Sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen spielen Freigabeprozesse, zum Beispiel im Rahmen der Buchhaltung oder des Einkaufs, eine wichtige Rolle. In vielen Fällen müssen in diesem Zusammenhang Papiere abgesegnet, Mails beantwortet und Wartezeiten in Kauf genommen werden.
Daraus ergibt sich, dass der Workflow schnell ins Stocken gerät und die betreffenden Unternehmen bei Weitem nicht so effizient arbeiten, wie es eigentlich möglich wäre.
Auf der Grundlage moderner Freigabeprozesse ist es möglich, Genehmigungen und die mit ihnen verbundenen Abläufe zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und transparent zu arbeiten. Dieser Artikel zeigt auf, wie Unternehmen ihre Freigabeprozesse durch digitale Lösungen optimieren können und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Das Wichtigste in Kürze:
- Mehr Effizienz & weniger Kosten: Digitale Freigabeprozesse reduzieren Bearbeitungszeiten erheblich, da Routinen automatisiert werden. Unternehmen sparen so oft Zeit, senken Personalkosten und minimieren Materialaufwand durch papierlose Anträge.
- Höhere Transparenz und Flexibilität: Digitale Systeme ermöglichen Echtzeit-Einblicke in den Status von Anträgen und klare Zuständigkeiten. Cloud-Lösungen sorgen dafür, dass Genehmigungen orts- und zeitunabhängig erfolgen können.
- Fehler vermeiden & Sicherheit steigern: Automatisierte Workflows reduzieren menschliche Fehler, indem Prozesse nach festen Regeln ablaufen. Moderne Systeme bieten zudem DSGVO-konforme Sicherheitsstandards mit rollenbasierten Zugriffsrechten.
Die Vorteile der Digitalisierung von Freigabeprozessen
Obwohl der Trend, allein schon aus Gründen der Nachhaltigkeit, in vielen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, zum Beispiel aus der IT oder dem Gesundheitswesen, mittlerweile zum „papierlosen Büro“ geht, setzen viele Verantwortliche z. B. immer noch auf das manuelle Bearbeiten von Anträgen.
Irgendwann stellt sich jedoch die Frage „Geht das nicht effektiver?“. Immerhin sorgt das klassische, analoge Vorgehen oft für lange Wartezeiten und einen erhöhten Verwaltungsaufwand. Wer mehr über die Vorteile der Digitalisierung von Freigabeprozessen erfahren möchte, sollte im ersten Schritt beide Verfahren, das analoge und das digitale, einander gegenüberstellen.
Die folgende Tabelle zeigt, dass diejenigen, die auf digitale Optionen setzen, auf unterschiedlichen Ebenen profitieren können und dass es nicht nur „den einen Vorteil“ gibt.
| Tätigkeit | Analoge Variante | Digitale Variante |
| Bearbeitungszeiten | Hier sind die Bearbeitungszeiten meist länger. Immerhin müssen Anträge oft von mehreren Personen gegengezeichnet werden. Daraus ergibt sich eine lange Wartezeit. Diese verlängert sich durch eventuell etwas aufwendigere Prüfungen zusätzlich. Hinzu kommt, dass die Zusammenarbeit oft dezentral erfolgt – über mehrere Standorte hinweg. Das erschwert Abstimmungen zusätzlich und verzögert den Prozess weiter. | Bei der digitalen Variante lassen sich viele Routine-Workflows automatisieren. Wurden die entsprechenden Freigabe-Regeln einmal festgelegt, gilt sie bis zu ihrem Widerruf. |
| Fehleranfälligkeit | Menschen machen Fehler – auch im Zusammenhang mit Freigabeprozessen. Zudem besteht natürlich auch immer die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen,neu ausgedruckt werden müssen, wodurch die langen Freigabeprozesse wieder von vorne beginnen. | Die Vorteile der Digitalisierung können dabei helfen, Fehler zu vermeiden. Das System arbeitet genau so, wie es ihm vorgegeben wurde – egal, ob an einem entspannten oder an einem eher stressigen Arbeitstag. |
| Transparenz | Auch hier zeigen sich die Schwachstellen der manuellen Freigabeprozesse. Fragen, wie „In welchem Status befindet sich der Antrag gerade?“ oder „Wer befasst sich gerade mit dem Antrag?“ lassen sich nur schwer spontan beantworten. Zudem bestehen – gerade in größeren Unternehmen – oft Unsicherheiten darüber, welcher Mitarbeiter:in für welchen Bereich zuständig ist. Es könnte durchaus sein, dass der eine oder andere Antrag somit „einen Umweg“ nimmt, bevor er beim richtigen Ansprechpartner ankommt. | Digitale Freigabeprozesse zeichnen sich durch eine hohe Transparenz aus. Hier reichen wenige Klicks, um alle Schritte von der Antragstellung bis zur Genehmigung (oder bis zur Ablehnung) sichtbar zu machen. |
