KI in ECM-Software – ein großer Schritt in Richtung „echte“ Digitalisierung

Es ist schon lange kein Geheimnis mehr, dass künstliche Intelligenz Betriebsaufgaben aller Art deutlich vereinfacht. Eine Integration verschiedener KI-Lösungen in ECM-Systeme ist dabei nur ein Schritt hin zu einer gut durchstrukturierten Digitalisierung der Unternehmen hierzulande. Dabei kann die zunehmende KI-Integration in Geschäftsprozesse eine Art Triebfeder der digitalen Transformation werden.

Klar ist allerdings auch, dass der Einsatz von KI-Lösungen nur um des schönen Klangs willen, ein Unternehmen nicht gleich weiter bringt. Wer die Macht von ECM-Systemen mit KI-Lösungen im System richtig nutzt, wird auf Dauer die Effektivität vieler Betriebsbereiche deutlich steigern können und das bei einer Reduzierung des notwendigen Personalaufwandes.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Künstliche Intelligenz auch in Ihrem Unternehmen Workflows vereinfachen, die Sicherheit erhöhen und die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter nachhaltig beeinflussen kann.

KI-gesteuerte Unternehmensprozesse – ECM-Systeme bieten den Treibstoff

Die Künstliche Intelligenz ist heute in aller Munde. Spätestens, seit Anfang des Jahres 2023 die ersten wirklich gut funktionierenden KI-gestützten Text-Tools auf den Markt gekommen sind, haben Verbraucher wie Unternehmer den Wert der künstlichen Intelligenz mehr und mehr zur Kenntnis genommen.

Was bis heute fehlt, ist das klare Verständnis dafür, dass ohne KI-unterstützte Systeme eine wirklich ausgereifte Digitalisierung kaum möglich ist. Dabei bieten gerade ECM-Systeme und Lösungen zum Dokumentenmanagement die beste Grundlage für eine starke KI-Lösung für Ihr Unternehmen. Lösungen, die eine Menge Vorteile mit sich bringen und die das Thema Datenverarbeitung komplett neu definieren.

Enterprise Content-Management-Systeme an der Schwelle zur kompletten Digitalisierung

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz hat den Begriff Digitalisierung und anderem definiert als die Verwendung von Daten und algorithmischen Systemen zur Gestaltung neuer und verbesserter Prozesse.

Damit stellt sich die Frage, wann Digitalisierung wirklich zu Ende gedacht ist. Die einfache Anwendung von digitalen Lösungen, die mit festgelegten Algorithmen bestimmte Lösungen bringen, war nur der erste Schritt in der Transformation der Wirtschaft und Industrie hin zu einer digitalisierten Arbeitswelt.

Die Grundlage für eine umfassende Digitalisierung wurde mit KI-Lösungen für die verschiedensten Unternehmensbereichen längst gelegt. Das Problem bei einer künstlichen Intelligenz ist allerdings stets der Umstand, dass diese lernen muss.

Sie muss an einem bestimmten Datenstamm angelernt werden und braucht Daten und Informationen, mit denen sie wachsen und lernen kann.

An dieser Stelle matchen Enterprise Content-Management-Systeme und die künstliche Intelligenz perfekt. Denn während die Künstliche Intelligenz aus den Daten und Informationen der DMS Software ständig neue Erkenntnisse gewinnen und sich dadurch fortentwickeln kann, kann die KI-Software für Ihr Unternehmen zahlreiche verschiedene Aufgaben übernehmen und dabei exakt Ihren Anforderungen entsprechend angelernt werden.

Künstliche Intelligenz – Zeiteinsparung bei der Verarbeitung der anwachsenden Datenflut

Die Vorteile für Ihr Unternehmen bei der Nutzung von Lösungen mit künstlicher Intelligenz im Bereich des Dokumentenmanagements sind sehr vielfältig.

ECM-Systeme bieten eine riesige Menge von Informationen, die im Laufe der Zeit in Form von Daten und Dokumenten gesammelt wurden. Die Archiv- und Ablagesysteme in ECM-Lösungen bieten oft ausreichend Speicherplatz, um mit den Daten der Unternehmen über mehrere Jahre und Jahrzehnte gefüttert zu werden.

Die Dokumentenverwaltung kann da schon mal zur Mammutaufgabe werden. Mitarbeiter aus den verschiedensten Unternehmensbereichen müssen sich mit der Ablage der jeweiligen Dokumente befassen. Von Rechnungen, Lieferantenvereinbarungen und Lieferscheinen über Dokumente wie Einarbeitungspläne für neue Mitarbeiter bis hin zu Verträgen aller Art muss hier alles an der richtigen Stelle und mit der korrekten Verschlagwortung abgelegt werden.

Dokumentenmanagement kann gerade bei großen Unternehmen nur funktionieren, wenn alle Dokumente so abgelegt werden, dass sie auch wiedergefunden werden können. Muss aber die Verschlagwortung und Ablage jeweils manuell erfolgen, fordert das eine Menge Zeiteinsatz der Mitarbeiter.

