Der Weg zur optimalen Workflow Optimierung

19 Prozent der Arbeitnehmer werden durch ineffiziente Arbeitsabläufe und -prozesse von produktiver Arbeit abgehalten. Das ergab eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Opinion Matters im Auftrag des IT-Dienstleisters ADP. In insgesamt acht europäischen Ländern hat das Marktforschungsinstitut rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befragt. 

Fast jeder Dritte gab an, nur gelegentlich oder nie richtig produktiv zu arbeiten.

Besonders durch die heutige Datenflut wird es immer wichtiger, dass Effizienz und Produktivität das Arbeiten bestimmt, um von den unzähligen Marktvorteilen zu profitieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Das Optimieren von Workflows und Prozessen, die Ordnung am Arbeitsplatz und eine angenehme Arbeitsatmosphäre sind der erste Weg, Produktivität zu steigern. Interne Workflows und Prozesse zu optimieren, ist gar nicht so schwer. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Prozess?

Ein Workflow ist die Automatisierung bzw. Abwicklung eines Geschäftsprozesses. Ganz oder teilweise werden dabei Dokumente, Infos oder Aktivitäten während des Arbeitsverlaufes zur Weiterverarbeitung von A nach B weitergereicht, um die bestmögliche Effizienz zu erreichen.

Ein Geschäftsprozess hingegen beschreibt, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dabei ist es jedoch unerheblich, wie er umgesetzt wird. 

Ein Geschäftsprozess setzt sich aus unterschiedlichen Unterprozessen zusammen, hat ein exakten Start- und Endzeitpunkt und zum Abschluss ein bestimmtes Ergebnis. Um die einzelnen Prozesse zu bearbeiten, müssen unterschiedliche Aktivitäten durchgeführt werden. Außerdem wird ein Geschäftsprozess nicht nur als Prozess mit Unterprozessen definiert, sondern auch welche Aktivitäten durchgeführt werden müssen, um einen Prozess abzuschließen.

Die ersten Schritte zu einem gelungenen Workflow

Der erste Schritt zur Optimierung eines Workflows sollte in der Analyse der Arbeitsabläufe liegen. Dabei werden zunächst alle routinemäßig ablaufenden Arbeitsprozesse in regelmäßigen Abständen unter die Lupe genommen. Eine spürbare Effizienzsteigerung erreicht man bspw. durch die Automatisierung oder Standardisierung von Routinetätigkeiten.

Aber auch in scheinbar kleinen Tätigkeiten, die häufig durchgeführt werden, liegt Verbesserungspotenzial. Beispielsweise kann man feste E-Mail-Zeiten planen, ein neues Ablagesystem einführen und zeitlich begrenzte Meetings abhalten.

Auch digitale Tools können uns helfen, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Für beinahe alle Prozesse eines Unternehmens gibt es digitale Hilfsmittel von Akquise, Buchhaltung, Mitarbeiterführung, Projektmanagement bis hin zu betrieblichem Zeitmanagement. Diese Programme sorgen für schnellere und zuverlässige Abläufe im Unternehmen, verschaffen Übersichtlichkeit und helfen, Fehler zu reduzieren. 

Eine charmante und hochintegrierte Lösung ohne Modulchaos bietet beispielsweise das digitale Dokumentenmanagementsystem AMAGNO. Als Cloudlösung genutzt, werden keine eigenen Hardware-Ressourcen für die Speicherung von Daten benötigt. Vielmehr kann so von überall flexibel auf die Daten zugegriffen werden – und sie verbleiben dabei in Deutschland.

Beispiel Workflow im Rechnungswesen: In 5 Schritten zu einem effizienteren Workflow

1. Zentrale Ablage und Archivierung

Werden Dateien und Dokumente dezentral gespeichert, auf die mehrere Benutzer zugreifen, entstehen auf kurz oder lang unzählige Versionen und Duplikate, die zum Datenchaos führen. Das hat nicht nur lange Suchzeiten zu Folge. Werden die Dokumente dann umbenannt, wird die Suche oft zur Qual und führt zu Unmut.

Die Lösung liegt auf der Hand: eine zentrale Ablage.

