6. Februar 2020

ECM, DMS und Co: die Welt der undurchsichtigen Akronyme – Eine Aufklärung

ECM, DMS und Co: die Welt der undurchsichtigen Akronyme – Eine Aufklärung

„Wissen ist Macht“, sagte einst der Philosoph Francis Bacon. Und wo er recht hat, hat er nun mal recht. Denn wer schnell auf relevante Informationen zugreifen kann und gelernt hat, sie für sich zu verdichten und zu nutzen, steht nicht nur ganz oben auf dem Siegertreppchen, sondern ist vielen auch noch einen gehörigen Schritt voraus. Das gilt für wichtige Informationen im Privatleben gleichermaßen wie für relevante Inhalte zu Kunden oder Produkten im Unternehmen.

Um das Wissen aus Dokumenten, E-Mails oder Reports zu erhalten, spielen in unserem heutigen digitalen Zeitalter Systeme wie Enterprise Content Management bzw. Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle. Durch die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten eröffnen sie uns die Pforten in eine Arbeitswelt, die durch effiziente Prozesse und eine wirkungsvolle Compliance gekennzeichnet ist.

Doch können beide Lösungen einfach so miteinander auf eine Stufe gestellt werden? Die Frage lässt sich relativ schnell beantworten: Nein, natürlich nicht. Dennoch fällt vielen die Begriffsabgrenzung nicht allzu leicht. Hört man sich ein bisschen im Kollegen- und Bekanntenkreis um und fragt nach den Unterschieden zwischen ECM und DMS, wird einem schnell bewusst: klar abgrenzen können es die wenigsten. Besonders in Deutschland scheint das kein unbekanntes Phänomen zu sein. Denn laut der aktuellen Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ konnten nur 69 Prozent der Befragten den Begriff ECM erklären. Bei dem Dokumentenmanagement waren es immerhin schon 87 Prozent.

 

Inhalt

Die Gemeinsamkeiten.

So unterschiedlich die beiden Begrifflichkeiten auch sein mögen, so haben sie auch einiges gemein. Ganz klar auf der Hand liegt, dass die beiden Lösungen im heutigen Zeitalter der digitalen Transformation absolut nicht mehr wegzudenken und absolut zukunftsweisend für Wirtschaft und Gesellschaft sind. Durch diese Werkzeuge können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse optimieren und durch das transparente Arbeiten schnell und flexibel auf etwaige Marktbegebenheiten reagieren.

Natürlich spielt beim Enterprise Content Management Papier eine genauso wichtige Rolle wie im Dokumentenmanagement. Schließlich war es für hunderte von Jahren die Grundlage für erfolgreiche Büroprozesse und glänzt auch heute noch als Medium, Datenformat und Benutzerschnittstelle zum Lesen und Schreiben von Informationen. Doch mit dem Anflug der Digitalisierung und den damit einhergehenden digitalen Werkzeugen, wie ECM und DMS, verstetigte sich in der Unternehmerwelt schnell der Wunsch nach einem quantitativen Sprung: Durch kompakte digitale Datenspeicherungen sollten die riesigen Papierberge zukünftig der Vergangenheit angehören. Inhalte aus ganzen Aktenschränken voller Papier sollten in wenigen Kubikzentimetern Platz finden. Gesagt, getan: Es folgte eine einfache und schnelle Lagerung der Dokumente, für den Transport wurde der Gabelstapler in seinen wohlverdienten Ruhestand geschickt und die Organisation drumherum erledigte sich fast von selbst. Aber irgendwie reichte das noch nicht. Die Bearbeitung musste interaktiver werden, um im Rennen gegen die Mitstreiter mithalten zu können.

Und so war auch der qualitative Sprung nicht mehr weit: Unendlich viel Speicherplatz, rasende Geschwindigkeiten und die schier unendliche Weite von Daten und Informationen, ermöglichte es den Unternehmen, mit Pauken und Trompeten die nächste Ära einzuläuten: das Zeitalter von Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement war geboren. Doch worin liegt nun der bedeutende Unterschied zwischen diesen beiden Lösungen?

Die Unterschiede.

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) ist im Allgemeinen als Ansatz zu verstehen, um das Management eines Unternehmens ganzheitlich abzudecken. Der Branchenverband AIIM (Association for Information and Image Management) beschreibt ECM wie folgt:

“Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.” [1]

Demnach kann ECM also als ein Sammelbegriff für Techniken und Prozesse verstanden werden, die unternehmensrelevante Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen. Was seinen Schwerpunkt ursprünglich in der Erfassung von strukturierten Daten, wie beispielsweise Buchungsdatensätze im ERP-System, hatte, weitete sich durch den Sturm der Digitalisierung auch auf schwach strukturierte und unstrukturierte Inhalte wie Unternehmensdaten aus.

Der Unternehmensberater Dr. Ulrich Kampffmeyer betrachtet den „Content“-Begriff in der ECM- Definition des AIIM mit kritischem Blick. In seinen Augen bezieht sich die Content-Bedeutung des AIIM ausschließlich auf die Arbeit mit unstrukturierten Inhalten. Die Verwaltung von strukturierten Daten war jedoch immer schon ein Bestandteil von ECM. Content beschränkt sich nicht auf unstrukturierte Informationen wie herkömmliche Dokumente, sondern schließt auch strukturierte Informationen mit ein. Deshalb hält der ECM-Experte eine Beschränkung von Enterprise Content Management auf nur unstrukturierte Informationen als inadäquat. [2]

Laut des Branchenverbandes AIIM lassen sich die ECM-Komponenten und -Technologien in die 5 Kategorien

  • Erfassung (Capture),
  • Verwaltung (Manage),
  • Speicherung (Store),
  • Bewahrung (Preserve) und
  • Ausgabe (Deliver) von „Content“ und Dokumenten unterteilen, die zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen beitragen. [3]

Ein traditionelles DMS fällt in der Kategorie „Verwaltung“ und ist somit ein Teilbereich des ECM. Die fünf Ziele können entweder in Kombination miteinander oder getrennt voneinander durch (Einzel-)Anwendungen erfüllt werden. Mögliche Applikationen sind zum Beispiel Input- und Output-, Dokumenten-, Web-Content-, Workflow- und Business-Process-Managementsysteme.

