Content Services Plattform – Definition & Vorteile

Das wichtigste in Kürze

„Content Services“ ist ein noch junger Begriff, der bisher vor allem in den USA Fuß gefasst hat. Was verbirgt sich dahinter und wie unterscheiden sich Content Services vom etablierten Enterprise Content Management? Antworten finden Sie in diesem Artikel

Was sind Content Services?

Ein Content Service bezieht sich auf die Idee, Informationen innerhalb und außerhalb von Unternehmen über einen separaten Dienst bereitzustellen und zu empfangen. Dieser Dienst fungiert als Abstraktions- und Zugriffsschicht über den angebundenen DMS– oder ECM-Systemen.

Content Services verbinden die klassische ECM-Welt mit neuen Diensten

Unabhängig von einer festen Applikation kann der Service über eine API – also eine Schnittstelle – angesprochen werden. Ein anschauliches Beispiel für solche Content Services sind REST-basierte Microservices. Damit werden die typischen Contentsilos klassischer ECM-Systeme von vornherein vermieden.

Zusammengefasst sind Content Services

  • ✓ Skalierbar: In jedem Unternehmen wächst das Datenvolumen von Jahr zu Jahr. Ein Content Service Provider (CSP) kann auch die größten Datenmengen effizient verwalten und organisieren.
  • ✓ Individualisierbar: Eine standardisierte Einheitslösung ist heute weder zeitgemäß noch effizient. Als offenes und vernetzbares System können Content Services alle Anwendungen integrieren, die ein Unternehmen nutzt. Das macht CSPs praxistauglicher für den Unternehmensalltag.
  • ✓ Flexibel: CSPs unterstützen alle Arten von Inhalten, die im Unternehmen anfallen, und können mit verschiedenen Komponenten erweitert werden, um spezifische Aufgaben zu erfüllen. Dadurch werden Unternehmen unabhängiger von bestimmten Technologien oder Hardware.
  • ✓ Intelligent: Selbst der am besten organisierte Mitarbeiter verliert irgendwann den Überblick über die Datenmenge. Eine KI übernimmt die Organisation und kümmert sich sowohl um das Input- als auch um das Output-Management.

Content Services umfassen also grundsätzlich alles, was die Anwenderinnen und Anwender von einem ECM-System kennen.

Was ist eine Content-Services-Plattform?

Eine Content Services Plattform zeichnet sich durch die Eigenschaften Flexibilität, Skalierbarkeit und Vernetzung aus. In diesem Sinne kann eine Content Services Plattform als Weiterentwicklung des Enterprise Content Management betrachtet werden, da diese Eigenschaften im traditionellen ECM nicht vorhanden waren. Bei einer Content Services Plattform bildet das ECM-Repository zusammen mit den Applikationen den Hintergrund, während die Content Services im Vordergrund stehen. Dies ermöglicht die unternehmensweite Bereitstellung unterschiedlicher Informationen aus verschiedenen Anwendungen und Geschäftsprozessen.

Eine Content Services Plattform kann als eine flexible Menge von Microservices verstanden werden, die sowohl als vollständiges Produkt als auch als einzelne Anwendung konzipiert sind. Diese Flexibilität ermöglicht es, jederzeit neue Dienste zu integrieren. Diese Anpassungsfähigkeit ist im Design der Content Services Plattform verankert, das auf Flexibilität ausgerichtet ist. Ein wesentliches Merkmal dieser Plattform ist die Verwendung von festen, sprachunabhängigen Schnittstellen (APIs), die Frontends und Backends miteinander verbinden.

Praktische Anwendungsbeispiele für Content-Services-Plattformen sind Services für die Rechnungseingangsbearbeitung, das Vertragsmanagement, HR-Prozesse oder auch Kundenportale.

Zu den Diensten, die von Content Services angeboten werden, gehören typischerweise Plattformen und andere Dienste wie Dokumenten– und Records-Management, Datenerfassung und Indexierung, Kategorisierung, Workflow-Management, Versionskontrolle und Analyse.

Eigenschaften und Vorteile

Eine Content Services Platform (CSP) ist eine Sammlung von Diensten zur Verwaltung und Verarbeitung digitaler Inhalte. Die wichtigsten Merkmale einer CSP sind

SaaS: Anstelle einer umfassenden monolithischen Lösung wie beim traditionellen ECM arbeitet eine CSP mit einer Cloud-basierten, flexibel anpassbaren Plattform. Cloud-basierte Dienste sind von überall aus zugänglich und können leicht an schwankende Auslastungen angepasst werden.

