§ 257 HGB Aufbewahrungsfrist Unternehmen – Das muss man wissen!

Der § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) spielt für das betriebliche Rechnungswesen und für das Dokumentenmanagement jedes Unternehmens in Deutschland eine wichtige Rolle. Dieser Paragraph regelt die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen, ein Thema, um das kein Unternehmen in Deutschland vorbeikommt.

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen des § 257 HGB ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Aspekt des Risikomanagements und der Unternehmensorganisation. In diesem Beitrag werden wir Ihnen die wesentlichen Aspekte des § 257 HGB erläutern, u.a. welche Arten von Unterlagen aufzubewahren sind, wie lange die Aufbewahrungspflicht besteht und welche Konsequenzen sich aus einer Nichtbeachtung ergeben können.

Wenn Sie also Geschäftsführer, Buchhalter oder jemand sind, der sich beruflich mit der Dokumentation und Archivierung von Geschäftsunterlagen befasst, ist dieser Artikel genau das richtige für Sie. Starten wir direkt mit den Basics.

Was ist Paragraph 257 HGB?

Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsgeschäfte in Büchern festzuhalten. Diese Vorschrift ergänzt die allgemeine Buchführungspflicht nach § 1 HGB, indem sie im Einzelnen festlegt, welche Angaben aufzuzeichnen sind. Außerdem wird geregelt, wie und wie lange diese Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Ziel dieser Regelung ist die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und transparenten Geschäftsführung.

Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet?

Zur Aufbewahrung verpflichtet ist jeder, der buchführungs– und aufzeichnungspflichtig ist.

Einerseits sind das alle Personen, die in Deutschland ein Handelsgewerbe betreiben.

Als Kauffrau bzw. Kaufmann gelten

• ✓ GmbH, UG (haftungsbeschränkt),
• ✓ KG, GmbH & Co. KG, bzw. UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG,
• ✓ OHG
• ✓ AG
• ✓ Eingetragene Genossenschaft

Doch zur Aufbewahrung verpflichtet sind nicht nur Handelsgesellschaften, sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende mit hohen Umsätzen und Gewinnen.

• ✓ Gewerbetreibende (Einzelunternehmen oder GbR): Mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr

• ✓ Land- und Forstwirte: 60.000 € Gewinn pro Jahr oder eine Nutzfläche mit einem wirtschaftlichen Wert von mehr als 25.000 €.

• ✓ Auch Privatpersonen müssen wichtige Unterlagen wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang aufbewahren.

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Bei der Aufbewahrung der Unterlagen gelten die Bestimmungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD).

Nach diesen müssen elektronische Geschäftsunterlagen revisionssicher so aufbewahrt werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können.

Da man als Unternehmer gesetzlich verpflichtet ist, seine Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren, ist die Art und Weise der Aufbewahrung einem selbst überlassen. In jedem Fall muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können.

Auch für die Form der Aufbewahrung gibt es Vorgaben des Gesetzgebers.

Die wichtigste Vorschrift ist die Lesbarkeit der Dokumente, die Sie sicherstellen müssen. So müssen Rechnungen auch nach zehn Jahren noch lesbar sein. Das bedeutet, dass Sie von Rechnungen, die auf Thermopapier ausgedruckt wurden und im Laufe der Jahre unleserlich geworden sind, Kopien anfertigen müssen, die zusammen mit der Rechnung aufzubewahren sind.

Aus der Fülle der Aufbewahrungsarten hier ein kurzer (unvollständiger) Überblick :

• ✓ Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren.
• ✓ Handels- und Geschäftsbriefe sowie Rechnungen sind als bildliche Wiedergabe aufzubewahren.
• ✓ Bei elektronisch übermittelten Rechnungen ist zu beachten, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüfpfad für den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung gewährleisten können muss.
• Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufzubewahren.
• ✓ Originär digitale Unterlagen und Dokumente sind so aufzubewahren, dass eine maschinelle Auswertung möglich ist.

Welche Dokumente sind wie lange aufbewahrungspflichtig?

Unternehmen in Deutschland sind verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum revisionssicher aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen unterscheiden sich je nach Art des Dokuments. Eine Übersicht schafft Klarheit:

• ✓ Handelsbücher und Inventare: 10 Jahre
• ✓ Jahresabschlüsse, Lageberichte und Konzernabschlüsse: 10 Jahre
• ✓ Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Kassenzettel, Quittungen) 10 Jahre
• ✓ Geschäftskorrespondenz (ein- und ausgehende Briefe): 6 Jahre
• ✓ Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre
• ✓ Belege über steuerrelevante Vorgänge (z.B. Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnsteueranmeldungen) 10 Jahre
• ✓ Eröffnungsbilanzen: 10 Jahre
• ✓ Konzernlageberichte: 10 Jahre
• ✓ Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a: 10 Jahre
• ✓ Handelsbriefe: 6 Jahre
• ✓ Fracht- und Lieferscheine: 6 Jahre
• ✓ Bestellungen: 6 Jahre
• ✓ Arbeitsanweisungen: 6 Jahre
• ✓ Sonstige Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind: 6 Jahre

Wichtig ist, dass die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Ende des Geschäftsjahres beginnt, in dem das Dokument erstellt wurde. Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar, zugänglich und lesbar bleiben.

Einhaltung von § 257 HGB mit einem DMS

Geschäftsunterlagen müssen laut GoBD wie folgt aufbewahrt werden:

• ✓ vollständig
• ✓ richtig
• ✓ zeitgerecht
• ✓ unveränderlich
• ✓ ordentlich
• ✓ nachvollziehbar

In diesem Fall spricht man von revisionssicherer Archivierung. Die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten ist für Unternehmen am einfachsten mit einem so genannten Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) mit digitalem Archiv zu bewerkstelligen.

Mit dem DMS müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Dokumente und Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und vor unberechtigtem Zugriff Dritter geschützt sind.

Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten bietet viele Vorteile: Sie schafft Platz in den Geschäftsräumen, ermöglicht die einfache Suche nach vorhandenen Dokumenten und erlaubt den mobilen Zugriff – unabhängig davon, wo sich der Suchende gerade befindet.

Zudem können digitale Dokumente über die Jahre nicht verblassen. Wer seine Daten mit Hilfe eines DMS zudem redundant – also in mindestens zwei digitalen Umgebungen – sichert, reduziert das Risiko von Datenverlusten auf ein absolutes Minimum.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB kann für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben.  Beispielsweise kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht zu Bußgeldern und Strafen führen. Es ist daher von großer Bedeutung, ein effizientes Dokumentenmanagementsystem zu implementieren, das die ordnungsgemäße Archivierung von Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Lageberichten, Konzernabschlüssen und Konzernlageberichten sowie Buchungsbelegen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum sicherstellt.

Damit werden nicht nur mögliche Straf– und Haftungsrisiken vermieden, sondern auch das Vertrauen von Geschäftspartnern und Investoren in die Integrität und Professionalität Ihres Unternehmens gestärkt. Es ist daher ratsam, regelmäßig zu überprüfen, ob die aktuelle Aufbewahrungspraxis den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gegebenenfalls entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Häufige Fragen zum § 257 HGB