PEPPOL, kurz für „Pan-European Public Procurement OnLine„, steht für die digitale Transformation des öffentlichen Beschaffungswesens in Europa. Das Netzwerk erleichtert den Austausch von elektronischen Dokumenten, insbesondere Rechnungen, zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Doch wer genau kann von PEPPOL profitieren, wie funktioniert es und ist es bereits einsatzbereit? Dieser Lexikoneintrag führt Sie durch die Grundlagen und Vorteile von PEPPOL.
Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen (EN16931) empfangen und dürfen diese auch versenden. Kunden von Amagno sind gut vorbereitet. Empfang, Archivierung, digitale Workflows und sogar Vorschaugrafiken für X-Rechnungen inklusive Anbindung an Finanzbuchhaltungen und Banking Lösungen.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL, die Abkürzung für Pan-European Public Procurement Online, wurde 2008 als Initiative des PEPPOL-Konsortiums und der Europäischen Kommission ins Leben gerufen. Im Jahr 2019 hat sich die Marke über den ursprünglichen Rahmen hinaus entwickelt und an Bedeutung gewonnen. PEPPOL fördert vorrangig den Zugang kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) zu öffentlichen Ausschreibungen in der EU und zeigt damit das politische Engagement für eine breitere wirtschaftliche Teilhabe.
Ursprünglich wurde PEPPOL für die elektronische Rechnungsstellung und Auftragsvergabe im öffentlichen Sektor, insbesondere im B2G-Bereich (Business-to-Government) genutzt. Heute hat sich das Netzwerk auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) etabliert, und zwar nicht nur in Europa, sondern auch in Ländern außerhalb Europas wie Japan, Neuseeland, den USA und anderen. In diesem Netzwerk nutzen die Geschäftspartner PEPPOL als elektronischen Übermittlungskanal, um Dokumente nach einem standardisierten Verfahren auszutauschen.
Warum PEPPOL als Übertragungskanal für die E-Rechnung?
Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) an die Bundesverwaltung erfolgt in Deutschland über zwei spezielle Rechnungseingangsplattformen: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), die für Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung zuständig ist, und die OZG-RE, die Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung sowie kooperierenden Bundesländern zur Verfügung steht. Während die mittelbare Bundesverwaltung auch eigene Systeme für den Empfang von E-Rechnungen implementieren kann, müssen diese Systeme den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung (E–RechV) entsprechen.
Für die Übermittlung von E-Rechnungen an die an das ZRE bzw. OZG-RE angeschlossenen Auftraggeber stehen vier Übermittlungsoptionen zur Verfügung:
- Versand über das Peppol-Netzwerk
- Versand per E-Mail
- Upload über eine Webschnittstelle
- Manuelle Eingabe über eine Web-Schnittstelle
Von diesen Optionen bietet das Peppol-Netzwerk als einziges die Möglichkeit der Automatisierung im Machine-to-Machine (M2M)-Betrieb sowie des Massenexports von E-Rechnungen und ist damit eine effiziente Lösung für umfangreiche Rechnungsprozesse.
Die Vorteile von PEPPOL
Peppol ermöglicht den vollautomatischen elektronischen Dokumentenaustausch, indem es eine medienbruchfreie Interaktion zwischen verschiedenen Verarbeitungssystemen ermöglicht. Das Netzwerk wurde speziell für den Massenversand elektronischer Rechnungen entwickelt und integriert sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme, wodurch die Rechnungsstellung vereinfacht und effizienter gestaltet wird. Einmal eingerichtet, ermöglicht Peppol den Versand von Rechnungen mit nur wenigen Klicks direkt aus dem ERP-System.
Vorteile der Automatisierung der Rechnungsstellung mit Peppol:
✓ Effizienz: Peppol bietet eine einfache, medienbruchfreie Abwicklung des Rechnungsversands ohne Systemwechsel. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, insbesondere bei der Übermittlung großer Mengen von E-Rechnungen (Massenexporte).
✓ Qualität: Der Einsatz von Peppol reduziert Bedienungsfehler und erhöht die Transparenz im Rechnungsprozess.
✓ Sicherheit: Peppol gewährleistet höchste Sicherheitsstandards und die strikte Einhaltung des Datenschutzes beim elektronischen Dokumentenversand.
✓ Standardisierung: Peppol fördert die grenzüberschreitende Interoperabilität in Beschaffungs- und Vergabeverfahren durch die Etablierung einheitlicher Standards, die den Austausch zwischen internationalen Systemen vereinfachen.
Wie funktioniert das Peppol-Netzwerk?
Das Hauptziel der Einführung von PEPPOL war die Schaffung einheitlicher technologischer Standards, die es den europäischen Regierungen ermöglichen, ein grenzüberschreitendes Netzwerk für öffentliche Beschaffungsprozesse zu nutzen. Dieses Netzwerk erleichtert und standardisiert den Austausch zwischen Unternehmen und Regierungen.
