Wann verjährt eine Rechnung?

Der Dezember steht schon wieder vor der Tür & der Dezember ist eine Zeit, in der sich viele von uns lieber den Feierlichkeiten rund um Weihnachten und Neujahr widmen, als sich mit Papierkram zu beschäftigen. Dabei ist gerade der 31. Dezember ein sehr wichtiger Stichtag, den man nicht übersehen sollte. An diesem Tag verjähren viele Ansprüche des täglichen Lebens.

Offene Forderungen können verjähren. Dafür sorgt die Verjährungsfrist. Das bedeutet, dass Forderungen nicht ewig geltend gemacht werden können, sondern einer bestimmten Frist unterliegen, innerhalb derer bei ausstehender Zahlung noch Maßnahmen zur Geltendmachung der Forderung ergriffen werden können. Wann eine Verjährung eintritt und wie man sie umgehen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet Verjährung?

Selbständige und Unternehmer sollten stets die Verjährungsfristen ihrer Rechnungen im Auge behalten und idealerweise ihre Rechnungen vor Erreichen des kritischen Datums ausstellen. Da die Frist jeweils zum Jahresende abläuft, ist es wichtig, vor dem 31. Dezember zu prüfen, ob noch offene Rechnungen aus den letzten drei Jahren bestehen und ob diese korrekt ausgestellt wurden.

Entscheidend ist dabei das Ausstellungsdatum der Rechnung und nicht der Zeitpunkt, an dem die Rechnung beim Empfänger eingeht. Die Ausstellung der Rechnung allein reicht jedoch nicht aus. Es muss auch sichergestellt sein, dass dadurch eine rechtsgültige Forderung entsteht. Darüber hinaus darf die Rechnung keine formalen oder inhaltlichen Fehler enthalten. Es empfiehlt sich daher, jede Rechnung sorgfältig zu prüfen, bevor sie an den Schuldner versandt wird.

Wie kann man seine Rechnungen auf Verjährung prüfen? 

Im Einzelfall ist zu klären, ob und welche Verjährungsfristen anwendbar sind. Dabei ist eine schrittweise Prüfung nach folgendem Schema zweckmäßig:

Schritt 1: Prüfung auf besondere Verjährungsfristen – Zunächst ist zu prüfen, ob besondere Verjährungsfristen, z.B. für Änderungen von Grundstücksrechten, einschlägig sind. Dies wäre eine Abweichung von der Regelverjährung.

Schritt 2: Ermittlung von Hemmungstatbeständen – Hemmungstatbestände sind z.B. laufende Verhandlungen (nach § 203 BGB), gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen (nach § 204 BGB) oder Fälle höherer Gewalt (nach § 206 BGB).

Schritt 3: Prüfung des Neubeginns der Verjährung – Ein Neubeginn der Verjährung kann durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden, z.B. durch gerichtliche Maßnahmen, behördliche Vollstreckungsmaßnahmen oder Anerkenntnisse des Schuldners, z.B. durch Zinszahlungen.

Schritt 4: Prüfung von Sonderregelungen – Soweit keine Sonderregelungen greifen, gilt die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB.

Welche Folgen hat die Rechnung Verjährung für Unternehmen?

Für Unternehmer stellt die Verjährung offener Rechnungen ein erhebliches finanzielles Risiko dar. Zum einen bleiben erbrachte Leistungen oder Waren unbezahlt, zum anderen können zusätzliche Verwaltungskosten entstehen. Hinzu kommt das Risiko von Folgekosten durch mögliche Rechtsstreitigkeiten. Gerade für kleine Unternehmen oder Existenzgründer kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Was kann man gegen die Verjährung tun? 

Nach § 214 Abs. 1 BGB kann ein Schuldner die Zahlung verweigern, sobald die Verjährungsfrist abgelaufen ist. Für Sie als Gläubiger ist es daher wichtig, die Verjährung Ihrer Forderungen zu verhindern.

Um der Verjährung Ihrer Forderungen entgegenzuwirken, können Sie Maßnahmen ergreifen, die die Verjährungsfrist verlängern. Dazu gehört das Versenden von Mahnungen, wenn Ihre Schuldner die Rechnungen nicht von sich aus begleichen. Beachten Sie jedoch, dass eine Mahnung allein die Verjährungsfrist nicht beeinflusst.

Die Verjährung kann nur durch eine Klage, ein Mahnverfahren oder ein schriftliches Schuldanerkenntnis des Schuldners gehemmt werden. Ein einfacher Mahnbescheid kann die Verjährung nur für maximal sechs Monate hemmen (gemäß § 203 ff. BGB).

Zahlt der Kunde einen Teil der offenen Forderung, beginnt die Verjährungsfrist für den Restbetrag neu zu laufen. So kann es passieren, dass die Verjährungsfrist insgesamt länger als drei Jahre dauert.

Zu beachten ist, dass ein Zahlungsanspruch nicht automatisch erlischt, nur weil die Verjährungsfrist abgelaufen ist. Der Schuldner muss sich aktiv auf die Einrede der Verjährung nach § 214 Abs. 1 BGB berufen, damit die Zahlungspflicht erlischt.

Wie verlängert man die Verjährungsfrist von Rechnungen?

Wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, ist der erste Schritt, eine Mahnung zu erstellen und an den Schuldner zu senden. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass eine von Ihrem Unternehmen verschickte Mahnung keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist der Rechnung hat. Auch die Einleitung von Inkassomaßnahmen ändert die Verjährungsfrist nicht. Um zu verhindern, dass Ihre Forderung verjährt, müssen Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Wird ein solches Verfahren eingeleitet, verlängert sich die Verjährungsfrist auf 30 Jahre. Dadurch erhöhen sich Ihre Chancen, dass Ihre Ansprüche durchgesetzt werden, erheblich.

Wie kann man mit Verjährungsfristen bei Rechnungen am besten umgehen?

• ✔ Bei der Rechnungsstellung sind die gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 UStG zu beachten. Es ist ratsam, Dienstleistungen und Produkte unmittelbar nach ihrer Erbringung oder Vereinbarung in Rechnung zu stellen.
• ✔ Die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung sollten klar und eindeutig sein, wobei ein konkretes Fälligkeitsdatum hilfreich ist. 
• ✔ Überprüfen Sie regelmäßig, insbesondere zu Beginn eines neuen Jahres, ob Rechnungen nicht bald fällig werden. 
• ✔ Um die Zahlungsmoral der Kunden zu verbessern, sollte konsequent und rechtzeitig gemahnt werden. Es ist wichtig, dass sich eine entschlossene Person um das Mahnwesen kümmert und keine Ausreden akzeptiert. 
• ✔ Es gibt keine feste Regel, wie oft ein Schuldner gemahnt werden muss, und manchmal kann es sinnvoll sein, den Kunden persönlich zu kontaktieren, um Verärgerung zu vermeiden. 

• ✔ Sind offene Forderungen uneinbringlich, kann ein bilanzierender Unternehmer, der der Sollbesteuerung unterliegt, die bereits an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigen oder zurückfordern.

Fazit

Damit Sie sich in Zukunft nicht mit dem Thema Rechnungen den Kopf zerbrechen müssen, kann man digitale Rechnungsverarbeitung setzen. Diese Systeme führen intelligent eine Prüfung gemäß § 14 UStG durch, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen formal korrekt und vollständig sind.

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