Werden eingehende Rechnungen beispielsweise zentral aus allen infrage kommenden Kanälen zusammengeführt, digitalisiert und die Informationen verwertet, können sie anschließend problemlos an die richtigen Stellen verteilt und blitzschnell wiedergefunden werden.

2. (Teil-)automatisierung

Das falsche Setzen von Merkmalen, eine ungenügende Verwendung der automatisierten Klassifikation und unglückliche Trennung von anderen Dokumenttypen erschweren das Auslesen wichtiger Informationen ungemein.

Werden Merkmale jedoch bei relevanten Daten gesetzt, können sie automatisch erfasst und selbstständig überprüft werden. Zur Validierung der ausgelesenen Daten ist es überdies möglich, sie automatisch mit den Stammdaten aus einem Drittsystem abzugleichen. So lassen sich beispielsweise Anschriften oder Bankdaten im Nu mit den gewünschten Dokumenten verknüpfen. Ist alles korrekt, wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet und kann dort weiterverarbeitet werden.

3. Rechnungsprüfung und Freigabe

Oft ist die Rechnungsprüfung ein komplexer Prozess, der unfreiwillig viele Wege einschlägt und so wertvolle Zeit in Anspruch nehmen kann. Wurden Begrifflichkeiten falsch oder nicht vollständig verschlagwortet, wird auch die digitale Rechnungsprüfung zu einem komplizierten Unterfangen.

Doch durch die automatische Belegerfassung und den Stammdatenabgleich können Fehler hervorgehoben und ggf. korrigiert werden. Ist alles korrekt erfasst und wurde dem richtigen Bestellbezug zugeordnet, beginnt der Freigabe-Workflow, der die Rechnungsdaten an die Fachabteilung weiterreicht.

4. Buchung

Bei dem Buchungsvorgang kann eine intransparente Struktur den Überblick über unterschiedliche Vorgänge oft verklären und so den Buchungsprozess erschweren.

Sind die Strukturen, Workflows und Prozesse jedoch gut durchdacht und transparent, kann die Buchhaltung einsehen, welche Rechnungen noch ausstehend sind, sodass ihnen Skonto und Fälligkeitsfristen zugeordnet und die Rechnungen schlussendlich beglichen werden können.

5. Integrationen

Werden Felder, die Daten an eine Schnittstelle übermitteln sollen, falsch benannt, können Informationen nicht oder nur fehlerhaft an die entsprechende Schnittstelle übermittelt werden. Das kann unter Umständen eine manuelle oder doppelte Buchung zur Folge haben.

Stimmen die Felder jedoch überein und werden alle Informationen korrekt erkannt, steht einer reibungslosen und automatischen Übergabe von der einen Software zu der anderen und der anschließenden Rechnungsabwicklung und Archivierung nichts mehr im Wege.

Herausforderungen bei der Workflow Optimierung

Die Optimierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen ist wichtig, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Eine große Herausforderung ist der Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen. Gewohnheiten und Routinen lassen sich nur schwer ändern und neue Arbeitsweisen stoßen oft auf Skepsis.

Ein weiteres Problem stellt die Einführung neuer Technologien dar. Neue Systeme oder Software zu integrieren, kann anfangs schwierig sein, insbesondere wenn sie sich nicht nahtlos in bestehende Prozesse einfügen. Auch die Übernahme von Daten aus Altsystemen kann aufwendig und fehleranfällig sein.

Darüber hinaus ist die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Prozesse eine Daueraufgabe. Arbeitsabläufe müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um auf Veränderungen am Markt oder im Unternehmen reagieren zu können. Das kostet Zeit, Nerven und Ressourcen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Optimierung von Arbeitsabläufen eine wesentliche Rolle für die Produktivität in Unternehmen spielt. Die Studie von Opinion Matters zeigt deutlich, dass ineffiziente Prozesse die Arbeitsleistung erheblich beeinträchtigen.Trotz Herausforderungen wie Widerständen von Mitarbeitern und technologischen Anpassungsschwierigkeiten ist es unerlässlich, kontinuierlich an der Optimierung zu arbeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Vorteile effizienter Arbeitsabläufe voll auszuschöpfen.

Die Zukunft liegt nunmal in intelligenten, flexiblen und gut integrierten Workflow-Lösungen und wer da nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.