Um dieses nahtlose Netzwerk nutzen zu können, müssen die Teilnehmer an zentrale Rechnungseingangsplattformen wie die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) angeschlossen sein. Die ZRE ermöglicht Dienstleistern und Lieferanten den Versand elektronischer Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung, während die OZG-RE den Versand an kooperierende Länder und Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung unterstützt.
Die PEPPOL-Infrastruktur unterstützt auch den Massenexport von elektronischen Rechnungen und ermöglicht eine „Machine-to-Machine“-Kommunikation, die den automatisierten Austausch zwischen den Systemen der beteiligten Parteien fördert.
Für den Versand über PEPPOL benötigt der Absender eine PEPPOL–ID und Zugang zu einem Zugangspunkt. Nachdem eine Rechnung oder ein anderes Dokument an diesen Zugangspunkt gesendet wurde, wird es unter Verwendung der PEPPOL-ID des Empfängers weitergeleitet.
Das Dokument erreicht den Access Point des Empfängers, der an die Rechnungseingangsplattformen ZRE oder OZG-RE angeschlossen ist. Sobald PEPPOL als Übertragungskanal aktiviert ist, kann der Empfänger das Dokument empfangen, in seine internen Systeme einlesen und weiterverarbeiten.
Hintergrundwissen zu PEPPOL
Das Projekt PEPPOL wurde 2008 unter der Schirmherrschaft der Europäischen Union ins Leben gerufen. Die Gründung erfolgte im Anschluss an eine Ministerkonferenz in Manchester, auf der die Ziele für die Entwicklung eines grenzüberschreitenden elektronischen Beschaffungswesens in Europa festgelegt wurden. Seit 2012 wird das Projekt von der Organisation OpenPEPPOL geleitet.
Im Mittelpunkt des Projekts steht die Entwicklung offener und transparenter Standards. Diese Standards entstehen jedoch nicht isoliert, sondern durch die Integration bereits bestehender nationaler elektronischer Lösungen im Bereich der öffentlichen Beschaffung. PEPPOL konzentriert sich auf den Transportweg für elektronische Rechnungen und Dokumente, nicht auf die Formate der elektronischen Rechnungen selbst. In diesem Zusammenhang wurde jedoch die europäische Norm EN16931 entwickelt, die die Kernelemente des semantischen Datenmodells einer elektronischen Rechnung in den Syntaxen UBL 2.1 (Universal Business Language) und CII D16B definiert.
Dieser Standard dient als Orientierung für die nationalen Umsetzungen der elektronischen Rechnungsformate. Somit sind PEPPOL und die verschiedenen Rechnungsformate wie xRechnung, Fatura PA, Facture X und ZUGFeRD 2.0 eng miteinander verknüpft und verkörpern den europäischen Gedanken.
Häufige Fragen und Antworten zu PEPPOL
Was ist eine PEPPOL-ID?
Die PEPPOL–ID steht für PEPPOL-Participant-Identifier und muss jedem Teilnehmer im PEPPOL-Netz zur eindeutigen Identifizierung zugewiesen werden. Um eine PEPPOL-ID zu erhalten, müssen sich Unternehmen oder Behörden lediglich für einen Provider entscheiden. Sobald Sie sich bei dem von Ihnen gewählten Provider registriert haben, wird Ihre PEPPOL-ID aktiviert.
Was ist eine Leitweg-ID bei PEPPOL?
Eine Routing ID ist eine eindeutige Zeichenfolge, die zur Adressierung elektronischer Rechnungen innerhalb eines Netzwerks verwendet wird. In diesem System gibt es verschiedene Schemata für den Participant Identifier (die PEPPOL-ID), die eine eindeutige Identifizierung der Netzwerkteilnehmer ermöglichen.
In Deutschland können Unternehmen zur Generierung ihrer PEPPOL-ID entweder das Schema der Global Location Number (GLN) oder das Schema der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwenden. Eine PEPPOL-ID könnte demnach wie folgt aufgebaut sein: „9930:USt-IDNr.“ oder „0088:GLOBAL LOCATION NUMBER“.
Für öffentliche Auftraggeber in Deutschland wird dagegen die Leitweg-ID als spezifische Adressierungskennung verwendet. Die Struktur einer solchen Leitweg-ID sieht dann z.B. so aus: „0204:LEITWEG-ID“.
Was ist ein PEPPOL Access Point?
Ein PEPPOL Access Point ist ein zertifizierter Zugangspunkt, über den Empfänger elektronische Dokumente und Rechnungen empfangen können. Diese Zugangspunkte müssen dem AS4-Protokoll, auch Applicability Statement 4 genannt, entsprechen, das Verfahren festlegt, die ein hohes Maß an Sicherheit und eine zuverlässige Übertragung der Dokumente gewährleisten. Der Access Point kann als fertiges Produkt erworben und installiert werden, um den Anschluss an das PEPPOL-Netzwerk zu ermöglichen.
Wie hoch sind die Kosten von PEPPOL?
Das grenzüberschreitende PEPPOL-Netzwerk steht Organisationen und Unternehmen grundsätzlich kostenlos zur Verfügung. Für den Zugang über einen Access Point können jedoch je nach Provider Gebühren anfallen.