Die neuartige Dokumentenmanagement Software (DMS) mit kostenfreien Standardworkflows
- Innovatives Dokumentenmanagement
- Kostenfreie Standardworkflows
Digitalisierung in der Industrie - Wie ein DMS helfen kann!
Auch die Industrie wird im Zeitalter der Globalisierung und Digitalisierung zunehmend mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Die Anwendung von Technologien wie Videochats zur Kundenberatung, der weltweite Zugriff auf digitale Produktionsdaten und die Automatisierung im Bereich der Fertigungsproduktion sind längst etablierte Praktiken und keine Zukunftsvisionen mehr.
Die Industriewelt befindet sich derzeit in einem tiefgreifenden Wandel, welcher so tiefgreifende Veränderungen mit sich zieht, dass Experten auch von einer “Industrie 4.0” sprechen. Die effektive und strategische Bewältigung dieser Veränderungen ist dabei essentiell für unsere europäische Wirtschaft, die maßgeblich von der Industrie geprägt wird.
Doch wie lassen sich die mit einhergehenden Herausforderungen erfolgreich meistern? Eine branchenspezifische Lösung kann dazu beitragen, auf die speziellen Bedürfnisse von Industrieunternehmen einzugehen und Abhilfe zu leisten. Moderne DMS-Lösungen ermöglichen es Unternehmen dabei, jederzeit den größtmöglichen Mehrwert aus allen verfügbaren Daten zu schöpfen.
Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.
Warum Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen in der Industrie einführen sollten
Es gibt einige technische Lösungen, die teilweise bereits im Einsatz sind und Einrichtungen der Industrie bei der Digitalisierung weiterhelfen. Eine der wichtigsten Lösungen stellt das Dokumentenmanagement-System (DMS) dar.
Ein DMS ermöglicht das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen.
In vielen Branchen werden häufig sensible Daten verarbeitet. Ein DMS kann dazu beitragen, die Sicherheit dieser Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten.
Die Aufbewahrung von Dokumenten in physischer Form nimmt oft viel Platz in Anspruch. Ein DMS kann dazu beitragen, den Platzbedarf zu reduzieren, indem es eine digitale Speicherung ermöglicht.
Ein DMS kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen, indem es beispielsweise den Workflow von Dokumenten unterstützt. Dies kann dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
Unternehmen müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein DMS kann helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es die dokumentierte Aufbewahrung und Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht.
Die Einführung eines DMS kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger physischer Speicherplatz benötigt wird und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.
Wie Amagno Ihnen dabei hilft, Ihr Unternehmen in der Industrie innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren
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Für welche Einrichtungen und Unternehmen in der Industrie sich Amagno eignet
Die Amagno Business Cloud ist ein beliebtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für eine Vielzahl von Einrichtungen und Unternehmen in der Industrie geeignet ist.
In Fertigungsunternehmen mit komplexen Produktionsprozessen und strengen Qualitätsstandards ist ein DMS von großem Nutzen. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung von Produktionsanweisungen, Qualitätsdokumentationen und Compliance-Berichten. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und die Produktionszeit verkürzen.
Unternehmen, die in der Energieerzeugung und -versorgung tätig sind, müssen große Mengen an technischer Dokumentation, Wartungsprotokollen und Sicherheitsberichten verwalten. Ein DMS hilft, diese Informationen sicher zu speichern, leicht zugänglich zu machen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Dies trägt zur Sicherheit und Zuverlässigkeit der Energieversorgung bei.
In Branchen, in denen hohe Anforderungen an die Qualität und Sicherheit der Produkte gestellt werden, ist das Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung. Ein DMS unterstützt Chemie- und Pharmaunternehmen bei der revisionssicheren Verwaltung von Produktionsdokumentationen, Laborberichten und Sicherheitsdatenblättern. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und das Risiko von Qualitätsproblemen zu minimieren.
Die Automobilindustrie ist bekannt für ihre komplexen Produktionsprozesse und die Notwendigkeit einer genauen Dokumentation. Es ist eine Branche, die sich ständig weiterentwickelt und strengen Qualitäts- und Sicherheitsstandards unterliegt. Ein DMS ermöglicht Automobilherstellern, Ingenieuren und Fertigungsunternehmen die effiziente Verwaltung von technischen Zeichnungen, Konstruktionsplänen, Qualitätskontrollberichten, Sicherheitsdatenblättern und vielem mehr.
Zahlreiche Integrationen, die amagno bietet
Amagno ist Teil Ihrer Softwareinfrastruktur, bestehend aus vielen Lösungen wie Warenwirtschaft, Auftragswesen, Finanzbuchhaltungen und Fachapplikationen. Damit alle Lösungen perfekt zusammenarbeiten, sind möglichst einfache und standardisierte Integrationen und Integrationen notwendig.
Wir liefern Ihnen dazu zahlreiche, sofort verwendbare, Möglichkeiten mit – an Stelle des teuren Modulchaos anderer Lösungen.
Das sagen unsere Anwender aus der Industrie
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Warum ist die Digitalisierung in der Industrie überhaupt wichtig?
Bereitstellung von Informationen Durch die Digitalisierung können Sie alle wichtigen Stakeholder direkt in die Betriebsprozesse einbeziehen. Ob Projektbeteiligte, Kunde oder Lieferant- durch die Systemlösung werden zu jeder Zeit alle wichtigen Informationen über Pläne, Dokumente und Medien an die zentralen Personen bereitgestellt, sofern Sie dies wollen.
