Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen die Vorteile eines DMS scheuen sich jedoch vor der DMS-Einführung. Zu viele Prozesse und Ordnerstrukturen gilt es zu verändern, nach denen die zukünftige Ablage erfolgen soll und zu groß scheint der damit verbundene Mehraufwand. Doch die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements erleichtert nicht nur die alltäglichen Arbeitsabläufe, sondern sorgt unter dem Strich auch für effektiveres und effizienteres Arbeiten aller Beteiligten.
Den Entschluss zu fassen und sich für die Implementierung einer Dokumentenmanagement Software zu entscheiden, ist oft schon ein gelungener Start in Richtung eines papierlosen Büros. Um den gewünschten Erfolg zu erzielen, bedarf es im Vorfeld allerdings einer umfassenden Planung. Nur so können die aktuelle Ausgangslage, mögliche Probleme, Wünsche und Ziele analysiert und bestmögliche Lösungsmöglichkeiten erarbeitet werden.
Warum ist das Arbeiten mit einem digitalen Dokumentenmanagement so wertvoll für den gesamten Arbeitsprozess eines Unternehmens?
Im Zeitalter der Digitalisierung wird es von Tag zu Tag wichtiger, E-Mails, Dokumente und Termine immer und überall abzurufen und durch die steigende Mobilität jederzeit erreichbar zu sein. Ein Dokumentenmanagementsystem vereinfacht diese Prozesse, spart Porto- und Druckkosten, sorgt für eine produktivere, schnellere und gleichzeitige Bearbeitung. Eine Versionierung und der Einsatz von Stempeln ermöglicht außerdem eine Nachvollziehbarkeit aller Prozesse. Suchzeiten können so minimiert, der Workflow optimiert und die Prozesse geschützt werden.
Darüber hinaus bietet ein digitales Dokumentenmanagementsystem zahlreiche weitere Vorteile für den gesamten Arbeitsprozess eines Unternehmens. Ein zentraler Aspekt ist die verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams. Durch die zentrale Ablage und den einfachen Zugriff auf Dokumente können Mitarbeiter effizienter zusammenarbeiten, Informationen teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Dies fördert die Teamarbeit und steigert die Produktivität.
Ein weiterer entscheidender Vorteil einer DMS-Einführung ist die erhöhte Sicherheit und der verbesserte Datenschutz. Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten in der Regel fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Audit-Trails. Sie alle haben gemein, sensible Unternehmensdaten zu schützen und das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff zu minimieren. Zudem ermöglichen diese Systeme eine detaillierte Verfolgung und Kontrolle von Änderungen an Dokumenten, was insbesondere in regulierten Branchen von großer Bedeutung ist.
Neben den genannten Mehrwerten sind es auch häufig die gesteigerte Effizienz und die eingesparte Zeit, die Unternehmen dazu motivieren, sich für ein DMS zu entscheiden. Durch die automatisierte Verwaltung von Dokumenten, das einfache Suchen und Wiederfinden von Informationen sowie die Möglichkeit der Automatisierung von Workflows können Mitarbeiter ihre Zeit effektiver nutzen. Routineaufgaben wie das manuelle Sortieren, Archivieren und Versenden von Dokumenten entfallen, sodass sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz und einer schnelleren Abwicklung von Aufgaben und Prozessen.
Nicht zuletzt spielt auch die Skalierbarkeit eine wichtige Rolle. Digitale Dokumentenmanagementsysteme können an die individuellen Bedürfnisse und das Wachstum eines Unternehmens angepasst werden. Sie bieten flexible Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten, um mit den Anforderungen des Unternehmens mitzuwachsen. Dadurch ist das System langfristig nutzbar und investitionssicher.
Alles in allem trägt ein digitales Dokumentenmanagementsystem dazu bei, den gesamten Arbeitsprozess eines Unternehmens effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten. Es unterstützt die Zusammenarbeit im Team, erhöht die Produktivität, schützt sensible Daten und ermöglicht eine skalierbare Lösung für das Dokumentenmanagement. In einer digitalisierten und mobilen Arbeitswelt ist ein solches System von unschätzbarem Wert, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen der Zeit gerecht zu werden.
Doch wie können Sie ein Dokumentenmanagement erfolgreich in Ihr Unternehmen implementieren und welche Abläufe sollten Sie dabei möglichst berücksichtigen? Wir erklären Ihnen, wie Sie in 6 Schritten eine Dokumentenmanagement Software zielführend in Ihr Unternehmen einbinden.