Unterstützung aller Arten von Inhalten: CSPs sind so konzipiert, dass sie in allen Unternehmensbereichen und darüber hinaus nützlich sind. Aus diesem Grund unterstützen sie ein breites Spektrum an digitalen Inhalten und Formaten. Darüber hinaus können Repositories aus vielen anderen wichtigen Systemen im Unternehmen integriert werden.

Werkzeuge für produktiveres Arbeiten: CSPs bieten Werkzeuge, die das Erfassen, Kategorisieren, Finden, Bearbeiten, Teilen und Verwalten von Inhalten erleichtern, um die Effizienz der Nutzer zu steigern.

Flexibel anpassbar: Das System kann sowohl an die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens als auch an die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter angepasst werden. So kann jeder Mitarbeiter mit dem System so arbeiten, dass es seine täglichen Aufgaben optimal unterstützt.

Integration mit Content Services Anwendungen: Neben den allgemeinen Funktionen bieten CSPs auch spezifische Content Services Anwendungen an oder können mit diesen verknüpft werden. Diese Applikationen unterstützen gezielt bestimmte Prozesse wie Case Management, Korrespondenz oder Vertragsmanagement und ermöglichen die Erstellung von Workflows, die auf die individuellen Prozesse und Anwendungen im Unternehmen abgestimmt sind.

Integration mit Content Services Components: CSPs bieten die Möglichkeit, den Funktionsumfang durch verschiedene inhaltsbezogene Komponenten zu erweitern. Diese Komponenten übernehmen spezifische Aufgaben im Zusammenhang mit digitalen Inhalten, wie z.B. die automatische Generierung von inhaltsbasierten Tags oder die automatische Übersetzung von Inhalten.

Was ist der Unterschied zwischen Content Services und Enterprise Content Management (ECM)

Um große Mengen an Dokumenten und Daten zu verwalten, greifen viele Unternehmen ganz selbstverständlich auf ein ECM-System zurück. Der große Vorteil eines ECM-Systems besteht darin, dass alle digitalen Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden, sodass die Mitarbeitenden jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Darüber hinaus gibt es immer mehr Anwendungsfälle wie Vertragsmanagement, Leadmanagement und elektronische Aktenführung, bei denen nahezu jeder Aufgabenbereich im Unternehmen ein anderes Tool nutzt und Daten darin sammelt.

Hier setzt die Content Services Platform (CSP) als Erweiterung des ECM-Systems an. Sie hilft, alle Systeme sinnvoll miteinander zu verknüpfen, so dass Unternehmen auch bei steigender Daten- und Anwendungsmenge weiterhin auf das bewährte ECM-System setzen können.

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Einsatzbereiche von Content Services Technologien

Content Management Systeme haben im Bereich Enterprise Content Management (ECM) eine lange Tradition und unterstützen zuverlässig die Archivierung und Verwaltung digitaler Daten. Sie verfügen über Schnittstellen zu den meisten bestehenden Backend-Systemen und bieten eine tiefe Integration.

Moderne Content Services Platforms (CSPs) sind dagegen in der Lage, ganze Workflows zu managen und eine Vielzahl von Diensten zur Gestaltung moderner, digitaler und mobiler Prozesse auch in der Cloud zu nutzen. Die Fähigkeit, Daten aus allen wichtigen Backend-Systemen digital zu verarbeiten und Workflows auf Basis moderner Kunden-Frontends aus der Cloud zu erstellen, löst das Dilemma der Kunden beim Übergang von ECM zu Content Services Lösungen. Diese modernen Content Services Plattformen ermöglichen es den Kunden, mobil zu sein und Prozesse zu digitalisieren, ohne den Big-Bang-Ansatz wählen zu müssen.

Wird das ECM vom CSP abgelöst?

Content Services sind kein Ersatz für ECM. Das zeigt sich schon daran, dass sich ECM und CSP stark ähneln.

Content Services sollten vielmehr als zukunftsorientierte Weiterentwicklung verstanden werden, die Ihr ECM an aktuelle Anforderungen anpasst. Content Services erweitern das klassische ECM um neue Funktionen, die das digitalisierte Arbeiten noch einfacher, effizienter und produktiver machen. Dies wird vor allem durch die Erweiterung des Einsatzbereiches erreicht.

Der Trend, immer mehr Technologien in die Arbeitsabläufe zu integrieren, wird so schnell nicht abreißen, ebenso wenig wie die wachsende Menge an neuen Daten. Mit einem modernen ECMS können sich Unternehmen für die Herausforderungen der Digitalisierung wappnen und alle Daten, Archive, Versionen, Prozesse und Verknüpfungen geordnet im Blick behalten.

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