Alles in allem bringt ein Enterprise Content Management also Struktur in die Daten und wertet sie zu Informationen auf, mit denen Anwender Wissen generieren können.

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Der Begriff des Dokumentenmanagementsystems hat sich im Laufe der Zeit stark gewandelt. Was früher ausschließlich der reinen Verwaltung strukturierter Daten diente, weitete sich im Laufe der Zeit um vielfältige Möglichkeiten aus: Workflows, elektronische Signaturen, virtuelle Akten, Wissensmanagement und vieles mehr.  Ganz allgemein kann ein DMS als Oberbegriff für alle Arten Dokumenten-verwaltender Systeme gesehen werden.

Der Branchenverband Bitkom hat die Aufgabe des Dokumentenmanagements präzise definiert:

 „Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Verarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Erstellung bis zu ihrer Vernichtung.“ [4]

Als kleines Puzzleteil des Enterprise Content Managements kann es als innovative Technologie verstanden werden, die die Datenflut in Gestalt von wachsenden Dokumentenbergen zu beherrschen gelernt hat. Dokumentenmanagementsysteme gestatten die Verwaltung mehrerer Versionen desselben Dokumentes, um deren Lebenszyklus nachzuvollziehen. Besonders für Dokumente, die sich stetig weiterentwickeln, ist dieser Mechanismus von besonderer Bedeutung.

 

Das DMS und seine Zauberkraft

So mächtig und wunderbar ein digitales Dokumentenmanagement auch sein mag: Die beste Software ist nur so gut wie ihre Anwender. Ohne „Spielregeln“ gleicht das großartigste DMS einem schnittigen Sportwagen, der von einem Fahrer ohne Führerschein direkt an den nächsten Baum katapultiert wird. Deshalb müssen vor Einführung einige essenzielle Voraussetzungen geschaffen werden, um am digitalen Arbeitsplatz erfolgreich arbeiten zu können. Angemessene Ordnungsstrukturen, die von allen Mitarbeitern einheitlich eingesetzt werden oder die Klärung nach Verantwortlichkeiten für die einzelnen Ablagen, wären nur einige Restriktions-ideen für den Start mit einem Dokumentenmanagementsystem.

Sind die Spielregeln aufgestellt und Verantwortlichkeiten geklärt, kann das Spiel beginnen und die Vorteile der neuen Software schnell geerntet werden.

Durch ein passendes Dokumentenmanagement können Sie Ihre Daten und wichtigen Informationen zentral speichern. Ihre Teammitglieder können so sämtliche Infos auf Knopfdruck abrufen. Durch umfassende Zugriffsbeschränkungen wird Datenschutz zur Leichtigkeit. Außerdem können mithilfe der Versionierung Änderungen an Dokumenten mitsamt Protokoll gespeichert und jederzeit nachvollzogen werden. So werden gesetzliche Vorgaben problemlos eingehalten. Durch die automatisierten Prozesse gehören viele manuelle Prozesse der Vergangenheit an. Nie zuvor war arbeiten so einfach, unabhängig geografischer Barrieren, Bürozeiten – und das durch die hohen Complianceanforderungen vollkommen sicher.

Das Begriffswirrwarr geht weiter.

Durch die Schnelllebigkeit der Branche wandeln sich Konzepte, Methoden, Werkzeuge und ihre Begrifflichkeiten in rasender Geschwindigkeit. Besonders der ECM-Gedanke befindet sich in einem stetigen Wandel. So finden wir bei Verbänden, Analysten und Anbietern mittlerweile viele unterschiedliche Definitionen und Begriffe, wie beispielsweise Enterprise Informationen Managemement (EIM), Content Services, Intelligent Information Management (IIM) oder Digital Workplace und Digital Office. Keiner dieser Begriffe hat sich aber bislang wirklich durchgesetzt.

Und nun? Ein Ausblick.

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom. Deshalb spielt es übergeordnet gar keine so entscheidende Rolle, welche Systeme und Lösungen Sie letztendlich im Einsatz haben. Am Ende zählt vielmehr, was Sie daraus machen und wie Sie Ihre passende Lösung für sich und Ihr Unternehmen effizient einsetzen. Nichtsdestotrotz werden Sie vermutlich von nun an nicht mehr zu denjenigen Personen gehören, die ECM und DMS synonym verwenden und sie auf Anfrage nicht erklären können – sehr schön. Dasselbe gilt nämlich auch für mich.

Literatur

[1] AIIM International. What is Enterprise Content Management (ECM)? Verfügbar unter https://www.aiim.org/What-is-ECM# [01.02.2020]

[2] Kampffmeyer, U. (2017). Information Management – die Diskussion um die Branche. White Paper. Hamburg: Project Consult.

[3] Kampffmeyer, U. (2014). Was ist ECM Enterprise Content Management. White Paper. Hamburg: Project Consult.

[4] Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. (Bitkom). (2016). Bitkom Digital Office Index. Berlin: Bitkom.

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Jana Treptow
Jana ist Teil des Marketing-Teams und für redaktionelle Beiträge und die Betreuung des Blogs verantwortlich.

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