Checkliste für eine erfolgreiche DMS-Einführung
1. Den Entschluss fassen
In dem ersten Schritt geht es darum, sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu entscheiden. Dabei sollte das Management alle Beteiligten darüber informieren und aufklären, sodass sie am Ende hinter dieser Entscheidung stehen. Denn nur so führt ein digitales Dokumentenmanagement langfristig zu dem gewünschten Erfolg eines Unternehmens. Motivation und das Aufzeigen von Chancen sollten Hemmnisse und Ängste einzelner aus dem Weg räumen.
„Die Mitarbeiter haben oft Angst vor der neuen Arbeitsweise oder fühlen sich übergangen. Dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden. Versuchen Sie, Ihre Kollegen dafür zu begeistern.“, rät Projektmanagerin Catharina Petry von Amagno.
Es geht nicht darum, Arbeitsplätze durch den Einsatz eines DMS abzubauen, sondern den Spaß an der Arbeit zu fördern und sich durch weniger Ballast im Gepäck einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Besonders zu Beginn sollte allen Beteiligten bewusst sein, dass die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements nicht von heute auf morgen geschieht. Es ist vielmehr ein kontinuierlicher Prozess, der beginnt und sich fortlaufend weiterentwickelt. Sollten Sie diesen Schritt wagen, gehen Sie ihn kontinuierlich – wenn auch nur mit kleinen, stetigen Schritten.
Beachten Sie dabei außerdem, dass die Arbeit mit einer Dokumentenmanagement Software technisches Know-how erfordert. Zum einen sollte Ihre Hardware den Anforderungen des Dokumentenmanagements entsprechen, damit die Installation reibungslos durchgeführt werden kann und zum anderen ist es empfehlenswert, regelmäßig Updates einzuspielen, um die Software zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand zu halten. Es ist deshalb besonders zu Beginn ratsam, einen sogenannten Key-User zu bestimmen, der die Prozesse managt, den Überblick behält, den Wissenstransfer an seine Kollegen weitergibt und ihnen ein positives Gefühl im Umgang mit dem System vermittelt.
„Das muss nicht immer zwingend ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung sein. Häufig gibt es auch in anderen Bereichen Kollegen, die diese Affinität und Denkweise mitbringen. Vielleicht hilft es Ihnen, abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten festzulegen, so dass dieses Team sich dann um die DMS Einführung kümmert.“, empfiehlt Sascha Müller, Projektmanager bei Amagno.
2. Ist-Analyse
In einem umfassenden Analyseprozess sollten Sie zunächst die verschiedenen Bereiche identifizieren, in denen Probleme und Optimierungsbedarf bestehen. Dies könnte beispielsweise die ineffiziente Dokumentenablage und -verwaltung, mangelnde Konsistenz in den Informationsflüssen oder übermäßige Duplizierung von Dateien betreffen. Es ist wichtig, genau zu ermitteln, wie viele Dokumente und Dateien dupliziert und modifiziert werden und wie häufig dies geschieht. Dies ermöglicht Ihnen, das Ausmaß der Effizienzprobleme zu quantifizieren und potenzielle Einsparungen oder Verbesserungen zu erkennen.
Ein weiterer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, sind eventuell vorhandene kostenintensive Lagerflächen. Denn die physische Lagerung von Dokumenten oder Dateien kann zusätzliche Kosten verursachen. Es ist sinnvoll zu überprüfen, ob diese Lagerflächen minimiert oder sogar ganz vermieden werden können, beispielsweise durch die Digitalisierung von Dokumenten oder die Nutzung von Cloud-Speicherlösungen.
Nachdem Sie die Ist-Analyse durchgeführt und alle relevanten Informationen gesammelt haben, sollten Sie diese zusammenführen und gemeinsam mit Ihren Kollegen mögliche Lösungen, Ziele und Wünsche erarbeiten. Hierbei ist es wichtig, die verschiedenen Perspektiven und Anforderungen zu berücksichtigen, um eine umfassende und tragfähige Lösungsstrategie zu entwickeln. Mögliche Lösungen könnten die Implementierung eines effizienten Dokumentenmanagementsystems, die Einführung von standardisierten Informationsprozessen oder die Schulung der Mitarbeiter in effektiven Arbeitsabläufen umfassen.
Das Ziel dieses nächsten Schrittes ist es, konkrete Maßnahmen zu definieren, um die identifizierten Probleme zu beheben und die gewünschten Verbesserungen zu erreichen. Indem Sie die Ist-Analyse als Ausgangspunkt nehmen und gemeinsam mit Ihren Kollegen an Lösungen arbeiten, legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Optimierungsprozess in Ihrem Unternehmen.
