E‑Rechnungspflicht

Ab dem 01.01.2025 sind die elektronischen Rechnungen
zwischen Unternehmen verpflichtend. Das ist keine Bürde,
sondern eine enorme Chancen für jedes Unternehmen.
Was zu tun ist und welche Fristen es gibt,
erfahren Sie auf dieser Seite!

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Der Bundesrat hat im März 2024 im Rahmen des Wachstumsschancengesetzes zahlreiche Änderungen an Gesetzen beschlossen. Ein Ergebnis daraus ist der verpflichtende Umstieg von Unternehmen im Empfang und in der Versendung von Rechnungen auf die Norm EN 16391 auf B2B Ebene, also zwischen Unternehmen.

Es beginnt ab 1.1.2025 mit der Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen, beispielsweise via E-Mail. Dies ist auch notwendig, da Unternehmen ebenso ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen erzeugen und versenden dürfen.

Bis 2028 ist die Versendung und der Empfang der elektronischen Rechnungen verpflichtend und gestattet nur sehr eingegrenzte Ausnahmen. Dies besiegelt das Ende von Papier und klassischen PDF oder TIFF Dateien. 

Was ist eine E-Rechnung?

Im Rahmen der E-Rechnungspflicht werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgängig digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge ermöglicht. Der bislang lose Begriff der elektronischen Rechnung erhält nun eine neue klare rechtliche Bedeutung.

Bis jetzt

Bislang wurde von Unternehmen der Begriff einer elektronischen oder digitalen Rechnung für alle Formate verwendet, die in einer Datei vorlagen. Also PDF, TIFF, ZUGFeRD, X-Rechnung oder andere Fomate. Der Empfang war für Unternehmen nicht verpflichtend. All dies ändert sich jetzt.

Elektronische Rechnung

Als elektronische Rechnung gilt jetzt der Standard gemäß der EN 16931. Dies ist grundsätzlich ein digital strukturierter Datensatz, z.B. als XML einer X-Rechnung. Es ist aber Technologieoffen und daher gibt es zahlreiche Formate. Die wesentlichen werden X-Rechnung und ZUGFeRD werden.

Sonstige Rechnung

Alles, was nicht der EN 16931 Norm entspricht gilt jetzt als sonstige Rechnung und ist ab 2028 nicht mehr akzeptiert.

Dazu gehören Papier, TIFF, einfache PDF oder andere nicht kompatible Formate.

Es gibt auch hier Ausnahmen, beispielsweise für angepasste EDI Formate.

ZUGFeRD oder X-Rechnung?

Das neue datengetriebene Format der EN 16931 bietet zahlreiche Vorteile für die automatisierte Verarbeitung. Es birgt aber enorme Herausforderungen für Mitarbeiter, denn z.B. die X-Rechnung ist eine XML Datei und kaum lesbar für Mitarbeite. Dies kann demotivierend und blockierend für die Unternehmensprozesse sein. Es gibt Alternativen, wie das ZUGFeRD Format. Dieses besitzt ein lesbares Belegbild und die XML Daten im Hintergrund der PDF Datei. Es ist davon auszugehen, dass elektronische Rechnungen mit integriertem Belegbild von den Unternehmen besser akzeptiert werden.

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Auf der linken Seite der Abbildung sieht man eine XML Datei der X-Rechnung. Dies ist ab 2025 ein gültiges Format, welches Unternehmen annehmen müssen.

Moderne DMS/ECM Systeme, wie Amagno, interpretieren aus den XML Dateien für Mitarbeiter auch eine Vorschau. Damit sollen reibungslose Rechnungsprozesse mit digitalen Stempeln und Anmerkungen ermöglicht werden.

Die EN 16931 Norm ist technologieoffen. Das kann bedeuten, dass ich in den nächsten Jahren weitere Formate erzeugt werden. Formate, die ggf. in anderen Länder der EU populär sind. 

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

Daten abtippen? Vergleichen? Automatische Erkennung via OCR antrainieren? Diese und weitere Effekte wirken sich sehr positiv für das Unternehmen aus. Arbeitserleichterung, hoher Automatisierungsgrad für schnellere Prozesse die für schnelleren Zahlungseingang und Nutzung des Skonto sorgen und vieles mehr. Die E-Rechnungspflicht ist eine echte Chance für die Produktivität von Unternehmen. 