| Flexibilität | Wer auf manuelle Freigaben angewiesen ist, ist auch dann, wenn es „nur“ um Routinen geht, von der Anwesenheit seiner Ansprechpartner:in abhängig. Das bedeutet: Ist „Person X“ im Urlaub, muss der Antrag warten, sofern keine Vertretung bestellt wurde. Die Folge: Das gesamte Projekt verzögert sich. | Digitale Freigaben basieren oft auf praktischen Cloud-Lösungen und sind dementsprechend orts- und zeitunabhängig durchführbar. |
| Kosten | Verantwortliche, die berücksichtigen, wie viel Zeit und Mühe manuelle Freigaben kosten, befinden sich oft auf der Suche nach einer Alternative. Vor allem der Bereich der Personalkosten schlägt hier stark zu Buche. Digitale Lösungen entlasten und sorgen dafür, dass sich das Team auf seine eigentlichen Aufgaben, fernab von der Administration von aufwendigen Freigabeprozessen, fokussieren kann. | Für digitale Freigaben braucht es weniger Zeit und damit auch weniger Geld. Zudem reduziert sich der Materialaufwand, da die Anträge nicht auf Papier, sondern digital gestellt werden. |
Kurz: Mit der Digitalisierung von Freigabeprozessen ist es unter anderem möglich, nicht nur die Effizienz im Unternehmen zu steigern, sondern auch die Mitarbeiter:innen zu entlasten. Gleichzeitig werden weitere wichtige Faktoren wie die Sicherheit und Transparenz optimiert. Unternehmen, die auf die entsprechenden Lösungen setzen, profitieren in der Regel von schnelleren Entscheidungen, reduzierten Kosten und einer höheren Produktivität.
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Schritte zur Optimierung und Digitalisierung von Freigabeprozessen: Worauf sollte man achten?
Wer alle Vorteile, die die Digitalisierung von Freigabeprozessen bietet, für sich nutzen möchte, sollte von vornherein auf eine individuell angepasste Implementierung und auf die Nutzung der richtigen Tools achten.
Die folgenden Schritte können dabei helfen, analoge Prozesse gezielt zu optimieren und einen großen Schritt in Richtung „Digitalisierung“ zu gehen.
Schritt Nr. 1: Bestehende Prozesse analysieren und Schwachstellen identifizieren
Bevor Freigabeprozesse im Unternehmen überhaupt digitalisiert werden können, ist es wichtig, sich mit dem aktuellen Status Quo zu beschäftigen. Fragen, die es in diesem Zusammenhang zu beantworten gilt, sind:
- Welche Schritte sind notwendig?
- Wer ist beteiligt?
- Wo treten häufig Verzögerungen oder Fehler auf?
Die Antworten auf Fragen wie diese helfen dabei, Engpässe zu erkennen und Optimierungspotenziale ausfindig zu machen.
Schritt Nr. 2: Klare Verantwortlichkeiten und Genehmigungsregeln definieren
Damit ein digitaler Freigabeprozess funktionieren kann, braucht es eine klare Struktur. Die Verantwortlichen müssen dementsprechend genau festlegen, welche Personen (oder Abteilungen) für bestimmte Entscheidungen zuständig sind. Gleichzeitig ist es sinnvoll, eine Art “Kontrollsystem” ins Leben zu rufen, das aktiv wird, wenn Freigaben oder Ablehnungen nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen.
Schritt Nr. 3: Eine geeignete Softwarelösung wählen
Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, die Unternehmen dabei helfen, weitere Schritte in Richtung Digitalisierung zu gehen. Produkte wie eine digitale Rechnungsfreigabe-Software sollten immer genau zum jeweiligen Einsatzbereich passen und auch mit Hinblick auf weitere Faktoren, wie die Integration in bestehende Systeme, hohe Erwartungen erfüllen. Zudem sorgen eine hohe Benutzerfreundlichkeit, zum Beispiel auf der Grundlage einer intuitiven Bedienung, und hohe Sicherheitsstandards oft dafür, dass die Umstellung auch innerhalb des Teams gut angenommen wird. Dies gilt natürlich vor allem dann, wenn Vorgesetzte von Anfang an transparent vorgehen.