3. Ziele definieren
Um ein passendes System zu finden, stellt sich nun die Frage, welche Prozesse verbessert und mithilfe eines Dokumentenmanagements abgebildet werden sollen. Welcher Nutzen soll aus dieser Optimierung gewonnen werden und wie wird dieser gewünscht?
„Es ist besonders wichtig, dass die Anforderungen konkret definiert sind.“, empfiehlt Amagnos Projektmanagerin. „Häufig lautet diese einfach nur „wir brauchen ein Archiv, in dem wir alles ablegen wollen und suchen können“. Das ist zwar möglich, schöpft aber noch lange nicht das Potential eines DMS aus, so dass es von Vorteil ist, wenn sich die Projektverantwortlichen vorab Gedanken machen, was überhaupt benötigt wird und was umgesetzt werden soll.“
Welche technischen Auswirkungen die Umsetzung mit sich bringt und welche Maßnahmen zur erfolgreichen Software-Implementierung getroffen werden sollten spielt in dieser Phase weiterhin eine wichtige Rolle. Wie sollten die Dokumente beispielsweise geordnet und strukturiert werden, um die gewünschten Ziele optimal zu erreichen? Wer besitzt welche Zugriffsberechtigungen und sorgt für die Weitergabe des Wissenstransfers im Unternehmen? Auch hierbei ist es besonders zu empfehlen, alle Mitarbeiter gleichermaßen mit einzubinden, um gemeinsam Lösungswege zu erarbeiten und schlussendlich als Team Entscheidungen herbeizuführen.
4. Anbietersuche
DMS-Anbieter gibt es wie Sand am Meer. Jeder Anbieter unterscheidet sich jedoch durch seine sehr individuelle Oberfläche und seinen detailreichen Funktionsumfang. Aus diesem Grund sollten Sie den Anbieter so wählen, dass das System Ihre gewünschten Anforderungen und Ziele am besten erfüllt. Ein Produkt kann noch so gute Bewertungen haben – wenn es den eigenen Wünschen und Zielen nicht entspricht ist es für Ihr Unternehmen unbrauchbar. Da ein digitales Dokumentenmanagement die tägliche Arbeit erleichtern und den Spaß an der Arbeit fördern soll, bevorzugen die meisten Anwender eine übersichtliche, intuitive und moderne Software, anstelle einer tristen und schnöden Anwendung in einem freundlichen Grauton.
Haben Sie sich einen Überblick über die bestehenden Unternehmen für Dokumentenmanagementsysteme verschafft, suchen Sie sich Ihre Top 3 der DMS-Anbieter, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Nehmen Sie Kontakt zu den Anbietern auf und sprechen Sie über Ihre Wünsche und Anforderungen. Die Vertragspartner werden Ihnen ggf. einen Lösungsworkshop anbieten, bei dem sie Ihre Ideen gemeinsam mit Ihnen erarbeiten. So erhalten Sie professionelle Unterstützung bei Ihrem Weg zum papierlosen Büro und der Steigerung Ihrer Effizienz.
Oftmals erarbeitet ein solcher Workshop, wie Prozesse optimal abgebildet und Abläufe verbessert werden können. Außerdem haben Sie bei vielen Unternehmen die Möglichkeit, die Software umfassend mit Ihrem gewünschten Funktionsumfang zu testen.
5. Implementierung
Mit Ihrer Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem haben Sie bereits einen bedeutenden Schritt auf dem Weg zu einem papierlosen Büro erfolgreich gemeistert. Denn die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ermöglicht die digitale Erfassung, Organisation und effiziente Verwaltung physischer Dokumente.
Der Implementierungsprozess eines DMS umfasst mehrere Phasen, beginnend mit der Analyse der Anforderungen des Unternehmens, der Auswahl eines geeigneten DMS und der Vorbereitung der erforderlichen Infrastruktur. Anschließend werden die vorhandenen Dokumente in das DMS migriert und das System gemäß den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens angepasst. Die Schulung der Mitarbeiter und die Durchführung von Testläufen sind wichtige Schritte, bevor das DMS im gesamten Unternehmen eingeführt wird. Eine kontinuierliche Überwachung und Wartung gewährleisten einen reibungslosen Betrieb. Der Implementierungsprozess erfordert eine sorgfältige Planung und enge Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass das DMS effektiv genutzt und die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements voll ausgeschöpft werden können.