Außerdem bietet es eine hohe Fehleranfälligkeit. Eine falsche Verschlagwortung oder ein falsch abgelegtes Dokument und schon können wichtige Unterlagen nur mit viel Suchen wiedergefunden werden.

Hier kann eine KI-Lösung bereits bei der Ablage von Dokumenten dabei helfen, Fehler zu vermeiden. Klar vorgegebene Definitionen und Begriffe ermöglichen es einfachen KI-Lösungen bereits, Dokumente entsprechend den gemachten Vorgaben korrekt zu verschlagworten und an der richtigen Stelle abzulegen.

Das kann direkt nach dem Eingang von E-Mails oder dem Scan eines Dokuments erfolgen und geschieht innerhalb von Sekunden. Die sonstigen Workflows der jeweiligen Dokumente werden dadurch kaum oder gar nicht berührt.

Zusätzlich kann die Sicherheit der Dokumente weiter erhöht werden, denn eine solche KI-Lösung kann die Dokumente automatisch den Mitarbeiter/innen zuweisen, die diese für einen weiteren reibungslosen Ablauf des jeweiligen Workflows benötigen.

Mit zielgerichtetem KI-Einsatz den Datenschatz heben

Eine andere Möglichkeit ist der KI-Einsatz für Suchfunktionen. Wenn Sie in Ihrem Dokumentenmanagement Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten möchten, schnell und zielgerichtet Informationen zu finden, sind KI-Lösungen die beste Möglichkeit.

Eine KI-gestützte Suchfunktion ermöglicht eine Suche auch über die einfache Schlagwortsuche hinaus. Das Wiederfinden von Dokumenten und Informationen wird dadurch auch in riesigen Datenarchiven mit teilweise sehr alten und nur im Schnellverfahren digitalisierten Daten und Dokumenten deutlich vereinfacht.

Die perfekte Lösung für den Kundenservice – KI-Lösungen dank DMS Software mit endlosem Wissen im Hintergrund

Ein anderer Bereich, in dem Ihr Unternehmen aus dem Einsatz von KI-Lösungen eine Menge Vorteile ziehen kann, ist der Kundenservice. Mit einem Chatbot, der auf Informationen und Daten aus Ihrem Archiv zugreifen kann, lassen sich eine Vielzahl von Kundenfragen problemlos beantworten.

Vor allem, wenn in Ihrer DMS Software auch Protokolle bisheriger Kundengespräche aus der Hotline oder Chatverläufe mit echten Mitarbeitern abgelegt sind.

Gute Datenqualität ist eine Grundvoraussetzung

Damit solche Abläufe in der Praxis funktionieren können, muss die Basis gegeben sein. Für eine gute KI-Software ist das immer eine entsprechende Datenqualität. Dabei geht es gar nicht so sehr um die Sortierung der Daten. KI-gestützte Anwendungen können auch unstrukturiert abgelegte Daten problemlos durchforsten und die wichtigen Informationen herausziehen.

Wichtig ist einfach, dass die vorhandenen Dokumente alle wichtigen Informationen enthalten. So können beispielsweise abgelegte Gebrauchsanweisungen, Schulungsunterlagen und Informationsblätter von einem KI-gestützten Chat-Bot als Grundlage für ein Kundengespräch herangezogen werden.

Verhinderung von unerlaubtem Dokumentenzugriff

Neben einem hohen Maß an Effizienz und der Möglichkeit, Ihren Kunden schnell die passenden Antworten auf deren Fragen zu liefern, bietet eine KI-Lösung im ECM-System auch einen echten Vorteil in Sachen Sicherheit.

So kann die jeweilige Softwarelösung Dokumente automatisch so ablegen, dass nur die Mitarbeiter Ihres Unternehmens zugreifen können, die diese Daten auch wirklich brauchen. Inhalte, die einzelne Personen gar nicht zu Gesicht bekommen sollen, werden diesen aufgrund Ihrer zugewiesenen Rolle dann auch nicht angezeigt. Durch die Automatisierung bei solchen Prozessen wird auch hier die Fehleranfälligkeit minimiert.

Ausblick: Daten und Entscheidungen immer, überall und sicher verfügbar

Der Trend geht nicht nur zu mehr Homeoffice, sondern auch zu einer weiteren Globalisierung vieler Unternehmen. Bei solchen Prozessen ist es vor allen Dingen wichtig, dass bei der Automatisierung der Speicherung der Daten darauf geachtet wird, dass jeder Berechtigte von überall auf der Welt aus auf die Daten zugreifen kann.

Diese und viele andere Vorteile werden durch einen Einsatz von künstlicher Intelligenz in Lösungen zum Thema Enterprise-Content-Management und insbesondere im Bereich der DMS-Software erzielt.