselben Formate beziehungsweise Formulare nutzen. Die Technologie erkennt die entsprechenden Vorlagen und setzt die jeweiligen Daten aus den Quellen in die richtigen Felder.

Achtung! Scannen und Document Capture sind nicht das Gleiche!

Wer an die Aufbewahrung und an das Abspeichern von Dokumenten denkt, denkt oft an Systeme, die auf eine Erfassung über das Scannen setzen. Hierbei gerät häufig in Vergessenheit, dass es hin und wieder sinnvoll ist, die Vorteile zu nutzen, die Document Capture in diesem Zusammenhang bietet.

Aber worin liegt eigentlich der Unterschied?

Scannen

Beim Scannen werden die eingelesenen Dokumente in der Regel als .pdf Datei oder als .jpg Datei an dem jeweiligen Zielort gespeichert. Eine der Aufgaben des Nutzers ist es hier, sich ein nachvollziehbares System zu überlegen, auf dessen Basis es möglich ist, die entsprechenden Unterlagen schnell wiederzufinden. Solange die Menge an Daten noch weitestgehend überschaubar ist, handelt es sich hierbei um eine praktikable Lösung.

Document Capture

Wenn Sie eine große Anzahl an Dokumenten (vielleicht sogar in unterschiedlichen Formaten?) abspeichern möchten, sollten Sie sich mit den Vorteilen auseinandersetzen, die Ihnen Document Capture Lösungen bieten. Mithilfe der entsprechenden Tools können Sie sowohl die Archive, die bereits bestehen, digitalisieren als auch neue Dokumente hinzufügen. Viele Unternehmen wissen es zu schätzen, dass die Integration der entsprechenden Systeme oft keine große Herausforderung darstellt und dementsprechend nicht viel Zeit in Anspruch nimmt.

Zahlreiche Systeme bieten die Möglichkeit, die eingescannten beziehungsweise die digitalisierten Seiten nachträglich zu begradigen, zu drehen oder anderweitig zu bearbeiten, so dass der Inhalt am Ende noch besser lesbar wird.

Besondere Bedeutung der KI für Dokumentenerfassung

Die modernste Generation der KI, wie beispielsweise OpenAI, Gemini und andere, verfügt über besondere neue Technologien, wie Vektordatenbanken und Large Language Modells (LLMs). Diese verstehen die Semantik eines Inhalts.

Dies hat für die Dokumenterkennung signifikante Vorteile

Daten für viele Formate ohne Antrainieren erfassen

Entgegen klassischer OCR Technologien, auch mit KI unterstützt, oftmals nur wenige Dateiarten erkennt und hohe Dokumentmengen für ein Training notwendig macht, verfügen die modernen KI Systeme über die Kenntnis, wie fast alle Dokumentarten in Unternehmen aufgebaut sind. Dies bedeutet, dass ein Antrainieren nur noch für Sonderfälle erforderlich ist.

Direkte Datenabfrage über eine Unterhaltung

Die Daten lassen sich aus den Dokumenten direkt abfragen, ohne diese als separate Daten zu erfassen und zu speichern. Dazu kann eine Unterhaltung mit Dokumenten oder auch mehreren Dokumenten dienen. Gerade letzteres ermöglicht es, Zusammenhänge zwischen Dokumenten zu erkennen und relevante Daten zurückzugeben.

Amagno bezeichnet diese Unterhaltung mit Dokumenten als Conversational Enterprise Content Management.

Fazit

Die Digitalisierung und die Erfassung von Dokumenten sind im Alltag mit vielen Vorteilen verbunden. Wer sich für ein System entscheidet, das optimal zu seinen Erwartungen passt, kann Inhalte von Verträgen, Rechnungen und anderen Schriftstücken oft innerhalb kurzer Zeit abrufen.

Um profitieren zu können, braucht es natürlich die passenden Lösungen. Und genau an dieser Stelle kommt das ins Spiel. Mit unserer Hilfe finden Sie ganz sicher die Dokumentenerfassung, die zu Ihnen passt!

Egal, ob Sie Ihre E Mails beziehungsweise Ihren Posteingang, Rechnungen oder andere Arten von Text digitalisieren möchten: Wir helfen Ihnen weiter und schaffen einen Prozess, der Sie dabei unterstützt, im Alltag weniger Papier zu verwenden, Platz (und somit auch Kosten) zu sparen.

Genau hieraus ergibt sich in vielen Fällen auch eine gesteigerte Produktivität und ein Prozess, der nicht nur übersichtlich und transparent, sondern auch leicht nachvollziehbar ist. 

Moderne KI erweitert diese Fähigkeiten nochmals durch eine Unterhaltung mit Dokumenten, um in natürlicher Sprache Daten und Informationen aus Dokumenten zu erhalten.