Die folgenden neun Schritte unterstützen Sie dabei, Ihr DMS erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu implementieren:
Anforderungsanalyse:
In dieser Phase werden die Anforderungen des Unternehmens an das DMS ermittelt. Es werden Fragen geklärt wie: Welche Arten von Dokumenten sollen verwaltet werden? Welche Funktionen werden benötigt (z. B. Versionierung, Zugriffskontrolle, Workflow-Management)? Welche Integrationen mit anderen Systemen sind erforderlich? Diese Analyse dient als Grundlage für die Auswahl des geeigneten DMS.
Auswahl des DMS:
Basierend auf den ermittelten Anforderungen wird ein geeignetes DMS ausgewählt. Es gibt eine Vielzahl von DMS-Anbietern auf dem Markt, und die Auswahl sollte sorgfältig erfolgen, um sicherzustellen, dass das gewählte System den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Vorbereitung der Infrastruktur:
Bevor das DMS implementiert werden kann, müssen die erforderlichen technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Dazu gehören die Bereitstellung der notwendigen Hardware, wie Server oder Speicher, sowie die Installation und Konfiguration der Software.
Datenmigration:
In dieser Phase werden die bestehenden physischen und digitalen Dokumente in das DMS übertragen. Dies beinhaltet die Erfassung und Digitalisierung von physischen Dokumenten durch Scannen oder Fotografieren. Das DMS importiert die digitalen Dokumente und kategorisiert und verschlagwortet sie entsprechend, um eine effiziente Suche und Organisation zu ermöglichen.
Anpassung und Konfiguration:
Das Unternehmen passt und konfiguriert das DMS gemäß seinen spezifischen Anforderungen. Dies umfasst die Definition von Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen, die Einrichtung von Workflows und automatisierten Prozessen sowie die Anpassung von Benutzeroberfläche und Funktionen.
Schulung und Schulungsmaterialien:
Das Unternehmen schult die Mitarbeiter in der Nutzung des DMS. Schulungen können in Form von Workshops, Schulungsvideos oder schriftlichen Anleitungen durchgeführt werden. Ziel ist es, den Mitarbeitern das Verständnis für die Funktionen und Vorteile des DMS zu vermitteln und sie dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Pilotphase und Testläufe:
Vor der breiten Einführung des DMS führt man häufig eine Pilotphase durch, in der ein begrenzter Nutzerkreis das System testet. Dadurch können mögliche Probleme oder Verbesserungspotenziale identifiziert und behoben werden, bevor das DMS im gesamten Unternehmen eingeführt wird.
Rollout und Schulung der Mitarbeiter:
Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase rollt das Unternehmen das DMS auf das gesamte Unternehmen aus. Dabei führt das Unternehmen alle Mitarbeiter in die Nutzung des Systems ein und schult sie, um sicherzustellen, dass sie das DMS effektiv nutzen können.
Überwachung und Wartung:
Nach der Implementierung des DMS ist es wichtig, die Nutzung und Leistung des Systems zu überwachen. Regelmäßige Wartungsarbeiten, Updates und Sicherheitsprüfungen sind erforderlich, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
6. Arbeiten und Workflowadaption
Ist die Installation abgeschlossen, erhalten alle Mitarbeiter in Workshops erste Kontaktpunkte mit der neuen Software. Experten geben den Anwendern Tipps, integrieren gelungene Features und erleichtern die Arbeitsabläufe, um die letzte Skepsis zu nehmen und die Freude an der Arbeit zu steigern. Dateichaos, Papierberge und E-Mailinseln gehören nun der Vergangenheit an. Die tägliche Anwendung optimiert die Prozesse und realisiert den eigenen Workflow optimal.
Viele Mitarbeiter argumentieren, dass sie ihre bisherige Ordnerstruktur mit einem DMS aufgeben müssen. Viele Softwarelösungen bieten allerdings die Möglichkeit, das Dokumentenmanagement wie ein Netzlaufwerk in den Filemanager einzubinden, so dass für die weitere Bearbeitung der Dokumente der Zugriff über dieses Laufwerk möglich ist. Hierbei ist zu bedenken, dass die klassische Ordnerstruktur vorher mehr Probleme als Lösung verursacht hat. Die modernesten Dokumentenmanagement Lösungen „taggen“ daher die Dokumente, um flexible Recherchestrukturen zu ermöglichen.
Der wirtschaftliche Nutzen einer Dokumentenmanagement Software lässt sich nicht von der Hand weisen. Er kann sich jedoch nur dann vollständig entfalten, wenn man das System sauber implementiert und Fehler vermeidet.
Sie planen die Einführung eines DMS?
Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.