Schritt Nr. 4: (falls möglich) Workflows automatisieren
Auf der Grundlage eines digitalen Freigabesystems ist es oft möglich, einzelne Freigaben, beispielsweise bei Routinefällen, zu automatisieren. Wer eine feste Regel wie „Alle Einkäufe bis 100 Euro am Tag werden freigegeben“ einführt, muss die entsprechenden Anträge noch nicht einmal digital abzeichnen.
Schritt Nr. 5: Mitarbeiter:innen schulen
Ob digitale Freigabeprozesse ein Unternehmen letztendlich voranbringen oder nicht, ist immer auch von der Akzeptanz und den Kompetenzen der Mitarbeiter:innen abhängig. Eine frühzeitige Einbindung der Teams, gezielte Schulungen und klare Kommunikation helfen dabei, alle auf ihre neuen Aufgaben vorzubereiten. In der Regel gestaltet sich die Umstellung dann unkompliziert.
Danach: Abläufe analysieren und bei Bedarf anpassen
Zu guter Letzt ist es wichtig, den digitalen Freigabeprozess nach der Einführung kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf zu optimieren. Regelmäßige Auswertungen und Beobachtungen helfen dabei, Engpässe zu erkennen und sorgen dafür, dass es im Notfall möglich ist, schnell gegenzusteuern. Unter anderem hilft auch das Feedback aus den Fachabteilungen dabei, den Prozess weiter zu verbessern.
Tipps zur Vermeidung typischer Stolpersteine
Die oberen Schritte haben gezeigt, dass die Digitalisierung von Freigabeprozessen viele Vorteile mit sich bringen kann. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es die Verantwortlichen auf der anderen Seite auch schaffen, typische Fehler zu vermeiden. Welche Herausforderungen sich ergeben, zeigt sich oft erst dann, wenn die Digitalisierungsmaßnahmen bereits umgesetzt wurden. Die folgenden Tipps helfen dabei, bestmöglich vorzusorgen.
Tipp Nr. 1: Nicht einfach alles 1 zu 1 digitalisieren
Hierbei handelt es sich um einen der gängigsten Fehler überhaupt. Analoge Freigabeprozesse sollten nicht immer direkt und 1 zu 1 in ein digitales System übertragen werden. Weitaus sinnvoller ist es, die einzelnen Stationen der manuellen Prüfung zunächst zu hinterfragen und gegebenenfalls vor dem Übertrag auf die digitale Variante zu „bereinigen“.
Tipp Nr. 2: Regeln und Verantwortlichkeiten klar halten
Egal, ob manuell oder digital: Unklare Zuständigkeiten führen in vielen Unternehmen zu Verzögerungen und Missverständnissen. So kann es sein, dass eine Anfrage in der Bearbeitung stockt oder mehrfach geprüft wird. Daher gilt es, für jede (!) Art von Freigabe eindeutige Verantwortlichkeiten und einen „Plan B“ zu entwickeln, der dann greift, wenn nicht rechtzeitig eine Entscheidung getroffen wird.
Tipp Nr. 3: Alle Mitarbeiter:innen über die geplanten Änderungen informieren
Im Idealfall sollten alle Mitarbeiter:innen die digitalen Neuerungen akzeptieren. Wer sich jedoch übergangen fühlt, steht dem Thema oft skeptisch gegenüber. Hier gilt es, von Anfang an mit offenen Karten zu spielen.
Tipp Nr. 4: Von vornherein auf Kompatibilität achten
Das digitale Freigabesystem der Wahl sollte nahtlos mit den Softwarelösungen, die im Unternehmen eingesetzt werden, zusammenarbeiten.
Tipp Nr. 5: Den Faktor „Sicherheit“ nicht vernachlässigen
Im Zusammenhang mit digitalen Freigabeprozessen werden oft sensible Daten verarbeitet. Wer hier in Bezug auf Zugriffskontrollen und Co. Kompromisse eingeht, riskiert im schlimmsten Fall sogar, sich strafbar zu machen. Umso wichtiger ist es, sich für eine Software zu entscheiden, die sich durch DSGVO-Konformität und rollenbasierte Zugriffsrechte auszeichnet. Gleichzeitig sorgen regelmäßige Sicherheitsupdates dafür, dass die entsprechenden Lösungen immer up to date sind.
Tipp Nr. 6: Auch die „perfekteste“ Lösung nicht als gegeben hinnehmen
Zu guter Letzt ist es wichtig, ein einmal eingeführtes digitales System regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu optimieren.
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Auf der Grundlage automatisierter Workflows werden Prozesse beschleunigt, Verantwortlichkeiten klar geregelt und Fehlerquellen reduziert.
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