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Die Animation zeigt, wie in Amagno ZUGFeRD und X-Rechnungen importiert werden – alle Daten sind vollständig sofort verfügbar.

Die E-Rechnungspflicht erzeugt zahlreiche Vorteile, bespielsweise:

Ende des Abtippens

Elektronische Rechnungen machen die manuelle Eingabe von Daten in Buchhaltungssysteme überflüssig. Dies verringert den Arbeitsaufwand und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, verbessert die Datenqualität und beschleunigt die Prozesse erheblicih.

Keine fehlerhafte Datenerkennung

Durch die Verwendung elektronischer Formate, die direkt maschinenlesbar sind, werden Fehler vermieden, die bei der optischen Zeichenerkennung (OCR) gescannter Dokumente auftreten können. Dies erhöht die Datenintegrität und verringert den Korrekturaufwand.

Automatische Verbuchung

Die verlässlichen Daten ermöglichen die automatische Erfassung und Verbuchung von Rechnungsdaten. Dadurch wird der Buchhaltungsprozess erheblich beschleunigt und Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden. Zudem werden durch die automatisierte Verarbeitung Fehlerquellen minimiert.

Orts- und Zeitunabhängige Prozesse

Die elektronische Rechnung ermöglicht die Bearbeitung und den Versand von Rechnungsdaten von jedem Ort und zu jeder Zeit. Dies bietet ein hohes Maß an Flexibilität und Effizienz, da keine physische Anwesenheit im Büro erforderlich ist. So können Mitarbeiter auch auf Geschäftsreisen oder im Home Office effizient arbeiten.

Hohe Auskunftsfähigkeit

Durch die Digitalisierung von Rechnungen können diese in elektronischen Systemen, z.B. einem DMS, gespeichert und über Suchfunktionen sekundenschnell gefunden werden. Dies spart Zeit bei der Suche nach bestimmten Dokumenten und verbessert die Übersichtlichkeit der Dokumentenverwaltung.

Deutliche Kostenersparnisse

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen führt zu signifikanten Kosteneinsparungen, da weniger Papier verbraucht wird, Porto- und Druckkosten entfallen und weniger Lagerplatz benötigt wird. Zusätzlich werden Ressourcen durch die automatisierte Verarbeitung effizienter genutzt.

Weniger Fachpersonal notwendig

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird weniger Fachpersonal für die manuelle Rechnungsverarbeitung benötigt. Dies kann zu Kosteneinsparungen im Personalbereich führen und ermöglicht es den Unternehmen, sich auf die Ausbildung ihrer Mitarbeiter in anderen wertschöpfenden Bereichen zu konzentrieren.

Bessere Umweltbilanz

Das Ende von Papierrechnungen hat einen positiven Effekt auf die CO2 Bilanz der beteiligten Unternehmen. Produktion von Papier wird vermieden. Transportwege über Fahrzeuge, Flugzeuge und sogar Schiffscontainer werden vermieden.

Was sind die Fristen der E-Rechnungspflicht?

Ab dem 1.1.2025 dürfen Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden. Dies erzeugt damit automatisch die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen ab dem 1.1.2025. In 2028 endet grundsätzlich die Verwendung  der sonstigen Rechnungen, also Papier, PDF, etc. Es gibt für kleinere Unternehmen unter 800T EUR Jahrensumsatz Übergangsfristen. Auch Papier ist die nächsten Jahre noch erlaubt. Aber es besteht Handlungsbedarf.

DatumErstellung von Rechnungen über 250 EUR
Bis 2024Ist erlaubt. Der Empfänger muss diesem zustimmen
01.01.2025Ist erlaubt. Der Empfänger muss die Rechnung annehmen
01.01.2027Ist verpflichtend für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800T EUR
01.01.2028Ist verpflichtend für alle Unternehmen
DatumEmpfang von Rechnungen über 250 EUR
Bis 2024Ist erlaubt. Der Empfänger muss diesem zustimmen
01.01.2025Ist verpflichtend. Der Empfänger muss die Rechnung annehmen
DatumSonstige  Rechnungen (Nicht EN 16931) über 250 EUR
Bis Ende 2026Papierrechnungen sind erlaubt. Übrigen Formaten muss der Empfänger diesem Format zustimmen, z.B. PDF
01.01.2027Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800T EUR sind sonstige Rechnungen untersagt
01.01.2028Sonstige Rechnungen sind untersagt

Wie versende und empfange ich E-Rechnungen?

