Was glauben Sie, wie viel wertvolle Zeit und Energie in deutschen Behörden & Unternehmen mit der Suche nach Informationen verschwendet wird?
Laut einer Umfrage verbringen rund 67 Prozent der Sachbearbeiter zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen. Diese ineffiziente Ressourcennutzung kann durch eine nach Aktenplan organisierte Schriftgutverwaltung drastisch reduziert werden, so dass mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung steht.
Eine gut strukturierte Schriftgutverwaltung trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung, sondern auch zur Entlastung der Mitarbeiter und zur Verbesserung der Servicequalität für den Bürger bei.
Definition: Schriftgutverwaltung
Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, Aktenhaltung oder Records Management genannt) bezeichnet die systematische Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Schriftstücken innerhalb einer Organisation. Ziel der Schriftgutverwaltung ist es, Informationen effizient zu organisieren, schnell wiederauffindbar zu machen und rechtliche sowie organisatorische Anforderungen zu erfüllen.
Was zählt bei der Schriftgutverwaltung als Schriftgut?
Schriftgut umfasst alle Unterlagen, die aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und potentiell archivwürdig sind. Dazu gehören z.B:
- Verträge
- Personalakten
- Berichte
- Notizen
- Rechnungen
- Protokolle
- E-Mails
- elektronische Dateien
- Datenbankeinträge
Diese Unterlagen werden nach Erledigung der jeweiligen Aufgaben zunächst archiviert. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden sie entweder in das Langzeitarchiv übernommen oder gelöscht bzw. vernichtet.
Digitalisierung der Schriftgutverwaltung
Während die Schriftgutverwaltung in der Vergangenheit hauptsächlich analog auf Papier durchgeführt wurde, findet seit einigen Jahren eine zunehmende Digitalisierung statt. Die Pandemie hat diesen Wandel beschleunigt, denn eine digitale Schriftgutverwaltung ermöglicht es den Beschäftigten, vollständig digital und bei Bedarf auch von zu Hause aus zu arbeiten. Darüber hinaus bietet die Digitalisierung zahlreiche Vorteile in Bezug auf Nachhaltigkeit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit:
- Einsparung von Papier
- Sicherer und schneller Zugriff auf Informationen
- Platzersparnis durch Wegfall von Büroschränken und Archivräumen
Mit moderner Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) lässt sich die Schriftgutverwaltung vollständig digital umsetzen. Spezielle Systeme für das sogenannte „Records Management“, wie sie einst in den USA entwickelt wurden, sind heute für die digitale Schriftgutverwaltung nicht mehr notwendig. Bei ausreichender Skalierbarkeit kann ein DMS auch die digitale Archivierung übernehmen.
Schriftgutverwaltung in Behörden
Eine effektive und effiziente Schriftgutverwaltung ist in der öffentlichen Verwaltung von besonderer Bedeutung. Hier fallen nicht nur besonders viele wichtige Dokumente an, sondern nach Artikel 20 des Grundgesetzes ist „[…] die vollziehende Gewalt an Gesetz und Recht gebunden“. Die Einhaltung dieser Bindung muss überprüfbar sein, weshalb Verwaltungshandeln transparent dokumentiert werden muss. Alle Entscheidungsprozesse sind daher schriftlich festzuhalten.
Eine strukturierte Schriftgutverwaltung spielt dabei eine entscheidende Rolle, da sie wichtige Informationen schneller und direkter zugänglich macht. Alle Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs relevant sind, werden zu einem Vorgang zusammengefasst. Thematisch zusammenhängende Vorgänge bilden zusammen eine Akte.
Damit ist sichergestellt, dass alle Dokumente im Zusammenhang verständlich und transparent sind und auch von Außenstehenden richtig interpretiert werden können. Akten – in digitalisierter Form als E-Akte – bilden neben den Fachverfahren die Grundlage der Dokumentation in der Verwaltung.
Schriftgutverwaltung für Unternehmen
Nicht nur für Behörden, sondern für alle Unternehmen gibt es zahlreiche aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorgaben zur systematischen Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. In Deutschland spielen dabei drei gesetzliche Regelungen eine zentrale Rolle:
Das Handelsgesetzbuch (HGB): Die §§ 239 und 257 HGB regeln die Aufbewahrung von Unterlagen und die Führung von Handelsbüchern.
Abgabenordnung (AO): Die §§ 146 und 147 AO enthalten Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen.
GoBD: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (vormals GoBS und GDPdU) definieren detaillierte Anforderungen an die digitale Aufbewahrung und Archivierung.
Diese Vorschriften legen klare Aufbewahrungs– und Archivierungspflichten fest, die auch für E-Mails gelten. Bei der E-Mail-Archivierung sind jedoch zahlreiche Details zu beachten, um die Büroarbeit nicht zu behindern, sondern im Gegenteil zu erleichtern. Eine sorgfältige und regelkonforme Umsetzung dieser Vorschriften stellt sicher, dass Unternehmen effizient und rechtssicher arbeiten können.
Schriftgutverwaltung mit einem DMS
Das volle Potenzial des Dokumentenmanagements wird erst durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ausgeschöpft. Ein DMS bildet die Brücke zwischen der Verwaltung von Dokumenten und deren revisionssicheren Langzeitarchivierung, insbesondere im Hinblick auf die strengen Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Durch den Einsatz eines DMS lassen sich zahlreiche Vorteile realisieren:
✓ Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen: Ein DMS unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen durch die systematische und sichere Ablage von Dokumenten.
✓ Weniger Fehler & mehr Effizienz: Das Archivgut wird während seines gesamten Lebenszyklus optimal verwaltet und bearbeitet. Funktionen wie die Versionierung sorgen für maximale Transparenz im Dokumentenmanagement, so dass alle Mitarbeitenden jederzeit den Überblick behalten. Das bedeutet, dass jede Änderung an einem Dokument nachvollziehbar ist und frühere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Versionierung und andere DMS-Funktionen stellen sicher, dass die Integrität und Authentizität der Dokumente gewahrt bleibt und die Zusammenarbeit im Team reibungslos funktionier
✓ Kostenersparnis: Eine gut strukturierte Archivverwaltung führt nicht nur zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen gegenüber der analogen Verwaltung, sondern wirkt sich auch positiv auf die Beziehungen zu den Bürgerinnen und Bürgern aus. Eine gut organisierte und strukturierte Verwaltung ist jederzeit auskunftsfähig und vermittelt ein Gefühl von Professionalität und Sicherheit
Diese Funktionen tragen dazu bei, dass Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz und Sicherheit im Umgang mit Dokumenten deutlich steigern können. Ein gut implementiertes DMS hilft, die Büroarbeit zu vereinfachen, indem es redundante Prozesse eliminiert und die Verfügbarkeit von Informationen verbessert.