Schnelle Suche nach wichtigen Informationen Die Digitalisierung ermöglicht eine gute Übersicht und Struktur im Unternehmen. Mit einer DMS-Lösung zum Beispiel, finden Sie alle Informationen zu Kundendaten oder laufenden Projekten mit nur einem Klick.
Projektmanagement Bei guter Digitalisierung wird Ihr Projektmanagement auf vielfältige Weise unterstützt und in verschiedenen Bereichen automatisiert. Hierzu gehören die Verwaltung von Verträgen, die Verwaltung von Projektaufgaben, Eingangsrechnungsverarbeitung sowie die Erstellung und Verwaltung von Protokollen.
Erstellung einer digitalen Projektakte Ein weiteres nützliches Tool ist die Erstellung einer digitalen Projektakte. Das Dokumentenmanagementsystem sammelt automatisiert alle Dokumente eines Projekts und verbindet diese mithilfe einer KI mit relevanten Daten und Informationen, die im System hinterlegt sind. Auf diese Weise ist eine effizientere Verwaltung von Projekten und Aufgaben möglich und Sie als Unternehmen sparen sowohl personelle als auch zeitliche Ressourcen ein.
Mobiler Zugriff auf relevante Daten Mit modernen Softwares ist es heutzutage möglich, mit mobilen Apps für iOS und Android jederzeit uneingeschränkten Zugriff auf relevante Daten zu haben- dank der Offline-Verfügbarkeit funktioniert dies auch ganz ohne Internet.
Stellen Sie Ihren Workflow sicher Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Sie sich eine Menge an Zeit sparen und sich somit auf das Wesentliche konzentrieren. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung beschleunigen Sie Ihre Arbeitsvorgänge- schneller, einfacher, besser!
Digitale Zusammenarbeit Mit unserer DMS-Lösung können Sie flexibel und effektiv im Team arbeiten- und dies unabhängig von Ort und Zeit! Wir bieten Ihnen zahlreiche Tools für eine digitale Zusammenarbeit und steigern damit Ihre Produktivität.
Fallstudie: Digitalisierung bei Activ Marine
Die Activ Marine GmbH mit Hauptsitz in Flensburg ist ein renommiertes Unternehmen im Bereich Metall- und Isoliertechnik, das sich auf die Schwerpunkte Schiffbau, Industrie und Service spezialisiert hat. Mit über 50 Mitarbeitern bietet das Unternehmen umfassende Dienstleistungen, beginnend von der Beratung in der frühen Projektphase bis hin zur professionellen Umsetzung der Arbeiten. Die Norddeutsche Firma hat sich in der Branche einen exzellenten Ruf als kompetenter Ansprechpartner erworben.
Status Quo:
Welche Probleme gab es vor der Zusammenarbeit mit Amagno?
Vor der Zusammenarbeit stand Activ Marine vor einer Reihe von Herausforderungen im Bereich der Dokumentenverwaltung. Das Unternehmen hatte bisher ein Dokumentenmanagementsystem namens „DocuPortal“ genutzt, das jedoch allmählich veraltet war und nicht mehr den Anforderungen entsprach. Zu den Hauptproblemen gehörten:
Eingeschränkter Funktionsumfang: Das bestehende DMS „DocuPortal“ konnte nicht mehr den benötigten Funktionsumfang bieten, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Veraltete Software: Da „DocuPortal“ seinen Dienst einstellte, drohte ein Stillstand bei der Dokumentenverwaltung, was zu Verzögerungen und ineffizienten Arbeitsabläufen führte.
Unstrukturierte Papierflut: Die Papierdokumente häuften sich, was nicht nur den Arbeitsablauf verlangsamte, sondern auch die Suche nach relevanten Informationen erschwerte.
Fehlende Integration: Das bestehende System konnte nicht nahtlos in andere Geschäftsprozesse integriert werden, was die Effizienz und Zusammenarbeit behinderte.
Umsetzung
Mit Amagno konnten bestehende Probleme effizient gelöst werden. Die erweiterte Funktionalität ermöglichte es, die Anforderungen von Activ Marine zu erfüllen und verschiedene Geschäftsprozesse abzubilden. Die Migration der Daten aus dem Altsystem in Amagno verlief reibungslos und mit minimalen Ausfallzeiten. Mit Amagno wurde die Suche nach Dokumenten erheblich beschleunigt und vereinfacht, was zu schnelleren Arbeitsabläufen führte.
„Auf Knopfdruck ist das Dokument wegsortiert.“
Die Benutzerfreundlichkeit von Amagno ermöglichte es den Mitarbeitern, das System schnell zu erlernen und effektiv zu nutzen. Activ Marine plant, Amagno noch weiter in die Geschäftsprozesse zu integrieren, insbesondere im Bereich der Buchhaltung. Der aktuelle Stand zeigt, dass Activ Marine mit Amagno nicht nur die Effizienz und Produktivität gesteigert hat, sondern auch in der Lage ist, die steigende Dokumentenflut effektiv zu bewältigen. Durch die klare Strukturierung der Oberfläche und den durchdachten Funktionsumfang von Amagno bleibt mehr Zeit für das Wesentliche, was sich positiv auf die gesamte Arbeitsweise des Unternehmens auswirkt.