Es gibt noch keine exakte Definition, wie elektronische Rechnungen technisch zu versenden oder zu empfangen sind. Grundsätzlich sollte die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit gewährleistet sein. Die genaue Rechtslage dazu wird sich in den nächsten Jahren sicher ausprägen. Dazu kommt die bereits gelebte Praxis in Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen versenden. Hier ändert sich künftig nur das Format Richtung EN 16931, aber nicht die Art und Weise des Versands.

Üblich ist die Versendung und der Empfang per sicherer E-Mail. Weniger verbreitet sind sichere FTP Zugänge. 

In den nächsten Jahren sind zahlreiche Portale (z.B. Peppol) zu erwarten, welche als Vermittler der Rechnungen zwischen Unternehmen funktionieren , die zahlreichen Dateiformate der E-Rechnungen auflösen und Anschlüsse an andere Lösungen, wie ERP, CRM, Finanzbuchhaltung und mehr regeln. Entsprechende Initiativen gibt es beispielsweise bei DATEV. Gerade die Portal werden interessant, um die anstehende Formatvielfalt aufzulösen und die künftig geplanten Transaktionsprotokolle automatisch zu erzeugen.

Business 2 Gouvernment (B2G)

Bereits verpflichtet

In Deutschland sind beispielsweise alle Lieferanten, die Verträge mit der öffentlichen Hand haben (Business-to-Government - B2G), bereits verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch über das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes zu übermitteln. Dies betrifft Rechnungen an Bundesbehörden und andere öffentliche Auftraggeber.

Business 2 Business (B2B)

Bald verpflichtet

Ab dem 01.01.2025 sind B2B-Unternehmen dazu verpflichtet elektronische Rechnungen auszustellen. Jedes Unternehmen, das Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt, muss eine Rechnung in elektronischer Form ausstellen, die den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht. Diese Regelung dient der Effizienzsteigerung und Standardisierung im Rechnungsverkehr und ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Business 2 Consumer (B2C)

Nicht verpflichtet

Im Business-to-Consumer-Bereich (B2C), also im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und privaten Endverbrauchern, besteht derzeit keine generelle gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Unternehmen können jedoch auch im B2C-Bereich auf freiwilliger Basis elektronische Rechnungen einsetzen, um die Prozesseffizienz zu steigern oder den Kundenservice zu verbessern.

Vier wichtige Sofort-Maßnahmen

Die elektronische Rechnung ist eine große Chance und die Umsetzung ist nicht aufwendig. Unternehmen sollten zeitnah die aktuelle Situation prüfen. Wie werden Rechnungen erstellt, versendet, empfangen und rechtskonform verarbeitet. Hier die vier wichtigsten Sofort-Maßnahmen, um auf die E-Rechnungspflicht zu reagieren.

Wie unterstützt Amagno bei E-Rechnungen?

Das digitale Dokumentenmanagement Amagno ist ab Version 6.15 bereit für elektronische Rechnungen.

Während ZUGFeRD Dokumente bereits seit langem mit seinen enthaltenen Daten automatisch erkannt wurden, ist jetzt das Format X-Rechnung hinzugekommen. Die EN 16931 erlaubt durch seine Technologieoffenheit weitere Formate dieser Auswertbarkeit.

Amagno erzeug dazu von XRechnungen automatisch für Mitarbeiter lesbare Interpretationen (Vorschauen) der Rechnungsdaten. Dies ermöglicht problemlose Workflows mit digitalen Stempeln und Anmerkungen.

Fertige kostenfreie Rechnungseingangsworkflows bietet Amagno im integrierten Solution Store an.

E-Mail Konten für den Rechnungsempfang oder auch einen FTP Zugang lassen sich in Amagno einbinden.

Eine 30-Tage Testversion ist kostenfrei und erzeugt eine innerhalb weniger Minuten einsetzbare Lösung für die neue E-Rechnungspflicht.

 

 

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Webinar E-Rechnungspflicht

Unsere zahlreichen kostenfreien Webinare zeigen das Potential von digitalen Geschäftsprozessen mit einem Dokumentenmanagement. Ebenso klären wir in Sonderwebinaren genauer über die E-Rechnungspflicht auf und zeigen in Amagno Live eine Umsetzung.

Fazit und Ausblick

Wir bei Amagno begrüßen die neuen Regelungen zur E-Rechnung, denn wir sind angetreten, um Papier aus den Büros deutscher Unternehmen zu verbannen. Papier ist gut, wenn es um Kreativität geht, aber eine Tonne voller Aktenordner im Büro stehen zu haben ist nicht nur unnötig und unproduktiv, sondern demotiviert auch zukünftige Mitarbeitergenerationen.

Die Regelungen werden sich auch stark auf die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern auswirken, da sie den Aufwand erheblich reduziere

Auch im Dokumentenmanagement wird es Änderungen geben, denn voraussichtlich werden viele OCR-Anbieter, die sich auf die Erkennung von analogen Rechnungen spezialisiert haben, spätestens 2028 große Probleme bekommen, da diese Dienstleistung immer irrelevanter werden wird.

Gleichzeitig wird der Einsatz von ECM & DMS Systemen zum neuen Standard, da elektronische Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt und archiviert werden müssen. Darüber hinaus helfen sie bei der Umsetzung des Empfangs, der Auffindbarkeit und der Abdeckung der rechtlichen Rahmenbedingungen.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung ist darauf zu achten, dass diese alle nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften (§ 14 Umsatzsteuergesetz) erforderlichen Bestandteile einer herkömmlichen Papierrechnung enthält. Dazu gehören der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, die Anschrift des Rechnungsempfängers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Darüber hinaus verlangt § 5 E-Rech-V weitere spezifische Angaben:

  1. ✓ Die Leitweg-Identifikationsnummer, die Ihnen bei Auftragserteilung mitgeteilt wird
  2. ✓ Das Fälligkeitsdatum der Rechnung
  3. ✓ Zusätzliche Zahlungsbedingungen
  4. ✓ Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers
  5. ✓ Die De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Bitte beachten Sie auch die besonderen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bei Kleinbeträgen.

Ja, sofern die erstellte elektronische Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, können Sie diese auch per E-Mail versenden. Eine digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich

Nein. Ab 1.1.2025 ist eine einfache PDF-Datei keine elektronische Rechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte und elektronische Verarbeitung. Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

Elektronisch übermittelte Rechnungen werden unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne digitale
bestimmten Voraussetzungen von der Finanzverwaltung anerkannt, dies ist in § 14
Abs. 1 UStG
geregelt.

Die X-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz als XML Datei. Eine solche Datei besitzt kein Belegbild, wie es bislang von Rechnungen bekannt ist. X-Rechnungen besitzen kein optisches Design mit Grafiken und Logos. Zum Betrachten der XML Daten benötigt mal spezielle Viewer, um eine optische Rechnung zu erzeugen.

ZUGFeRD Dateien besitzen ein Belegbild und auch die XML Daten zusammen in einer PDF Datei. Dies verbindet beide Welten. Die 100% Datenqualität der Rechnung und auch eine für normale Mitabeiter lesbare Ansicht.

Ja. Amagno erzeugt bereits jetzt eine Interpretation der XML Daten der X-Rechnung als Vorschau, damit die Mitarbeiter problemlos mit ihren digitalen Prozessen durch optische Stempel und Anmerkungen weiterarbeiten können. Dies ist eine Standardfunktion von Amagno und erzeugt keine Mehrkosten als Modul und ist tief in die Software integriert..

Für die EN 16931 sind die Daten entscheidend, also nicht das Belegbild. Da grundsätzlich ein Belegbild auf Basis der Daten durch ein digitales System erzeugt sein sollten, dürfte es kein Abweichungen geben. Sind die Daten abweichend, ist die Gültig der Rechnung zu hinterfragen, da eine Manipulation der Daten vorliegen könnte. Der Absender sollte für Klarheit sorgen und der Empfänger für einen manipulationsfreien Empfang und Ablage. Beide Parteien sollten für einen sicheren Transportweg der Datei sorgen.

Dokumentenmanagement kostenfrei einsetzen

Hunderte Kunden vertrauen auf den digitalen Arbeitsplatz von Amagno in der sicheren Cloud.

Amagno ermöglicht Ihnen einen kostenfreien Testaccount mit fast allen Funktionen. Erlernen Sie Amagno über kostenfreie Lernvideos. Installieren Sie kostenfrei erprobte Workflows, z.B. für den Rechnungseingang, Vertragsmanagement oder Personalwesen.

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Amagno